GTD - Getting Things Done

GTD - Getting Things Done

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  • Göran Askeljung
    Göran Askeljung    Premium Member   Group moderator
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    Outlook genügt!
    Es gibt bereits SO VIEL Software für GTD, aber wozu brauchen wir das ganze eigentlich?
    Im Outlook kann ich doch alles sehr leicht Umsetzten, und nicht vergessen, Outlook hat ein 90% Marktanteil und ist also das wichtigste Tool im Umgang mit GTD.
    Viele Seminare habe ich bereits in Firmen durchgeführt wo auch Outlook genützt wird. Es sind ein sehr geringe Teil wo ich auf Lotus Notes oder GroupWise eingehen müsste, um zu zeigen wie GTD am einfachsten umgesetzt wird im PIM.

    Der Nachteil mit alle anderen angebotenen Software, ist das es
    1. unsicher macht auf die Basis der Methode. Man glaubt, GTD wird von der Software übernommen und automatisch ergibt sich alles. Darunter bricht das System an sich schon oft ein.
    2. oft Probleme sich daraus in Organisationen ergeben. Kein Mensch ist eine Insel! Mit Outlook lassen sich doch in einer Abteilung so viel leichter Arbeiten, wenn mehrere Personen GTD machen und so unter einander ZB Aufgaben und Projekte unter einander zuschaufeln können.

    In einen Bestimmten Fall (eine Abteilung im Landesverteidigungsministerium) konnten wir eine fantastische Arbeitserleichterung einführen mit sehr einfachen Mitteln. Außer Outlook nichts anderen nötig. Die Abteilung hat sich damit alleine weitere teurere Software und Beratungsdienstleistungen eingespart, alles dank GTD!
    Gerne gehe ich auf Fragen zur Outlook hier ein, oder kommen Vorbei um Ihre Organisation zu Helfen mit der Einführung und Umsetzung von GTD!

    Göran Askeljung
    GTD Experte, Trainer, Coach
    office@immediate-effects.com
    http://www.immediate-effects.com

    <<Core Competency Training with immediate effects on your Personal Productivity>>
    • 06 Nov 2007, 9:48 pm
  • Andrej Sedelnikov
    Andrej Sedelnikov
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    Re: Outlook genügt!
    Hallo Herr Askeljung,

    da Sie so für den Outlook werben, könnten Sie evtl eine einfache Frage beantworten, die bei mir immer wieder auftaucht, wenn es über die Mail Systeme als Basis für GTD geredet wird: eine E-Mail Message ist doch kein Next Action. Nach dem Lesen von der Message kann daraus ein Projekt oder mehrere NAs werden. Wo sind sie denn? Das heißt wenn man die Message liest muss man jedes man versuchen zu verstehen, welche NAs dahinter stecken - das ist doch gegen den Sinn von GTD!

    Viele Grüße,
    Andrej Sedelnikov
    • 07 Nov 2007, 9:09 pm
  • Göran Askeljung
    Göran Askeljung    Premium Member   Group moderator
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    Re^2: Outlook genügt!
    Ganz richtig. NA's wird im Outlook als Aktivität abgelegt.
    Folgendem Tipp:
    1. Mache nebst Email auch eine 2 Fenster auf für Aktivitäten.
    2. Alle Emails werden erst als Müll (gleich weg) / Referenz (in Unterordner verschieben) / Aktivität notwendig gemerkt. Im Grunde genommen bleiben nur solche Emails die Aktivitäten loslösen im Posteingang liegen.
    3. Danach überlegst du "welche NA lässt sich daraus definieren?"
    4. Jetzt mit rechte Maustaste festgehalten, das Email wegziehen ein Stückchen, mit Alt+Tab Fenster Wechseln zur Aktivitäten, und dort fallen lassen.
    5. Jetzt bekommst du eine Auswahl: Email als Text, Anhang ablegen, Kopieren oder Verschieben? Ich wähle fast immer Verschieben, es sollte ja nicht als Email noch im Posteingang liegen bleiben, außer du möchtest das Email auch als Referenz für ZB ein Projekt od.ä. auch noch Ablegen (macht es gleich nachher dann)
    6. In der Aufgabe kannst du jetzt Fälligkeitsdatum vormerken, ("bis wann sollte diese NA gemacht werden?") und auch Den Betreffzeile aus das ursprüngliche Email die jetzt als Betreffzeile im Aufgabe übernommen worden ist eventuell ausbesser, deutlicher machen, etc.
    7. Im unteren rechten Feld, kannst du jetzt Kontext auswählen. (Ich nehme an, du kennst dich mit Kontext im GTD aus?). @PC falls diese Aufgabe den PC als Werkzeug zwingen Notwendig braucht, @Zu Hause, falls der Aufgabe deine Anwesenheit dort verlangt um erledigt werden zu können etc...
    8. Gehe zu "Ansichten anpassen" im Menü von Outlook und stell folgendes ein:
    a) Gruppieren: Kategorien (aufsteigend)
    b) Sortieren: Fällig am (aufsteigend)
    c) Filtern: Aufgaben (nicht begonnen)
    Damit erreichst du, dass du immer deinen Kontext Feld dir vor Augen führen kannst in dem du dich befindest, sein willst. Den Rest der langen Liste brauchst du ja nur Anschauen beim Reviewing.

    Ich habe etwa 120-150 Aufgaben Ständig drinn, was gut ist. Sonst wäre ich ja Arbeitslos! Alsbald eine Aufgabe erledigt ist, schau ob es nicht eine neue mit sich führt. Dann kannst du einfach schritt 6-8 in der Aufgabe ändern - nicht der Aufgabe löschen.

    Aus einer Aufgabe wird auch leicht eine Termin nach demselben Dra'n'Drop Prinzip (Schritt 4-5), und daraus wieder eine neue Aufgabe, oder Email, oder....
    So "Lebt" das System sehr leicht und lässt sich total schnell bedienen.
    Sogar Projekte lassen sich damit in unterschiedlichsten Ausprägungen und Größen damit verwalten!

    Outlook genügt wirklich. Du kannst alle deine Aufgaben Syncen und mit dem gleichen Filter im iPaq/Mobile auch unterwegs anschauen. Ich bin SO was von Produktiver geworden, wenn ich jetzt genau weiß, was ich tun muss Unterwegs: @Telefon und @Erledigungen, sind Ideale Listen anzuschauen wenn du ein bisserl Zeit hast unterwegs, oder im Auto telefonieren kannst…

    Die Vorteilen liegen am Hand .Keine extra Kosten, wenig Schulungsaufwand, Abteilungsübergreifend Arbeiten und Workflows auf Basis von GTD aufsetzten und voll integriert. Andere Stand-Alone Software lässt sich nur so weit einbinden und ist daher oft unnötig. Die meisten meine ich, komme locker mit Outlook aus.

    Liebe Grüße,

    Göran Askeljung
    GTD Experte, Trainer, Coach
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    This post was modified on 07 Nov 2007 at 09:53 pm.
    • 07 Nov 2007, 9:44 pm
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  • Christoph Freiburger
    Christoph Freiburger
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    Re^4: Outlook genügt!
    Auch ich favorisiere Outlook als GTD Werkzeug, da dies meine Schaltzentrale für alle Aktivitäten ist. Ein kleines Problem ist für mich aber noch die Kopplung von Projekten an die next actions.
    Ich könnte mir ein neues Feld vorstellen, dass im Aufgaben Formular klar das Projekt ausweist.

    Gruß
    Christoph Freiburger
    • 17 Dec 2007, 11:17 pm
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  • Christoph Freiburger
    Christoph Freiburger
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    Re^6: Outlook genügt!
    Das GTD Add-on ist zwar ganz nett, aber es nerven die Fehlermeldungen, die permanent auftreten. Auch muss von Zeit zu Zeot das Ganze reorganisiert werden, damit der Focus nicht verloren geht. Auf der D.A. Seite bekommt man den Hinweis, dass die vorhandene Version auf die englische Outlook Version abgestimmt ist. Eine deutsche Umsetzung ist derzeit nicht in Planung.
    • 18 Dec 2007, 2:01 pm
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  • Göran Askeljung
    Göran Askeljung    Premium Member   Group moderator
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    Re^4: Outlook genügt!
    Na klar lässt sich das in Outlook machen - mit einen kleinen "Hack"

    Mit Getting Things Done (GTD) lässt sich ein echt Sinnvolles Workflowmanagement in dem unterschiedlichsten Personal Information Management (PIM) tools realisieren. Outlok von Microsoft ist einer der Verbreitesten PIM tools in unseren Büros, aber auch einer der trägeren.

    Als GTD Fan wissen Sie bereits, wie Aufgaben in Sinnvolle Kategorien anzulegen und zu verwalten geht. Was mache ich aber mit Aufgaben, die sich auf ein Bestimmtes Projekt beziehen? Welche Verbindungen zwischen Aufgaben und Projekte kann ich in Outlook realisieren und wie lege ich überhaupt Projekte an? Damit werden wir uns in dieser Blog beschäftigen.

    Zuerst das Projekt. Mein Outlook Hack basiert darauf dass Outlook zwischen Kontakte und Aufgaben Verbindungen darstellen kann. Aus einem Kontakt kannst du ZB eine „Aufgabe für den Kontakt“ erstellen oder umgekehrt eine bestehende Aufgabe einer Kontakt zuordnen. Daher nutzen wir diese Funktion um dasselbe für Projekte zu realisieren!

    Als erstes müssen Sie unter Kontakte in Outlook einen neuen Orden erstellen. Nennen wir ihn sinnvoller Weise „Projekte“. Jetzt kannst du natürlich ein neue Kontakt anlegen, und das Feld „Name“ einfach für deine Projektnamen missbrauchen, das Notizfeld für die Grobe Projektplanung nutzen oder Links darin hinterlegen zu deiner MS Projekt File oder andere unterstützende Materialien. Im Menü „Aktionen | Neue Aufgabe für Kontakt“ kannst du jetzt beliebig viele Aufgaben in Bezug auf dein Projekt erstellen und hast jeder Zeit den Überblick welche Aufgaben zu einer Projekt gehören unter den Reiter „Aktivitäten“.

    Es ist aber nicht besonders aufgeräumt oder übersichtlich als solches. Daher empfehle ich folgendes: Erstelle ein neues „abgespeckte“ Kontaktformular die nur „Projektname“ und das Notizfeld zeigt. Somit ist der optische Unterschied zu dem normalen Kontakt ergeben und die Arbeit geht schneller wegen der verbesserte Übersicht.

    Und so geht es;
    Hier finden Sie ein Outlook Formular mit dem Namen Project.oft. (http://home.comcast.net/~whkratz/HTMLobj-371/Project.oft)
    Speicher Sie das Formular auf Ihren Festplatte. Gehen Sie im Outlook in der Hauptmenü in den Dialog „Extras | Formulare | Ein Formular Entwerfen“ hinein. Im Feld „Suchen in“ gehen Sie zur „Vorlagen im Dateisystem“. Suchen Sie das Verzeichnis aus in dem Sie den Project.oft File abgelegt haben.

    Öffne Sie den File. Sie müssen jetzt nichts machen, außer den File wieder zu speichern wie folgt:
    In das geöffnete Formular gehen Sie auf „Extras | Formulare | Formular veröffentlichen unter…“ hinein. Im Feld „Suchen in“ gehen Sie zur „Bibliothek für persönliche Formulare“ hinein und speichern es als „Projektname“ ab. Gehen Sie nun wieder im Outlook in der Hauptmenü zu den Folder Projekte (unter Kontakte zu finden) und mit der rechten Maustaste wählen Sie die Eigenschaften aus. In das Feld „Bereitstellen in diesem Ordner mit“ suchen Sie jetzt Ihr neues Formular aus. Mit OK alles bestätigen.

    Ab sofort erscheint das neue Formular Projektname wann auch immer Sie im Folder Projekte ein neues Projekt anlegen möchten. Sie sehen nun auch nur das Feld „Project Name“ und das herkömmliche Notizfeld. Wenn Sie unter Aufgaben jetzt auch „Aktuelle Ansicht anpassen“ auswählen und unter „Gruppieren“, „Kontakte“ (Aufsteigend) auswählen, unter „Sortieren“, „Keine Angabe“ auswählen und unter „Filtern“, Status: „Nicht begonnen“ auswählen, sehen Sie auch alle Aufgaben geordnet nach Projekte („Kontakte“).

    Gratuliere, damit hast du es geschafft, und kannst deine Projekte wieder Sinnvoll im Outlook verwalten!
    Das Ganze funktioniert meine Erfahrung nach hervorragend für 95% alle Projekte mit dem wir zu tun haben (außer Sie sind hauptberuflich Projektmanager in große Projektteams), was auch meine Trainertätigkeit bei Firmen wie SAP, Allianz, WKÖ etc. bestätigt hat.

    Eine Voraussetzung gilt doch: Sie nutzen den Funktion Aufgaben an Kontakte zuzuordnen sonst nicht!
    Es bleibt nur noch zu hoffen, das Microsoft irgendwann einmal selbst auf die Idee kommt, ein „Projektordner“ als solche auch in Outlook zu integrieren!

    In Outlook 2007 haben Sie das Feld "Kontakt" aus "Aufgaben" leider entfernt. Im folgende Blog erzähle ich wie es trotzdem geht:

    Outlook bekam schon in der letzten Version eine neue Oberfläche. Diese wurde nun bei Outlook 2007 um eine universelle Aufgabenleiste ergänzt. In dieser werden Termine, Aufgaben und E-Mails mit Nachverfolgungskennzeichen angezeigt. Damit hat der Nutzer eine Übersicht über alles, was heute und in den nächsten Tagen ansteht.

    Für GTD (Getting Things Done) Anfänger kann das etwas sehr nützliches sein. Nachverfolgungskennzeichen können nach den eigenen GTD Kategorien angelegt werden, was das durcharbeiten von dem Posteingang schon beschleunigt. Aber was tue ich dann mit den Emails die mit einer grüne Fahne für (sagen wir) „Einkaufen“ stehen? Das Email bleibt noch im Posteingang bis ich eingekauft habe und dann hoffentlich auch das Email lösche. So weit zu GTD mit Microsoft Outlook.

    Für uns fortgeschrittene GTD Fans, bleibt nur eines: Das Ablegen von zu bearbeitenden Emails in den Aufgaben mit den richtigen Kategorienbezeichnung (dazu können wir das Nachverfolgungskennzeichen nutzen) und ein gewünschtes Fälligkeitsdatum eintragen.

    Sowie in frühere Outlook Versionen, lässt sich der Aufgabenblock im Kalender einblenden. Was allerdings anders ist, ist das Formular für Aufgaben. Nun ist nicht mehr das Feld „Kontakt“ im Formular zu sehen! Microsoft hat aus unbestimmtem Grund dieses Feld entfernt, was zu erheblichen Problemen führt, wenn man z.B. Aufgaben in Bezug auf Projekte verfolgen möchte. Was haben sich die Leut in Redmond dabei gedacht?

    In früheren Versionen von Outlook, konnte man im Ordner „Kontakte“ einen zweiten Ordner – nennen wir Ihm „Projekte“ – anlegen. Outlook hat alle in diesem Ordner definierte Kontakte natürlich als solche Verstanden, was den Vorteil hatte, das man zu einem hier abgelegten „Projekt“ viele Aufgaben – auch in unterschiedlichsten Kategorien – definieren konnte. Um das Arbeiten zu erleichtern, habe ich ein neues Formular dazu genutzt; ein eigens entworfenes das nur „Projektname“ und „Kontakt“ als Eingabefelder zeigt (Mehr davon hier). Dadurch war es möglich, viele Aufgaben und die Zuordnung zu den Projekten in Outlook darzustellen. Das „Projekt Formular“ konnte ich auch mittels ActiveSync auf meinen Pocket PC synchronisieren.

    In Outlook 2007 ist das nun anders. Da das Feld „Kontakt“ in dem Aufgabeformular fehlt, ist dieser GTD Hack in Outlook 2007 anscheinend nicht mehr möglich. Oder doch ?! Wer suchet – der findet. Öffnen Sie im Dialog „Extras | Formulare | Ein Formular Entwerfen“ das jetzt sichtbare Formular „Aufgabe“. Jetzt sieht man das normale Aufgabe Formular mit zusätzlichen Reitern oben. Gehen Sie auf Reiter S1 und fügen Sie hier im Arbeitsfeld einfach das Feld „Kontakt“ ein (die Feldauswahl geht automatisch auf). Oben kann man auf das Symbol „Seite“, die Name des Reiters von S1 auf z.B. „Zuordnung“ ändern, was dann später im Formular oben in der Auswahl ersichtlich wird, und das Arbeiten erleichtert.

    Jetzt im Dialog „Veröffentliche | Formular Veröffentlichen unter…“, „Bibliothek für persönliche Formulare“ auswählen und dem Formular einen Namen geben, wie Z.B. „Aufgabe_Mod“. Jetzt muss man nur im Outlook zu den Ordner Aufgaben gehen und mit der rechten Maustaste „Eigenschaften“ auswählen. In dem Feld ist unten eine drop-down Auswahl zu sehen. Dort geht man auf „Formulare…“ und sucht das neue Formular aus und bestätigt alles mit OK.

    Gratuliere, damit haben Sie es geschafft, und somit können Sie Ihre Projekte wieder sinnvoll in Outlook 2007 verwalten.
    • 21 Apr 2008, 11:54 pm
  • Arne Brüning
    Arne Brüning
    The company name is only visible to registered members.
    Re^5: Outlook genügt!
    Erst einmal vielen Dank für die wirklich sehr gut gemachte Beschreibung zu GTD mit Outlook. Ich glaube gerne, dass man GTD auch mit Outlook alleine machen kann, wenn man sich das alles irgendwie passend hinbiegt. Für mich persönlich stellt sich aber die Frage, ob ich das wirklich will.
    Ein Selbstmanagement-System macht ja vor allem dann richtig Sinn, wenn es mehr Zeit spart, als kostet.
    Dabei will ich nicht von-hinten-durch-die-Brust-ins-Auge arbeiten müssen, nur weil die benutzte Software das von mir gewählte System von Hause aus nicht unterstützt.
    Für mich tut My Life Organized unter Windows genau was ich brauche. Die ca. € 50,- bezahle ich gerne, wenn es tut was ich will, und ich mich wieder um die eigentliche Arbeit kümmern kann.
    This post was modified on 19 Dec 2008 at 09:13 pm.
    • 19 Dec 2008, 9:12 pm