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Aufgabenmanagement 2.0 - Chancen für Unternehmen

Zusammenarbeit braucht Orientierung - Impulse für mehr Qualität Ziel ist die Ausführung von Aufgaben in Time, in Quality und in Budget.

Sayit Özdemir Arbeiten 4.0 – Mensch plus die digitale Transformation …
Die Digitalisierung als Fortschrittsmotor
Die permanente Veränderung unserer Lebens- und damit auch unserer Arbeitsbedingungen ist primär technikgetrieben. Dies zieht sich wie ein roter Faden durch die Menschheitsgeschichte und findet einen vorläufigen Höhepunkt in der digitalen Revolution, geprägt von Software und grenzenloser Kommunikation. Diese Veränderungen greifen so tief in unser Dasein ein, dass sie Teil unserer Kultur werden. Sie prägen unsere Verhaltensweisen auf Dauer und werden damit unabhängig von ihren Urhebern, aber auch unabhängig von der Erkenntnis des Einzelnen.
So gibt die Digitalisierung "Software- Technologie" Standards vor, denen man sich nur schwerlich entziehen kann oder besser- nicht entziehen will. Sie machen keinen Halt an sprachlichen und territorialen Barrieren und sind im besten Sinne universal und damit bestens geeignet in unsere Alltagskultur einzugehen. Ein gutes Beispiel hierfür ist die Kooperationssoftware.
Erfolg ist kein Zufallsprodukt, sondern kann nur das Ergebnis strukturierter und organisierter Arbeit, sprich Information- Aufgabenbewältigung sein. Egal, wo Aufgaben anfallen, sie müssen definiert, geplant, koordiniert, kommuniziert, durchgeführt, kontrolliert, archiviert werden.
Das sind wichtige Schritte, die nur im Verbund, d.h. in einem Software- Managementsystem als Ganzes bewältigt werden können.
Alle Einzelschritte, die auch ohne ausgewiesenes Managementsystem durchgeführt werden, sind natürlich auch erfolgswirksam.
Die gesamte Wirkkraft entfaltet sich aber nur bei einem systematischen (Software-) Vorgehen. Dies wird besonders deutlich, wenn man sieht, dass Aufgabenlösungen auch Wissen generieren. Ohne systematisches Erfassen, Ordnen und zur Verfügung stellen wäre dieses Wissen nur kurzfristig und nur für einen bestimmten Zweck verfügbar und müsste für andere Zwecke erst wieder erarbeitet werden.
Für moderne Unternehmen in denen Aufgabenerfüllung weitgehend rechnergestützt auf mehrere Standorte oder Mitarbeiter(gruppen) verteilt organisiert ist, ist eine Online Collaboration unabdingbar. Nur so lassen sich Aufgaben und Mitarbeiter so optimal verknüpfen, dass letztlich Produkte und Dienstleistungen höchsten Qualitätsstandards entsprechen.
Digitale Transformation intelligent gestalten.
Intelligente Software-Lösungen müssen eine webbasierte Grundlage für eine nachhaltige Wissensgenerierung, reibungslose Kommunikation und effektive Kollaboration schaffen. Um wettbewerbsfähig zu bleiben, ist es für viele Unternehmen wichtig, in Bezug auf Industrie 4.0, die internen Arbeitsprozesse so auszulegen, sodass Arbeiten 4.0 generiert wird.
Arbeiten 4.0 erfordert, dass Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter permanent vernetzt sind und sich eigenständig organisieren. Mithilfe smarter Software-Lösungen können Unternehmensprozesse transparent, effizient und agil gestaltet werden.
Sayit Özdemir ... in digitale, übersichtliche Arbeitsstrukturen.
Die Essenz liegt in der Qualität Ihrer Arbeit
Die Basis muss stimmen - Dokumentenmanagement, der effizienteste Hebel der Digitalisierung
Probleme und ihre Folgen:
• Endlose Suche nach dem richtigen Dokument führt zu enormem Zeitverlust
• Mangelnde Transparenz durch ungeordnete Ordnerstrukturen
• Fehlendes Wissen über Updates und Änderungen eines Dokuments bringt Reibungsverluste hervor
• Unnötige Vervielfachung gleicher Dokumente führt zur Informationsflut in Datenbänken
Ziele:
• Effiziente Nutzung des Erfahrungswissens
• Nachhaltiges und redundanzfreies Dokumentenmanagement in digitaler Form
• Erfüllung der Audit Anforderungen
• Flexible Arbeitsweise durch Standardisierung
• Optimale Grundlage für Communication & Collaboration
Eines der größten Probleme in Unternehmen stellt nach wie vor die endlose Suche nach dem richtigen Dokument dar, die zu einem enormen Zeitverlust bei ungeordneten Ordnerstrukturen führt. Das fehlende Wissen über Updates und Änderungen eines Dokuments hindert die Bewahrung der Transparenz in jeglichen Arbeitsprozessen und bringt Reibungsverluste mit sich. Gleiche Dokumente werden unnötig vervielfacht und die Informationsflut sprengt die Datenbank – der eigentliche Wissenskern des Unternehmens.
Das Unternehmen lebt von seinem Erfahrungswissen, arbeitet mit Datensätzen und entscheidet anhand von Informationen. All diese Informationssätze in Form von Dokumenten müssen strukturiert verankert und effizient nutzbar gemacht werden. Die effiziente Nutzung des Unternehmenswissens kann nur durch ein nachhaltiges und redundanzfreies Dokumentenmanagement in digitaler Form etabliert werden.
Moderne Software-Lösungen erlauben durch Drag und Drop ein modernes Redesign bestehender Ordnerstrukturen und erzielen somit eine langfristige und nachhaltige Ordnung, Struktur und Systematik in einer digitalen Dokumentenablage. Dokumente gleichen Inhalts werden durch eine automatische Volltextindizierung in Bruchteilen von Sekunden erkannt und auf den Nutzer aufmerksam gemacht. Ebenso erleichtert die Verschlagwortung durch Schlüsselwörter die Dokumentensuche für die Mitarbeiter/innen. Versionierung und Archivierung erlauben es alte Dokumente automatisch zu verlagern, um Mitarbeitern/innen stets die aktuellste Version zur Verfügung zu stellen. Beim Hochladen von Dokumenten wird automatisch die inhaltliche Überprüfung vorhandener Dokumente im System durchgeführt, was somit Unmengen an Redundanz verhindert.
Sayit Özdemir Ist Ihnen Nachhaltigkeit wichtig?
„Fehlerquellen auf der administrativen Ebene“
Fehler auf der administrativen und auf der produktiven Ebene kommen immer wieder vor und sind positiv gewendet mit ein Antriebsstoff zu kontinuierlicher Verbesserung; aber nur dann, wenn konkrete Maßnahmen daran geknüpft sind. Dies ist im Produktionsprozess in der Regel gesichert. Fehler zeigen sich unmittelbar wie z.B. in Maschinenausfallzeiten oder aber werden schon aufgrund weitgehend standardisierter Prozesse und perfekter Abweichungsanalysen früh erkannt und auch abgestellt.
Auf administrativer Ebene bietet sich ein anderes Bild. Zwar werden auch hier immer mehr Arbeitsprozesse definiert und einige auch umfassend programmtechnisch umgesetzt, so dass man auch hier aus den Fehlern lernen könnte. Für gravierende offene Fehler wird das auch zutreffen. Weitgehend unentdeckt bleiben jedoch Fehler, die als solche gar nicht erkannt werden, da sie strukturell in das Arbeitsgeschehen eingebettet sind. Zu denken ist hier exemplarisch an den ungeregelten Umgang mit Informationen: Werthaltige Informationen werden z.B als Email weitergegeben und gehen in der Emailflut einfach unter; Dokumente werden genutzt, die mangels Versionierung schon nicht mehr aktuell sind, Exceltabellen werden zu Berechnungen genutzt, von denen niemand weiß, woher sie stammen etc. Alles dies geht in die alltägliche Aufgabenlösung ein, mit der oft fatalen Folge, dass die Aufgabenlösung zwar vertretbar, aber nicht optimal ist. Mit Bezug auf den Endkunden ist aber nur eine optimale Lösung eine richtige Lösung.
Es gibt Schätzungen, die diesen administrativen Fehlern ein weitaus größeres Schadensvolumen zuweisen als den produktiven Fehlern. Man könnte hier auch von einem Eisbergphänomen sprechen Trotz dieses Gefährdungspotentials wird dem administrativen Bereich erstaunlicherweise nicht die gebührende Aufmerksamkeit zuteil. Es hat vielmehr den Anschein, als näme man die Situation billigend in Kauf und wolle ernsthaft gar nicht wissen, welchen Gefährdungen man ausgesetzt ist. Diese Einstellung ist zwar nachvollziehbar. Sie verkennt aber, dass ein Unternehmen nachhaltig erfolgreich sein muss und dies kann es nur sein, wenn auf allen Ebenen des Unternehmens eine Nullfehlertoleranz anstrebt wird.
Sayit Özdemir Der Versuch, Verantwortung zu vermeiden..
Ein Blick auf den #Arbeitsalltag: Im Postfach befinden sich wieder undifferenzierte Anforderungen. Ein ‚beliebtes Spiel‘ ist der Versuch, Verantwortung durch einen möglichst großen Verteiler zu vermeiden. "Ich habe Euch ja alle informiert", denkt sich mancher, wenn man Kollegen auf "CC" gesetzt hat. Die Folge ist allerdings, dass sich letztendlich keiner mehr mit dem Thema identifiziert.
Diese Art von Kommunikation der Aufgaben in dieser E-Mail-Kultur dabei eine Gefahrenquelle der Verantwortung: Meist fehlt es an Bewusstsein über das, was man kommunikativ anrichtet. Das Postfach wird überfüllt, die Anforderungen bleiben undifferenziert.
Dabei verdient doch jede Aufgabe einen Steckbrief – mit definierten Verantwortlichen, definierter Bearbeitungszeit. Dies ist die Voraussetzung, dass eine Aufgabe zur gewünschten Zeit und vor allem nachhaltig gelöst wird. Dadurch gewinnt jede Aufgabe an Qualität: die Ergebnisse sind qualitativ und vorzeigehaft für Audits.
Nachhaltigkeit: Der Zugriff auf die gelöste Aufgabe sollte in vollem Umfang, in Sekunden auffindbar sein.
Dies gewährleisten #Aufgabenmanagement Lösungen mithilfe von intelligenten Suchfunktionen. Alle zugewiesenen Aufgaben und Workflow´s jederzeit in Übersicht.
Task 5 eck Aufgabenmanagement 2.0 - Chancen für Unternehmen Aufgabenmanagement 4.0 - Wissenserosion in Unternehmen stoppen!
Wo befinden sich in einem Unternehmen die relevanten Wissensressourcen – und wie kann man sie effektiv nutzen?
Zwei Fragen, deren Beantwortung für Unternehmen “lebenswichtig" sind. Wissen befindet sich in vielen Excel, Emails, die immer noch zum Standardwerkzeug des Aufgabenmanagements gehört, Wissen, das zwar im konkreten Einzelfall verfügbar ist, aber danach einen dauerhaften in diversen Laufwerken und Postfächern schläft.
Wichtigste Info. zu Lieferanten/Kunden, Best-practice, zu Erfahrungen usw. sind vorhanden, können aber nicht systematisch genutzt werden, da sie wie Puzzlesteine verteilt sind, unstrukturiert und damit weitgehend auch nicht verknüpfbar. Aus einer wertvollen Ressource, die zum Rohstoff für weitere Aufgaben werden könnte, wird Abfall, der nach einiger Zeit beim Aufräumen der Postfächer entweder entsorgt oder aber global gespeichert wird, ohne dass ein gezielter Zugriff möglich wäre.
Da alle aufgabenrelevanten Informationen nicht ungesteuert über Email &Co. sondern gezielt innerhalb der Software verteilt werden, wird das Wissen auf Aufgabenebene gebündelt. Innerhalb einer Beziehungsmatrix werden Informationen so miteinander verknüpft, dass sich neue Muster erkennen lassen. ...

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