GTD - Getting Things Done

GTD - Getting Things Done

Posts 1-9 of 9
  • Dr. Robert Fischer
    Dr. Robert Fischer    Group moderator
    The company name is only visible to registered members.
    Terminkartei / Terminkalender -wie geht das?
    Hallo,

    Aufgabenlisten schreibe ich schon lange - mit GTD will ich das nun optimieren. Das zentrale Arbeitsflussdiagramm und die kontextspezifischen Listen haben mich schon sehr überzeugt.

    Schwierigkeiten habe ich mit der Unterscheidung von Terminkalender und Terminkartei (vgl. ALLEN 2002, 208-211). Klar: Im Terminkalender stehen feste Termine, die Terminkartei ist eine Wiedervorlage für Aufgaben, die nicht sofort/baldmöglichst erledigt werden müssen.

    - Welche zusätzlichen "Erinnerungshilfen" sollen dann in den Terminkalender eingepflegt werden? Wie kann ich das mit MS Outlook machen, ohne dabei eine feste Uhrzeit vergeben zu müssen?
    - Wo steht die Terminkartei im Arbeitsflussdiagramm?

    Ich beziehe mich auf die Kapitel 6-8 aus ALLEN, David (2002): Wie ich die Dinge geregelt kriege. Selbstmanagement für den Alltag. München: Piper, 5. Auflage 2006.

    Ich freue mich auf Antworten, Tipps und Erfahrungsberichte
    Viele Grüße
    Robert
    • 01 Feb 2007, 2:04 pm
  • Jochen Schepp
    Jochen Schepp    Premium Member   Group moderator
    The company name is only visible to registered members.
    Re: Terminkartei / Terminkalender -wie geht das?
    - Welche zusätzlichen "Erinnerungshilfen" sollen dann in den Terminkalender eingepflegt werden?
    Keine. Du machst morgens deine Vorlagemappe auf und dann fallen dir die Papiere entgegen die heute dran sind (für Papiere). Elektronisches: Aufgaben in Outlook in Kategorie @deferred, Erinnerung am XX.XX.

    Wie kann ich das mit MS Outlook
    machen, ohne dabei eine feste Uhrzeit vergeben zu müssen?
    Outlook braucht Uhrzeiten für Erinnerungen. Kannst du aber z.B. immer auf 8:00 Uhr einstellen, dann piept es nur einmal am Tag.

    - Wo steht die Terminkartei im Arbeitsflussdiagramm? "kann jetzt etwas getan werden?"-"nein"-"wiedervorlagemappe"


    Viel Spaß und Erfolg mit GTD.

    Jochen Schepp
    This post was modified on 03 Feb 2007 at 07:18 pm.
    • 01 Feb 2007, 5:49 pm
  • Christa Beckers
    Christa Beckers    Premium Member   Group moderator
    The company name is only visible to registered members.
    Re: Terminkartei / Terminkalender -wie geht das?
    Guten Tag,

    ich kann die Verständnisschwierigkeiten gut verstehen.

    Es wird im Buch sehr einfach dargestellt, was in der Wirklichkeit eine der größten Schwierigkeiten ist:
    Aufgaben zu terminieren, so dass sie auch wirklich erledigt werden können.

    Die Auflistung der Aufgaben ist die eine Seite - die Zeit für die Pflege und Durchsicht der Listen die andere,
    die tatsächliche Erledigung der Aufgaben ist allerdings die schwierigste Seite.

    Meiner Meinung nach ist die Führung einer eigenen Terminkartei in Papierform heute überholt.

    Da Sie MS Outlook verwenden, können Sie die Aufgaben natürlich auch in Outlook (als Aufgabe) aufschreiben und über die Kategorien den einzelnen "Listen" zuordnen.

    Die einzelnen Aufgaben können mit Fälligkeit und Erinnerung versehen werden. Die Zeiteinteilung des Tages, wann zwischen den feststehenden Terminen die Aufgaben abgearbeitet werden, diese Frage ist die Herausforderung jedes einzelnen Tages. Die Faustregel: nur 60 % des Tages zu verplanen kann dabei sicherlich eine Rolle spielen.

    Bei MS Outlook haben Sie viele Gestaltungsmöglichkeiten, den Überblick über die fälligen Aufgaben zu erhalten.

    Liebe Grüße
    Christa Beckers
    • 02 Feb 2007, 4:44 pm
  • Post visible to registered members
  • Post visible to registered members
  • Post visible to registered members
  • Post visible to registered members
  • Post visible to registered members
  • User photo
    Steffen Wenzel
    (not a XING member)
    Re: Terminkartei / Terminkalender -wie geht das?
    Zusätzlich zu einer Terminkartei (bei mir Terminer) für alles in Papierform habe ich noch eine elektronische Form, allerdings nicht in Outlook. Dort finde ich das Thema zu umständlich. In der Textdatei, in der meine nächsten Schritte stehen, folgt am Ende ein Abschnitt, der Notizen nach Datum gruppiert enthält:

    2007-06-10: ...
    2007-06-12: ...

    Alles, was ich ohne Papier abwickeln kann, kommt hier rein. Wenn ich am Vorabend den nächsten Tag vorbereite, gehe ich den Papierterminer und anschließend die elektronische Version durch. Das papierlose Büro würde näher rücken, falls es eine schnelle Applikation gäbe, in die ich Dokumente (Excel-Dateien, PDFs, Bilder) einsortieren könnte, die ein spezielles Datum betreffen. Eben alles, was man sonst in den Terminer stopft. Das Pendant zu Fächern könnte dann jeweils ein Ordner pro Tag sein. Nur wie bilde ich die furchtbar praktischen Klarsichthüllen (in die ich mehrere Zettel stecken kann) ab? Als Unterordner? Zu viele Klicks. Und die Namensgebung der Dateien ist auch wieder aufwendig. Da ist es schneller ausgedruckt und in den Terminer geschoben. Hat jemand eine gute Idee dazu?

    Die Aufgaben in Outlook benutze ich nur, wenn ich während des Tages punktgenau an etwas erinnert werden will, das kein Termin ist. Zum Beispiel wenn ich unbedingt jemanden telefonisch erreichen will. Aufgabe blinkt auf, ich greife zum Hörer, es klingelt durch -> in 30 Minuten erneut erinnern. Das nenne ich dann Telefonterror (meistens geht es um unbezahlte Rechnungen ;-)). Oder ich will um genau 15:00 Uhr etwas prüfen: Alt+Tab bis ich bei Outlook bin, Strg+Shift+T, Titel eintippen, Alt+N, Tab, Tab, Uhrzeit eintragen, Esc, Enter.
    • 10 Jun 2007, 2:49 pm