Elektronische Steuerprüfung

Elektronische Steuerprüfung

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  • Bernhard Zöller
    Bernhard Zöller    Premium Member
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    Re: Müssen E-Mails für den Datenzugriff vorgehalten werden?- BITKOM Leitfaden fehlerhaft
    Da stellt sich mir die Frage: Kann ein Verband für so eine Aussage haftbar gemacht werden? Wer kann darüber Auskunft geben.
    Unternehmen orientieren sich nach diesen Leitfaden, das höre ich immer wieder in meine Beratungen, Workshops und Seminare und sind dann sehr enttäuscht wenn ich diese Aussage korrigiere.
    Sicherlich mit Recht erwartet man von einer Verband rechtlich abgesicherte und geprüfte, stimmige Aussagen.
    1. Nicht jede geschäftliche E-Mail ist aufbewahrungspflichtig.
    2. Nicht jede aufbewahrungspflichtige E-Mail ist steuerlich relevant
    3. Nicht jede steuerrelevante E-Mail ist maschinell auswertbar im Sinne der GDPdU, also wahlfreier Zugriff wie in Flat-File-Strukturen um nach Belegdatum, Betrag etc. sortieren, filtern verknüpfen zu können. Das geht nicht nur über mehrere Mails innerhalb der Mailsysteme aber nicht innerhalb einer Mail selbst. Diese erfüllt aufgrund ihrer fehlenden Struktur eher folgenen Absatz III.1 der GDPdU:

    >Eine Pflicht zur Archivierung einer Unterlage i.S. des § 147 Abs. 1 AO in maschinell auswertbarer
    >Form (§ 147 Abs. 2 Nr. 2 AO) besteht nicht, wenn diese Unterlage zwar DVgestützt
    >erstellt wurde, sie aber nicht zur Weiterverarbeitung in einem DV-gestützten
    >Buchführungssystem geeignet ist (z.B. Textdokumente).

    Die meisten E-Mails sind textliche Dokumente. Das Beispiel - bereits von Herrn Groß genannt - mit der Excel-Datei als Anhang ist eher verwirrend, weil a) untypisch b) Excel nimmer immer maschinell auswertbar im o.a. Sinn, weil viele Excel-Dokument keine Listenstruktur (dann wäre es maschinell auswertbar) sondern eher Dokuemtstruktur (nicht maschinell auswertbar) haben.

    Die Formulierung des Leitfadens - keine GENERELLE Archivierungspflicht im Sinne der GDPdU - halte ich daher für eher zutreffend.

    Und für Formulierungen, die von Dritten anders interpretiert werden als vom Autor, kann man nicht ernsthaft haftbar gemacht werden :- ) Aber vielleicht sollte man die Formulierung überarbeiten, da es anscheinend immer noch viele Missverständnisse zur GDPdU gibt.

    Mit freundlichen Grüßen
    Bernhard Zöller
    http://www.zoeller.de
    This post was modified on 19 Feb 2009 at 10:31 am.
    • 19 Feb 2009, 10:30 am
  • Peter Rösch
    Peter Rösch    Premium Member   Group moderator
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    Re^2: Müssen E-Mails für den Datenzugriff vorgehalten werden?- BITKOM Leitfaden fehlerhaft
    ... genau das ist des Pudels Kern seit 7 Jahren: Juristische Formulierungen wie "nicht grundsätzlich", übersetzt "es kann auch sein" helfen in der Praxis nicht. Deshalb die Bitte an alle "Experten" klare Formulierungen zu wählen.

    Lesen Sie die Eingangsfrage zu dieser Diskussion, nehmen Sie etwas Abstand und fassen Sie einige Aussagen zusammen; dann findet sich schon die leise Zustimmung, dass der BITKOM Leitfaden in einigen Passagen klare Formulierungen vermissen lässt.

    Doch gilt es nicht, jetzt im Nachgang diese Formulierungen zu rechtfertigen, sondern den Praktikern eindeutige Handlungsempfehlungen zu geben.

    Hier ein Auszug aus einem Beitrag für den BDU e.V. (erscheint im März 2009)

    "... Eine eigene Betrachtung bei der Vorlage zur Betriebsprüfung erfordern digitale Handelsbriefe. Das sind elektronische Dokumente, die zur "Anbahnung, Abschluss, Durchführung, Abrechnung und Aufhebung" von Handelsgeschäften dienen. Auch wenn diese elektronischen Dokumente (eMail, Fax) nicht rechtswirksam signiert sind, ist die aktuelle Rechtssprechung so, dass deren Inhalte ebenfalls den Regelungen zum Datenzugriff unterliegen. Unabhängig von dieser Auslegung gelten auch hier die aktuell gültigen gesetzlichen Aufbewahrungspflichten."

    "... so legen Sie Dokumente bei der Betriebsprüfung vor (Auszug):
    - Handelsbriefe elektronisch archiviert, wenn sie elektronisch eingegangen oder versandt wurden.
    - Handelsbriefe elektronisch archiviert, wenn sie per Papier eingegangen und dann gescannt wurden.
    - Handelsbriefe elektronisch archiviert, wenn sie gescannt und dann per Papier versandt wurden.
    - ..."

    Wenn dies zur Klärung beiträgt freue ich mich, wenn weitere Fragen bestehen, antworte ich gerne.

    Peter Rösch
    http://www.roesch-unternehmensberatung.de
    This post was modified on 24 Feb 2009 at 02:23 am.
    • 24 Feb 2009, 02:22 am
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  • Peter Rösch
    Peter Rösch    Premium Member   Group moderator
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    Re^4: Müssen E-Mails für den Datenzugriff vorgehalten werden?- BITKOM Leitfaden fehlerhaft
    Ja, Herr Grimme,

    - die Verantwortung, welche Dokumente und Daten wie aufbewart liegen beim steuerpflichtigen Unternehmen (auch nicht bei dessen Steuerberater).

    - es geht nicht um die Übermittlungsform oder das Medium (eMail, Fax, Messenger, ...), es geht um den Inhalt. Ein Handelsbrief kann ein Zweizeiler sein "wir bestätigen den telefonisch zugesagten Jahresbonus von 2% bei einem Gesamtumsatz über 10.000, Euro.", eine knappe Mängelanzeige oder ein 200-seitiges Angebot mit Plänen und Fotos.

    Hilft Ihnen das weiter?

    Peter Rösch
    http://www.roesch-unternehmensberatung.de
    • 24 Feb 2009, 1:52 pm
  • Harald Becker
    Harald Becker    Premium Member
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    Re^4: Müssen E-Mails für den Datenzugriff vorgehalten werden?- BITKOM Leitfaden fehlerhaft
    Hallo Herr Grimme,

    Das Thema ist vielleicht besser mit der Frage umschrieben: "Wann sind emails als Handels- und Geschäftsbrief aufzufassen ?" Hierzu gibt es viel zu lesen, aber wenig Hilfestellung für deutsche Unternehmen.
    Vertreter der zuständigen Ministerien umschreiben einen Handelbsbrief im Rahmen von GDPdU-Vorträgen schon mal wie folgt:
    "Gem. §147 Abs. 1 AO gehören empfangene und die Wiedergabe abgesendeter Handelsbriefe zu den aufbewahrungspflichtigen Unterlagen. Der Begirff des Handelsbriefs ist erfüllt, wenn die ein- bzw. ausgehende Unterlage
    - die Vorbereitung
    - den Abschluss
    - die Durchführung oder
    - die Rückgängigmachung
    eines Handelsgeschäfts zum Gegenstand hat.
    Schwach strukturierte oder unstrukturierte Dokumente in digitaler Form, z.B. Geschäftsbriefe oder E-Mails ohne auswertbare Anhänge können zwar die Anforderungen der maschinellen Auswertbarkeit von Daten im engeren Sinne oft nicht erfüllen, müssen jedoch elektronisch auffindbar und dem Geschäftsvorfall eindeutig zuordenbar sein".

    Im betrieblichen Alltag unterliegen viele Mails der o.g. Definition. Diese gehören nicht in die persönlichen Postboxen der Mitarbeiter.

    Das Thema wird in der Praxis gerne ausgesessen. Die Diskussion dreht sich oft um die gesetzlichen Anforderungen der Mail-Archivierung. Das interessiert viele Unternehmen nicht wirklich. Im Mittelpunk steht die Frage, welchen Nutzen diese Lösungen für das Unternehmen selbst haben. Bei zwei von mir betreuten Unternehmen hat sich die Mail-Archivierung an anderer Stelle als sehr hilfreich erwiesen (Widerlegung des Vorwurfs von Preisabsprachen, Neuberechnung von Fristen im Rahmen einer gerichtlichen Auseinandersetzung).

    Harald Becker
    • 24 Feb 2009, 2:28 pm
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  • Peter Rösch
    Peter Rösch    Premium Member   Group moderator
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    Re^6: Müssen E-Mails für den Datenzugriff vorgehalten werden?- BITKOM Leitfaden fehlerhaft
    Guten Tag Herr Grimme,

    die aktuelle deutsche und internationale Gesetzeslage fordert in der Tat den Spagat zwischen Archivierungspflichten des Unternehmens und den besonderen Eigenheiten des deutschen Fernmeldegesetzes.

    In der betrieblichen Praxis ist eine Betriebvereinbarung zum Umgang mit allen elektronischen und konventionelle Medien ein akzeptierter Weg. Darin wird geregelt, ob private eMails (gegen die sich eh niemand wehren kann) auch beanwortet werden dürfen, ob selbst eMails verfasst werden dürfen, wie mit anderen Medien (Telefon, Skype, Messenger, Twitter, ...) umgegangen wird. Dann wird vereinbart, wie eingehende Nachrichten archiviert werden (Erfordernis des Unternehmens) und wie und wer auf die archivierten Informationen zugreifen darf.

    Beispiel: Sie vereinbaren Ihre zweite Archivierung A2 "alle Nachrichten". Dann kann vereinbart werden, dass Mitarbeiter Nachrichten als "privat" kennzeichnen oder löschen. Die so behandelten Nachrichten sind dann "unsichtbar". Mit Zustimmung des Mitabeiters können aber auch solche eMails durch einen gesondert berechtigten Administrator wieder restauriert werden. Damit kann dann in besondern Fällen ein erforderlicher Nachweis geführt werden.

    Hinweis: Da Sie in einem amerikanischen Unternehmen arbeiten, gelten für die Archivierung von Informationen noch wesentlich härtere Gesetze, die es zusätzlich einzuhalten gilt. Hier ist der Widerspruch zu den deutschen Gesetzen noch eklatanter, da die Offenlgung aller Informationen auf Verlangen eines Geschäftspartners erfolgen muss. Dieses Thema füllt alleine viele Seiten in Prozessdokumentationen.

    Ich wiederhole gerne, dass eine Betriebsvereinbarung die größten Fallstricke vermeiden hilft.

    Viel Erfolg bei der Umsetzung!

    Peter Rösch
    http://www.roesch-unternehmensberatung.de
    • 26 Feb 2009, 5:09 pm
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