GTD - Getting Things Done

GTD - Getting Things Done

Posts 1-9 of 9
  • Torsten Laser
    Torsten Laser    Premium Member
    The company name is only visible to registered members.
    E-Mails suchen statt sortieren
    Nun ist es auch wissenschaftlich erwiesen: E-Mails sollten lieber gesucht, statt vorsortiert werden.

    Ein amerikanisches Forscherteam hat verschiedene Formen der E-Mail-Verwaltung eingehend untersucht. Das Ergebnis lässt sich kurz und knapp zusammen fassen:

    Wer sortiert, verliert und wer suchet, der findet.

    E-Mails, die in einem einzigen Archivordner ohne weitere Unterordnerstruktur gesammelt werden, lassen sich schneller wiederfinden, als E-Mails, die in viele thematische Ordner verschoben wurden.
    Systeme wie Googlemail oder die Nutzung des Trusted Trio, wie von Gina Trapani bereits vor einigen Jahren vorgeschlagen, funktionieren also nachweislich effizient (siehe: http://lifehacker.com/182318/empty-your-inbox-with-the-trust... )

    Wer es genau wissen möchte, dem sei die Lektüre 10-seitigen Studie empfohlen:

    http://lifehacker.com/5848244/email-folders-might-actually-d...

    Viel Spass beim Ausprobieren und viel Spass mit der gewonnen (Frei-)Zeit wünscht

    Torsten Laser
    • 11 Nov 2011, 11:24 pm
  • Andreas Maugg
    Andreas Maugg    Premium Member
    The company name is only visible to registered members.
    Re: E-Mails suchen statt sortieren
    Hallo Herr Laser,

    früher habe ich auch sortiert.
    Bei der Suche über die Suchfunktion sind dann - trotz aktivierter "auch Unterordner durchsuchen" Option lange nicht alle Mails zum Thema aufgetaucht, obwohl ich wusste, dass sie da sein müssen.
    Der Aufwand für das Einsortieren in die Unterordner trug ein Übriges dazu bei, dass ich diese Praxis fallen ließ.
    Ich kann aus eigener Erfahrung bestätigen, dass der Automat im Regelfall schneller sucht als man Ordner klicken und mit lesen durchsuchen kann.
    Dazu kommt, dass man ein paar Augenblicke zum Entspannen gewinnt statt stressig Querlesen zu müssen.
    Die genannten Studien sind durchaus Aufschlussreich, ein paar Tipps daraus zum Thema Suche (im LDAP Bereich) werde ich demnächst ausprobieren.

    Besten Gruß

    Andreas Maugg
    • 13 Nov 2011, 9:21 pm
  • Torsten Laser
    Torsten Laser    Premium Member
    The company name is only visible to registered members.
    Re^2: E-Mails suchen statt sortieren
    Hallo Herr Maugg,

    vielen Dank für die Rückmeldung Ihrer persönlichen Erfahrung.
    Es ist ein Paradigmenwechsel im E-Mail-Management, der sich m.E. auch auf das allgemeine Dokumenten-Management erweitern lässt.
    E-Mails haben außerdem die Besonderheit, dass sie sich schnell verfassen lassen, um dann beim Empfänger Aufwände für Lesen/Bearbeiten/Sortieren/Löschen (und im schlimmsten Falle: Ausdrucken) zu generieren. Deshalb sollte man bereits vor dem Versenden einer E-Mail eine gewisse Sorgfalt walten lassen.

    Aus der amüsant zu lesenden Checkliste von Seth Godin ( http://sethgodin.typepad.com/seths_blog/2011/06/email-checkl... ) gefällt mir in diesem Zusammenhang besonders der letzte Punkt:

    "If I had to pay 42 cents to send this email, would I?"

    In diesem Sinne
    Torsten Laser
    • 15 Nov 2011, 4:00 pm
  • Oliver Gassner
    Oliver Gassner    Premium Member   Group moderator   Ambassador
    The company name is only visible to registered members.
    Re^3: E-Mails suchen statt sortieren
    Ach ja,

    wenn ich nicht auf der Todoliste notiere, wie ich die Mail wieder finde, hab ich manchmal etwas Probleme ;)

    Grüße
    OG
    This post was modified on 16 Nov 2011 at 04:27 pm.
    • 15 Nov 2011, 6:03 pm
  • Andreas Maugg
    Andreas Maugg    Premium Member
    The company name is only visible to registered members.
    Re^3: E-Mails suchen statt sortieren
    Hallo Thorsten,

    die Liste ist Genial. Kann kaum von einem Manager stammen unter "Konzern - Gruppe, alle" im Verteiler kann eine Mail nicht viel wert sein :-) :-)
    Ich versuche, die Verteilerliste möglichst klein zu halten, und notfalls den Kreis auszuweiten.

    @Oliver Gassner: Wenn ich was tun muß, ziehe ich (in Outlook) die Mail auf die Todo und vergebe den Termin. Die Mail selbst kann dann ins Archiv.

    Mails die keine Aktion erfordern liegen "im Großen Haufen" und der Automat wird sie finden (oft einschließlich relevanter, zugehöriger Mails).

    Man muss eventuell ein bisschen mit den Suchbegriffen üben - so wie bei Google, aber dann ist man einigen Stress los.
    • 15 Nov 2011, 9:43 pm
  • Christa Beckers
    Christa Beckers    Premium Member   Group moderator
    The company name is only visible to registered members.
    Re^4: E-Mails suchen statt sortieren
    Guten Tag,

    ich kann nur bestätigen, dass eine lange Unterordner-Liste manchmal lästig ist.
    Empfehlenswert sind Unterordner, wenn Sie mit Regeln arbeiten und so ihren Posteingang bereits entlasten von Newslettern, CC-Mails oder ähnlichen, relativ unwichtigen Mails.

    Zum Thema E-Mails als Aufgabe umwandeln. Es geht auch einfacher. Sie können einer Mail über die Kennzeichnungs-Leiste auch ein Fälligkeitsdatum verpassen.

    Ab 2007 erscheint dann die E-Mail in der Aufgabenliste und wird somit nicht mehr vergessen - das gilt auch für Mails, die Sie absenden und sich ein paar Tage daran erinnern lassen möchten. Sie können so überprüfen, ob Sie eine Antwort dazu erhalten haben.

    Liebe Grüße
    Christa Beckers
    • 16 Nov 2011, 1:37 pm
  • Klaus Schäfer
    Klaus Schäfer    Premium Member
    The company name is only visible to registered members.
    Re^5: E-Mails suchen statt sortieren
    Hallo zusammen,

    das klingt alles gut, aber einen Grund habe ich noch zum Sortieren: Wir arbeiten an großen Projekten und die dort anfallenden Emails werden zentral in Öffentliche Ordner im Exchange/Outlook abgelegt, damit z.B. im Krankheitsfall alles verfügbar ist. Bislang habe ich dort noch keinen guten und performanten Suchmechanismus gefunden, der zuverlässig funktioniert. Die normale Outlook-Suche in den Öffentliche Ordnern ist bei tausenden Objekten unglaublich langsam. Ich würde mich über Tipps dazu sehr freuen.

    Zum Thema Aufgaben aus Emails erstellen: Ich mache es oft so, dass ich die Email per rechter Maustaste in die Aufgaben ziehe und dann "Hierhin kopieren als Aufgabe mit Anlage". Dann ist die Email in der Aufgabe, wenn ich also später Antworten will kann ich das direkt aus der Aufgabe tun. Dann wird die Aufgabe gelöscht - die original Email ist ja schon vorher archiviert worden.

    Viele Grüße
    Klaus Schäfer
    • 17 Nov 2011, 08:06 am
  • Harold Treysse
    Harold Treysse    Premium Member   Group moderator
    The company name is only visible to registered members.
    Re^5: E-Mails suchen statt sortieren
    Christa Beckers schrieb:
    das gilt auch für Mails, die Sie absenden und sich ein paar Tage daran erinnern lassen möchten. Sie können so überprüfen, ob Sie eine Antwort dazu erhalten haben.
    Hierfür nutze ich lieber Kategorien. Das Warten auf eine Antwort ist für mich keine Aufgabe. Kategorie "Warten auf Dritte" und hierfür einen Suchordner zeigt mir sofort, welche Antworten ausstehen. Dabei ist es gleichgültig, wie die ausgehende Mail abgelegt wurde, also ob in Unterordner, in gesendete Objekte oder wie immer.

    Mit bestem Gruß
    H. Treysse
    • 20 Nov 2011, 5:39 pm
  • Ralf Grabowski
    Ralf Grabowski    Premium Member
    The company name is only visible to registered members.
    Re^6: E-Mails suchen statt sortieren
    Hallo in die Runde.

    Dutzende oder hunderte Unterordner im Mailprogramm ist wirklich ziemlich von gestern (habe ich damals auch gemacht). Ich lehre in meinen Workshops schon seit einer Weile, die Mails lieber intelligent zu suchen statt sie zeitaufwändig zu sortieren.

    Ich arbeite sehr viel am Mac, da lassen sich mittlerweile auch Mails verschlagworten und mit intelligenten Ordnern sortieren, bzw. intelligiente Suchen durchführen - das übrigens, was Google-Mail schon von Beginn an kann.

    Anders verhält es sich in Unternehmen mit Outlook. Da kann es wirklich sinnvoll sein, Mails in Unterordner zu schieben, weil das Programm große Schwächen hat. Ich merke immer wieder: Produktiv arbeiten und Mickeysoft-Programme verwenden schließt sich definitiv aus.

    :-)
    Ralf
    • 02 Dec 2011, 5:41 pm