GTD - Getting Things Done

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  • Gerd-Holger Kolde
    Gerd-Holger Kolde    Premium Member
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    Vorschläge für Ablage von NA gesucht!
    Hallo miteinander,

    ich habe ein kleines Problem mit meinen NA. Ich frage mich, wo ich die 'Anlagen' ablege, wenn ich mir diese als NA notiert habe.

    Beispiel:

    Ich bekomme eine Schadensmeldung incl. Kostenvoranschlag usw.

    Die Schadensmeldung muss ich aufbereiten (> 2 min) und notiere es mir daher als NA.

    Nur wohin mit dem 'Papier'? Ich könnte einen Akte (hier: Hängemappe) anlegen, dann bin ich aber schon in der Sachbearbeitung (Erfassung PC, Vergabe AKtenzeichen, usw.) und das will ich vermeiden.

    Wer kennt solche Probleme und wie löst man dieses ggfs. Evtl. habe ich auch nur eine Denkblokade, die Ihr mir wegnehmen könnt ;-)

    VG GHK1971
    • 26 Sep 2009, 6:25 pm
  • Christa Beckers
    Christa Beckers    Premium Member   Group moderator
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    Re: Vorschläge für Ablage von NA gesucht!
    Guten Tag,

    als Zwischenablage (Ablage für Dokumente in Arbeit) eignet sich gut eine Ablage von A-Z.

    Dies kann sein:

    Ein Pultordner A-Z:
    Papiere von Schadensmeldung in eine Prospekthülle und im Pultordner entweder und "Sch" (Schadensmeldung) oder Name des Verursachers, etc.
    Tipp: Bei der NA den Buchstaben des Ablageortes vermerken

    Eine Hängeregistratur A-Z:
    Entweder 24 Mappen oder zusammengefasste Mappen A-E
    Verfahren siehe oben

    Dünnaktenablage A-Z (z.B. von Mappei)
    24 Mappen von A-Z

    Funktioniert allerdings nur, wenn die Aufgabe, die man dort ablegt, woanders als Aufgabe auch notiert ist (Wiedervorlage über PC, Outlook etc)
    Sonst wird diese Zwischenablage zum Grab für unerledigte Dinge.

    Liebe Grüße
    Christa Beckers
    • 27 Sep 2009, 10:58 am
  • Gerd-Holger Kolde
    Gerd-Holger Kolde    Premium Member
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    Re^2: Vorschläge für Ablage von NA gesucht!
    Danke für die schnelle Rückmeldung. Ich werde es einfach mal ausprobieren ... Rückmeldung wird erfolgen!

    LGZ Gerd-Holger Kolde
    • 02 Oct 2009, 3:14 pm
  • Anja König
    Anja König    Premium Member   Group moderator
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    Re: Vorschläge für Ablage von NA gesucht!
    Haben Sie inzwischen eine Lösung für die NA gefunden? Ich denke, die NA sind ja fast immer Teil eines Projektes. Das Projekt heißt vielleicht "Wasserschaden" und nach dem Ausfüllen der Schadensmeldung warten Sie vielleicht auf die Antwort der Versicherung. Ich habe meine Projekte mit Nummer von 01 bis 50 versehen (um mehr kann ich mich gleichzeitig sowieso nicht kümmern, alles andere wandert unter "Vielleicht/Irgendwann, das schützt vor Überarbeitung). Die Nummern-Liste führe ich in meinem Iphone (sync mit toodledo), geht aber auch eine Exel-Liste oder ein Notizbuch. Dazu passend gibt es 50 Hängeregister mit Reitern von 01 bis 50. Es gibt also auch Hängeregister mit Nummern in denen sich (vorübergehend) Unterlagen befinden. Wenn es aber welche gibt, dann sind sie dort.

    Sagen wir, Sie haben Ihrer Schadensmeldung die Nr. 35 zugewiesen. Dann liegt das Papier dazu also in der Hängeregistermappe Nr. 35. Mit der Suchfunktion finden Sie die Nummer immer schnell raus.Ist das Projekt erledigt, ist die Nummer wieder frei für ein neues Projekt. Die leere Mappe stelle ich in den hinteren, abgetrennten Teil des Hängeregisterwagens. So sehe ich schnell, welche Nummern frei sind und ich muss die Mappen nicht ständig neu beschriften.

    Arbeitet noch jemand mit Hängeregistern und mit welchem System?
    • 15 Feb 2010, 2:40 pm
  • Jochen Lillich
    Jochen Lillich
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    Re^2: Vorschläge für Ablage von NA gesucht!
    Hi!

    Arbeitet noch jemand mit Hängeregistern und mit welchem System?
    Ich arbeite nicht mit einem Hängeregister, aber mit dem ähnlich organisierten Classei-System. Was mir daran sehr gut gefällt, ist das kompakte Format und der schnelle Zugriff.

    Dafür, dass meine Papierablage nicht allzu sehr wächst, sorge ich durch Einscannen aller Unterlagen in DEVONthink Pro Office (mit OCR) und Vernichten der Papier-Unterlagen, so bald dies möglich ist.

    Gruß,
    Jochen
    • 15 Feb 2010, 3:49 pm
  • Anja König
    Anja König    Premium Member   Group moderator
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    Re^3: Vorschläge für Ablage von NA gesucht!
    Danke für die schnelle Antwort. Classei wollte ich mir auch schon anschauen, allerdings in der Praxis, nicht im Katalog oder auf der Internetseite des Herstellers. Und auch über ein System, bei dem ich das Papier einscanne, habe ich schon nachgedacht. Habe viel Papier im Büro (Briefe, Faxe, Angebote, Konzepte, Gesprächsmitschriften, Telefonnotizen, Entwürfe). Wie stellst Du/stellen Sie sicher, dass Sie die Aufbewahrungspflichten einhalten und zugleich Dinge nicht länger als nötig aufbewahren?
    • 15 Feb 2010, 4:16 pm
  • Jochen Lillich
    Jochen Lillich
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    Re^4: Vorschläge für Ablage von NA gesucht!
    Hi Anja,

    Wie stellst Du/stellen Sie sicher, dass Sie die Aufbewahrungspflichten einhalten und zugleich Dinge nicht länger als nötig aufbewahren?
    Es gibt zum einen die unwichtigen und/oder mit einem Verfallsdatum ("Registrieren Sie sich bis...") verbundenen Dokumente, die ich nach dem Scannen sofort dem Papierkorb/Vernichter übergebe. Für die reicht mir die digitale Form.

    Alle anderen Dokumente werden nach dem Scannen im Classei abgelegt. Alle Dokumente, mit denen eine Aktion verbunden ist, erhalten zusätzlich einen Eintrag in meiner Aufgabensammlung mit Link zur digitalen Version. Die große Menge meiner Projekte und Aufgaben verwalte ich in OmniFocus (ich bin begeisterter Mac-Anwender).

    Am Jahresende findet dann das große Ausmisten statt, bei dem alle Dokumente des Vorjahres entweder vernichtet oder archiviert werden. Letzteres gilt natürlich zuerst für die Dokumente, die einer Aufbewahrungspflicht unterliegen. Da die Dokumente in der Ablage bereits klassifiziert vorliegen, sind die betreffenden Dokumente leicht zu identifizieren.

    Gruß,
    Jochen
    • 15 Feb 2010, 5:28 pm