Elektronische Steuerprüfung

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  • Magdalena Baumgärtel
    Magdalena Baumgärtel
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    Müssen E-Mails für den Datenzugriff vorgehalten werden?- BITKOM Leitfaden fehlerhaft
    Artikel erschien in Forum Elektronische Steuerprüfung © Copyright Compario 2008

    "Müssen E-Mails für den Datenzugriff vorgehalten werden? "

    Liebe Forummitglieder,

    "Müssen E-Mails für den Datenzugriff vorgehalten werden?", als ich dies bei der Dritte Version des "BITKOM Leitfaden" 2007 las war ich schockiert.

    BITKOM behauptet dort unter Punkt 10:
    „E-Mails stellen aus steuerrechtlicher Sicht keine generell aufbewahrungspflichtigen Unterlagen dar und müssen daher auch nicht für den elektronischen Datenzugriff bereitgehalten werden.“

    Weiterhin behauptet BITKOM, so Zitat„. Werden steuerrelevante Daten oder Unterlagen per E-Mail versandt, muss der Empfänger nur diese Anlagen speichern, nicht die E-Mail selbst. In Ausnahmefällen können E-Mails jedoch auch selbst steuerrelevante Informationen enthalten, z.B. wenn nur die Mail das Versanddatum einer elektronisch versandten Rechnung enthält oder nur die Mail eine erforderliche qualifizierte elektronische Signatur trägt Da E-Mails aber keine maschinelle Auswertung erlauben, sind für ihre Aufbewahrung lediglich die GoBS zu beachten, die keine zwingende elektronische Aufbewahrung vorsehen.“

    Wie kommt BITKOM zu dieser Entscheidung, wenn doch auch in den FAQ-BMF Schreiben vom 15.01.2007 steht:
    „E-Mails, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, sind nach den allgemeinen Vorschriften des § 147 Abgabenordnung aufzubewahren. Eine (elektronisch übersandte) E-Mail stellt ein originär digitales Dokument dar, das für den Datenzugriff im Originalformat maschinell auswertbar vorgehalten werden muss.
    Dies gilt beispielsweise für eine per E-Mail übermittelte Reisekostenabrechnung in einem Tabellenkalkulationsformat“ … und weiterhin erklärt wird, dass E-Mails im Originalformat zu archivieren sind.

    Zitat: „Als Beispiel sei eine E-Mail aufgeführt, die steuerlich relevante Vertragsgestaltungen enthält. Über den nach GoBS geforderten Index ist der elektronische Zugriff auf die im Originalformat zu archivierende E-Mail auch in solchen Fällen sicherzustellen.“

    Da stellt sich mir die Frage:
    Kann ein Verband für so eine Aussage haftbar gemacht werden?
    Wer kann darüber Auskunft geben.
    Unternehmen orientieren sich nach diesen Leitfaden, das höre ich immer wieder in meine Beratungen, Workshops und Seminare und sind dann sehr enttäuscht wenn ich diese Aussage korrigiere.
    Sicherlich mit Recht erwartet man von einer Verband rechtlich abgesicherte und geprüfte, stimmige Aussagen.

    Würde mich über rege Diskussion darüber freuen.

    Mit besten Grüßen
    Magdalena Baumgärtel
    • 23 Jul 2008, 12:13 pm
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  • Stefan Groß
    Stefan Groß    Premium Member   Group moderator
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    Re^2: Müssen E-Mails für den Datenzugriff vorgehalten werden?- BITKOM Leitfaden fehlerhaft
    Der Fragen- und Antwort-Katalog der Finanzverwaltung zum Datenzugriff bejaht die Anforderung der maschinellen Auswertbarkeit einschränkungslos, gibt jedoch als Beispiel eine eher untypische E-Mail an, welche als Anhang eine (auswertbare) Tabellenkalkulationsdatei enthält. Die organisatorische Herausforderung bestünde insoweit darin, dass theoretisch nahezu jeder mit einer E-Mail-Adresse in einem Unternehmen solche steuerrelevanten E-Mails empfangen kann, diese als solche erkennen muss und einer geordneten, revisionssicheren Ablage zuführen muss.

    Bei der Frage nach der Aufbewahrungsform einer E-Mail, unterstellt sie ist als steuerrelevant einzustufen, hilft die Unterscheidung zwischen maschinell auswertbaren Daten und lediglich elektronisch überprüfbaren Belegen weiter. Betreffend der Auswertbarkeit ist zunächst festzustellen, dass eine E-Mail per se nicht auswertbar ist, dies kann sich allenfalls auf eine angehängte Datei beziehen, auf die sich die erweiterte Aufbewahrungspflicht einer maschinellen Auswertbarkeit dann alleine bezieht. Eine E-Mail unterhalb der Schwelle einer fortgeschrittenen elektronischen Signatur ist auch nicht weitergehend überprüfbar als deren Ausdruck. Ist die E-Mail allerdings fortgeschritten oder gar qualifiziert elektronisch signiert, kann sie nur mit elektronischen Mitteln auf Absenderauthentizität überprüft werden. Die elektronische Version enthält deshalb gegenüber dem ausgedruckten Beleg eine Mehrinformation, die dem ursprünglichen Nutzer zur Verfügung stand und die der Prüfer uneingeschränkt überprüfen können muss. Ein Ausdruck qualifiziert elektronisch signierter E-Mails ist nicht ausreichend. Voraussetzung ist selbstverständlich auch in diesem Fall, dass die E-Mail steuerrelevante Informationen enthält. Dies gilt insbesondere für die elektronische Abrechnung auf der Grundlage des § 14 Abs. 3 UStG, für welche die GDPdU erweiterte Aufbewahrungsvorschriften vorsehen.

    Unabhängig von der in den GDPdU geforderten maschinellen Auswertbarkeit sind in Bezug auf die Aufbewahrungsart jedoch die GoBS (Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme) als maßgebliche Vorschrift in die Betrachtung einzubeziehen, insoweit es sich bei E-Mails um originär digitale Unterlagen handelt. Demnach ist die elektronische Post durch Übertragung der Inhalts- und Formatierungsdaten auf einem Datenträger zu archivieren und mit einem unveränderbarem Index zu versehen, unter welchem es bearbeitet und verwaltet wird. Entscheidend für die elektronische Aufbewahrung unter GDPdU-Gesichtspunkten ist dabei, ob die E-Mail selbst steuerrelevante Informationen beinhaltet oder ob sie nur das Trägermedium, vergleichbar dem papiernen Briefumschlag, für eine steuerrelevante Information war. Der Zugriff, die Indizierung und die inhaltliche Klassifikation von E-Mails und Anhängen müssen derart gelöst sein, dass sowohl das eindeutige Wiederfinden im Kontext, als auch der Schutz von Informationen in den E-Mails gewährleistet sind. Hierbei ist es wichtig, auch alle Absender- und Empfangsinformationen zu speichern und recherchierbar zu machen. Dies kann z.B. durch ein elektronisches Posteingangsbuch realisiert sein, in dem nachvollziehbar ist, von wem die Information wann empfangen und dass sie unverändert in die Archivierung überführt wurde.

    Im Ergebnis geht es also bei der Aufbewahrungspflicht von E-Mails im Kontext der digitalen Außenprüfung in erster Linie darum, mittels Recherche auf solche E-Mails lesend zuzugreifen, die einen steuerrelevanten Inhalt besitzen, und die gegebenenfalls diesen E-Mails beigefügten Attachments lesen bzw. auswerten zu können.

    Beste Grüße
    Stefan Groß
    • 23 Jul 2008, 4:02 pm
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  • Magdalena Baumgärtel
    Magdalena Baumgärtel
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    Re^2: Müssen E-Mails für den Datenzugriff vorgehalten werden?- BITKOM Leitfaden fehlerhaft
    Hallo Herr Gräber,

    die Feinheiten habe ich nicht übersehen aber ich frage mich warum BITKOM ein Unterschied macht darüber wie eine "aufbewahrungspflichtige Unterlage" das Unternehmen erreicht.

    Als Beispiel nehmen wir einen Handelsbrief. Er bleibt ein Handelsbrief und damit als "aufbewahrungspflichtige Unterlage" egal ob er auf dem Postweg oder per E-Mail das Unternehmen erreicht.
    Das Ergebnis ist große Unsicherheit bei den KMU´s.
    Mein Vorschlag an BITKOM wäre eine Richtigstellung.
    • 24 Jul 2008, 11:23 am
  • Magdalena Baumgärtel
    Magdalena Baumgärtel
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    Re^3: Müssen E-Mails für den Datenzugriff vorgehalten werden?- BITKOM Leitfaden fehlerhaft
    Ich bin Ihre Meinung Herr Groß in der Sicht, dass die elektronische Post mit einem unveränderbaren Index zu versehen ist, unter welchem es bearbeitet und verwaltet wird. Aber eine E-Mail mit einem Umschlag (nur als Trägermedium) zu vergleichen und „dass eine E-Mail per se nicht auswertbar ist“, ist meines Erachtens nicht zutreffend.
    Ein E-Mail beinhaltet nicht nur den Zeitstempel und Absender-/Empfängerinformationen sondern auch ein Betreff.
    Alle diese Eigenschaften machen für das Finanzamt den wahlfreien Zugriff mit IDEA und damit die maschinelle Auswertbarkeit eines E-Mails aus.

    Wir müssen den Ansatz anders definieren. Nicht die Unternehmen und Steuerpflichtige sollten Komplexe individuelle Wege suchen sondern die ERP, FiBu,Warenwirtschaft, Kommunikationssoftware wie Outlook, Lotus, etc. die vor der GDPdU entstanden sind und jetzt nicht mehr gesetzeskonform sind sollten handeln. Eine Software sollte die Authentizität, Nachvollziehbarkeit, Integrität, Unveränderbarkeit der Dokumente sicherstellen.
    Diese Hersteller sind gefragt mit Archivhersteller zu kooperieren um gesetzeskonform die Dokumente zu archivieren.

    Meine Erfahrung ist, die Unternehmen möchten nicht nur aus steuerlicher Sicht ein Aufwand betreiben sondern auch ein Vorteil für die eigene Produktivität erzielen.
    Die KMU´s benötigen aber Lösungen die pragmatisch, einfach, bezahlbar, zukunftsfähig und gesetzeskonform sind.

    Haben Sie Erfahrung ob ein Verband für solche Aussagen haftbar gemacht werden kann?
    • 24 Jul 2008, 11:39 am
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