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• Archivierung durch Dritte - Was muss laut GDPDU gespeichert werden?

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  Tobias Busch    Premium Member

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  25 Mar 2009, 3:04 pm

  Archivierung durch Dritte - Was muss laut GDPDU gespeichert werden?

  Hallo Gruppe,
  
  ich hätte eine Frage zur Interpretation des GDPDU Abschnittes "Prüfbarkeit digitaler Unterlagen - 1. elektronische Abrechnungen", Punkt 3.
  Zunächst mal kurz die Sachlage: Ein EDI Dienstleister unterstützt den Rechnungsaustausch zwischen Rechnungssteller und -empfänger. Dazu ist der Dienstleister für die Archivierung der elektronischen Rechnungen verantwortlich. Der Dienstleister übernimmt dabei das Mapping usw., d.h. es gibt ein Senderformat, Dienstleisterformat und Empfängerformat der Rechnung.
  
  Laut GDPDU muss im Archiv das Original und das konvertierte Dokument gespeichert werden. Meine Frage ist nun, was ist mit dem konvertiertem Dokument gemeint, dass des Dienstleisters oder das den Empfängers. Somit stellt sich bspw. für den Empfänger die Frage: Brauche ich das Empfängerformat, Dienstleisterformat und Senderformat oder reicht nur das jeweilige Orgnial plus Dienstleisterformat?
  
  Ich hoffe, jemand kann mir helfen oder ich sehe einfach nur falsch :-(
  
  Beste Grüße
  Tobias Busch
  
  Tobias Busch wrote: > Hallo Gruppe, > > ich hätte eine Frage zur Interpretation des GDPDU Abschnittes > "Prüfbarkeit digitaler Unterlagen - 1. elektronische Abrechnungen", > Punkt 3. > Zunächst mal kurz die Sachlage: Ein EDI Dienstleister unterstützt den > Rechnungsaustausch zwischen Rechnungssteller und -empfänger. Dazu ist > der Dienstleister für die Archivierung der elektronischen Rechnungen > verantwortlich. Der Dienstleister übernimmt dabei das Mapping usw., > d.h. es gibt ein Senderformat, Dienstleisterformat und > Empfängerformat der Rechnung. > > Laut GDPDU muss im Archiv das Original und das konvertierte Dokument > gespeichert werden. Meine Frage ist nun, was ist mit dem > konvertiertem Dokument gemeint, dass des Dienstleisters oder das den > Empfängers. Somit stellt sich bspw. für den Empfänger die Frage: > Brauche ich das Empfängerformat, Dienstleisterformat und Senderformat > oder reicht nur das jeweilige Orgnial plus Dienstleisterformat? > > Ich hoffe, jemand kann mir helfen oder ich sehe einfach nur falsch :-( > > Beste Grüße > Tobias Busch
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  Tobias Busch    Premium Member

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  27 Mar 2009, 11:24 am

  Re^2: Archivierung durch Dritte - Was muss laut GDPDU gespeichert werden?

  Hallo Herr Suden,
  
  danke für Ihre Meinung. So habe ich es mir auch gedacht. Leider konnte mir jemand vom Finanzamt oder BMF dazu etwas sagen, deswegen vielen Dank nochmal.
  
  Besten Gruß
  Tobias Busch
  
  Tobias Busch wrote: > Hallo Herr Suden, > > danke für Ihre Meinung. So habe ich es mir auch gedacht. Leider > konnte mir jemand vom Finanzamt oder BMF dazu etwas sagen, deswegen > vielen Dank nochmal. > > Besten Gruß > Tobias Busch
• 
  Rainer Böhle

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  06 May 2009, 2:17 pm

  Re^3: Archivierung durch Dritte - Was muss laut GDPDU gespeichert werden?

  Hallo Herr Busch,
  
  der Dienstleister wird im Auftrag tätig, entweder für den Rechnungsaussteller oder den Rechnungsempfänger. Insoweit liegt eine ausgelagerte Verarbeitung von Daten vor, die immer noch der Einflussphäre des Auftraggebers zuzurechnen ist. Der Auftraggeber ist gut beraten, sich vom Dienstleister Zugriffsrechte einräumen zu lassen und auch Prüfungsrechte der eigenen Revisionsabteilung, um sich selbst von der Wirksamkeit des Internen Kontrollsystems des Dienstleistern überzeugen zu können.
  
  Deshalb sehe ich durchaus das Problem, dass der Auftraggeber seinem Außenprüfer den Zugiff auf die durch den Dienstleister bearbeiteten Daten gewähren muss:
  für ausgehende Rechnungen:
  - konvertiertes Format
  - Signaturdatei
  für eingehende Rechnungen
  - Originalformat
  - konvertiertes Format für Weiterverarbeitung beim Auftraggeber
  - Siganturdatei
  - Prüfbericht der Signaturschlüsselprüfung.
  
  Ich nehme an, dass standardmäßig der Dienstleister dem Auftraggeber den Datenbestand übermittelt (auf Datenträger oder Portallösung mit Download-Funktion), damit der Auftraggeber seiner Archivieurngspflicht nachkommen kann.
  
  Wenn der Dienstleister die Archivierung (im Auftrag des Auftraggeber) selbst durchführt, muss der Auftraggeber Zugriff auf diese archivierten Daten erhalten (vielleicht wieder als Online-Zugriff über ein Portal).
  
  Mit freundlichen Grüßen
  Rainer Böhle
  
  Rainer Böhle wrote: > Hallo Herr Busch, > > der Dienstleister wird im Auftrag tätig, entweder für den > Rechnungsaussteller oder den Rechnungsempfänger. Insoweit liegt eine > ausgelagerte Verarbeitung von Daten vor, die immer noch der > Einflussphäre des Auftraggebers zuzurechnen ist. Der Auftraggeber ist > gut beraten, sich vom Dienstleister Zugriffsrechte einräumen zu > lassen und auch Prüfungsrechte der eigenen Revisionsabteilung, um > sich selbst von der Wirksamkeit des Internen Kontrollsystems des > Dienstleistern überzeugen zu können. > > Deshalb sehe ich durchaus das Problem, dass der Auftraggeber seinem > Außenprüfer den Zugiff auf die durch den Dienstleister bearbeiteten > Daten gewähren muss: > für ausgehende Rechnungen: > - konvertiertes Format > - Signaturdatei > für eingehende Rechnungen > - Originalformat > - konvertiertes Format für Weiterverarbeitung beim Auftraggeber > - Siganturdatei > - Prüfbericht der Signaturschlüsselprüfung. > > Ich nehme an, dass standardmäßig der Dienstleister dem Auftraggeber > den Datenbestand übermittelt (auf Datenträger oder Portallösung mit > Download-Funktion), damit der Auftraggeber seiner > Archivieurngspflicht nachkommen kann. > > Wenn der Dienstleister die Archivierung (im Auftrag des Auftraggeber) > selbst durchführt, muss der Auftraggeber Zugriff auf diese > archivierten Daten erhalten (vielleicht wieder als Online-Zugriff > über ein Portal). > > Mit freundlichen Grüßen > Rainer Böhle