E-Billing

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  • Stefan Groß
    Stefan Groß    Premium Member   Group moderator
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    Fragen- und Antwortenkatalog zum E-Billing
    Gerade umsatzsteuerrechtliche und zivilrechtliche Fragestellungen wirken kontraproduktiv auf den endgültigen Durchbruch beim elektronischen Rechnungsversand. Dabei wäre es verfehlt, alleine dem Gesetzgeber die Schuld in die Schuhe zu schieben. Zahlreiche Fehlinterpretationen und Missverständnisse haben ihren Beitrag zur Verunsicherung gerade mittelständischer Unternehmen geleistet.

    Um die Unternehmen nun bestmöglich und fundiert zu unterstützen, erarbeiten Peters, Schönberger & Partner (PSP) gemeinsam mit PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH einen umfassenden Fragen- und Antwortenkatalog (FAQ), der den Unternehmen helfen soll, Antworten zu wesentlichen Fragestellungen zu finden. Die ausschließlich an der Praxis orientierten Fragen beschäftigen sich neben rechtlichen Grundlagen insbesondere mit der Aufbewahrung und Prüfbarkeit elektronischer Rechnungen sowie den besonderen Problemstellungen von Dienstleistern und beim grenzüberschreitenden Rechnungsversand.

    Neben einer Orientierungshilfe soll der FAQ gerade den Austausch zwischen Unternehmen, Beratern und der Finanzverwaltung forcieren und notwendige Änderungen an den Steuergesetzgeber adressieren.

    Dabei sind es gerade Ihre persönlichen Fragestellungen, die dazu beitragen sollen, den FAQ stets aktuell und umfassend zu halten.

    Nun sind wir gespannt auf Ihre Fragen und freuen uns auf deren Beantwortung und Diskussion in der Gruppe E-Billing !!!


    Stefan Groß
    Dr. Ulrich Kampffmeyer
    Martin Lamm
    This post was modified on 28 Jun 2008 at 11:03 am.
    • 28 Jun 2008, 10:57 am
  • Erich Rohland
    Erich Rohland    Premium Member
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    Re: Fragen- und Antwortenkatalog zum E-Billing
    Sehr geehrte Mitglieder,

    als Unternehmer müsste man als ersten wissen, ab wann man sich überhaupt mit dem Thema "E-Billing" beschäftigen sollte. Reicht es schon aus, wenn Fachabteilungen Online-Rechnungen erhalten und an die Buchhaltung weiter geben? Was ist bei inländischen und was ist bei ausländischen Eingangsrechnungen per E-Mail zu beachten? Sind solche E-Mails gemäß GoBS/GDPdU generell aufbewahrungspflichtig und mit einem eindeutigen Index zu versehen? Wenn ein Unternehmen eigene Online-Ausgangsrechnungen einführt, geschieht das deutlich bewusster. Deshalb würde ich eine Trennung zwischen Eingangs- und Ausgangsrechnungen bei den FAQ's begrüßen. Ich freue mich sehr auf das Ergebnis der FAQ's zum Thema E-Billing.

    Freundliche Grüße,

    Erich Rohland
    e.rohland@hsp-software.de
    http://www.archivierungspflicht.de
    • 28 Jun 2008, 3:28 pm
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    Reto Naef
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    Re^3: Fragen- und Antwortenkatalog zum E-Billing
    Ich denke mal es sollten sich alle mit eBilling auseinandersezten bevor sie überhaupt daran denken solche Dokumente zu empfangen.

    Die Signatur ist meines erachtens "lediglich" eine steuerliche/gesetzliche Anforderung, die sich aber relativ einfach umsetzen lässt. Die grösseren Schwierigkeiten sind heute noch die folgenden Punkte:

    - Wie erstelle oder verarbeite ich elektronische Dokumente sinnvoll. Das heisst kann ich aus dieser Art der Rechnungsstellung einen Nutzen ziehen oder schmeisst mir das meine (heissgeliebten) Prozesse über den Haufen. Frei nach einer Kundenaussage: Ihr schickt uns zuviele Rechnungen als das wir diese elektronisch empfangen und verarbeiten könnten!

    - Wie finden Rechnungssteller und -abnehmer zueinander. Die Verbreitung ist im B2B-Bereich noch recht schwach. Zudem erarbeiten sich zahlreiche Rechnungsnehmer eigene Versionen von Dateninhalten, was die Uebermittlung nicht wirklich vereinfacht.

    - Standardisierungen der eBills sind zwar am aufkommen und dürften in den folgenden Jahre (hoffentlich) mehr Bedeutungen erlangen. Dies ist aber abhängig davon, ob sich Standard-Softwarehersteller auf ein Format einigen könen. (GS1 in Europa, swissDIGIN in der Schweiz, womit bereits 2 "Standards" unterwegs sind).

    - Was zurzeit (zumindest in der Schweiz) völlig fehlt, sind definierte Vorgängerdokumente zur eBill. Wenn Lieferscheine wie gewohnt mit der Ware geliefert werden, werden diese regelmässig von der elektronischen Rechnung überholt, was in den Prozessen zu massiven Problemen führen kann.

    Darum sollte man, bevor man sich Gedanke zu eBills macht, sich überlegen wie die Prozesse neu aussehen sollten, damit überhaupt ein Fluss in die ganze Sache kommt.

    Gruss aus der sonnigen und heissen Schweiz

    Reto Naef
    • 29 Jun 2008, 1:40 pm
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  • Martin Blaschka
    Martin Blaschka    Premium Member   Group moderator
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    Re: Fragen- und Antwortenkatalog zum E-Billing
    Bez. möglicher Einsparungen:

    Für österreichische Unternehmen wurde in einer Studie erhoben, daß JE Ausgangsrechnung das Einsparungspotential zwischen EUR 0,70 und EUR 1,-- liegt.

    Bei den Eingangrechnungen liegt das mögliche Einsparungspotential JE Rechnung zwischen EUR 13,-- und EUR 25,--.

    Die Stadt Wien (beispielsweise) erwartet von ihren Lieferanten, daß diese ihre Rechnungen direkt über einen SAP-Konnektor einspielen, da die gesamte restliche Bearbeitung nur mehr als elektronischer Workflow abgebildet ist (inklusive Überweisung).
    • 30 Jun 2008, 10:32 am
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  • Erich Vogt
    Erich Vogt    Premium Member
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    Re^2: Fragen- und Antwortenkatalog zum E-Billing
    Guten Tag werte Kollegen und Kolleginnen!

    Betreffend der Kosten-/Nutzenbetrachtung des Themas eBilling ist die Gruppe SwissDIGIN gerade am Ausarbeiten von zwei Excel Tabellen die (Rechnungsempfänger / Rechnungsempfänger). Ein bereits sehr guter Vorschlag wurde letzte Woche am SwissDIGIN Forum in Basel gezeigt.
    Allerdings ist das SwissDIGIN Forum eher einseitig geprägt. Damit meine ich, die gesamte Thematik wird hauptsächlich auf der Basis der Rechnungsabwicklung über Intermediäre (Dienstleister mit Plattformen zur Dateikonvertierung, Signatur und Signaturprüfung) behandelt.

    An dieser Stelle wird auch die Mär geschürt, dass es für einen Betrieb VIEL zu aufwändig, kompliziert und rechtlich heikel sei, dieses selbst, Betriebsintern zu machen.
    Schützen der Pfründe durch die Grossen der Branche.

    Ein wesentliches Element der möglichen Einsparungen beim Rechnungsempfang ist der Umstand ob die Nutzdaten ebenfalls mitkommen oder ob die Rechnung nur ein elektronisches Abbild der Papierrechnung ist.

    Eine möglicher Ansatz hier ist die Nutzdaten der Rechnung auf XML-Basis in ein PDF-Template (wie ein Serienbrief) einzufüllen. dieses PDF sird entsprechend der Mehrwert / Umsatzsteuer Anforderungen des Landes elektronisch signiert.
    Die Nutzdaten im XML-Format werden dabei nicht zerstört und lassen sich durch den Rechnungsempfänger problemlos aus der PDF-Rechnung extrahieren und so auch weiterverarbeiten (Direktimport ins ERP/Buchhaltungssystem).

    Parallel zum Extraktionsprozess kann die Signatur verifiziert und die Verifikation auch vorschriftsgemäss dokumentiert werden.

    Dieses Vorgehen vereinfacht die vorgeschriebene Archivierung der elektronischen Dokumente massiv.

    Eine Lösung in dieser Form (als Rechnungsteller) wurde in Deutschland bereits in Betrieb genommen und durch PWC Verfahrensgeprüft.

    Aus meiner Sicht eines der Hauptprobleme für den schleichenden Erfolg des eInvoicing Themas ist die mangelnde Aufklärung und auf der andern Seite die bewusste Fehlinformation des Marktes auf Grund von Eigeninteressen.

    Erich Vogt
    • 30 Jun 2008, 12:10 pm
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    Reto Naef
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    Re^3: Fragen- und Antwortenkatalog zum E-Billing
    Hallo Herr Vogt

    Erich Vogt schrieb:
    An dieser Stelle wird auch die Mär geschürt, dass es für einen Betrieb VIEL zu aufwändig, kompliziert und rechtlich heikel sei, dieses selbst, Betriebsintern zu machen.
    Schützen der Pfründe durch die Grossen der Branche.
    Ob es sich bei dieser Aussage um einen Schutz der Pfründe der Grossen handelt kann ich nicht beurteilen. Unsere Ueberlegungen die zu einem eBilling über einen Provider geführt haben waren folgende:

    - Einerseits wollten wir eine 1:1 Beziehung aufbauen. Wir wären technisch in Schwierigkeiten geraten unsere Dokumente für die verschiedenen Kunden auseinanderzuhalten.
    - Praktisch jeder der eBill Abnehmer verwendet eine etwas unterschiedliche Datenstruktur (und dies scheint mir als würde dies durchaus von gewissen Marktteilnehmern/Providern gefördert). Wir müssten daher für jeden Abnehmer ein eigenes Mapping durchführen.
    - Wie bereits erwähnt verbreiten sich in der Schweiz zurzeit 2 Formate SwissDIGIN/XML und GS1/EDIFACT. Der Detailhandel scheint sich zu einem grossen Teil für GS1/EDIFACT (oder eine Abwandlung davon) zu entscheiden. Die Industrie jedoch zu einem schönen Teil für SwissDIGIN/XML. Dies kann für den Versender bedeuten, dass er beim Direktversand bereits 2 Datenformate und Signaturen handeln müsste.
    - Bis vor noch nicht allzulanger Zeit gab es bei der Signatur auf GS1/EDIFACT 1 Anbieter der die Signatur korrekt anbringen konnte. Unser Provider brauchte ca. 1 1/2 Jahre um auf diese Signatur korrekt anbringen zu können.

    Diese Ueberlegungen und eine relativ einfach Kosten/Nutzen-Rechnung haben uns dazu gebracht, unsere Rechnungen einem Provider zu übergeben. Am Anfang und bis vor kurzem hatte es sogar 2 Provider gebraucht, um die Dokumente korrekt an die Kunden auszulieferen.

    Gruss

    Reto Naef
    • 03 Jul 2008, 1:41 pm