DMS - Dokumentenmanagement

DMS - Dokumentenmanagement

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  • Cornelia Joachim
    Cornelia Joachim
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    Wer hat Erfahrungen mit "Docuware" und "Elo"?
    Guten Abend,

    ich suche Erfahrungsberichte zu "DOKUWARE" und "ELO"! Wer hat Erfahrungen mit dieser Software? Was ist besser? Welche Vor- bzw. Nachteile kann man zu den beiden Systemen nennen?

    Wir wollen jetzt ein DMS einführen und schwanken noch zwischen "ELO" und "DOKUWARE"

    Viele Grüße
    Cornelia Joachim
    • 25 Aug 2010, 8:26 pm
  • Christian Dittrich
    Christian Dittrich    Premium Member   Group moderator
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    Re: Wer hat Erfahrungen mit "Docuware" und "Elo"?
    Hallo Frau Joachim,
    gefährliche Frage, damit ziehen Sie die Vertriebsprofis an und Sie werden eine Menge Tipps bekommen. Fraglich, ob Sie das weiterbringt.
    Die Frage ist ein wenig allgemein gestellt. Was ist besser: BMW oder Mercedes? Frühling doer Sommer? Nordseeurlaub oder Bayerische Alpen?...
    Welche Aufgaben wollen Sie denn mit Hilfe von ELO oder Docuware gelöst bekommen? Gibt es KO-Kriterien, die auf jeden Fall / auf keinen Fall erfüllt sein müssen? Welche Systeme sollen mti ELO oder SW zusammenspielen, gibt es beispielsweise eine ERP-Lösung, eine Buchhaltung, ein HR-System, ein ...?
    Wenn Sie Ihre Frage etwas präzisieren können, dann können Sie auch auf andere Antworten als "Ich bin xy-Partner und das ist voll super, soll ich ein Angebot schicken?" hoffen ...?

    In diesem Sinne einen schönen Abend aus Köln

    Christian Dittrich
    • 25 Aug 2010, 9:16 pm
  • Cornelia Joachim
    Cornelia Joachim
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    Re^2: Wer hat Erfahrungen mit "Docuware" und "Elo"?
    Guten Tag Herr Dittrich,

    wir wollen die komplette Einkaufsabwicklung (inkl. Eingangsrechnungen über Workflow) + Ausgangsrechnungen + e-mail über DMS abwickeln/archivieren, als ersten Schritt. Und je nachdem, wie gut es funktioniert und angenommen wird, werden noch andere Abteilungen/Prozesse einbezogen.
    Wir nutzen das ERP-System FOSS von ORDAT, die darin erstellten Dokumente sollen direkt vom ERP ins DMS geschoben und archiviert werden (z.B. Bestellungen, Rechnungen, WE-Scheine). Besonderheiten und KO-Kriterein gibt es eigentlich nicht.

    Viele GRüße
    C. Joachim
    • 26 Aug 2010, 06:33 am
  • Dietmar Rieger
    Dietmar Rieger    Premium Member
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    Re^3: Wer hat Erfahrungen mit "Docuware" und "Elo"?
    Hallo Frau Joachim,

    Herrn Dittrich kann man sich hier nur anschliessen...

    Bei den von Ihnen genannten (ersten) Anwendungen und Anforderungen handelt es sich um Basics, die beide Produkte/Lösungen unterschiedlich realisieren, da wir es hier mit unterschiedlichen Philosophien zu tun haben.

    Ein wichtiger Punkt steckt in Ihrem Nebensatz "je nachdem, wie es angenommen wird":
    Ein ganz wesentliches Auswahlkriterium: Oberfläche und Bedienbarkeit (man liebt es oder man hasst es...).
    Bei einem weiteren Ausbau sollten Sie auf die Modularität und Ausbaufähigkeit achten (auch was Aufwände und Kosten durch die Hintertür angeht).
    Weiterhin spielt hier die Clientpolitik eine Rolle, auch für künftige Anwendungen und User (Named und/oder Concurrent) und die Unterstützung vollwertiger (mobiler) Webclients per Standardbrowser und einige andere Punkte mehr (was aber jetzt hier zu weit führen würde), die in ein Pflichtenheft integriert werden sollten.


    Gruß aus München
    D. Rieger
    • 26 Aug 2010, 08:16 am
  • Christian Dittrich
    Christian Dittrich    Premium Member   Group moderator
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    Re^3: Wer hat Erfahrungen mit "Docuware" und "Elo"?
    Hallo Frau Joachim,
    danke für Ihre Antwort. Die Anforderungen sind - wie der Kollege schon geschrieben hat - Standard und lassen sich mit nahezu jedem DMS/ECM-Produkt abbilden. Einige Punkte, die Sie bei Ihrer Entscheidungsfindung überlegen sollten, sind noch
    Planen Sie mittelfristig nur für Ihre Abteilung oder ist ein derartiges System evtl. auch für andere Abteilungen interessant (Archivierung der Ausgangsrechnungen, "elektronische Personalakte" der HR-Abteilung, sonstige Compliance-Anforderungen Ihrer Organisation)? In diesem Fall wird das Projekt zwar langsamer, aber es sollten auch die Anforderungen und Begehrlichkeiten dort betrachtet werden. Es macht beispielsweise aus meiner Sicht wenig Sinn, wenn Sie nun z. B. Docuware einführen und der Vertrieb später mit Windream arbeitet, weil das zwei unabhängige Abteilungen sind (dann im Wortsinne ab-geteilt von einer globalen Datenbank).

    Workflow: Ist leider zu einem Modewort verkommen, weil jeder Marketingmensch nun Workflow verkauft. Sind damit "einfache" Genehmigungsprozesse gemeint, oder können diese Prozesse aufgrund der Daten variieren? Beispiel einfach: Rechnungen werden von der Fachabteilung und von der GL elektronisch genehmigt.
    Beispiel komplex: Die Eingangsrechnung wird einer Bestellung zugeordnet und aufgrund von Abteilung, Wert der Bestellung etc. werden variable und mehrstufige Genehmigungen notwendig (>50.000 EUR sechs Augen etc.).

    Unserer Erfahrung nach ist es oft so, dass ein DMS aus Aktionismus heraus initiiert wird. Der IT-Leiter oder der große Chef kommen von einer IHK / BVMW / ... - Veranstaltung und brauchen nun eine DMS. Irgendeins.
    Ein DMS schafft aber keine Prozesse und Strukturen, sondern bildet diese nur ab. Ein späteres Redesign ist imemr aufwändiger als ein tieferes Überlegen am Anfang und eine saubere Abbildung aller Prozesser. Angefangen von der Rechte- und Zugriffsstruktur über banal erscheinende Dinge wie "welche Dokumentarten habe ich", "welche Felder zur Beschreibung ("Indexe") brauche ich pro Dokumentart" bis hin zu "wie lange muss bzw. möchte (wenn länger als Pflichtzeit) ich ein Dokument aufheben?".

    Wenn das geklärt ist, dann kann Ihnen ein Systemhaus eine tolle Lösung liefern, die für Sie optimal laufen wird. Ob da nun im Hintergrund Docuware, ELO, Lobo, Saperion oder Windream (rein alphabetische Aufzählung ohne Wertung!) seine Arbeit verrichtet, ist dann eher unwichtig. Es gibt wenige, die neutral an die Sache herangehen, hier ist ebenfalls etwas Vorsicht geboten.

    Viele Grüße

    Christian Dittrich
    • 26 Aug 2010, 11:41 am
  • Matthias Frank
    Matthias Frank    Premium Member
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    Re: Wer hat Erfahrungen mit "Docuware" und "Elo"?
    Hallo Frau Joachim,

    auch ich schließe mich der Aussage von Herrn Dittrich an. Die etablierten ECM-Systeme werden Ihre geschilderten Anforderungen garantiert lösen können.

    Ich kann Ihnen jedoch noch den Tipp geben, bei der Auswahl auf die Philosophie der Ablage zu achten. Einige Hersteller bevorzugen die Ablage an das Filesystem anzulehnen, also Ordner und Register und Dokumente in einer stark verschachtelten, frei definierbaren Ordnerstruktur darzustellen. Die Recherche erfolgt dann hauptsächlich über Volltext.

    Ich selbst zweifle diese Art der Ablage stark an und dies hat nicht grundsätzlich damit zu tun, dass unser favorisiertes Produkt OS|ECM da einen anderen Weg verfolgt. Auf der BARC-Tagung im letzten Jahr hat mal einen Mitbewerber sehr gut aufgezeigt, wo da das Problem ist: Wenn Sie (wie in einer Präsentation) nur einen überschaubaren Datenbestand haben, funktioniert das noch. Sobald aber mehrere tausend Dokumente im System sind, finden Sie nichts mehr schnell wieder. Die Sache wird sehr unübersichtlich, vor allem für den unbedarften Anwender. Das hat der Kollege damals eindrucksvoll aufgezeigt.

    Ich empfehle Ihnen, ein System zu nutzen, dass eine strukturierte Ablage in Anlehnung an der papiergebundenen Aktenablage möglich macht. Im Bereich Rechnungseingangsworkflow ist das vielleicht nicht so wichtig, aber spätestens bei Themen wie der Kundenakte, Lieferantenakte, Personalakte oder Projektakten können Sie mit diesen Systemen einfach Lösungen machen, die ganz nah an der bekannten Welt dran sind und dadurch viel besser vom Anwender verstanden und akzeptiert werden.

    Ansonsten ist sicher auch ein guter Partner wichtig (wenn nicht sogar wichtiger als das Produkt), der das favorisierte System rauf und runter kennt und zudem entsprechende Projekterfahrungen aufweist. Viele ECM-Projekte nutzen das Potential der Software nicht zu Genüge aus, weil der Projektpartner einfach selbst nicht den vollen Überblick hat. Oder das Thema Anforderungen im ERP-Bereich ist völlig fremd. Da hilft dann das beste Produkt nicht weiter....

    Herzliche Grüße aus Langenhagen und viel Erfolg bei Ihrer Suche nach dem geeigneten Projektpartner

    Matthias Frank
    • 26 Aug 2010, 5:00 pm
  • Christian Dittrich
    Christian Dittrich    Premium Member   Group moderator
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    Re^2: Wer hat Erfahrungen mit "Docuware" und "Elo"?
    Hallo Herr F.,
    hallo Frau Joachim,
    obwohl das von uns vertriebene DMS/ECM-System bei BARC regelmäßig Spitzenplätze belegt, habe ich dazu ein etwas gespaltenes Verhältnis. Studien haben oftmals einen sehr "akademischen" Ansatz und es fehlt ein wenig der Bezug zur aktuellen Praxis.
    Ich erinnere mich zu einer Zeit, da Oracle immer irgendwelche Forrester-Untersuchungen zu seiner Datenbank vorgelegt hatte ("voll super") und Microsoft keine sechs Monate später von Gartner das gleiche und noch mehr hat herausfinden lassen ("noch viel superer"). Und hat das irgendwem genutzt? Eher nicht.
    Ich rate jedem, der ein DMS / ECM einführen möchte, dass er 80% des geplanten Projekt-Zeitbudgets in die Vorbereitung steckt und 20% in die Implementierung. Später Designfehler zu korrigieren ist lästig und teuer.
    Der Projektleiter muss "sattelfest" sein und verstehen, um was es geht. Einer, der das Datenbanksystem von innen kennt, aber das nicht in die Erlebniswelt der Anwender transportieren kann, ist kein Leiter. Ebenso kein Mensch mit (betrieblichen) Scheuklappen, für den nur seine eigene Abteilung zählt und der Rest untergeordnet ist. Und keiner, der fachlich nicht alle Prozesse wenigstens rudimentär versteht, um die koordinieren zu können.

    Es gibt solche Leute, aber sie sind nicht auf den ersten Blick erkennbar. Ich arbeite oftmals mit einem langjähigen "Buchhalter" lieber zusammen als mit einem 27-jährigen Controller, der BSC einführen will weil er das studiert hat. Das ist nur ein Beispiel!

    Frau Joachim, ich glaube es ist vernünftig, wenn Sie die Anforderungen und vor allem die abzubildenden Prozesse (also: Wer macht wann [bei welchem Ereignis] was mit welchen Daten und wohin gehen die anschließend?) aufnehmen. Dann schauen Sie sich an, wer am besten zu ihnen "passt". Eine international aufgestellte Firma mit vielen Niederlassungen hat andere Anforderungen an Berater und Software als ein lokal agierendes Unternehmen.

    Am Ende steht und fällt es mit dem Projektleiter. Er muss bereit sein, ihr Projekt zu seinem zu machen und sich für die Projektziele "zerreissen". Kpoingt pathetisch, aber mit einem 37,5h Mann sind sie in der heißen Projektphase aufgeschmissen. Ich glaube nicht, dass es auf dem Markt richtig schlechte Lösungen gibt (gitl auch für Warenwirtschaft, CRM, Buchhaltung, ...).

    Viele Grüße und viel Erfolg

    Christian Dittrich
    • 26 Aug 2010, 7:48 pm
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  • Andreas Peters
    Andreas Peters    Premium Member   Group moderator
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    Re^5: Wer hat Erfahrungen mit "Docuware" und "Elo"?
    Hallo die Dame, werte Herren,

    ich finde die vertriebliche Zurückhaltung in diesem Post ja bewundernswert, denke aber nicht, dass Frau Joachim damit wirklich geholfen ist. Ich stehe zu ELO. Zumal ich Docuware auch kenne.

    Hier ein interessanter Link zum angesprochenen Thema Eingangsrechnungen "http://www.fluctus-it.com/ELORechnungsManager.php"

    Mit VOSS haben wir Erfahrungen auf der Datenbankseite. Fragen Sie gerne direkt.
    • 18 Jan 2011, 8:41 pm