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(BPM) Business Process Management Kompakt (Competence Book BPM)

Diese Gruppe zu dem Bereich BPM verschafft Ihnen einen ersten Überblick zu Grundlagen, Themen, Trends und Fragen aus dem Themenfeld .

Ulrich Kampffmeyer Was kommt nach Enterprise Content Management?
Seit 6 Wochen läuft die Diskussion in der XING-Gruppe Information & Document Management zum Thema "Ist der aktuelle ECM-Ansatz noch zeitgemäß?" (http://bit.ly/ECMnext). Persiflierend könnte man sagen, der aktuelle - NEIN -, der ursprüngliche Ansatz - JA -.
Lässt man die Diskussion der letzten Wochen einmal Revue passieren, so zeigen sich drei verschiedene Schwerpunkte:
[1] die Kräfte, die ECM verändern und erweitern,
[2] die Bedeutung von ECM für die Branche selbst und
[3] Nutzen und Wichtigkeit des Themas ECM für Anwender.
Der vollständige Ursprungspost bei PROJECT CONSULT: http://bit.ly/nextECM
[1] Eine Auflistung einiger Kräfte, die ECM verändern, war Anlass für diese Diskussion. Die gefühlte Wichtigkeit und die Eigenständigkeit des Branchen-Begriffes ECM Enterprise Content Management werden in Frage gestellt. Die Protagonisten von ECM, die einst den Begriff geschaffen und eingeführt haben, sind selbst ins Trudeln geraten - so zu sehen bei der AIIM international, die einerseits am Begriff ECM festhalten will andererseits aber die aktuellen Entwicklungen mit "einfangen" muss. Ein schwieriger Spagat. Denn die Entwicklungen, die die digitale Transformation befeuern, nehmen keine Rücksicht auf das ursprüngliche Konzept von ECM. ECM wird seit Jahren schon links und rechts von anderen Entwicklungen überholt. Die Entwicklung ist disruptiv und hat so ECM grundsätzlich in Frage gestellt. zumindest so, wie es die meisten Anbieter ECM im Markt positioniert haben. Es macht daher wenig Sinn, ECM immer wieder neu aufzupolieren, zu modifizieren, zu ergänzen, damit es in die neuen Trends passt. Wäre es nicht besser, man lässt ECM wie bisher wohldefiniert als Kern einer neuen Vision des Informationsmanagements? So bliebe die Identifizierbarkeit und der Wert von Enterprise Content Management erhalten. lediglich der Stellenwert ändert sich. Die Konzept von ECM selbst, ist keineswegs überholt, wenn man an die Prinzipien aus dem Jahr 2001 denkt. ECM sind Dienste, sind Infrastruktur. ECM stellt Informationen beliebigen Anwendungen im benötigten Format bereit. ECM bietet ein universelles, für alle Informationen geeignetes Repository. ECM führt unstrukturierte Informationen mit strukturierten Daten zusammen. Alles noch gültig - aber nur noch im Untergrund der Systeme. ECM ist weiterhin eine notwendige Infrastruktur-Komponente, die Anwendungen und Anwendern Information im Kontext aktuell, situationsgerecht, richtig und im Kontext in Prozessen und als Wissen zur Verfügung stellt. Begreift man ECM im ursprünglichen Sinn als Strategie, Vision und Methodik - und eben nicht nur als technische Systeme und deren Funktionen - sind diese Werte weiterhin erhaltenswert.
[2] Die Frage, ob ECM geeignet ist, eine Branche zu beschreiben, um ihr Visibilität und Identifizierbarkeit zu geben, muss heute eher mit Nein beantwortet werden. Viele der Traditionsanbieter wollen sich nicht mehr in die Fach einsortieren lassen und favorisieren andere Einordnungsbegriffe wie Social Business, Enterprise Information Management, Informationslogistik oder Information Management,. Eine einheitliche neue Linie für alle lässt sich nicht erkennen. Neue Anbieter lassen den Begriff ECM gleich links liegen. Und auch diejenigen Anbieter, die bisher ECM dominieren, trugen ihr Teil zur Entfremdung bei - in dem jeder für sich ECM anders definierte. ECM musste herhalten, als Beschreibung für das, was das eigene Produkt konnte. Eine Umkehrung des Ansatzes. Und so ist denn ECM heute eher als Sammlung nur noch einiger weniger Grundfunktionen wie Erfassung, Archivierung und Dokumentenmanagement geendet - und nicht mehr die umfassende Disziplin mit BPM, mit WCM, mit Records Management usw. So gesehen ist die grundsätzliche Kernfunktionalität von ECM nur noch ein Schatten ihrer selbst. Und wenn man es noch nicht einmal geschafft hat, das ursprüngliche Konzept mit allen Komponenten mit Leben zu erfüllen - welchen Sinn macht es dann, weitere aktuelle Trendfunktionen diesem Restbestand hinzuzufügen? Als Branchen-Bezeichnung ist ECM tot. International vollzieht sich dieser Wandel bereits. Wichtige Kernkomponenten von ECM leben eigenständig weiter: Records Management als Grundlage für Information Governance, Capture zur Datenerfassung und Aufbereitung für beliebige Systeme, Archivierung zur Bewahrung der Informationen. Besonders die Komponenten, die Digitalisierung und Automatisierung unterstützen finden auch in den neuen Trends ihren Platz. Letztlich geht es geht es weiterhin um ein paar Grundprinzipien: Information zu verwalten, zu bewahren und zu erschließen. Daher ist Information Management die Klassizifierung der Wahl, denn es macht keinen Sinn mehr strukturiert und unstrukturiert, Daten, Assets, Content, Dokumente usw. zu unterscheiden. Alle Information muss einheitlich und übergreifend gemanaged werden. "Management" ist das Stichwort. Dies bedeutet, dass man mit den funktionalen Bausteinen und Methoden nicht auch versucht Fachanwendungen und andere Verarbeitungssoftware nachzubauen. Information Management erfüllt einen Zweck: Verwalten, Bewahren und Erschließen. ECM-Technologien steuern hierfür Grundfunktionen bei, die einerseits Services für andere aktuelle ITK-Lösungsansätze sind, andererseits aber auch um neue funktionale Komponenten und Funktionen angereichert werden, um den neuen Aufgaben jenseits des traditionellen ECMs gewachsen zu sein.
[3] In der Diskussion wurde von Anwendern und für Anwender auf deren Bedürfnisse und deren Perzeption von ECM hingewiesen. Dies ist richtig. Anwenderorganisationen kaufen die Lösungen (oder sollen dies zumindest tun), Anwender arbeiten mit den Systemen (wenn man denn angesichts der Komplexität damit arbeiten kann). Anforderungen der Anwender und der Anwenderorganisation bestimmen Nutzungsmodelle und Funktionsumfang (wenn denn von den Marketiers den Anwendern nicht etwas anderes eingeredet wurde). So gesehen müsste die Funktionalität der sogenannten ECM-Lösungen nach über 15jährigem Bestehen des Konzeptes ECM doch die Anwenderanforderungen 100% widerspiegeln - oder? Warum ist dies nicht nicht so? Auch international konnte der Begriff ECM nie einen großen Stellenwert erreichen. Es war allgemein nicht bekannt, kursierte nur bei Anbietern, Anwendern und Beratern, die sich mit dem Thema auseinandersetzten: Information verwalten, bewahren und erschließen. Nicht sexy genug, als zu wenig wichtig in den Führungsetagen angesehen? Ohne das Thema "Compliance" - Erfüllung rechtlicher Vorgaben - sowie nicht relevant? Die Anbieter in den Deutschland haben den Anwendern durchaus zugehört und da war von ECM wenig zu hören: man fragte nach Workflow, nach Archivierung, nach Posteingang, nach Rechnungsverarbeitung, nach elektronischen Akten. Alles Themen, die man mit Hilfe von ECM-Werkzeugen umsetzen kann. Der Begriff ECM selbst ist dafür nicht wichtig. So haben sich denn in Deutschland weiterhin bei Anwendern die Begriffe Dokumentenmanagement und Archivierung als Annäherung an das Thema ECM gehalten. Für eine Klassifikation einer Branche sind diese Themen aber zu eng und altbacken. Wenn ein Anwender für eine Aufgabenstellung eine Lösung sucht, blickt er natürlich auf eine Gruppe, eine Branche, von Anbietern, die diese Lösung anbieten. Gibt es die gewünschte Lösung nicht von mehreren Anbietern oder kann er die Anbieter nicht identifizieren, wird es zum Gestocher mit dem Risiko von Fehlentscheidungen. Bei Interessenten hilf also ein gemeinsames Auftreten im Markt allen beteiligten Anbietern. Aber auch wenn man schon solche Lösungen einsetzt, ist die Identifizierbarkeit einer Branche wichtig. Standards einer Branche sichern Interoperabilität und Schnittstellen in andere Softwarewelten, Güte und Qualität werden im Vergleich messbar, man gewinnt die Sicherheit, auch mit einem anderen Anbieter Kontinuität in der Informationsverfügbarkeit gewinnen zu können, man ist mit seiner Entscheidung nicht "einsam". Das Vorhandensein einer Branche ist so beim Anwender nicht nur im Stadium der Produktauswahl wichtig sondern auch kontinuierlich während der Nutzung. Bleibt man bei der Postulat einiger Posts, dass den Anwender nicht interessiert, ob das Ganze nun DMS, ECM oder EIM heißt, muss sich die Branche fragen, wie ist die Öffentlichkeit zu informieren, wie ist das Thema zu "verbreiten" (um nicht "vermarkten" zu sagen) das alle die Bedeutung des Erfassens, Bewahrens und Erschließens von Information deutlich und bewußt zu machen? Wir sind - Unternehmen, Verwaltung, Gesellschaft - inzwischen zu 100% von der Richtigkeit und Verfügbarkeit von Infiormation abhängig geworden. Information Management ist keine Option, kein Nice-to-Have, es ist von existentieller Bedeutung. Da dies auch bei immer mehr Anwenderorganisationen auf Entscheidungsebene erkannt wird, heißt es eigentlich nur, offene Türen einzurennen. Dabei ist es aber notwendig sich von sperrigen, unverstandenen Akronymen zu lösen und als Branche mit einer einheitlichen. neuen Botschaft aufzutreten. Nur so lässt sich die Kluft zwischen Anwendern und Anbietern überwinden: mit Ehrlichkeit, mit Offenheit, mit Klarheit, mit Beschränkung auf das, was man wirklich kann, mit nachweisbarem Nutzen, sinnvollen und angemessenen Lösungen. Eine neue Vision ist gefordert, die Anwender wie auch Anbieter gleichermaßen verstehen und für wichtig erachten.
Filipe Felix BPM - Business Process Management Glossar
Filipe Felix BPM&O Toolmarktmonitor 2014 - Im Fokus: BPM Software für Design & Analyse von Geschäftsprozessen

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