Büromanagement

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  • Andreas Biehl
    Andreas Biehl    Premium Member
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    Re^2: Ordner Provisionsverfolgung
    Für mich erscheint am sinnvollsten ein Ordner mit A–Z-Register, in dem die Firmen von A–Z geordnet sind.
     
    Als erste Seite würde ich eine Checkliste erstellen, in der Sie in der linken Spalte die Firmen eintragen
    und rechts davon 3 Spalten haben für Auftragskopie, Rechnung , Provisonsabrechnungen und Provisionzahlung, die Sie dann nach Eingang einfach abhaken können (oder per Datum als eingegangen kennzeichnen).
    Hallo Frau Freytag,

    der Vorschlag gefällt mir, weil er sehr einfach klingt.
    Was denken, Sie, wie man im dem Register A-Z zwischen den einzelnen Kunden mit dem gleichen Anfangsbuchstaben trennt? Einfach mit einem Trennblatt??
    Denn hinter den AB´s hängt ja noch die Rechnung und Provisionsabrechnung. Da darf dann kein Durcheinander aufkommen und ich muss die Sachen ja für kontrollen auch schnell mal rausziehen können.


    Vielen herzlichen Dank

    Andreas Biehl
    http://www.biehl-verladetechnik.de
    • 13 Jan 2005, 4:13 pm
  • Andreas Biehl
    Andreas Biehl    Premium Member
    The company name is only visible to registered members.
    Re^2: Ordner Provisionsverfolgung
    Andrea Hammer schrieb am 09.01.2005, 12:50:
    Andreas Biehl schrieb am 06.01.2005, 13:51:
     
    Ich möchte in einem Ordner meine Provisionen verfolgen.
    Also, ich bekomme von den Firmen, für die ich als Handelsvertreter tätig bin, Auftragskopien, Rechnungen und anschließend Provisionsabrechnungen.
    Ich möchte nun übersichtlich verfolgen, ob ich zu den Auftragskopien auch die Rechnungen und später auch die Provisionsabrechnung und Provisionszahlung bekommen habe.
     
     
    Wie kann man das lösen und macht es Sinn, es nach Firmen zu trennen??
     
    Hallo Herr Biehl,
     
    die übersichtliche Verfolgung rein in einem Ordner bzw. in Papierform macht für mich nur wenig Sinn. Ich würde an zwei Punkten ansetzen und führe mal ein paar Anregungen auf, wie man das strukturieren könnte. Ich habe dabei darauf geachtet es ohne grossen adminstrativen Aufwand zu halten, damit sie nicht vom Handelsvertreter zum Verwalter ihrer Unterlagen werden. Das Einrichten am Anfang ist natürlich etwas aufwändiger, die tägliche Arbeit sollte aber relativ gering sein, wenn man es regelmässig und strukturiert macht
     
    1) Workflow
     
    1.1) welche Tätigkeiten folgen aufeinander, welche Unterlagen kommen etc. Das fängt ja vor der Auftragskopie an (oder wie prüfen Sie, ob Sie eine Auftragskopie bekommen haben?) und endet mit der Zahlung der Provision an Sie (Kontoauszug o.ä.) oder eventuell noch später.
     
    1.2) wie unterscheiden Sie die einzelnen Vorgänge? Ohne jetzt Ihre Situation zu kennen, würde ich spontan vermuten, dass Sie mehrere Auftraggeber (derjenige, der ihnen Provision zahlt*) haben und wiederum für diese diverse Kunden (damit meine ich jetzt denjenigen, der etwas kauft*) akquirieren. Eventuell gibt es pro Kunden diverse Aufträge und vielleicht ist auch ein Kunde über mehrere Auftraggeber mit Ihnen verbunden.
    Das haben Sie vollkommen richtig erkannt. Genau so ist es bei mir :-))
     
    1.3) vielleicht ist es ja auch interessant für Sie, das eine oder andere zu analysieren, um einen detaillierten Überblick zu bekommen, Trends erkennen zu können und Strategien abzuleiten. Da käme in Frage:
    1.3.1 auf Auftraggeberbasis
    1.3.2 auf Kundenbasis
    1.3.3 Kombination aus beiden
    1.3.4 Produktbasis
    1.3.5 Zeit (gibt es eine "Hochsaison"), Einbrüche etc.
     
    Aus diesen Anregungen können Sie sicher noch weitere Punkte finden, die Sie interessieren bzw. das ganze auf Ihre Bedürfnisse zuschneiden.
     
    Hört sich kompliziert an? Ist es eigentlich nicht, schon mit einfachen Excel-Mitteln können Sie sich eine Basis aufbauen, auf der Sie diese Informationen verwalten können.
     
    Beispiel:
    zeilenweise: Aufträge
    spaltenweise: Workflow; gegebenenfalls mit Zusatzspalte "erledigt" oder "Datum" für einzelne der Tätigkeiten.
     
    Ziel der Excel-Datei ist zunächstmal für jeden Auftrag zu sehen, in welchem Stadium er ist, was erledigt wurde etc. Sie können damit viele Termine / Erinnerungen steuern.
    Das hört sich sehr leicht und logisch an. Allerdings mache ich mit Exel nichts, außer Tabellen, die ich bekomme, zu öffnen. Aber so kompliziert dürfte es nicht sein,oder??

     
    2) "Paperwork"
     
    hier ist wichtig, wer welche Unterlagen bekommt, Beispiel: Rechnungen gehen an das Finanzamt -> Auftrag etc vermutlich nicht. Da müsste man sich im einzelnen anschauen was genau anfällt und überlegen, was damit passiert.
     
    Einfache Methode:
     
    2.1 ein Ordner oder Mappe Rechnungen; Vor-Sortierung nach Auftraggeber; nach Zahlungseingang monatlich mit Register 1-31 2.2 Ordner für die Auftraggeber, da kämen die Verträge rein, Produktunterlagen etc., was so anfällt 2.3 Ordner für die Kunden, kommt drauf an, wie die Kundenbeziehung ist, mehr oder weniger detailierte Infos, Firmenbroschüre etc.
     
    Man könnte die Kundenunterlagen den Auftraggebern zuordnen oder diese separat halten, was sinnvoll ist, kann ich aus der Ferne nicht beurteilen.
    Bisher habe iich einen Ordner mit den jeweiligen Registern für AB, Rechnung und Provisionsbrechnung. Nur ist das sehr unübersichtlich. Denn wenn ich in dem Register für AB´s bin, kann ich nicht sehen ohne alles Register durchzublättern, wie weit dieser Vorgang ist.     Da ich erst ab diesem Jahr mehere Vertretungen habe, kann ich auch noch nicht sagen, ob es Sinn macht, diese nach Auftraggebern zu trennen. Aber ich denke schon. Denn so habe ich pro Auftraggeber immer die Übersicht.


    Ich hoffe, das hilft Ihnen etwas weiter und ich habe mich nicht zuweit von der ursprünglichen Fragestellung entfernt.
     
    Freundliche Grüsse
     
    Andrea Hammer
     
     
     
    * ich hab das mal etwas genauer beschrieben weil natürlich auch der Auftraggeber ihr Kunde ist - zum besseren Verständnis, was ich meine
    • 13 Jan 2005, 4:31 pm
  • Andrea Hammer
    Andrea Hammer    Group moderator
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    Re^3: Ordner Provisionsverfolgung
    Andreas Biehl schrieb am 13.01.2005, 17:31:
    Andrea Hammer schrieb am 09.01.2005, 12:50:
    Andreas Biehl schrieb am 06.01.2005, 13:51:
     
    Das hört sich sehr leicht und logisch an. Allerdings mache ich mit Exel nichts, außer Tabellen, die ich bekomme, zu öffnen. Aber so kompliziert dürfte es nicht sein,oder??
          Nicht wirklich, wenn man Spass daran hat, sich mit der Materie auseinanderzusetzen. Allerdings kann ich ihre EDV-Erfahrung nicht einschätzen.

    Sind Sie in anderen Office Programmen aktiv? oder eher garnicht??
    Es gibt Arbeitshefte von KnowWare http://www.knowware.de/?cat=1.2 - man bekommt sie meist in grösseren Zeitschriftenläden (z.B. am Bahnhof) Holen Sie sich doch eines für Einsteiger - entsprechend Ihrer Excel-Version -. Da bekommen Sie einen leichten Einstieg und wenn es Ihnen Spass macht, bauen Sie sich eine kleine Tabelle auf. Mit der Zeit und der Erfahrung, was man machen/herauslesen kann steigt dann die Begeisterung ;-)

    Wenn Sie sich die Struktur erarbeitet haben und eine Tabelle aufgebaut haben können Sie mir die gerne zuschicken und ich schaue mal kurz drüber und gebe noch ein paar Tipps, einverstanden?

    LG

    Andrea
    • 13 Jan 2005, 5:51 pm
  • Monika Freytag
    Monika Freytag
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    Re^3: Ordner Provisionsverfolgung
    Hallo Herr Biehl,

    da Sie für wenige Firmen tätig sind, würde ich ein auf Sie persönlich zugeschnittenes alphabetisches Register anlegen. Mit Trennblättern und einem aussagekräftigen Inhaltsverzeichnis sowie die von mir vorgeschlagene Tabelle haben Sie ein äußerst einfaches aber übersichtliches System.

    Alles Gute wünscht Ihnen

    Monika Freytag
    MF-Büroorganisation
    http://www.sortierdienste.
    • 24 Jan 2005, 10:29 am
  • Andreas Biehl
    Andreas Biehl    Premium Member
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    Re^4: Ordner Provisionsverfolgung
    Hallo Frau Freytag,

    nett von Ihnen, dass Sie sich Gedanken machen...

    Also ich hab das jetzt so verstanden:

    ich lege einen Ordner an mit den Registern für " Auftragsbestätigung" , "Rechnung", "Provisionsabrechnung "
    Vorne in den Ordner kommt ein Deckblatt mit den Spalten für " Auftragsbestätigung" ( am nbesten mit Auftrags,oder Kundennummer), Rechnung, Provisionsabrechnung und Provisionszahlung.
    In diesen Spalten hake ich ab, was alles gekommen ist.

    Und wenn ich Sie richtig verstanden habe, soll ich hier alles von all meinen Lieferanten reinheften und nur das Deckblatt für die einzelnen Lieferanten unterteilen? Habe ich das so rictig kapiert??



    Viele Grüße

    Andreas Biehl
    • 24 Jan 2005, 12:35 pm
  • Andrea Hammer
    Andrea Hammer    Group moderator
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    Re^5: Ordner Provisionsverfolgung
    Andreas Biehl schrieb am 24.01.2005, 13:35:

    Hallo Herr Biehl,

    mich würde interessieren, was Sie schon für sich umsetzen konnten und welche Erfahrungen Sie in der kürze der Zeit gemacht haben.

    Freundliche Grüsse

    Andrea
    • 14 Feb 2005, 10:31 am