Büromanagement

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  • Andreas Biehl
    Andreas Biehl    Premium Member
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    Ordner Provisionsverfolgung
    Hallo zusammen,

    ich habe eine Frage, die für die meisten Profis von Ihnen vielleicht Peanuts ist.

    Ich möchte in einem Ordner meine Provisionen verfolgen.
    Also, ich bekomme von den Firmen, für die ich als Handelsvertreter tätig bin, Auftragskopien, Rechnungen und anschließend Provisionsabrechnungen.
    Ich möchte nun übersichtlich verfolgen, ob ich zu den Auftragskopien auch die Rechnungen und später auch die Provisionsabrechnung und Provisionszahlung bekommen habe.


    Wie kann man das lösen und macht es Sinn, es nach Firmen zu trennen??


    Andreas Biehl
    http://www.biehl-verladetechnik.de
    • 06 Jan 2005, 12:51 pm
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  • Andrea Hammer
    Andrea Hammer    Group moderator
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    Re: Ordner Provisionsverfolgung
    Andreas Biehl schrieb am 06.01.2005, 13:51:

    Ich möchte in einem Ordner meine Provisionen verfolgen.
    Also, ich bekomme von den Firmen, für die ich als Handelsvertreter tätig bin, Auftragskopien, Rechnungen und anschließend Provisionsabrechnungen.
    Ich möchte nun übersichtlich verfolgen, ob ich zu den Auftragskopien auch die Rechnungen und später auch die Provisionsabrechnung und Provisionszahlung bekommen habe.
     
     
    Wie kann man das lösen und macht es Sinn, es nach Firmen zu trennen??
    Hallo Herr Biehl,

    die übersichtliche Verfolgung rein in einem Ordner bzw. in Papierform macht für mich nur wenig Sinn. Ich würde an zwei Punkten ansetzen und führe mal ein paar Anregungen auf, wie man das strukturieren könnte. Ich habe dabei darauf geachtet es ohne grossen adminstrativen Aufwand zu halten, damit sie nicht vom Handelsvertreter zum Verwalter ihrer Unterlagen werden. Das Einrichten am Anfang ist natürlich etwas aufwändiger, die tägliche Arbeit sollte aber relativ gering sein, wenn man es regelmässig und strukturiert macht

    1) Workflow

    1.1) welche Tätigkeiten folgen aufeinander, welche Unterlagen kommen etc. Das fängt ja vor der Auftragskopie an (oder wie prüfen Sie, ob Sie eine Auftragskopie bekommen haben?) und endet mit der Zahlung der Provision an Sie (Kontoauszug o.ä.) oder eventuell noch später.

    1.2) wie unterscheiden Sie die einzelnen Vorgänge? Ohne jetzt Ihre Situation zu kennen, würde ich spontan vermuten, dass Sie mehrere Auftraggeber (derjenige, der ihnen Provision zahlt*) haben und wiederum für diese diverse Kunden (damit meine ich jetzt denjenigen, der etwas kauft*) akquirieren. Eventuell gibt es pro Kunden diverse Aufträge und vielleicht ist auch ein Kunde über mehrere Auftraggeber mit Ihnen verbunden.

    1.3) vielleicht ist es ja auch interessant für Sie, das eine oder andere zu analysieren, um einen detaillierten Überblick zu bekommen, Trends erkennen zu können und Strategien abzuleiten. Da käme in Frage:
    1.3.1 auf Auftraggeberbasis
    1.3.2 auf Kundenbasis
    1.3.3 Kombination aus beiden
    1.3.4 Produktbasis
    1.3.5 Zeit (gibt es eine "Hochsaison"), Einbrüche etc.

    Aus diesen Anregungen können Sie sicher noch weitere Punkte finden, die Sie interessieren bzw. das ganze auf Ihre Bedürfnisse zuschneiden.

    Hört sich kompliziert an? Ist es eigentlich nicht, schon mit einfachen Excel-Mitteln können Sie sich eine Basis aufbauen, auf der Sie diese Informationen verwalten können.

    Beispiel:
    zeilenweise: Aufträge
    spaltenweise: Workflow; gegebenenfalls mit Zusatzspalte "erledigt" oder "Datum" für einzelne der Tätigkeiten.

    Ziel der Excel-Datei ist zunächstmal für jeden Auftrag zu sehen, in welchem Stadium er ist, was erledigt wurde etc. Sie können damit viele Termine / Erinnerungen steuern.

    2) "Paperwork"

    hier ist wichtig, wer welche Unterlagen bekommt, Beispiel: Rechnungen gehen an das Finanzamt -> Auftrag etc vermutlich nicht. Da müsste man sich im einzelnen anschauen was genau anfällt und überlegen, was damit passiert.

    Einfache Methode:

    2.1 ein Ordner oder Mappe Rechnungen; Vor-Sortierung nach Auftraggeber; nach Zahlungseingang monatlich mit Register 1-31
    2.2 Ordner für die Auftraggeber, da kämen die Verträge rein, Produktunterlagen etc., was so anfällt
    2.3 Ordner für die Kunden, kommt drauf an, wie die Kundenbeziehung ist, mehr oder weniger detailierte Infos, Firmenbroschüre etc.

    Man könnte die Kundenunterlagen den Auftraggebern zuordnen oder diese separat halten, was sinnvoll ist, kann ich aus der Ferne nicht beurteilen.

    Ich hoffe, das hilft Ihnen etwas weiter und ich habe mich nicht zuweit von der ursprünglichen Fragestellung entfernt.

    Freundliche Grüsse

    Andrea Hammer



    * ich hab das mal etwas genauer beschrieben weil natürlich auch der Auftraggeber ihr Kunde ist - zum besseren Verständnis, was ich meine
    • 09 Jan 2005, 11:50 am
  • Andreas Biehl
    Andreas Biehl    Premium Member
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    Re^2: Ordner Provisionsverfolgung
    Hallo Frau Hammer,

    vielen Dank für Ihren Beitrag. Ich werde mich heute oder morgen mal intensiver damit befassen. Ich werde Ihnen Rückmeldung geben.


    Viele Grüße

    Andreas Biehl
    http://www.biehl-verladetechnik.de
    • 10 Jan 2005, 2:31 pm
  • Andreas Biehl
    Andreas Biehl    Premium Member
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    Re^2: Ordner Provisionsverfolgung
    Hallo Frau Kluschinski,

    auch Ihnen recht herzlichen Dank für den Beitrag.
    Ich habe später mehr Zeit mich damit zu befasen und gebe Ihnen dann ein feedback

    Viele Grüße

    Andreas Biehl
    http://www.biehl-verladetechnik.de
    • 10 Jan 2005, 2:33 pm
  • Wolfgang Weber
    Wolfgang Weber    Premium Member   Group moderator
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    Re^2: Ordner Provisionsverfolgung
    Hallo Nannette Kluschinski,

    das ist ein sehr hilfreicher Vorschlag und lässt sich gut und schnell mit Excel bearbeiten.

    Könnten Sie mir bitte eine Vorlage zusenden ?

    Vielen Dank und schöne Grüsse
    Wolfgang Weber
    • 11 Jan 2005, 9:33 pm
  • Wolfgang Weber
    Wolfgang Weber    Premium Member   Group moderator
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    Re^2: Ordner Provisionsverfolgung
    Hallo Andrea Hammer,

    das haben Sie sehr gut und ausführlich beschrieben. Einmal eine Vorlage im Excel angelegt und dann die Vorlage immer wieder kopieren und wochenweise oder pro Monat nutzen. Dann hat man sicher eine gute Übersicht.

    Schöne Grüsse
    Wolfgang Weber
    • 11 Jan 2005, 9:37 pm
  • Andrea Hammer
    Andrea Hammer    Group moderator
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    Re^3: Ordner Provisionsverfolgung
    Wolfgang Weber schrieb am 11.01.2005, 22:37:
    Hallo Andrea Hammer,
     
    das haben Sie sehr gut und ausführlich beschrieben. Einmal eine Vorlage im Excel angelegt und dann die Vorlage immer wieder kopieren und wochenweise oder pro Monat nutzen. Dann hat man sicher eine gute Übersicht.
          Guten Abend Herr Weber,

    Danke für die Rückmeldung ;-)

    Wichtig war mir vor allem die Auseinandersetzung mit dem Thema, eine Standardvorlage geht zwar auch, bildet aber in der Regel nicht alles ab was individuell benötigt oder gewünscht wird. So ist es zwar am Anfang ein wenig aufwendiger, aber die Durchhaltequote steigt weil man ja merkt, dass es zum persönlichen Ziel führt.

    Freundliche Grüsse

    Andrea Hammer
    • 11 Jan 2005, 9:43 pm
  • Wolfgang Weber
    Wolfgang Weber    Premium Member   Group moderator
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    Re^4: Ordner Provisionsverfolgung
    Hallo Andrea Hammer,

    vielen Dank für Ihre Stellungnahme. Sie haben Recht, am Anfang ist es Mehrarbeit. Das zahlt sich dann aber auch aus, wenn man nicht jede erforderliche Unterlage möglicherweise mehrfach suchen muss.

    Man kann sich ja bei Excel auch mit verschiedenen Farben gut helfen, z.B.

    in Bearbeitung
    offene Posten
    erledigt

    Dann hat man auch den notwendigen Überblick und die laufende Kontrolle beansprucht erheblich weniger Zeit.

    Schöne Grüsse

    Wolfgang Weber
    • 11 Jan 2005, 10:02 pm
  • Monika Freytag
    Monika Freytag
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    Re: Ordner Provisionsverfolgung
    Hallo Herr Biehl,

    Sie haben doch recht interessante Vorschläge bekommen.

    Für mich erscheint am sinnvollsten ein Ordner mit A–Z-Register, in dem die Firmen von A–Z geordnet sind.

    Als erste Seite würde ich eine Checkliste erstellen, in der Sie in der linken Spalte die Firmen eintragen
    und rechts davon 3 Spalten haben für Auftragskopie,
    Rechnung , Provisonsabrechnungen und Provisionzahlung, die Sie dann nach Eingang
    einfach abhaken können (oder per Datum als eingegangen kennzeichnen).

    So haben Sie die beste Übersicht.


    Es grüßt herzlich

    Monika Freyatg
    • 13 Jan 2005, 08:31 am