Birgit Weiss
Angestellt, Assistenz der Geschäftsleitung, 1stQ Deutschland GmbH
Mannheim, Deutschland
Über mich
Organisation & Kommunikation sind meine Leidenschaft Mit meiner Berufswahl habe ich den Grundstein für eine flexible und dienstleistungsorientierte Arbeitsweise gelegt. ICH BIN eine absolut zuverlässige Persönlichkeit, die sich die Belange des Unternehmens zu Eigen macht. Neben fachlicher Kompetenz waren für meine bisherigen beruflichen Erfolge vor allem Begeisterungsfähigkeit, Offenheit und Lernbereitschaft entscheidend. ICH KANN neue/komplexe Aufgaben zügig erfassen, Problemstellungen analytisch angehen und selbständig lösen. Durch meine vorausschauende Arbeitsweise behalte ich stets den Überblick über die noch anstehenden Aufgaben. ICH HABE langjährige und vielfältige Erfahrung in meinen Funktionen als Vorstandsassistentin und Office Managerin. Hierbei profitiere ich vor allem von meiner strukturierten und effizienten Arbeitsweise, die ich in meiner Tätigkeit als Veranstaltungs-/Projektleiterin über viele Jahre kontinuierlich ausbauen konnte.
Werdegang
Berufserfahrung von Birgit Weiss
Bis heute 2 Jahre, seit Mai 2022
Assistenz der Geschäftsleitung
1stQ Deutschland GmbH
2 Monate, März 2022 - Apr. 2022
Senior-Volontär auf Safari in Südafrika
Aka Ani NPC
...hinterlasse einen Fußabdruck auf Deiner Reise, der anderen hilft und dir das Land und die Menschen, in allen Facetten näher bringt und dadurch das Leben ALLER auf gewisse Weise verändert...
Officemanagement: *Führen & Organisieren eines Vorstandssekretariats *Dokumentation Prozesse/Arbeitsabläufe *Erstellung Schriftgutvorlagen *Content-Management *Bewerbermanagement *Geschäftsausstattung/Marketingmaterial *Präsentationen & Reports * Projektmanagement: im Bereich IT; Relaunch Wissensmanagement; Firmenumzüge inkl. Neugestaltung Mietfläche; Einführung CRM * Veranstaltungsmanagement (intern/extern): Firmenevents, Meetings, Fortbildungen, Bewerbertage, Gremiensitzungen & Hauptversammlungen
Sekretariat *Büroorganisation, Sekretariats-/Empfangstätigkeiten *Korrespondenz & Datenpflege *Koordination Besucherempfang & Tagungsräume *Terminplanung *Vorauswahl/Verwaltung Marketingmaterialien Assistenz *Interne Bestellprozesse optimieren/standardisieren *Webhosting & Contentmanagement (Extranet) *Personalverwaltung & Bewerbermanagement *Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen *Organisation Veranstaltungen (intern/extern) mit Eventcharakter *Verwaltung und Gestaltung des Corporate Center
4 Monate, Jan. 2014 - Apr. 2014
Assistentin der Geschäftsleitung
BZG – Buch- und Zeitschriften Grossvertrieb Schmitt KG
*Bearbeitung & Verteilung der täglichen Eingangspost *Telefon- und E-Mail-Verkehr *Führen & Überwachen der Termin-/Urlaubskalender *Korrespondenz mit Geschäftspartnern teils selbständig, teils nach Diktat *Organisation und Vorbereitung von Geschäftsreisen und Tagungen *Unterstützung des Leiters der Kaufmännischen Verwaltung *Vorbereitungen von Sitzungen und Seminaren *Interne Leistungsverrechnung *Entgegenahme von Hausmeistraufträgen und entsprechende Einteilung *Allgemeine Sekretariatsarbeiten
10 Monate, März 2013 - Dez. 2013
Vertriebsassistentin
PlanetHome GmbH, Mannheim
*Mailkorrespondenz und Telefonkontakt mit Kunden *Back-Office-Unterstützung für unsere Berater im Bereich Immobilienfinanzierung (z.B. Bearbeitung des Posteingang/-ausgangs, Verwaltung von Postfächern, Abwicklung des Schriftverkehrs, Entgegennahme von Anrufen) *Mitarbeit bei der Qualitätssicherung z.B. Kundenfeedbacks *Regelmäßige Auswertungen und Statistiken zum Vertriebscontrolling *Unterstützung und Betreuung von Projekten *Führen und Verwalten der Bar-Kasse *Sicherheitsbeauftragte
8 Jahre, Jan. 2006 - Dez. 2013
Office Managerin
PlanetHome GmbH Eigentümerwechsel vormals Aareal Hypotheken Vermittlungs GmbH
*Telefonservice/Kommunikationsschnittstelle Gesprächspartner (intern/extern) *Organisations-, Termin- und Reisemanagement für die Standortleitung *Bewerbermanagement *Erstellen von Präsentationen, Vertriebs- und Projektreports *Besucher-Betreuung (intern/extern) *Planung, Organisation und Nachbereitung von Veranstaltungen, internen Meetings und Sonderprojekten und damit verbundene administrative Aufgaben *Führen und Verwalten der Barkasse *Facility- und Materialmanagement *Sicherheitsbeauftragte
1 Jahr und 6 Monate, Aug. 2004 - Jan. 2006
Office-Managerin
Aareal Hypotheken Vermittlungs GmbH, Mannheim
*Telefonanlage, Termin-/Travel-Management *Überwachung E-Maileingang GL *Präsentation/Korrespondenz (d/gb) *Unterstützung Vertrieb und PR *PR-Kontakte herstellen und pflegen *Datenbankpflege (PR-/Akquise-/Mandanten- und allg. Adressdatenbanken; InfoCenter und Gruppen-Intranet) *Marketingaktivitäten *Internetrecherche *Gästebewirtung *Eigenverantwortliche Organisation von - Mitarbeiter-/Kundenbefragungen (online/dantebankgestützt) - Konditionenversand (täglich) - Veranstaltungen und Workshops (intern/extern)
5 Jahre und 1 Monat, Jan. 1999 - Jan. 2004
Veranstaltungs-/Projektleiterin
PR IM TURM HV-Service AG vormals PUBLICO GmbH
...im Rahmen der Hauptversammlungen: *Zeitplanung & Terminüberwachung * Kundenberatung *Auswahl & Koordination externer Dienstleister inkl. Technik *VA-Koordination inkl. Personalplanung & Dienstleiter vor Ort *Planung & Einsatz von Messebau-Systemen inkl. Druckmaterial *Recherche, Auswahl & Begutachtung von Locations ...im Backend: *Reise-/Terminplanung *Abrechnungswesen *Kassenführung *Steuerung des Sekretariats *Geschäftsausstattung mit Drucksachen *Anzeigenschaltung *Einkauf *Werbemittel
2 Jahre, Jan. 1997 - Dez. 1998
Sekretärin
PUBLICO Agentur für Öffentlichkeitsarbeit GmbH, Mannheim
*Interne Büroorganisation *Personal-Einsatzplanung aller Aushilfen *Planung Koordination und Durchführung von Veranstaltungen *Markteinführung eines Kunden in Österreich *Aufbau einer neuen Gesellschaft zur Ausrichtung von Hauptversammlungen im Bereich Organisation und Marketing
1 Jahr und 11 Monate, Feb. 1995 - Dez. 1996
Assistentin der Gastronomie-Direktion
Der Europäische Hof Hotel Europa Heidelberg
*Ausarbeitung/Terminüberwachung von Angeboten *Annahme, Vorbereitung, Überwachung & Betreuung von Veranstaltungen *Stellvertretung des Bankettleiters *Selbständiges Erledigen des gesamten Schriftverkehrs der Gastronomie-Direktion in Deutsch, Englisch und Französisch *Erstellen der Mitarbeiterzeugnisse in der gastronomischen Abteilung *Erstellen und Auswerten sämtlicher gastronomischen Berichte
2 Monate, Dez. 1994 - Jan. 1995
Kaufmännische Praktikantin
Der Europäische Hof Hotel Europa Heidelberg
*Erstellung der täglichen Debitoren-Ermittlung *Überwachung der Kreditkartenabrechnungen *Erstellung Debitorenrechnungen im Logis-Bereich in Zusammenarbeit m. d. Reservierungsleitung in Deutsch & Englisch *Verbuchen sämtlicher Zahlungseingänge *Selbständiges Mahnwesen *Monatliche Abstimmung mit der Finanzbuchhaltung
Ausbildung von Birgit Weiss
2 Jahre und 5 Monate, Sep. 1991 - Jan. 1994
Hotelfachfrau
Steigenberger AVANCE Mannheimer Hof
Sprachen
Deutsch
Muttersprache
Englisch
Gut