Office Anwender Forum

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  • Frank Schäfers
    Frank Schäfers    Premium Member
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    automatisches Löschen von Dateianhängen bei gesendeten Mails
    Hallo liebe Gruppenteilnehmer,

    ich arbeite sehr intensiv mit Outlook und lösche eigentlich nie meine Mails. Meine pst-Datei hat dadurch natürlich bereits die kritische Marke von 2GB erreicht. Seither verschiebe ich die Mails, welche älter als 3 Monate sind, mit Hilfe von dem Programm Mailstore in ein anderes Programm.

    Allerdings könnte ich schon eine ganze Menge Daten reduzieren, wenn ich einen Weg finden würde, dass Outlook meine gesendeten Mails automatisch ohne die dazugehörigen Dateianhänge speichert. Da ich sie angehangen habe, habe ich auch die Dateien sowieso an anderen Stellen gespeichert.

    Über die Funktion des Regelassistenten finde ich leider nur die Möglichkeit Mails zu verschieben oder komplett zu löschen.

    Für entsprechend konstruktive Hinweise bedanke ich mich im Voraus!

    Gruß, F.S.
    • 06 Jan 2011, 4:14 pm
  • Oliver Weiße
    Oliver Weiße    Group moderator
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    Re: automatisches Löschen von Dateianhängen bei gesendeten Mails
    Anhänge automatisch entfernen - das geht mit Bordmitteln nicht. Es gibt einige Add-ins von Drittherstellern, empfehlen kann ich allerdings keines konkret.

    Natürlich können Sie die die Anlagen manuell entfernen, das geht bei neueren Outlook-Versionen einfach mit einem Rechtsklick.

    Und nun noch etwas Philosophie: Firmenintern empfehle ich immer, möglichst keine Dateien zu verschicken. Firmendokumente gehören auf einen Server, damit sie gesichert sind. Und jeder, der diese Dokumente braucht, sollte auch Zugriff auf diesen Ort haben. Meist werden Dokumente verschickt, weil man zu faul ist, oder der Serverort kompliziert zu erreichen. Das Resultat: Volle Postfächer und ein Versionswirrwar bei den Dokumenten.
    • 06 Jan 2011, 5:19 pm
  • Frank Schäfers
    Frank Schäfers    Premium Member
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    Re^2: automatisches Löschen von Dateianhängen bei gesendeten Mails
    Sehr geehrter Herr Weiße,

    ich danke Ihnen für die schnelle Antwort. Das mit dem Entfernen kenne ich, muss ich aber für jede Mail extra machen, oder? Kann man vielleicht mehrere markieren und dann die Anhänge löschen?

    Es geht hier übrigens nicht um Dateien für Kollegen sondern um Mails an Kunden, Partnerunternehmen etc. meist PDF-Dateien oder Bilder. Da ist ein Zugriff auf den Server nicht erwünscht bzw. praktikabel.

    Vielleicht kennt sonst Jemand hier ein Add-In welches sie/er empfehlen kann?

    Gruß, F.S.
    • 06 Jan 2011, 5:53 pm
  • Andreas Thehos
    Andreas Thehos    Premium Member   Group moderator
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    nur alte pst bis 2 GB
    Hallo Herr Schäfers,

    könnten Sie uns noch kurz eine Angabe zu Ihrer Outlook-Version machen und ob Sie innerhalb der Firma einen E-Mail-Server (z.B. Exchange) verwenden?

    Da Sie pst-Dateien verwenden, sollten Sie auf die Dateigröße der pst (personal storage file) achten. Beim "alten" pst gab es die "magische" Grenze von 2 GB - manchmal schlug das Grauen auch schon bei 1,5 GB zu. Seit Outloook 2003 lassen sich auch neue Datendateien mit Unicode-Unterstützung erstellen, diese sind erst mit 20 GB voll und arbeiten zuverlässiger.

    Eine einmal erstellte pst-Datei können Sie meines Wissens nach nicht nachträglich umformatieren. Sie können aber einfach eine neue Datendatei erstellen und die Ordner in die neue pst kopieren.

    Anhänge selbst können durch diverse Addons automatisch entfernt werden.
    Beispiel-Links:
    AutoSave http://www.add-in-world.com/katalog/ol-autosave/
    AutoSave Pro http://www.add-in-world.com/katalog/ol-autosave-pro/
    http://www.faq-o-matic.net/2006/05/20/anhaenge-aus-outlook-e...

    Beste Grüße
    Andreas Thehos
    • 06 Jan 2011, 7:42 pm
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  • Frank Schäfers
    Frank Schäfers    Premium Member
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    Re: nur alte pst bis 2 GB
    Hallo Herr Thehos,

    auch Ihnen danke ich für die ausführliche Antwort. Ich werde mir die Links einmal genau ansehen.
    Meine aktuelle Outlook-Version ist Outlook 2007 und es handelt sich um ein Notebook ohne Serverzugang.

    Gruß, F.S.
    • 07 Jan 2011, 10:33 am
  • Frank Schäfers
    Frank Schäfers    Premium Member
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    Re^4: automatisches Löschen von Dateianhängen bei gesendeten Mails
    Hallo Herr Kiesow,

    auch Ihnen vielen Dank für die Hilfe!

    Gruß, F.S.
    • 07 Jan 2011, 10:34 am
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  • Frank Schäfers
    Frank Schäfers    Premium Member
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    Re^6: automatisches Löschen von Dateianhängen bei gesendeten Mails
    Hallo Herr Grieser,

    ich danke Ihnen für den Hinweis mit dem Dateiformat und gratulieren Ihnen zu Ihrer Hompage.
    Die Schritte sind gut und nachvollziehbar beschrieben. Allerdings bin ich mir nicht sicher, ob ich nicht seinerzeit eine neue pst angelegt habe. Wie kann ich das Format der aktuellen Datei prüfen?

    Auch suche ich noch immer eine Möglichkeit, wie ich automatisch die Dateianhänge im Ordner "gesendete Objekte" löschen kann. Die Add-Ins weiter oben bieten das nur in ihrer kostenpflichtigen Vollversion an.

    Gruß, FS
    • 10 Jan 2011, 12:19 pm