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Sebastian Feldmann DSGVO: Freelancer-Haftung bei einem zeitbeschränkten Arbeitsverhältnis
In der heutigen Zeit steigt die Relevanz von Zeitarbeitskräften immer mehr an. Man hat eine Aufgabe, die bestimmtes Know-How benötigt aber hat keinen der diese bewältigen kann? Welcher Unternehmer kennt dieses Problem nicht?
Die beste Lösung bei einer meist einmaligen oder eher selten aufkommenden Arbeit ist sich an einen Freelancer zu wenden. Diese haben meist durch verschiedene Einsatzorte ein sehr großes Wissensspektrum und helfen Ihnen sehr schnell aus der Patsche.
Jedoch ist mit in Kraft treten der DSGVO festzustellen, dass sich die Unternehmen mit einer solchen Beschäftigung einigen datenschutzrechtlichen Herausforderungen stellen müssen.
Die Frage nach dem Umgang mit den personenbezogenen Daten der Kunden stellt sich dabei natürlich sofort.
►Verarbeitung der Daten durch eigene Mitarbeiter
Die Mitarbeiter handeln natürlich immer eigenständiger und haben demnach auch einen größeren Entscheidungsspielraum bezüglich des Mittels und Zwecks der Datenverarbeitung, dennoch ist nach Art. 4 Nr.7 DSGVO derjenige verantwortlich, der über Mittel und Zweck der Verarbeitung von personenbezogenen Daten herrscht. Somit also der Arbeitgeber.
Außerdem gilt grundsätzlich gemäß Art. 29 DSGVO, dass Daten nur auf Weisung des Verantwortlichen durch unterstellte Personen, wie z.B. durch Mitarbeiter, verarbeitet werden dürfen. Dabei haben Sie sich an gewisse Maßnahmen zu halten.
Zu empfehlen ist, wenn man einen Freelancer bzw. eine Zeitarbeitskraft beschäftigt sich über folgendes Gedanken zu machen.
Man sollte sicher gehen, dass dieser Mitarbeiter über eine sichere IT-Umgebung verfügt und nur gewissermaßen sowie auftragsbezogen Berechtigungen zum System erlangt. Zusätzlich bietet es sich an, Richtlinien festzulegen und dem Mitarbeiter eine genaue Arbeitsanweisung zu geben, wie dieser mit personenbezogenen Daten umzugehen hat.
Durch regelmäßige Schulungen des internen oder externen Datenschutzbeauftragten können des weiteren viele Fehler vermieden werden, dennoch empfiehlt es sich seine Mitarbeiter auch noch zu einer Vertraulichkeit zu verpflichten.
►Was ist ein Freelancer für ein Unternehmen überhaupt?
Nach Art. 4 Nr. 8 DSGVO ist eine Zeitarbeitskraft nicht wie viele denken als Mitarbeiter zu sehen, sondern agiert vielmehr als Auftragsverarbeiter.
Werden Freelancer also nicht dem Verantwortlichen zugeordnet, ist es demnach sogar möglich, dass eine natürliche Person als Auftragsverarbeiter in Erscheinung tritt. Gemäß Art. 28 DSGVO scheint aber schnell klar zu sein, dass auch Freelancer eine dem Verantwortlichen unterstellte Person darstellen.
Entscheidend für die Zuordnung ist also, inwiefern die Zeitarbeitskraft in den laufenden Geschäftsprozess mit eingebunden wird. Umso mehr sich dieses Verhältnis zwischen Freelancer und Auftraggeber mit dem eines Mitarbeiters und dem Auftraggeber ähnelt, desto mehr wird man hier von einem Auftragsverarbeitungsverhältnis ausgehen und ihn mit einem Dienstleister gleich setzen.
►Was sollte beachtet werden?
Grundsätzlich ist ein Zeitarbeiter nicht als Auftragsverarbeiter zu sehen, dennoch sollte man, um die Weisungsbefugnis einzuhalten, eine datenschutzrechtliche Vereinbarung treffen und dem Freelancer deutlich machen, dass er auch nur auf Anordnung des Verantwortlichen die personenbezogenen Daten verarbeiten darf. Diese Vereinbarung muss natürlich keineswegs so ausführlich gehalten werden, wie bei einem Auftragsverarbeitungsvertrag.
Der Verantwortliche sollte sich auch im Klaren sein, dass er bei nicht vorliegender Auftragsverarbeitung selbst Sorge dafür zu tragen hat, dass alle datenschutzrechtlichen Maßnahmen bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten eingehalten werden.
Gerade bei so einem Beschäftigungsverhältnis sollte man acht darauf legen, dass der Zeitarbeiter nur im System des Verantwortlichen die Daten verarbeiten kann, womit sichergestellt wird, dass keine Daten auf einem weiteren Endgerät gespeichert werden. Auch die interne Datenschutzrichtlinie des Unternehmens muss durch den Freelancer eingehalten werden, dadurch wird auch die Voraussetzung eines aktuellen Virenscanners und eines gesicherten VPN-Zugangs geschaffen.
►Fazit
Wenn Sie dennoch ein Arbeitsverhältnis mit einem Zeitarbeiter bzw. Freelancer anstreben achten Sie darauf, dass alle datenschutzrechtlichen Maßnahmen von Ihnen eingehalten werden.
Sollten Sie sich nicht sicher sein, wenden Sie sich einfach an den Datenschutzbeauftragten Ihres Vertrauens.
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