E-Billing

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  • Stefan C. Schicker
    Stefan C. Schicker    Premium Member   Group moderator
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    Archivierung von Chats, etc.
    Liebe Forumsmitglieder,

    meine Anfrage betriff zwar nicht direkt das E-Billing, hängt damit aber unmittelbar zusammen.

    Ich mache mir seit einiger Zeit Gedanken über die Archivierung der neuen Kommunikationsformen. Nach HGB soll unter die Archivierungspflich ja die Geschäftskorrespondenz "gleichviel welcher Form" fallen.

    Vermehrt werden in Unternehmen Chats genutzt, um zu kommunizieren. Dabei kommte es häufig vor, dass dort auch Informationen zum Abschluss eines Geschäfts ausgetauscht werden. (Beispielsweise nutzen einige Unternehmen Chat-Software um dkUndenanfragen zu bearbeiten. Im Zuge der Gespräch wird dann oft beschlossen, dass ein Produkt zurückgesendet werden kann, oder ein Austausch erfolgt) Sicher ist es auch nur eine Frage der Zeit, wann auch Rechnungen auf diesen Wegen ausgetausch werden.

    Müssen solche Daten Archiviert werden? Gibt es hierfür schon praktische Lösungen?

    Ähnlcihe Fragen stellen sich auch bzgl. SMS-Kommunikation, Web-Fomularen und Blogs. Gibt es hierzu weitere Informationen, ob solche Formen der Kommunikation archiviert werden müssen?

    Ich bedanke mich für Ihre Rückmeldungen und freue mich auf die Diskussion.

    Viele Grüße,

    Stefan Schicker
    • 06 Aug 2008, 8:18 pm
  • Martin Blaschka
    Martin Blaschka    Premium Member   Group moderator
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    Re: Archivierung von Chats, etc.
    Über diesen Punkt wird sicherlich noch viele höchstrichterliche Urteile geben.

    Zu Archivieren sind "Handelsbriefe". Lt. Ansicht der Finanzverwaltung gehören auch E-Mails dazu.

    IMO gehört der Chat nicht dazu, solange er nur dazu benutzt wird, um Ausgestaltungen / Formulierungen zu behandeln.
    Ader die Mail mit dem fertigen Dokument als Attachment sehr wohl -- und kann gegebenenfalls die Vertragsgebühr auslösen (über den Ausdruck wird eine Urkunde über einen Vertrag errichtet, womit die Vergebührung des Vertrages ausgelöst wird).
    Allerdings ist auch das noch auszujudizieren.
    • 07 Aug 2008, 6:33 pm
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  • Stefan C. Schicker
    Stefan C. Schicker    Premium Member   Group moderator
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    Re^4: Archivierung von Chats, etc.
    Guten Tag,

    etwa ein halbes Jahr ist nun vorbei und es gibt noch keine wirkliche Klärung zu diesem Thema. Gerichtliche Entscheidungen habe ich trotz Recherchen bis jetzt keine gefunden.

    Ich denke, dass die Abgrenzung dahingehend erfolgen muss, dass einerseits eMails wohl zweifelsfrei zu archivieren sind, Telefonate hingegen nicht.

    eMails - als "schriftliche" Form der Kommunikation - müssen aufbewahrt werden. Telefonate hingegen bleiben aufgrund der Flüchtigkeit des gesprochenen Wortes von der Archivierung verschont. Alle anderen Kommunikationsformen hingegen werden erfastt, wenn etwas "schriftlich" vorliegt.

    Chat-Nachrichten liegen aber gerade in einer solchen FOrm vor. Sie könnten auch problemlos kopiert werden und als Beweis dienen.

    Wenn sich Chats daher inhaltlich mit Geschäftsvorfällen befassen, sind sie nach meiner Ansicht auch zu archivieren.

    Was meinen Sie dazu? Sind sie anderer Meinung?

    Sofern Sie meiner Meinung folgen, würde mich interessieren, welche Konsequenzen eine fehlenden Archivierung Ihrer Meinung nach nach sich ziehen kann.

    Vielen Dank, Stefan Schicker
    • 09 Feb 2009, 2:37 pm
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