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Thorsten Fischer
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19 Jan 2007, 2:26 pm

[DE] Rechtssicherheit bei der Belegvernichtung

Sehr geehrte Damen und Herren

Im Rahmen einer Prozessoptimierung stehen wir vor der Aufgabe unsere Papierbelege zu digitalisieren und anschließend rechtsgesichert vernichten zu wollen.
Bis dato war ich der Auffassung, das hier der Einsatz einer Digitalen Signatur und die Dokumentation der anhängigen Prozesse ausreicht. (Verfahrensdokumentation)

Innerhalb einer Diskussion mit einem Berater wurde die Auffassung vertreten, dass mit dem Einsatz der DS nur die originaltreue zum Zeitpunkt der Digitalisierung dokumentiert wird. Keinesfalls ist damit sichergestellt, das in eventuelle spätere Prozesse oder Betriebsprüfung anerkannt wird, dass es sich um ein Abbild des Originals handelt, da es ja durchaus vor dem aufbringen der DS verändert werden kann. Nach der Vernichtung des Originalbeleges ist kein Nachweis mehr möglich.

Ist Ihnen die aktuelle Rechtssprechung bekannt? Wie gehen Sie mit dem Thema Belegvernichtung um?

Vielen Dank für Ihre Informationen

T. Fischer

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This post was changed on 20 Jan 2007 at 10:45 am by Dr. Ulrich Kampffmeyer .
Thorsten Fischer wrote: > Sehr geehrte Damen und Herren > > Im Rahmen einer Prozessoptimierung stehen wir vor der Aufgabe unsere > Papierbelege zu digitalisieren und anschließend rechtsgesichert > vernichten zu wollen. > Bis dato war ich der Auffassung, das hier der Einsatz einer Digitalen > Signatur und die Dokumentation der anhängigen Prozesse ausreicht. > (Verfahrensdokumentation) > > Innerhalb einer Diskussion mit einem Berater wurde die Auffassung > vertreten, dass mit dem Einsatz der DS nur die originaltreue zum > Zeitpunkt der Digitalisierung dokumentiert wird. Keinesfalls ist > damit sichergestellt, das in eventuelle spätere Prozesse oder > Betriebsprüfung anerkannt wird, dass es sich um ein Abbild des > Originals handelt, da es ja durchaus vor dem aufbringen der DS > verändert werden kann. Nach der Vernichtung des Originalbeleges ist > kein Nachweis mehr möglich. > > Ist Ihnen die aktuelle Rechtssprechung bekannt? Wie gehen Sie mit dem > Thema Belegvernichtung um? > > Vielen Dank für Ihre Informationen > > T. Fischer > > > > > > > [DE] language identifier added
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Ralf Bender Premium Member
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19 Jan 2007, 3:08 pm

Re^2: [DE] Rechtssicherheit bei der Belegvernichtung

Guten Tag Herr Fischer,

die Ausführungen von Herrn Arnold kann ich nur stützen. Ich kenne ein paar Unternehmen die auf gleiche Weise vorgegangen sind. Lediglich die Aufbewahrungszeiten der Papierbelege differiert von Unternehmen zu Unternehmen. Je nach Bauchgefühl.

Die Verfahrensdokumentation ist damit auf jedenfall als Nachweis der Erfüllung der Anforderungen der GoBS und der GDPdU erforderlich.

MfG
Ralf Bender

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This post was changed on 20 Jan 2007 at 10:46 am by Dr. Ulrich Kampffmeyer .
Ralf Bender wrote: > Guten Tag Herr Fischer, > > die Ausführungen von Herrn Arnold kann ich nur stützen. Ich kenne ein > paar Unternehmen die auf gleiche Weise vorgegangen sind. Lediglich > die Aufbewahrungszeiten der Papierbelege differiert von Unternehmen > zu Unternehmen. Je nach Bauchgefühl. > > Die Verfahrensdokumentation ist damit auf jedenfall als Nachweis der > Erfüllung der Anforderungen der GoBS und der GDPdU erforderlich. > > MfG > Ralf Bender > > > > > > > [DE] language identifier added
Matthias Horn Premium Member Group moderator
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19 Jan 2007, 3:54 pm

Re^2: [DE] Rechtssicherheit bei der Belegvernichtung

Sebastian Arnold schrieb:
Um eine höchstmögliche Rechtssicherheit zu erlangen und gleichzeitig die Effizienzen zu nutzen, hat man sich entschlossen, die Papierbelege nach 2-3 Monaten zu vernichten. Zuvor wurde das System entsprechend gemäß der GoBS durch eine Wirtschaftsprüfungsgesellschaft zertifiziert. Dies führt zwar nicht zur 100% Rechtssicherheit, hilft aber im Zweifelsfall bei der Beweisführung.
Ein gangbarer und durchaus üblicher Weg. Übrigens auch ohne digitale Signatur. (Wobei die natürlich nicht schadet!)

Gruss
Matthias Horn

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This post was changed on 20 Jan 2007 at 10:46 am by Dr. Ulrich Kampffmeyer .
Matthias Horn wrote: > Sebastian Arnold schrieb: > > Um eine höchstmögliche Rechtssicherheit zu erlangen und gleichzeitig > > die Effizienzen zu nutzen, hat man sich entschlossen, die > > Papierbelege nach 2-3 Monaten zu vernichten. Zuvor wurde das System > > entsprechend gemäß der GoBS durch eine > > Wirtschaftsprüfungsgesellschaft zertifiziert. Dies führt zwar nicht > > zur 100% Rechtssicherheit, hilft aber im Zweifelsfall bei der > > Beweisführung. > > Ein gangbarer und durchaus üblicher Weg. Übrigens auch ohne digitale > Signatur. (Wobei die natürlich nicht schadet!) > > Gruss > Matthias Horn > > > > > > > [DE] language identifier added
Wolfgang Tempele
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21 Jan 2007, 10:24 pm

Re^3: [DE] Rechtssicherheit bei der Belegvernichtung

Sebastian Arnold schrieb:
Allerdings gibt es, soweit mir bekannt ist, derzeit noch keine einschlägige Rechtssprechung dazu. Es ist also noch etwas unsicher.> > > > > > [DE] language identifier added
Die Rechtssprechung hinkt da m.E. der eingesetzten Technik tatsächlich hinterher. Auf Grund der derzeitigen rechtlichen Situation ist es nicht ohne weiteres möglich, nach der elektronischen Archivierung ein Papierdokument zu vernichten und somit Platz und Ressourcen freizusetzen. Die Finanzverwaltung erkennt das dig. Dokument nur dann als original an, wenn a) revisionssichere Software b) genaue Verfahrensanweisungen c) Zertifizierung und ----> d) Speicherung auf unveränderlichem Medium (Hardwareseite, wie z.B. auf WORM) gewährleistet sind. Problem: Bisher hat dies kaum ein Unternehmen umgesetzt. A B E R: Das gilt nicht für einen Zivilprozess, hier unterliegen die Beweisstücke (z. B. Urkunden) der freien richterlichen Beweiswürdigung. Die Vernichtung von Papierdokumenten, die möglicherweise in einem Zivilprozess relevant sind, muss daher sorgfältig abgewägt werden. Dasselbe gilt für Bereich des Zollrechts (damit haben Speditionen zu kämpfen) und m.E. nach wie vor für das Umsatzsteuerrecht.

Warum aber die ganze Diskussion??? Jedes DMS-System amortisiert sich doch nicht durch Belegvernichtung, sondern durch die Einsparung in der Suchzeit.... dachte ich zumindest ;-)
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This post was modified on 21 Jan 2007 at 10:26 pm.
Wolfgang Tempele wrote: > > Sebastian Arnold schrieb: > > > Allerdings gibt es, soweit mir bekannt ist, derzeit noch keine > > > einschlägige Rechtssprechung dazu. Es ist also noch etwas unsicher.> > > > > > > > > [DE] language identifier added > > Die Rechtssprechung hinkt da m.E. der eingesetzten Technik > tatsächlich hinterher. Auf Grund der derzeitigen rechtlichen > Situation ist es nicht ohne weiteres möglich, nach der elektronischen > Archivierung ein Papierdokument zu vernichten und somit Platz und > Ressourcen freizusetzen. Die Finanzverwaltung erkennt das dig. > Dokument nur dann als original an, wenn a) revisionssichere Software > b) genaue Verfahrensanweisungen c) Zertifizierung und ----> d) > Speicherung auf unveränderlichem Medium (Hardwareseite, wie z.B. auf > WORM) gewährleistet sind. Problem: Bisher hat dies kaum ein > Unternehmen umgesetzt. A B E R: Das gilt nicht für einen > Zivilprozess, hier unterliegen die Beweisstücke (z. B. Urkunden) der > freien richterlichen Beweiswürdigung. Die Vernichtung von > Papierdokumenten, die möglicherweise in einem Zivilprozess relevant > sind, muss daher sorgfältig abgewägt werden. Dasselbe gilt für > Bereich des Zollrechts (damit haben Speditionen zu kämpfen) und m.E. > nach wie vor für das Umsatzsteuerrecht. > > Warum aber die ganze Diskussion??? Jedes DMS-System amortisiert sich > doch nicht durch Belegvernichtung, sondern durch die Einsparung in > der Suchzeit.... dachte ich zumindest ;-) > [DE] language identifier added
Thorsten Fischer
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22 Jan 2007, 07:25 am

Re^4: [DE] Rechtssicherheit bei der Belegvernichtung

Guten Morgen zusammen

Zuerst einmal vielen Dank für Ihre Informationen und Stellungnahmen. Grundsätzlich stimme ich Ihnen zu, dass der Benefit eines DMS Systems vielschichtig ist.
Aber aus unternehmensinternen Gründen, kommt der Belegvernichtung ein hoher Stellenwert zu. Bis dato war die Aussage von "Beratern" das mit dem Einsatz der Digitalen Signatur eine Belegvernichtung rechtssicher möglich sein. Bei der Recherche zu diesem Thema sind mir erste Zweifel gekommen. Die hier geführte Diskussion hat für mich aber zur Klärung und Bewertung der Aussage bzw. zur Einordnung des Beraters geführt. :-)

Dafür nochmals vielen Dank

T. Fischer
Thorsten Fischer wrote: > Guten Morgen zusammen > > Zuerst einmal vielen Dank für Ihre Informationen und Stellungnahmen. > Grundsätzlich stimme ich Ihnen zu, dass der Benefit eines DMS Systems > vielschichtig ist. > Aber aus unternehmensinternen Gründen, kommt der Belegvernichtung ein > hoher Stellenwert zu. Bis dato war die Aussage von "Beratern" das mit > dem Einsatz der Digitalen Signatur eine Belegvernichtung rechtssicher > möglich sein. Bei der Recherche zu diesem Thema sind mir erste > Zweifel gekommen. Die hier geführte Diskussion hat für mich aber zur > Klärung und Bewertung der Aussage bzw. zur Einordnung des Beraters > geführt. :-) > > Dafür nochmals vielen Dank > > T. Fischer
Dr. Martin Bartonitz Premium Member Group moderator
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01 Feb 2007, 9:08 pm

Re^5: [DE] Rechtssicherheit bei der Belegvernichtung

Guten Tag Herr Fischer,

unser Haus, die SAPERION AG, stellt Software für die elektronische Archivierung her. Wir haben viele Kunden, die ihre Belege vernichten, speziell Rechnungsbelege. Die Kunden haben ihre Prozesse rund um die Dokumentenerfassung entsprechend organisiert und in einer Betriebsdokumentation beschrieben. In der Regel ist dies ausreichend gewesen.

Der Beweiswert eines elektronischen Dokuments, das aus eine Papierdokument transformiert wurde, ist sicherlich höher. Meines Wissens gibt es aber nur im Bereich der Sozialversicherer eine Vorschrift, die dieses Verfahren erzwingt. Ich vermute, dass dies in den nächsten Jahren auch auf andere Bereiche ausstrahlen wird. Grund sind die Ergebnisse, die im Projekt http://www.transidoc.de derzeit gewonnen werden.

Viele Grüße
Martin Bartonitz
Dr. Martin Bartonitz wrote: > Guten Tag Herr Fischer, > > unser Haus, die SAPERION AG, stellt Software für die elektronische > Archivierung her. Wir haben viele Kunden, die ihre Belege vernichten, > speziell Rechnungsbelege. Die Kunden haben ihre Prozesse rund um die > Dokumentenerfassung entsprechend organisiert und in einer > Betriebsdokumentation beschrieben. In der Regel ist dies ausreichend > gewesen. > > Der Beweiswert eines elektronischen Dokuments, das aus eine > Papierdokument transformiert wurde, ist sicherlich höher. Meines > Wissens gibt es aber nur im Bereich der Sozialversicherer eine > Vorschrift, die dieses Verfahren erzwingt. Ich vermute, dass dies in > den nächsten Jahren auch auf andere Bereiche ausstrahlen wird. Grund > sind die Ergebnisse, die im Projekt www.transidoc.de derzeit > gewonnen werden. > > Viele Grüße > Martin Bartonitz
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Dr. Joachim Hartmann Premium Member
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12 Feb 2007, 1:47 pm

Re: [DE] Rechtssicherheit bei der Belegvernichtung

Hallo Herr Fischer,
bei uns ist das Thema Rechtssicherheit derzeit in verschiedenen Projekten in vershciedenen Brnchen aktuell. Bei der Vernichtung der Originaldokumente muss man unterscheiden, ob das Dokument später eventuell für eine Betriebsprüfung oder für eine Beweissicherung vor Gericht benötigt wid.
Für die Archivierung von Dokumenten mit steuerlich relevantem Inhalt gibt es rechtlich sehr gut abgesicherte und von den Finazverwaltungen anerkannte Verfahren, die alle im Prinzip auf eine Revisionssichere Archivierung hinauslaufen (siehe hierzu mehr z.B. unter http://www.PROJECT-CONSULT.com).
Anders stellt sich der Fall dar, wenn das Dokument als Beweis in einem Gerichtsverfahren benötigt wird und dessen Authentizität bewiesen werden muss. Muss dies z.B. über den Nachweis der Echtheit der Unterschrift erbracht werden, besitzt ein elektronich archiviertes Dokument einen geringeren Beweiswert als das Original, da ein Gutachter (Graphologe) aus dem Original mehr "herauslesen" kann. Das gilt auch, wenn beim Archivieren elektronisch signiert wurde.
Für Dokumente , die möglicherweise später vor Gericht im Original vorgelegt werden müssen, ist eine sorgfältige Abwägung der Kosten und Risiken erforderlich

Ich hoffe, dies hilft Ihnen etwas weiter.
Mit freundlichen Grüßen
Joachim Hartmann
PROJECT CONSULT
Dr. Joachim Hartmann wrote: > Hallo Herr Fischer, > bei uns ist das Thema Rechtssicherheit derzeit in verschiedenen > Projekten in vershciedenen Brnchen aktuell. Bei der Vernichtung der > Originaldokumente muss man unterscheiden, ob das Dokument später > eventuell für eine Betriebsprüfung oder für eine Beweissicherung vor > Gericht benötigt wid. > Für die Archivierung von Dokumenten mit steuerlich relevantem Inhalt > gibt es rechtlich sehr gut abgesicherte und von den Finazverwaltungen > anerkannte Verfahren, die alle im Prinzip auf eine Revisionssichere > Archivierung hinauslaufen (siehe hierzu mehr z.B. unter > www.PROJECT-CONSULT.com). > Anders stellt sich der Fall dar, wenn das Dokument als Beweis in > einem Gerichtsverfahren benötigt wird und dessen Authentizität > bewiesen werden muss. Muss dies z.B. über den Nachweis der Echtheit > der Unterschrift erbracht werden, besitzt ein elektronich > archiviertes Dokument einen geringeren Beweiswert als das Original, > da ein Gutachter (Graphologe) aus dem Original mehr "herauslesen" > kann. Das gilt auch, wenn beim Archivieren elektronisch signiert > wurde. > Für Dokumente , die möglicherweise später vor Gericht im Original > vorgelegt werden müssen, ist eine sorgfältige Abwägung der Kosten und > Risiken erforderlich > > Ich hoffe, dies hilft Ihnen etwas weiter. > Mit freundlichen Grüßen > Joachim Hartmann > PROJECT CONSULT