Information & Document Management

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  • Anestis Papadopoulos
    Anestis Papadopoulos    Premium Member
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    14 May 2012, 11:02 am
    [DE] Eingangsrechnungsprozesse für mittelständische SAP® Anwender.
    Die elektronische Verarbeitung von Eingangsrechnungen stellt in vielen mittelständischen Industrieunternehmen ein großes Optimierungspotential da. Die für eine In- House Lösung notwendigen Investitionen und Aufwände, z.B. in OCR - Konvertierungssoftware, sind aufgrund der geringeren Belegmengen oft nicht wirtschaftlich zu betreiben.
    Mit der EDI Plattform LiRES bietet SIRIUS die Möglichkeit papiergebundene oder elektronische Eingangsrechnungen nahezu aufkommensunabhängig in Dienstleistung auszulesen und in einen Buchungsfähigen Datensatz zu konvertieren. Durch standardisierte Rechnungsprofile schafft SIRIUS die Grundlage für die Übernahme und weitere Prozesse in SAP® z.B.: Prüfung von Rechnungen mit Bestellbezug, Kontierung, Plausibilität, Beträge, Skonti usw.
    Dadurch lassen die Prozesskosten der Rechnungsbearbeitung auf weit unter 1 € pro Rechnungsdokument reduzieren.

    Zahlen & Fakten

    95 Prozent der Rechnungen gehen nach wie vor auf dem traditionellen Postweg ein. In der Regel sind mit der Dateneingabe eingehender Rechnungen mehrere Sachbearbeiter beschäftigt. Die Fehlerquote bei der manuellen Dateneingabe liegt durchschnittlich bei ca. 5 Prozent. Die Laufzeit vom Eingang bis zur Freigabe einer Rechnung kann bis zu 7 Tage betragen. Die Prozesskosten einer manuellen Bearbeitung von Eingangsrechnungen liegen bei bis zu 11,00 Euro.

    Klassisches Profil eines mittelständischen Unternehmens

    Oftmals inhabergeführte Unternehmen der Branchen: Produktion, Handel, Dienstleistung
    50 – 400 Mitarbeiter
    Großer Lieferantenstamm (Kreditoren)
    Ab 20 – 80 Tsd. Kreditoren Rechnungen p.a. mit und ohne Bestellbezug
    Buchhaltungsprozesse
    Zentrale Buchhaltung
    Hohe Verarbeitungs- und Abstimmungskosten (Ressourcen, Zeit, etc.)
    Stillstandzeiten in der Rechnungsbearbeitung durch Klärungsbedarf
    Keine Workflows mit Geschäftspartnern
     

    Probleme

    Manuelle Erfassung und Buchung umfangreicher Rechnungen
    Zu viele Kopierarbeiten (mehrmals pro Rechnung)
    Sachliche Freigabe durch Kostenverantwortlichen
    Lange Durchlaufzeiten
    Nachfrageproblematik nach Veröffentlichen der Kostenberichte
    Nachfrageproblematik durch interne und externe Prüfer
    Bindung von internen Flächen (Archiv)

    LiRES/EDI - Outsourcing Lösung für mittelständische Unternehmen

    Große Effizienzgewinne können durch die Zusammenführung von Digitalisierung, elektr. PDF Versand, Konvertierung/OCR und automatisierten elektronische Rechnungsbearbeitung im ERP System zu einem Workflow erzielt werden.
    Solche durchgängige Workflows waren bisher nur bei großem Aufkommen an Eingangsrechnungen wirtschaftlich einsetzbar.
    Durch unseren SaaS (Software as a Service) Lösung LiRES/EDI wird die Rechnungsverarbeitung nahezu aufkommensunabhängig wirtschaftlich betrieben.

    Vorteile:

    Automatische Vorerfassung und Validierung der Rechnungsdaten
    Erzeugung eines buchungsfähigen Datensatzes
    Automatisierung von Prüf und Kontierungsprozessen in SAP®
    Einsparung manueller Datenerfassung
    Verzicht auf Kopien
    Transparenz im gesamten Prozess (RE-Eingang / Prozessüberwachung)
    Skonto Optimierung
    Reduzierung der Lauf- und Liegezeiten
    Schnellerer Durchlauf
    Reduktion der Nachfragen
    Einsparung von Flächen für Papier-Archive
    Schneller ROI
     

    Anbindung und Abläufe nach SAP®

    Bereits seit vielen Jahren wird dem elektronischen Datenaustausch (EDI) unter SAP® eine besondere Bedeutung beigemessen. Dabei spielt das idoc (Intermediate Document) als standardisierte Schnittstelle zum Austausch strukturierter Informationen die zentrale Rolle.
    Um die Vorteile dieser Technologie zu nutzen ist es erforderlich, dass Lieferanten und Dienstleister beispielsweise ihre Rechnungen in Form eines elektronischen Beleges an den SAP® nutzenden Kunden versenden.
    LiRES/EDI verabeitet beliebige Rechnungen und stellt die Daten als strukturierte Informationen im XML-Format oder idoc-Format zur Verfügung.
    Die Anbindung kann dabei über zwei Wege erfolgen:
    Das SAP® System selbst übermittelt Rechnungen im Tiff oder PDF-Format via SOAP an LiRES/EDI und bekommt die strukturierten Daten auf diesem Weg wieder zur Verfügung gestellt.
    Lieferanten und Dienstleister die Rechnungen nicht als idoc anbieten können senden Ihre Rechnungen im PDF-Format an eine Emailadresse des LiRES-Servers.
    Die Rechnungen werden dann in strukturierte elektronische Dokumente umgewandelt und an das SAP-System des eigentlichen Rechnungsempfängers weitergeleitet.



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