GTD - Getting Things Done

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Thomas R. Jäger Premium Member Group moderator
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Temporäre Ablage
Hallo,

ich bin mal wieder auf eine Frage gestossen, die ich nicht so einfach lösen kann und würde gerne wissen, ob jemand anderes dazu schon Erfahrungen gesammelt hat oder einen Rat weiß:

Beim Durcharbeiten meiner Inbox komme ich immer wieder auf einzelne Dokumente/Papiere, die weder eine Action erfordern, noch einem projekt zugeordnet sind oder ähnliches. Es ist einfach nur Material, daß ich für eine bestimmte Zeit archivieren will. Z.B. Auftragsbestätigungen oder einen offiziellen Brief.

Ich würde gerne eine temporäre Ablage einrichten, um dieses Zeugs abzulegen und im Bedarfsfall (eher selten) darauf zurückzugreifen. Klar, ich könnte jetzt einen Ordner nehmen und es dort abheften. Die Gefahr, die ich dabei sehe ist aber, daß ich damit wieder eine Ablage für Papier erschaffe und diese sich mit der Zeit ansammelt, ohne dass ich es noch brauche. Mir schwebt so ein Ordner vor, den ich nach zukünftigem "Ablaufdatum" sortiere und es dort abhefte. Die Frage dabei ist aber: Wie finde ich es im Zweifelsfall wieder, wenn ich nicht mehr weiß, wie lange ich dem Dokument gegeben habe.

Gibt es irgendwelche Erfahrungen und tipps dazu?

Danke für die Hilfe
Mit freundlichen Grüße
Thomas Jäger
- 24 Nov 2010, 6:08 pm
Thomas R. Jäger wrote: > Hallo, > > ich bin mal wieder auf eine Frage gestossen, die ich nicht so einfach > lösen kann und würde gerne wissen, ob jemand anderes dazu schon > Erfahrungen gesammelt hat oder einen Rat weiß: > > Beim Durcharbeiten meiner Inbox komme ich immer wieder auf einzelne > Dokumente/Papiere, die weder eine Action erfordern, noch einem > projekt zugeordnet sind oder ähnliches. Es ist einfach nur Material, > daß ich für eine bestimmte Zeit archivieren will. Z.B. > Auftragsbestätigungen oder einen offiziellen Brief. > > Ich würde gerne eine temporäre Ablage einrichten, um dieses Zeugs > abzulegen und im Bedarfsfall (eher selten) darauf zurückzugreifen. > Klar, ich könnte jetzt einen Ordner nehmen und es dort abheften. Die > Gefahr, die ich dabei sehe ist aber, daß ich damit wieder eine Ablage > für Papier erschaffe und diese sich mit der Zeit ansammelt, ohne dass > ich es noch brauche. Mir schwebt so ein Ordner vor, den ich nach > zukünftigem "Ablaufdatum" sortiere und es dort abhefte. Die Frage > dabei ist aber: Wie finde ich es im Zweifelsfall wieder, wenn ich > nicht mehr weiß, wie lange ich dem Dokument gegeben habe. > > Gibt es irgendwelche Erfahrungen und tipps dazu? > > Danke für die Hilfe > Mit freundlichen Grüße > Thomas Jäger
Oliver Gassner Premium Member Group moderator Ambassador
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Re: Temporäre Ablage
Wiedervorlage?
- 24 Nov 2010, 6:46 pm
Oliver Gassner wrote: > Wiedervorlage?
Thomas R. Jäger Premium Member Group moderator
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Re^2: Temporäre Ablage
Hm, nicht wirklich, da es das Problem nicht löst, wie ich es finden soll.

Ein Beispiel: Ich hatte einen Unfall und hab ein Schreiben von der Polizei dazu bekommen. Ich muß nichts tun, die Versicherung wird den Schaden bezahlen,... Daher ist keine Action nötig. Falls es aber doch irgendwann zu einer Nachfrage oder Unstimmigkeiten kommt, möchte ich auf dieses Dokument der Polizei zugreifen können. Ist alles abgeschlossen, so möchte ich es noch ein paar Monate (1 Jahr) aufheben und dann wegschmeissen.

Das ist nur ein Beispiel, aber bei der Durcharbeit sind mir mehrere solcher Dokumente untergekommen. Ich möchte nicht für jedes ein Projekt anlegen..
- 24 Nov 2010, 7:12 pm
Thomas R. Jäger wrote: > Hm, nicht wirklich, da es das Problem nicht löst, wie ich es finden > soll. > > Ein Beispiel: Ich hatte einen Unfall und hab ein Schreiben von der > Polizei dazu bekommen. Ich muß nichts tun, die Versicherung wird den > Schaden bezahlen,... Daher ist keine Action nötig. Falls es aber doch > irgendwann zu einer Nachfrage oder Unstimmigkeiten kommt, möchte ich > auf dieses Dokument der Polizei zugreifen können. Ist alles > abgeschlossen, so möchte ich es noch ein paar Monate (1 Jahr) > aufheben und dann wegschmeissen. > > Das ist nur ein Beispiel, aber bei der Durcharbeit sind mir mehrere > solcher Dokumente untergekommen. Ich möchte nicht für jedes ein > Projekt anlegen..
Alexander Benker Premium Member Group moderator
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Re^3: Temporäre Ablage
Papier das ich aufheben muss/will kommt alles in chronologisch sortierte Ordner
das funktioniert, da ich alle solche Dokumente scanne - am Rechner finde ich die, wenn ich das Original brauche, aufs Datum gucken und den richtigen Ordner raussuchen.
So Dinge wie Ordner Versicherung, Ordner Bank, ... in Papierform habe ich vor langer Zeit aufgegeben ;-)
- 24 Nov 2010, 7:43 pm
Alexander Benker wrote: > Papier das ich aufheben muss/will kommt alles in chronologisch > sortierte Ordner > das funktioniert, da ich alle solche Dokumente scanne - am Rechner > finde ich die, wenn ich das Original brauche, aufs Datum gucken und > den richtigen Ordner raussuchen. > So Dinge wie Ordner Versicherung, Ordner Bank, ... in Papierform habe > ich vor langer Zeit aufgegeben ;-)
Jochen Lillich
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Re^3: Temporäre Ablage
Zu diesem Zweck finde Olivers Tipp mit der Wiedervorlage durchaus passend. Das GTD-Konzept bringt hierzu ja die berühmten 43 Ordner ins Spiel: 31 kurzfristige für die nächsten Tage und dann 12 mittel- bis langfristige für die folgenden Monate.

Das Papier einfach in den passenden Ordner legen und vergessen. Zum entsprechenden Zeitpunkt beurteilt man kurz seine Relevanz und übergibt es wahrscheinlich gleich dem Reißwolf.

Ich selbst bevorzuge Herrn Benkers Ansatz und lege allen Schriftverkehr in digitale Form gescannt ab. Dank Volltextsuche kann ich alles jederzeit wiederfinden und der Nutzen überwiegt die Kosten bei weitem.

Freundliche Grüße,
Jochen Lillich
- 24 Nov 2010, 8:28 pm
Jochen Lillich wrote: > Zu diesem Zweck finde Olivers Tipp mit der Wiedervorlage durchaus > passend. Das GTD-Konzept bringt hierzu ja die berühmten 43 Ordner ins > Spiel: 31 kurzfristige für die nächsten Tage und dann 12 mittel- bis > langfristige für die folgenden Monate. > > Das Papier einfach in den passenden Ordner legen und vergessen. Zum > entsprechenden Zeitpunkt beurteilt man kurz seine Relevanz und > übergibt es wahrscheinlich gleich dem Reißwolf. > > Ich selbst bevorzuge Herrn Benkers Ansatz und lege allen > Schriftverkehr in digitale Form gescannt ab. Dank Volltextsuche kann > ich alles jederzeit wiederfinden und der Nutzen überwiegt die Kosten > bei weitem. > > Freundliche Grüße, > Jochen Lillich
Michael Bauer
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Re^4: Temporäre Ablage
Für meine Nachrichten in Outlook, die ich nur eine bestimmte Zeit aufheben will, nutze ich ein Makro, mit dem ich mit nur zwei Klicks das Ablaufdatum festlege:

http://www.vboffice.net/sample.html?mnu=2&smp=59&cmd...

Dann verschiebe ich die Nachricht in die Ablage. Outlook hat standardmäßig schon einen Suchordner für abgelaufene Nachrichten. Wer möchte, kann dort alle paar Monate mal reinsehen und einen Blick auf die Nachrichten werfen - oder direkt löschen.
- 25 Nov 2010, 08:16 am
Michael Bauer wrote: > Für meine Nachrichten in Outlook, die ich nur eine bestimmte Zeit > aufheben will, nutze ich ein Makro, mit dem ich mit nur zwei Klicks > das Ablaufdatum festlege: > > http://www.vboffice.net/sample.html?mnu=2&smp=59&cmd=showitem > > Dann verschiebe ich die Nachricht in die Ablage. Outlook hat > standardmäßig schon einen Suchordner für abgelaufene Nachrichten. Wer > möchte, kann dort alle paar Monate mal reinsehen und einen Blick auf > die Nachrichten werfen - oder direkt löschen.
Thomas R. Jäger Premium Member Group moderator
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Re^5: Temporäre Ablage
Hallo,

danke für den Input. Ja ich werde wohl doch die temporäre Ablage nutzen. Wenn ich mein Monatsregister habe, dann werden sich dort nicht die Massen ansammeln, so daß ich es im Zweifelsfall ganz durchsuchen kann.

Danke an alle für die "Diskussion", das hat mir weitergeholfen.

Mit freundlichen Grüßen
Thomas Jäger
- 25 Nov 2010, 10:46 pm
Thomas R. Jäger wrote: > Hallo, > > danke für den Input. Ja ich werde wohl doch die temporäre Ablage > nutzen. Wenn ich mein Monatsregister habe, dann werden sich dort > nicht die Massen ansammeln, so daß ich es im Zweifelsfall ganz > durchsuchen kann. > > Danke an alle für die "Diskussion", das hat mir weitergeholfen. > > Mit freundlichen Grüßen > Thomas Jäger
Wolfgang Müller Premium Member
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Re^4: Temporäre Ablage
Papier das ich aufheben muss/will kommt alles in chronologisch sortierte Ordner
das funktioniert, da ich alle solche Dokumente scanne - am Rechner finde ich die, wenn ich das Original brauche, aufs Datum gucken und den richtigen Ordner raussuchen.
Hallo Alexander,

mit diesem Gedanken (alles einzuscannen) spiele ich seit Jahren immer mal wieder. Was mich abschreckt ist der (vermeintliche) Aufwand. Magst du einmal beschreiben, wie du das technisch organisierst? Welche Geräte nutzt du z.B.?

Grüßle und vielen Dank!
Wolfgang
- 28 Dec 2010, 09:36 am
Wolfgang Müller wrote: > > Papier das ich aufheben muss/will kommt alles in chronologisch > > sortierte Ordner > > das funktioniert, da ich alle solche Dokumente scanne - am Rechner > > finde ich die, wenn ich das Original brauche, aufs Datum gucken und > > den richtigen Ordner raussuchen. > > Hallo Alexander, > > mit diesem Gedanken (alles einzuscannen) spiele ich seit Jahren immer > mal wieder. Was mich abschreckt ist der (vermeintliche) Aufwand. > Magst du einmal beschreiben, wie du das technisch organisierst? > Welche Geräte nutzt du z.B.? > > Grüßle und vielen Dank! > Wolfgang
Oliver Gassner Premium Member Group moderator Ambassador
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Re^5: Temporäre Ablage
Ich halt mich da etwas an Allen, der sagt:

An 2 Stellen nachsehen ist einfach er als alles in eine Form (elektronisch) zu bringen.
- 28 Dec 2010, 11:15 am
Oliver Gassner wrote: > Ich halt mich da etwas an Allen, der sagt: > > An 2 Stellen nachsehen ist einfach er als alles in eine Form > (elektronisch) zu bringen.
Alexander Benker Premium Member Group moderator
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Re^6: Temporäre Ablage
Oliver Gassner schrieb:
Ich halt mich da etwas an Allen, der sagt:

An 2 Stellen nachsehen ist einfach er als alles in eine Form (elektronisch) zu bringen.
das ist prinzipiell richtig, habe ich lange auch so gemacht. Aber da ich viel unterwegs bin und immer dann, wenn ich etwas gebraucht habe, nicht im Home-Office war, war es einfacher für mich alles in eine Form zu bringen.
- 28 Dec 2010, 11:23 am
Alexander Benker wrote: > Oliver Gassner schrieb: > > Ich halt mich da etwas an Allen, der sagt: > > > > An 2 Stellen nachsehen ist einfach er als alles in eine Form > > (elektronisch) zu bringen. > > das ist prinzipiell richtig, habe ich lange auch so gemacht. Aber da > ich viel unterwegs bin und immer dann, wenn ich etwas gebraucht habe, > nicht im Home-Office war, war es einfacher für mich alles in eine > Form zu bringen.

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