GTD - Getting Things Done

GTD - Getting Things Done

Posts 1-10 of 48
  • Wolfgang Müller
    Wolfgang Müller    Premium Member
    The company name is only visible to registered members.
    GTD mit OmniFocus am MAC
    Liebe Mitglieder,

    gern möchte ich mit diesem Artikel einen Erfahrungsaustausch zum Einsatz von GTD mit OmniFocus am MAC anstoßen. Dabei fände ich es prima, wenn wir ganz konkrete Tipps und Tricks für die Praxis austauschen könnten:
    - Welche Kontexte setzen Sie bei sich ein?
    - Welche Perspektiven nutzen Sie?
    - Wie organisieren Sie Ihre Projekte?
    - Wie organisieren Sie Ihre Wiedervorlage (Waitig for)?
    - ...

    Zum Einstieg hier ein paar Kernpunkte von meiner Organisation:
    Meine Aufgaben sind in der Regel mit Fälligkeitsdatum versehen. Ein Startdatum setze ich nur selten ein. Das Fälligkeitsdatum zeigt an, wann ich die Aufgabe bearbeiten will (due date = do date) und nicht, bis wann die Aufgaben unbedingt erledigt sein muss. Aufgaben mit hoher Dringlichkeit werden zusätzlich mit Flag gekennzeichnet. Meine Hauptperspektive ist die Office-Liste von heute. Darin sind meine Aufgaben nach Fälligkeit gruppiert und nach Kontext sortiert. Ich achte darauf, dass keine vergangenen Fälligkeitsdaten bleiben. D.h. am Abend werden alle Aktivitäten durchgeschaut und ggf. verschoben. Dieser Daily Review ist genau so wichtig, wie der Weekly Review mit dem ich jeweils am Montag noch im HomeOffice starte.

    Grüßle
    Wolfgang Müller
    • 18 Sep 2010, 5:18 pm
  • Alexander Benker
    Alexander Benker    Premium Member   Group moderator
    The company name is only visible to registered members.
    Re: GTD mit OmniFocus am MAC
    gern möchte ich mit diesem Artikel einen Erfahrungsaustausch zum Einsatz von GTD mit OmniFocus am MAC anstoßen. Da bin ich dabei :-) - nutze OmniFocus am MacBook + iPad + iPhone

    Zum Einstieg hier ein paar Kernpunkte von meiner Organisation:
    Meine Aufgaben sind in der Regel mit Fälligkeitsdatum versehen. Ein Startdatum setze ich nur selten ein. Das Fälligkeitsdatum zeigt an, wann ich die Aufgabe bearbeiten will (due date = do date) und nicht, bis wann die Aufgaben unbedingt erledigt sein muss.
    Ein Do-Date kenne ich so nicht - wenn etwas an einem Tag getan werden muss -> Kalender
    oder Steuerung über End-Date
    so gesehen nutze ich also Start- und Endedatum "konventionell"
    Ich habe allerdings auch sehr schlechte Erfahrungen mit Tagesplanungen gemacht. In Anlehnung an Moltke würde ich sagen: "kein Tagesplan überlebt den ersten Telefonanruf"

    Meine Standardperspektive ist dann auch "Due"

    Dieser Daily Review ist genau so wichtig, wie der Weekly Review mit dem ich jeweils am Montag noch im HomeOffice starte.
    Für den Review nutze ich gerne die eingebaute OmniFocus Funktionalität um "zwischendurch" mal eben ein Mini-Review durchzuführen. Weekly Review (am Samstag) geht dann auf alles.

    Perspektiven:
    ich nutze hauptsächlich Projects und Due

    Kontexte:
    ich nutze Kontexte relativ selten
    Hauptsächlich waiting und "Ortsbasierte" Kontexte - Kontexte wie "phone, online/offline..." nutze ich eigentlich gar nicht.

    Projekte:
    In der OmniFocus Library einige Ordner für die Gruppierung in "Areas of interest" (Wohnung, Familie, ...)
    Darunter dann Ordner für Projekte im Sinne von Kunde/Auftrag, Großprojekte
    dann kommen die Single-Action-Lists und Projekte im Sinne GTD

    Soviel von meiner Seite aus erstmal...

    Beste Grüße
    Alexander Benker
    • 20 Sep 2010, 3:09 pm
  • Wolfgang Müller
    Wolfgang Müller    Premium Member
    The company name is only visible to registered members.
    Re^2: GTD mit OmniFocus am MAC
    Hallo Alexander Benker,

    vielen Dank für Ihren Einstieg in den Erfahrungsaustausch. Da habe ich auch gleich noch ein paar Fragen:

    Wie machen Sie das mit den fälligen Aufgaben im Kalender? Bislang trenne ich ToDos und Kalender strikt voneinander.

    Interessant finde ich auch Ihren Umgang mit Kontexten. Diese nutze ich nämlich sehr intensiv. So habe ich Rücksprachelisten für meine wichtigsten Kontakte oder das Office in Düsseldorf und das HomeOffice. ich fasse diese Kontexte dann in Perspektiven zusammen für die Orte, wo mehr möglich ist (Bsp.: Im Office habe ich natürlich auch zugriff auf Telefon, MAC, Internet und Rücksprachen).

    Mit den Standard-Perspektiven arbeite ich fast überhaupt nicht. Und was mir ganz klar fehlt ist eine Zuweisung zu mehreren Kontexten für eine Aktivität (z.B. Telefon und Rücksprache).

    Wie konsequent arbeiten Sie denn mit dem Tages- und Wochen-Review?

    Beste Grüße
    Wolfgang Müller

    P.S.: Habe in Ihrem Blog gelesen, dass Sie immer mal wieder in Wolfsburg sind...grüßen Sie gern mal meine Heimatstadt....-)
    • 26 Sep 2010, 1:11 pm
  • Alexander Benker
    Alexander Benker    Premium Member   Group moderator
    The company name is only visible to registered members.
    Re^3: GTD mit OmniFocus am MAC
    Hallo,

    Wie machen Sie das mit den fälligen Aufgaben im Kalender? Bislang trenne ich ToDos und Kalender strikt voneinander.
    Kalender = fixe Termine
    Start-Ende-Datum in OmniFocus = "Wunschtermine", geplanter Bearbeitungszeitraum
    Arzttermin und feste Deadline für Konzept: Kalender
    Für die Konzepterstellung habe ich ein Projekt mit ToDos in OF (das Projekt hat das Endedatum, damit ich es nicht immer nachsehen muss)

    Interessant finde ich auch Ihren Umgang mit Kontexten. Diese nutze ich nämlich sehr intensiv. So habe ich Rücksprachelisten für meine wichtigsten Kontakte oder das Office in Düsseldorf und das HomeOffice. ich fasse diese Kontexte dann in Perspektiven zusammen für die Orte, wo mehr möglich ist (Bsp.: Im Office habe ich natürlich auch zugriff auf Telefon, MAC, Internet und Rücksprachen).
     
    Mit den Standard-Perspektiven arbeite ich fast überhaupt nicht. Und was mir ganz klar fehlt ist eine Zuweisung zu mehreren Kontexten für eine Aktivität (z.B. Telefon und Rücksprache).
    Das fehlt mir allerdings auch ungemein - vielleicht arbeite ich auch deswegen so wenig mit Kontexten
    Vorher habe ich lange mit Things gearbeitet - da geht Taggen.
    Rücksprachelisten sind bei mir Projekte "Agenda Person x" -> Themen die ich besprechen möchte sind ToDo-Items

    Wie konsequent arbeiten Sie denn mit dem Tages- und Wochen-Review?
    Regelmäßig, aber inkonsequent ;-)
    Ich "lebe" in OmniFocus, daher mache ich täglich mein Review und wann immer Zeit ist wird die Reviewfunktionalität von OmniFocus genutzt.

    P.S.: Habe in Ihrem Blog gelesen, dass Sie immer mal wieder in Wolfsburg sind...grüßen Sie gern mal meine Heimatstadt....-)
    werde ich morgen ausrichten :-)

    BG
    Alexander
    • 27 Sep 2010, 3:46 pm
  • Wolfgang Müller
    Wolfgang Müller    Premium Member
    The company name is only visible to registered members.
    Re^4: GTD mit OmniFocus am MAC
    Hallo Alexander,

    vielen Dank für die ausführlichen Antworten! Das mit der iCal-Zusammenarbeit habe ich verstanden. Das probiere ich auch mal so aus...:-)

    Bei den Rücksprachen bleibe ich lieber beid er Organisation über die Kontexte. Sonst würde mir das Item in dem eigentlichen Projekt fehlen.

    Das Leben in Omnifocus funktioniert grundsätzlich auch bei mir sehr gut. nur in Zeiten hoher Workload komme ich einfach nicht durch. So habe ich diese Woche z.B. kaum den Tagesreview geschafft und von daher zeigt mir OF jetzt 67 überfällige Aufgaben an...:-(

    Kennen Sie auch das Phänomen, dass sich unendlich viel ansammelt? Wie gehen Sie mit diesem ganzen täglichen Kleinkram um? Haben Sie einen Tipp?

    Beste Grüße
    Wolfgang
    • 17 Oct 2010, 4:05 pm
  • Alexander Benker
    Alexander Benker    Premium Member   Group moderator
    The company name is only visible to registered members.
    Re^4: GTD mit OmniFocus am MAC
    Hallo Wolfgang,

    zum Ansammeln: jupp, das ist so :-)
    Für das Sammeln von Informationen, ... nutzte ich bis vor kurzem Evernote.
    Mittlerweile bin ich aber auf DevonThink umgestiegen - bietet einige Features, die ich für Recherche-Projekte super gebrauchen kann.

    Was ich mir irgendwann mal angewöhnt habe: nicht mehr alles downloaden, was interessant sein könnte (außer bei Recherche-Projekte zu einem bestimmten Thema) - ich habe irgendwann eingesehen, dass ich eh wieder Google nutze, wenn ich etwas brauche ;-)

    --
    wenn die Arbeitsbelastung zu groß wird, laufe ich auch gerne mal an OmniFocus vorbei - versuche das aber bewusst zu vermeiden. Die Tage an denen ich etwas tue, was nicht vorher durch Capture/Clarify/Organize gelaufen sind, werden weniger :-)
    Was mir geholfen hat, OmniFocus (oder welches System auch immer) zu nutzen, war das Anlegen von simplen Daueraufgaben (Medikamente nehmen, Zeitaufschreibung für den aktuellen Tag abschließen, ...) -> dadurch bin ich automatisch regelmäßig im Tool drin

    Beste Grüße
    Alexander
    • 17 Oct 2010, 8:59 pm
  • Wolfgang Müller
    Wolfgang Müller    Premium Member
    The company name is only visible to registered members.
    Re^5: GTD mit OmniFocus am MAC
    Hallo Alexander,

    mit dem Sammeln bin ich noch nicht so weit wie du. Bin gerade erst auf Evernote eingestiegen und finde noch alles ganz toll...;-) Allerdings erkenne ich auch, dass ich viel über Google neu recherchiere. Da probiere ich jetzt erst einmal weiter rum.

    Devonthink habe ich mir einmal runtergeladen. Das sieht mir aber auf den ersten Blick recht kompliziert aus. Kannst du mir vielleicht noch den einen oder anderen Tipp zu den Features geben, die es für dich so wertvoll machen?

    Das Leben in Omnifocus ist für mich eine der größten Herausforderungen. Wenn ich wirklich alles reinschreibe fühle ich mich zwar sehr gut, aber es entstehen dann auch sehr umfangreiche Listen für das Tagesgeschäft. Heute habe ich z.B. 61 überfällige Aufgaben durchgearbeitet. OK, das war das Ergebnis einer Woche in der ich kaum reingeschaut habe. Allerdings sind auch heute schon wieder zu viele Aufgaben fällig. Da muss ich wohl noch das rictige Maß für mich finden.

    Ich bleibe auf jeden Fall weiter dran...denn ohne geht gar nicht...

    Diese Woche kommt mit dem neuen MS Office-Paket auch Outlook für den MAC heraus. Habe ich zumindest gelesen. Da soll allerdings das Task-Management völlig unterentwickelt sein. Schade, denn zu meinen Windows-Zeiten, habe ich sehr gut mit Outlook gearbeitet.

    Grüßle
    Wolfgang
    • 24 Oct 2010, 2:44 pm
  • Matthias Diehl
    Matthias Diehl    Premium Member
    The company name is only visible to registered members.
    Re^6: GTD mit OmniFocus am MAC
    Guten Morgen,
    da möchte ich mich doch auch als OF-Anwender auf dem Mac und iPhone einbringen. Ich habe eigentlich gerade erst damit begonnen und beginne den Workflow zu verstehen. Auch das Prinzip der Kontexte habe ich inzwischen verinnerlicht und nutze dese so gut wie möglich.
    Was mir fehlt (wohl weil ich die BEispiele gelöscht habe) ist das Verständnis der "Warten auf"-Geschichte, Es würde mich interessieren wie das von anderen gelöst wird. Ist das ein Kontext oder wie ist das gelöst?
    Ich habe begonnen das Buch von David Allen zu GTD zu lesen und vermisse seitdem in OF den Punkt "als nächstes zu erledigen". Sorry das ich die korrekte BEzeichnung nicht im Kopf habe, aber im Zug zum nächsten Termin ahbe ich das Buch nicht dabei :)

    Beste Grüße
    Matthias Diehl
    • 25 Oct 2010, 07:40 am
  • Alexander Benker
    Alexander Benker    Premium Member   Group moderator
    The company name is only visible to registered members.
    Re^7: GTD mit OmniFocus am MAC
    Hallo Matthias,

    vorneweg: es gibt ein PDF von der OmniGroup zur Implementierung der GTD-Methode mit OmniFocus - lesenswert :-)
    http://downloads.omnigroup.com/software/MacOSX/Extras/OmniFo...

    vorneweg 2: ich nutze OF auf Englisch - und auch die GTD-Terminologie auf englisch - ich finde die deutschen Begriffe furchtbar ;-)

    Was mir fehlt (wohl weil ich die BEispiele gelöscht habe) ist das Verständnis der "Warten auf"-Geschichte, Es würde mich interessieren wie das von anderen gelöst wird. Ist das ein Kontext oder wie ist das gelöst?
    waiting ist meistens ein Kontext mit der Eigenschaft "on hold"
    Prinzipiell kann man natürlich auch Single Action Lists mit der Eigenschaft "on hold" anlegen und diese nutzen

    Ich habe begonnen das Buch von David Allen zu GTD zu lesen und vermisse seitdem in OF den Punkt "als nächstes zu erledigen".
    als nächstes zu erledigen ist eigentlich alles in OF, was nicht "on hold" ist

    BG
    Alexander
    • 25 Oct 2010, 1:16 pm
  • Alexander Benker
    Alexander Benker    Premium Member   Group moderator
    The company name is only visible to registered members.
    Re^6: GTD mit OmniFocus am MAC
    Hallo Wolfgang,

    mit dem Sammeln bin ich noch nicht so weit wie du. Bin gerade erst auf Evernote eingestiegen und finde noch alles ganz toll...;-)
    Evernote ist auch klasse :-) - habe dafür sogar den Premium-Account bezahlt, obwohl mir die kostenlosen Features ausgereicht hätten.

    Devonthink habe ich mir einmal runtergeladen. Das sieht mir aber auf den ersten Blick recht kompliziert aus.
    das ist es leider auch - sehr sehr komplex, mit super vielen Features, die ich derzeit einfach ignoriere ;-)

    Kannst du mir vielleicht noch den einen oder anderen Tipp zu den Features geben, die es für dich so wertvoll machen?
    Für mich das wichtigste war, etwas mehr Struktur in meine Notizen reinzubringen und flexibler mit verschiedenen Dateien arbeiten zu können.
    Eines der "Killerfeatures" von DT ist, dass das System alle Inhalte auswertet und verwandte/relevante andere Dateien anzeigen kann. Wunderbar für Recherche-Zwecke.

    Das Leben in Omnifocus ist für mich eine der größten Herausforderungen. Wenn ich wirklich alles reinschreibe fühle ich mich zwar sehr gut, aber es entstehen dann auch sehr umfangreiche Listen für das Tagesgeschäft. Heute habe ich z.B. 61 überfällige Aufgaben durchgearbeitet. OK, das war das Ergebnis einer Woche in der ich kaum reingeschaut habe. Allerdings sind auch heute schon wieder zu viele Aufgaben fällig. Da muss ich wohl noch das rictige Maß für mich finden.
    61 überfällige Aufgaben hört sich ein bisschen danach an, als ob die Aufgaben "zu unrecht" ein Due-Date hatten.
    Kann das sein? Beliebter "Fehler" von GTD-Anwendern.

    Ansonsten sind NextAction Listen mit 150 Einträgen durchaus normal (David Allen spricht meist von ca. 150-300, die er bei seinen Coachings antrifft)

    Schade, denn zu meinen Windows-Zeiten, habe ich sehr gut mit Outlook gearbeitet.
    Mit Outlook bin ich nie warm geworden, was das Taskmanagement angeht.
    Es gibt recht viel zu lesen im Netz zum Thema "GTD mit Outlook", aber alles nix für mich.
    Als ich noch Windows-Rechner nutzte, habe ich Webbasierte Apps genutzt - RememberTheMilk ist einfach klasse. Wenn ich nicht so zufrieden wäre mit OF, würde ich mir das mal wieder ansehen ;-)

    Beste Grüße
    Alexander
    • 25 Oct 2010, 1:25 pm