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Aufgabenmanagement 2.0 - Chancen für Unternehmen

Zusammenarbeit braucht Orientierung - Impulse für mehr Qualität Ziel ist die Ausführung von Aufgaben in Time, in Quality und in Budget.

Henning Zeumer Wie man „Großprojekte“ besser managt: Programmmanagement
https://eobz.de/?p=2418
Haben Sie sich schon mal gefragt, warum gerade richtig große Projekte immer wieder in Schwierigkeiten geraten? Oftmals liegt’s einfach daran, dass „normales“ Projektmanagement damit überfordert ist und es besser ein richtiges Programmmanagement bräuchte.
Lesen Sie eine sehr anschauliche Fallstudie über ein solches Großprojekt und auch den Unterschied zwischen Projekt- und Programmmanagement. Für Fortgeschrittene und Executives ! Ihr Kommentar ist sehr willkommen…
(auch erschienen im Projekt-Magazin: https://ow.ly/YhMNx)

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Sayit Özdemir Arbeiten 4.0 – Mensch plus die digitale Transformation …
Die Digitalisierung als Fortschrittsmotor
Die permanente Veränderung unserer Lebens- und damit auch unserer Arbeitsbedingungen ist primär technikgetrieben. Dies zieht sich wie ein roter Faden durch die Menschheitsgeschichte und findet einen vorläufigen Höhepunkt in der digitalen Revolution, geprägt von Software und grenzenloser Kommunikation. Diese Veränderungen greifen so tief in unser Dasein ein, dass sie Teil unserer Kultur werden. Sie prägen unsere Verhaltensweisen auf Dauer und werden damit unabhängig von ihren Urhebern, aber auch unabhängig von der Erkenntnis des Einzelnen.
So gibt die Digitalisierung "Software- Technologie" Standards vor, denen man sich nur schwerlich entziehen kann oder besser- nicht entziehen will. Sie machen keinen Halt an sprachlichen und territorialen Barrieren und sind im besten Sinne universal und damit bestens geeignet in unsere Alltagskultur einzugehen. Ein gutes Beispiel hierfür ist die Kooperationssoftware.
Erfolg ist kein Zufallsprodukt, sondern kann nur das Ergebnis strukturierter und organisierter Arbeit, sprich Information- Aufgabenbewältigung sein. Egal, wo Aufgaben anfallen, sie müssen definiert, geplant, koordiniert, kommuniziert, durchgeführt, kontrolliert, archiviert werden.
Das sind wichtige Schritte, die nur im Verbund, d.h. in einem Software- Managementsystem als Ganzes bewältigt werden können.
Alle Einzelschritte, die auch ohne ausgewiesenes Managementsystem durchgeführt werden, sind natürlich auch erfolgswirksam.
Die gesamte Wirkkraft entfaltet sich aber nur bei einem systematischen (Software-) Vorgehen. Dies wird besonders deutlich, wenn man sieht, dass Aufgabenlösungen auch Wissen generieren. Ohne systematisches Erfassen, Ordnen und zur Verfügung stellen wäre dieses Wissen nur kurzfristig und nur für einen bestimmten Zweck verfügbar und müsste für andere Zwecke erst wieder erarbeitet werden.
Für moderne Unternehmen in denen Aufgabenerfüllung weitgehend rechnergestützt auf mehrere Standorte oder Mitarbeiter(gruppen) verteilt organisiert ist, ist eine Online Collaboration unabdingbar. Nur so lassen sich Aufgaben und Mitarbeiter so optimal verknüpfen, dass letztlich Produkte und Dienstleistungen höchsten Qualitätsstandards entsprechen.
Digitale Transformation intelligent gestalten.
Intelligente Software-Lösungen müssen eine webbasierte Grundlage für eine nachhaltige Wissensgenerierung, reibungslose Kommunikation und effektive Kollaboration schaffen. Um wettbewerbsfähig zu bleiben, ist es für viele Unternehmen wichtig, in Bezug auf Industrie 4.0, die internen Arbeitsprozesse so auszulegen, sodass Arbeiten 4.0 generiert wird.
Arbeiten 4.0 erfordert, dass Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter permanent vernetzt sind und sich eigenständig organisieren. Mithilfe smarter Software-Lösungen können Unternehmensprozesse transparent, effizient und agil gestaltet werden.
Sayit Özdemir ... in digitale, übersichtliche Arbeitsstrukturen.
Die Essenz liegt in der Qualität Ihrer Arbeit
Die Basis muss stimmen - Dokumentenmanagement, der effizienteste Hebel der Digitalisierung
Probleme und ihre Folgen:
• Endlose Suche nach dem richtigen Dokument führt zu enormem Zeitverlust
• Mangelnde Transparenz durch ungeordnete Ordnerstrukturen
• Fehlendes Wissen über Updates und Änderungen eines Dokuments bringt Reibungsverluste hervor
• Unnötige Vervielfachung gleicher Dokumente führt zur Informationsflut in Datenbänken
Ziele:
• Effiziente Nutzung des Erfahrungswissens
• Nachhaltiges und redundanzfreies Dokumentenmanagement in digitaler Form
• Erfüllung der Audit Anforderungen
• Flexible Arbeitsweise durch Standardisierung
• Optimale Grundlage für Communication & Collaboration
Eines der größten Probleme in Unternehmen stellt nach wie vor die endlose Suche nach dem richtigen Dokument dar, die zu einem enormen Zeitverlust bei ungeordneten Ordnerstrukturen führt. Das fehlende Wissen über Updates und Änderungen eines Dokuments hindert die Bewahrung der Transparenz in jeglichen Arbeitsprozessen und bringt Reibungsverluste mit sich. Gleiche Dokumente werden unnötig vervielfacht und die Informationsflut sprengt die Datenbank – der eigentliche Wissenskern des Unternehmens.
Das Unternehmen lebt von seinem Erfahrungswissen, arbeitet mit Datensätzen und entscheidet anhand von Informationen. All diese Informationssätze in Form von Dokumenten müssen strukturiert verankert und effizient nutzbar gemacht werden. Die effiziente Nutzung des Unternehmenswissens kann nur durch ein nachhaltiges und redundanzfreies Dokumentenmanagement in digitaler Form etabliert werden.
Moderne Software-Lösungen erlauben durch Drag und Drop ein modernes Redesign bestehender Ordnerstrukturen und erzielen somit eine langfristige und nachhaltige Ordnung, Struktur und Systematik in einer digitalen Dokumentenablage. Dokumente gleichen Inhalts werden durch eine automatische Volltextindizierung in Bruchteilen von Sekunden erkannt und auf den Nutzer aufmerksam gemacht. Ebenso erleichtert die Verschlagwortung durch Schlüsselwörter die Dokumentensuche für die Mitarbeiter/innen. Versionierung und Archivierung erlauben es alte Dokumente automatisch zu verlagern, um Mitarbeitern/innen stets die aktuellste Version zur Verfügung zu stellen. Beim Hochladen von Dokumenten wird automatisch die inhaltliche Überprüfung vorhandener Dokumente im System durchgeführt, was somit Unmengen an Redundanz verhindert.
Sayit Özdemir Arbeit in Zeiten der Digitalisierung: „Wer zeitig teilt, gewinnt“
Ganz im Sinne von Herr Forbes, "Aufgaben delegieren heißt: Nicht mehr Personen und Tätigkeiten überwachen, sondern nur noch Ergebnisse." (B.C. Forbes)
Die zeiten ändern sich, Aufgaben in Unternehmen werden im komplexer. Der Arbeitsalltag heute ist geprägt von einer Flut an Aufgaben, hohem Zeitdruck bei gleichzeitig häufigen Unterbrechungen.
Belastungen durch die Arbeitsumstände (Menge, Zeitdruck etc.) werden von Mitarbeiter sehr unterschiedlich wahrgenommen und bewältigt. Jeder Mitarbeiter entwickelt hierfür individuelle Strategien und handelt nach ihnen – meist intuitiv und beruhend auf Erfahrungen, die in früheren Lebensphasen gemacht wurden. Manche von ihnen sind in den aktuellen Situationen wenig nützlich oder führen nicht dazu, dass Stress adäquat bewältigt wird. Die Folgen sind zunächst einfache Belastungssymptome, wie Konzentrations-schwierigkeiten, eine höhere Fehlerquote, Gereiztheit ...
Ein Blick für das Ganze bewahrt Manager davor, sich in kurzfristigen Zielen zu verlieren und dabei die großen Meilensteine außer Acht zu lassen.
Effektive Problemlösung - Mit bewährten Methoden und Lösungen unterstützen;
 Einfache dynamische Verteilung oder Veränderungen der Aufgaben oder Arbeitsabläufe können so aus einer momentanen Belastung eine "leicht" zu bewältigende Aufgabe machen. Motivation - zum Wohle aller Beteiligten.
 Qualitätsverbesserung nach der PDCA-Methode bringt kontinuierlichen Optimierung "gelebte Qualität" in Unternehmen.
 Aufgaben und Änderungen zeitnah Kommunizieren und Dokumentieren. Nachhaltig Teamarbeit intuitiv ermöglichen. Aufgrund der Digitalisierung und der hohen Anzahl von mobilen Endgeräten, dem zunehmenden Ausbau der Internet-infrastruktur und die Forderung nach Effizienzsteigerung sind Unternehmen und Mitarbeiter heute in der Lage Geschäfts- prozesse mobil und interaktiv zu unterstützen.
 "Beziehungsmatrix" - Nachvollziehbare zusammenhänge ermöglichen bessere Entscheidungen, die auf fundierten Grundlagen abgesichert sind.
 Bewährte Methoden werden durch Moderne Software nachhaltig und aktiv gelebt.
 Förderung von Innovation, Zusammenarbeit und problembezogene Aufgabenstellungen zum Wissensaufbau. (Wissensgenerierung durch Aufgaben).
Damit die Zusammenarbeit mit Menschen uns so einfach und stressfrei wie möglich abläuft, verteilen Sie Aufgaben, Lob und Kritik gemäß nachvollziehbarer Maßstäbe.
Henning Zeumer Bringt die Selbstorganisation und Agil im Projekt wirklich mehr Erfolg?
Im ProjektMagazin läuft gerade die diesjährige Blogparade zum Thema „‘Wir arbeiten jetzt agil / digital / selbstorganisiert!‘ – Mehr Erfolg durch neue Freiheiten im Projekt oder viel Wirbel um nichts?“ (https://www.projektmagazin.de/blogparade_2019). Ich hatte die Freude, hierzu ein Interview zu geben. Sie können es auch in meinem Artikel „Offene Türen muss man sich schaffen“ unter https://eobz.de/?p=3001 lesen. Ich freue mich über Ihre Kommentare !
http://www.der –Projekt-Sanierer.de

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