Elektronische Steuerprüfung

Elektronische Steuerprüfung

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  • Frank Castor
    Frank Castor    Premium Member
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    Discussionsvorschlag - GDPdU-Mailbox
    Liebe Xingianer,

    nachdem ich in einem anderen Forum dieser Gruppe einmal kurz einen Lösungsansatz skizziert habe und ich soeben bemerkt habe, dass es hierfür ein eigenes Forum - allerdings ohne Inhalt - gibt möchte ich meinen Lösungsansatz beschreiben und zur Diskussion stellen:

    1. Email-Richtlinie
    Das Unternehmen entwickelt anhand der vorhandenen GoBS-Verfahrensdokumentation ;-) eine verbindliche Richtlinie für die Mitarbeiter. Die genaue inhaltliche Ausarbeitung insbesondere klare FAQs sind entsprechend den Handlungsabläufen innerhalb des Unternehmens individuell aufzustellen. Insbesondere müssen den Mitarbeitern klare Anweisungen gegeben werden, was laut Unternehmensleitung steuerlich relevante Daten sind. Des Weiteren muss die Umsetzung nachvollziehbar dokumentiert werden und in zyklischen Abständen durch die Unternehmensleitung überprüft werden. Dies soll sicherstellen, dass das Unternehmen die nötige Sorgfaltspflicht erfüllt hat und die Mitarbeiter genügend Qualifiziert sind die relevanten Daten zu filtern.
    2. Umsetzung in den IT-Systemen
    Identifiziert der Mitarbeiter nun eine solche Email als steuerlich relevant – gleichgültig ob es sich dabei um eine eingehende oder ausgehende Email handelt – wird diese über an eine eigens geschaffene Email-Adresse (z.B. „GDPdU@Unternehemen.com“) weitergeleitet. Hierfür bietet es sich an innerhalb der Email-Systeme (Outlook, Notes u.a.) einen eigenen BCC-Button zu installieren. Nach meinen Kenntnisstand kennt Notes zwar keine BCC, dies lässt sich aber durch work-around-Regeln umgehen. Die Emails können bei Bedarf im XML-Format (o.a. Formate) exportiert werden und dem Prüfer zur Verfügung gestellt werden. Gleichermaßen kann mit den übrigen Office-Produkten wie Word und Excel verfahren werden. Alle Office-Produkte bieten eine Möglichkeit des Sendens an einen Email-Empfänger an.
    3. Praktische Probleme und Erfahrungen
    Die bisherige Erfahrung zeigte, das Mitarbeiter in Ihrer täglichen Arbeit die Weiterleitung häufig vergessen bzw. nicht unterscheiden (können) ob es sich bei der Email um einen verwirklichten Sachverhalt handelt oder nicht. Dieses Problem besteht jedoch unabhängig von der Art der Herangehensweise an die Problematik.
    Die hier beschriebene Vorgehensweise ist seinerzeit mit der hessischen Finanzverwaltung theoretisch angesprochen und akzeptiert worden.
    4. Alternativen
    a) Lernende Content-Filter innerhalb von Dokumenten-Management-Systeme oder Proxy-Servern
    b) Offenlegung des gesamten Email-Systems
    5. c) keine

    Ich bin gespannt auch Ihre Meinung zu meinen Ausführungen.

    Mit freundlichen Grüßen

    Frank Castor
    • 11 Jul 2008, 1:40 pm
  • Magdalena Baumgärtel
    Magdalena Baumgärtel
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    Re: Discussionsvorschlag - GDPdU-Mailbox
    Hallo Herr Castor,

    zu Punkt 2) Umsetzung in den IT-Systemen habe ich seit 2003 Lösungsmöglichkeiten aufgezeigt, die von einigen DMS Herstellern auch schon umgesetzt werden.

    Um steuerrelevante Emails aufzubewahren ist notwendig die E-Mails vor den E-Mail Servern zu speichern, mit Zeitstempel und Ordnungsnummer versehen und zu archivieren. Eine Kopie wird an Anwender weitergeleitet. Dies ist technisch möglich und wird inzwischen von einigen Herstellern auch schon angeboten.
    Damit ist auch Punkt 3) Praktische Probleme und Erfahrungen auch gelöst.

    Da die Lösungen aber Investitionen nach sich ziehen, diese nicht jede Firma sich leisten kann, plädiere ich für eine Reduzierung der Aufbewahrungsfristen auf 5 Jahren (dies fordert auch die DIHK) und eine Ausnahmeregelung für Kleinst-und Kleinfirmen.
    Die Reduzierung wäre für die Finanzverwaltungen auch möglich, da diese nun mit IDEA und digital prüfen. Diese automatisierte Prüfungsverfahren spart viel Zeit, Zeit das man den Steuerpflichtigen zu gute kommen lassen könnte indem man die steuerliche Aufbewahrungsfristen reduziert.

    Mit besten Grüßen
    Magdalena Baumgärtel
    • 23 Jul 2008, 11:25 am
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  • Magdalena Baumgärtel
    Magdalena Baumgärtel
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    Re^3: Discussionsvorschlag - GDPdU-Mailbox
    Die Zahlen der BMF sind zu bezweifeln und irreführend denn die Häufigkeit der Betriebsprüfungen hat deutlich zugenommen, wie die Kunden mir berichten.
    Die von Ihnen vorgebrachten Gründe sprechen für eine Ausnahmeregelung und die zuständigen Stellen könnten Aufgaben sozusagen "Outsourcen".

    Die Verkürzung würde die Innovationswilligkeit der Firmen beflügeln. Durch die vorgeschriebene lange Aufbewahrungszeiten und die hohe Kosten der Datenmigration setzen die Firmen solche Projekte auf das Ende Ihrer Prioritätslisten.

    Grüße
    Magdalena Baumgärtel
    • 24 Jul 2008, 12:14 pm
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  • Frank Castor
    Frank Castor    Premium Member
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    Re^2: Discussionsvorschlag - GDPdU-Mailbox
    Magdalena Baumgärtel schrieb:

    Um steuerrelevante Emails aufzubewahren ist notwendig die E-Mails vor den E-Mail Servern zu speichern, mit Zeitstempel und Ordnungsnummer versehen und zu archivieren. Eine Kopie wird an Anwender weitergeleitet. Dies ist technisch möglich und wird inzwischen von einigen Herstellern auch schon angeboten.
    Damit ist auch Punkt 3) Praktische Probleme und Erfahrungen auch gelöst.
    Hallo Frau Baumgärtel,

    mich interessiert dabei wie - nach Ihrem Verfahren - die steuerlich relevanten email separiert werden können.

    Nach meinem Kenntnisstand funktioniert dies derzeit über Content-Filter bzw. Black- & White-Listen. Hier sehe ich aber gerade die praktischen Schwierigkeiten. In einer sich schnell ändernden Steuerwelt müssen die Listen permanent aktualisiert werden und zudem lässt sich damit nicht unterscheiden ob es sich bei der email um einen theoretischen Sachverhalt oder um einen tatsächlich verwirklichten Sachverhalt handelt (dies hätte bei email mit Planspielen hinsichtlich zu Handelsspannen (z.b. für Verrechnungspreise) sicher fatale Folgen).

    Mit freundlichen Grüßen

    Frank Castor
    • 04 Aug 2008, 1:28 pm
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  • Achim Grosser
    Achim Grosser    Premium Member   Group moderator
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    Re: Discussionsvorschlag - GDPdU-Mailbox
    Sehr geehrter Herr Castor,

    Ihre Anfrage ist bereits etwas länger her aber in der Brisanz nicht weniger beachtenswert.
    Viele, interessante und korrekte Aussagen sind getroffen worden. doch ausschlaggebend ist schliesslich die beim Unternehmen vorzufindente Installation order Vorgehensweise.

    Ich kann Ihnen und jedem geneigten Interessenten die GDPdU-Konformitätsanalyse der CoDaCon vorschlagen.
    CoDaCon ist ein eng befreundetes Unternehmen und stellt diese Dienste unseren Systemhauskunden zur Verfügung.
    Anhand der Analyse erfahren Sie ob Ihr Unternehmen einer Archivierungspflicht unterliegt, inklusive den Ansatzpunkten wo und Vorschlägen wie das gelöst werden kann.

    Bei Fragen stehe ich gerne jedem Interessenten hier oder direkt zur Verfügung.

    Beste Grüße

    A. Grosser
    • 10 Jun 2009, 4:49 pm