DMS - Dokumentenmanagement

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Ernst Kaiser Premium Member
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Suche gutes Open Source DMS
Sehr geehrte Damen und Herren,

Ich suche für uns ein OpenSource DMS. Hat jemand Erfahrungen mit solchen Systemen und kann mir eventuell eines empfehlen?

Gruß
Ernst Kaiser
This post was modified on 26 Apr 2010 at 01:36 pm.
- 26 Apr 2010, 1:35 pm
Ernst Kaiser wrote: > Sehr geehrte Damen und Herren, > > Ich suche für uns ein OpenSource DMS. Hat jemand Erfahrungen mit > solchen Systemen und kann mir eventuell eines empfehlen? > > Gruß > Ernst Kaiser
Harold Treysse Premium Member Group moderator
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Re: Suche gutes Open Source DMS
Welches Betriebssystem? Was soll es können?

Besten Gruß
H. Treysse
- 27 Apr 2010, 07:55 am
Harold Treysse wrote: > Welches Betriebssystem? Was soll es können? > > Besten Gruß > H. Treysse
Ernst Kaiser Premium Member
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Re^2: Suche gutes Open Source DMS
Hallo,

Wir haben 2 Server im Haus, einen W2k8 und einen Linux Server, auf beiden könnte das DMS installiert werden.
Clients sind WXp bzw. W7

Wichtig wäre mir:
- Historien
- Verlinkungen
- Dateien sperren
- ein vorhandener WebClient
- Datensicherung auf NAS
- 27 Apr 2010, 08:26 am
Ernst Kaiser wrote: > Hallo, > > Wir haben 2 Server im Haus, einen W2k8 und einen Linux Server, auf > beiden könnte das DMS installiert werden. > Clients sind WXp bzw. W7 > > Wichtig wäre mir: > - Historien > - Verlinkungen > - Dateien sperren > - ein vorhandener WebClient > - Datensicherung auf NAS
Christian Dittrich Premium Member Group moderator
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Re^3: Suche gutes Open Source DMS
Guten Morgen in die Runde,
wieder eine reichlich unkonkrete Anfrage, da will ich mich mal beeilen, bevor die "kann alles, kostet nix" Dinger hier losgehen. Ein DMS / ECM ist normalerweise nicht das erste Glied in einer Kette.
Für Eingangsbelege gibt es normalerweise einen Scanvorgang, evtl. einen Workflow zur Prüfung von Eingangsrechnungen, Urlaubsanträgen etc.
Für Ausgangsbelege gibt es ein vorgelagertes ERP-System.
Daraus ergeben sich unter anderem folgende Fragestellungen für den Eröffner:
- Welche Schnittstellen werden benötigt?
- Soll nur archiviert werden oder auch z. B. aus dem ERP-System auf die Belege zugegriffen werden?
- Wie ist der Datenfluss (z. B. Barcode auf Eingangsrechnung -> Verschlagwortung anhand der entsprechenden Details im zugehörigen Buchungssatz des ERP-Systems?)
- Wird ein Rechtekonzept benötigt?
- Welche Bereiche des Unternehmens sollen abgedeckt werden (Email-Archivierung? Viele Emails sind Handelsbriefe und damit (zumindest in DE) aufbewahrungspflichtig)

Danach können Sie sich auf die Suche begeben, derzeit sind die Infos noch zu unkonkret.

Grüße aus Köln und viel Erfolg wünscht

Christian Dittrich
- 27 Apr 2010, 08:34 am
Christian Dittrich wrote: > Guten Morgen in die Runde, > wieder eine reichlich unkonkrete Anfrage, da will ich mich mal > beeilen, bevor die "kann alles, kostet nix" Dinger hier losgehen. Ein > DMS / ECM ist normalerweise nicht das erste Glied in einer Kette. > Für Eingangsbelege gibt es normalerweise einen Scanvorgang, evtl. > einen Workflow zur Prüfung von Eingangsrechnungen, Urlaubsanträgen > etc. > Für Ausgangsbelege gibt es ein vorgelagertes ERP-System. > Daraus ergeben sich unter anderem folgende Fragestellungen für den > Eröffner: > - Welche Schnittstellen werden benötigt? > - Soll nur archiviert werden oder auch z. B. aus dem ERP-System auf > die Belege zugegriffen werden? > - Wie ist der Datenfluss (z. B. Barcode auf Eingangsrechnung -> > Verschlagwortung anhand der entsprechenden Details im zugehörigen > Buchungssatz des ERP-Systems?) > - Wird ein Rechtekonzept benötigt? > - Welche Bereiche des Unternehmens sollen abgedeckt werden > (Email-Archivierung? Viele Emails sind Handelsbriefe und damit > (zumindest in DE) aufbewahrungspflichtig) > > Danach können Sie sich auf die Suche begeben, derzeit sind die Infos > noch zu unkonkret. > > Grüße aus Köln und viel Erfolg wünscht > > Christian Dittrich
Ernst Kaiser Premium Member
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Re^4: Suche gutes Open Source DMS
Guten morgen Herr Dittrich,

Danke für Ihre rasche Antwort. Ich finde die Frage nicht unkonkret, sondern Ihre Auffassung für was ich das DMS benötige ist nicht richtig!

Wir arbeiten bei größeren Projekten mit mehreren Projektleitern und Projektgruppen zusammen. Für die Unterstützung der Zusammenarbeit verwenden wir zurzeit eine Groupware Lösung die bis auf die implementierte „Pseudo DMS“ Lösung auch sehr gut Funktioniert.

Nun wollen wir ein DMS einrichten auf das alle Projektleiter etc. zugreifen können, und damit die oft entstehende Dateninkonsistenz zu beseitigen.

Für ein solches System benötige ich eben die oben genannten Anforderungen.
...Das ein DMS ein Rechtekonzept besitzt, nehme ich doch an.

Und nein ich will jetzt keine Diskussion „Ja das muss man aber so oder so Lösen oder in die bestehende ERP/DMS Lösung implementieren“ Das wollen wir nicht! Wir wollen nur ein einfaches zusätzliches DMS ;)

Schöne Grüsse
Ernst Kaiser
- 27 Apr 2010, 09:26 am
Ernst Kaiser wrote: > Guten morgen Herr Dittrich, > > Danke für Ihre rasche Antwort. Ich finde die Frage nicht unkonkret, > sondern Ihre Auffassung für was ich das DMS benötige ist nicht > richtig! > > > Wir arbeiten bei größeren Projekten mit mehreren Projektleitern und > Projektgruppen zusammen. Für die Unterstützung der Zusammenarbeit > verwenden wir zurzeit eine Groupware Lösung die bis auf die > implementierte „Pseudo DMS“ Lösung auch sehr gut Funktioniert. > > Nun wollen wir ein DMS einrichten auf das alle Projektleiter etc. > zugreifen können, und damit die oft entstehende Dateninkonsistenz zu > beseitigen. > > Für ein solches System benötige ich eben die oben genannten > Anforderungen. > ...Das ein DMS ein Rechtekonzept besitzt, nehme ich doch an. > > Und nein ich will jetzt keine Diskussion „Ja das muss man aber so > oder so Lösen oder in die bestehende ERP/DMS Lösung implementieren“ > Das wollen wir nicht! Wir wollen nur ein einfaches zusätzliches DMS ;) > > > > Schöne Grüsse > Ernst Kaiser
Sven Hattenbach
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Re^4: Suche gutes Open Source DMS
Guten Morgen,

zu den relevanten OpenSource DMS zählen (ohne Anspruch auf Vollständigkeit) Agorum Core, Alfresco.
Bei der Frage nach OpenSource scheinen mir zwei Hintergründe naheliegend:
- es gibt spezielle Anforderungen, die Sie gerne selbst im quelloffenen System programmieren/in der Hand haben möchten
- OpenSource wird mit kostengünstig gleichgesetzt.

Neben der Empfehlung des Vorredners die eigenen Anforderungen zu formulieren (oder eben wie nachträglich geschehen explizit auszuschließen) empfehle ich eine ROI-Betrachtung über 5 Jahre; diese wird schon bei geringem Aufwand für die Analyse erstaunliche Ergebnisse liefern.

Natürlich wird man in jedes DMS "irgendwie" Dokumente und zugehörige Metadaten mit der Steuerung des späteren Zugriffs speichern können; aber schon bei der Frage, wie die DMS-Strukturen und Suchmöglichkeiten (z.B. Volltext, Dokument mit mehreren Verweisen/Sichten, Deduplizierung von Daten) aussehen gibt es mindestens unterschiedliche Philosophien, wenn nicht gar im OpenSource Bereich noch Defizite.

Und dann hat man noch gar nicht über Workflows, Schnittstellen zu anderen Systemen, Abonnements, Nutzerfreundlichkeit, Performance, DLM, Capturing und andere (ECM-)Themen gesprochen...

Sinnvolle Ratgeber/Auswahlkriterien (um für sich selbst zu prüfen, was dazugehört und was nicht) finden sich in praxisnahe Studien (z.B. BARC/Pentadoc/CMSWatch).

Gruß, Sven Hattenbach
(Produktmanager beim closed source ECM-Anbieter mit den zufriedensten Kunden in DACH)
- 27 Apr 2010, 12:05 pm
Sven Hattenbach wrote: > Guten Morgen, > > zu den relevanten OpenSource DMS zählen (ohne Anspruch auf > Vollständigkeit) Agorum Core, Alfresco. > Bei der Frage nach OpenSource scheinen mir zwei Hintergründe > naheliegend: > - es gibt spezielle Anforderungen, die Sie gerne selbst im > quelloffenen System programmieren/in der Hand haben möchten > - OpenSource wird mit kostengünstig gleichgesetzt. > > Neben der Empfehlung des Vorredners die eigenen Anforderungen zu > formulieren (oder eben wie nachträglich geschehen explizit > auszuschließen) empfehle ich eine ROI-Betrachtung über 5 Jahre; diese > wird schon bei geringem Aufwand für die Analyse erstaunliche > Ergebnisse liefern. > > Natürlich wird man in jedes DMS "irgendwie" Dokumente und zugehörige > Metadaten mit der Steuerung des späteren Zugriffs speichern können; > aber schon bei der Frage, wie die DMS-Strukturen und > Suchmöglichkeiten (z.B. Volltext, Dokument mit mehreren > Verweisen/Sichten, Deduplizierung von Daten) aussehen gibt es > mindestens unterschiedliche Philosophien, wenn nicht gar im > OpenSource Bereich noch Defizite. > > Und dann hat man noch gar nicht über Workflows, Schnittstellen zu > anderen Systemen, Abonnements, Nutzerfreundlichkeit, Performance, > DLM, Capturing und andere (ECM-)Themen gesprochen... > > Sinnvolle Ratgeber/Auswahlkriterien (um für sich selbst zu prüfen, > was dazugehört und was nicht) finden sich in praxisnahe Studien (z.B. > BARC/Pentadoc/CMSWatch). > > Gruß, Sven Hattenbach > (Produktmanager beim closed source ECM-Anbieter mit den zufriedensten > Kunden in DACH)
Ernst Kaiser Premium Member
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Re^5: Suche gutes Open Source DMS
Hallo,

Ich möchte allen Danken für Ihre Bemühungen, wir werden nun in verschiedenen VMs einige DMS testen.
Da wir von diesem DMS nur sehr einfache Funktionen verlangen, wird wahrscheinlich ein jedes ausreichend sein.

Mfg
Ernst Kaiser
- 27 Apr 2010, 1:58 pm
Ernst Kaiser wrote: > Hallo, > > Ich möchte allen Danken für Ihre Bemühungen, wir werden nun in > verschiedenen VMs einige DMS testen. > Da wir von diesem DMS nur sehr einfache Funktionen verlangen, wird > wahrscheinlich ein jedes ausreichend sein. > > Mfg > Ernst Kaiser
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Sebastian Rothbucher Premium Member
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Re^6: Suche gutes Open Source DMS
Ernst Kaiser schrieb:
Hallo,

Ich möchte allen Danken für Ihre Bemühungen, wir werden nun in verschiedenen VMs einige DMS testen.
Da wir von diesem DMS nur sehr einfache Funktionen verlangen, wird wahrscheinlich ein jedes ausreichend sein.

Mfg
Ernst Kaiser
Hallo Herr Kaiser,

wenn ich das richtig sehe brauchen Sie nur eine für alle Berechtigten zugreifbare Dateiablage, nicht?
In diesem Fall haben Sie vermutlich recht, es gibt sehr viel - von Lotus Notes Teamrooms bis ZOPE (Open Source) - und auch andere der genannten wie Alfresco können passend sein. Ich wünsche Ihnen auf jeden Fall viel Erfolg!

Beste Grüße
Sebastian Rothbucher
- 28 Apr 2010, 09:58 am
Sebastian Rothbucher wrote: > Ernst Kaiser schrieb: > > Hallo, > > > > Ich möchte allen Danken für Ihre Bemühungen, wir werden nun in > > verschiedenen VMs einige DMS testen. > > Da wir von diesem DMS nur sehr einfache Funktionen verlangen, wird > > wahrscheinlich ein jedes ausreichend sein. > > > > Mfg > > Ernst Kaiser > > Hallo Herr Kaiser, > > wenn ich das richtig sehe brauchen Sie nur eine für alle Berechtigten > zugreifbare Dateiablage, nicht? > In diesem Fall haben Sie vermutlich recht, es gibt sehr viel - von > Lotus Notes Teamrooms bis ZOPE (Open Source) - und auch andere der > genannten wie Alfresco können passend sein. Ich wünsche Ihnen auf > jeden Fall viel Erfolg! > > Beste Grüße > Sebastian Rothbucher
Ernst Kaiser Premium Member
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Re^7: Suche gutes Open Source DMS
Hallo,

wenn ich das richtig sehe brauchen Sie nur eine für alle Berechtigten zugreifbare Dateiablage, nicht?
Ja im Prinzip schon, wir suchen nur eine etwas bessere Dateiablage wo wir auf verschiedene Revisionen von Dateien zurückgreifen können, Querverweise zu Usermanuals herstellen können, etc.

Nachdem das Projekt abgeschlossen ist, schieben wir die zu archivierenden Daten in unsere ERP/DMS Lösung zum jeweiligen Auftrag dazu und fertig!
This post was modified on 28 Apr 2010 at 10:27 am.
- 28 Apr 2010, 10:15 am
Ernst Kaiser wrote: > Hallo, > > > > wenn ich das richtig sehe brauchen Sie nur eine für alle Berechtigten > > zugreifbare Dateiablage, nicht? > > Ja im Prinzip schon, wir suchen nur eine etwas bessere Dateiablage wo > wir auf verschiedene Revisionen von Dateien zurückgreifen können, > Querverweise zu Usermanuals herstellen können, etc. > > Nachdem das Projekt abgeschlossen ist, schieben wir die zu > archivierenden Daten in unsere ERP/DMS Lösung zum jeweiligen Auftrag > dazu und fertig!