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Aufgabenmanagement 2.0 - Chancen für Unternehmen

Zusammenarbeit braucht Orientierung - Impulse für mehr Qualität Ziel ist die Ausführung von Aufgaben in Time, in Quality und in Budget.

Sayit Özdemir ... in digitale, übersichtliche Arbeitsstrukturen.
Die Essenz liegt in der Qualität Ihrer Arbeit
Die Basis muss stimmen - Dokumentenmanagement, der effizienteste Hebel der Digitalisierung
Probleme und ihre Folgen:
• Endlose Suche nach dem richtigen Dokument führt zu enormem Zeitverlust
• Mangelnde Transparenz durch ungeordnete Ordnerstrukturen
• Fehlendes Wissen über Updates und Änderungen eines Dokuments bringt Reibungsverluste hervor
• Unnötige Vervielfachung gleicher Dokumente führt zur Informationsflut in Datenbänken
Ziele:
• Effiziente Nutzung des Erfahrungswissens
• Nachhaltiges und redundanzfreies Dokumentenmanagement in digitaler Form
• Erfüllung der Audit Anforderungen
• Flexible Arbeitsweise durch Standardisierung
• Optimale Grundlage für Communication & Collaboration
Eines der größten Probleme in Unternehmen stellt nach wie vor die endlose Suche nach dem richtigen Dokument dar, die zu einem enormen Zeitverlust bei ungeordneten Ordnerstrukturen führt. Das fehlende Wissen über Updates und Änderungen eines Dokuments hindert die Bewahrung der Transparenz in jeglichen Arbeitsprozessen und bringt Reibungsverluste mit sich. Gleiche Dokumente werden unnötig vervielfacht und die Informationsflut sprengt die Datenbank – der eigentliche Wissenskern des Unternehmens.
Das Unternehmen lebt von seinem Erfahrungswissen, arbeitet mit Datensätzen und entscheidet anhand von Informationen. All diese Informationssätze in Form von Dokumenten müssen strukturiert verankert und effizient nutzbar gemacht werden. Die effiziente Nutzung des Unternehmenswissens kann nur durch ein nachhaltiges und redundanzfreies Dokumentenmanagement in digitaler Form etabliert werden.
Moderne Software-Lösungen erlauben durch Drag und Drop ein modernes Redesign bestehender Ordnerstrukturen und erzielen somit eine langfristige und nachhaltige Ordnung, Struktur und Systematik in einer digitalen Dokumentenablage. Dokumente gleichen Inhalts werden durch eine automatische Volltextindizierung in Bruchteilen von Sekunden erkannt und auf den Nutzer aufmerksam gemacht. Ebenso erleichtert die Verschlagwortung durch Schlüsselwörter die Dokumentensuche für die Mitarbeiter/innen. Versionierung und Archivierung erlauben es alte Dokumente automatisch zu verlagern, um Mitarbeitern/innen stets die aktuellste Version zur Verfügung zu stellen. Beim Hochladen von Dokumenten wird automatisch die inhaltliche Überprüfung vorhandener Dokumente im System durchgeführt, was somit Unmengen an Redundanz verhindert.
Sayit Özdemir Arbeit in Zeiten der Digitalisierung: „Wer zeitig teilt, gewinnt“
Ganz im Sinne von Herr Forbes, "Aufgaben delegieren heißt: Nicht mehr Personen und Tätigkeiten überwachen, sondern nur noch Ergebnisse." (B.C. Forbes)
Die zeiten ändern sich, Aufgaben in Unternehmen werden im komplexer. Der Arbeitsalltag heute ist geprägt von einer Flut an Aufgaben, hohem Zeitdruck bei gleichzeitig häufigen Unterbrechungen.
Belastungen durch die Arbeitsumstände (Menge, Zeitdruck etc.) werden von Mitarbeiter sehr unterschiedlich wahrgenommen und bewältigt. Jeder Mitarbeiter entwickelt hierfür individuelle Strategien und handelt nach ihnen – meist intuitiv und beruhend auf Erfahrungen, die in früheren Lebensphasen gemacht wurden. Manche von ihnen sind in den aktuellen Situationen wenig nützlich oder führen nicht dazu, dass Stress adäquat bewältigt wird. Die Folgen sind zunächst einfache Belastungssymptome, wie Konzentrations-schwierigkeiten, eine höhere Fehlerquote, Gereiztheit ...
Ein Blick für das Ganze bewahrt Manager davor, sich in kurzfristigen Zielen zu verlieren und dabei die großen Meilensteine außer Acht zu lassen.
Effektive Problemlösung - Mit bewährten Methoden und Lösungen unterstützen;
 Einfache dynamische Verteilung oder Veränderungen der Aufgaben oder Arbeitsabläufe können so aus einer momentanen Belastung eine "leicht" zu bewältigende Aufgabe machen. Motivation - zum Wohle aller Beteiligten.
 Qualitätsverbesserung nach der PDCA-Methode bringt kontinuierlichen Optimierung "gelebte Qualität" in Unternehmen.
 Aufgaben und Änderungen zeitnah Kommunizieren und Dokumentieren. Nachhaltig Teamarbeit intuitiv ermöglichen. Aufgrund der Digitalisierung und der hohen Anzahl von mobilen Endgeräten, dem zunehmenden Ausbau der Internet-infrastruktur und die Forderung nach Effizienzsteigerung sind Unternehmen und Mitarbeiter heute in der Lage Geschäfts- prozesse mobil und interaktiv zu unterstützen.
 "Beziehungsmatrix" - Nachvollziehbare zusammenhänge ermöglichen bessere Entscheidungen, die auf fundierten Grundlagen abgesichert sind.
 Bewährte Methoden werden durch Moderne Software nachhaltig und aktiv gelebt.
 Förderung von Innovation, Zusammenarbeit und problembezogene Aufgabenstellungen zum Wissensaufbau. (Wissensgenerierung durch Aufgaben).
Damit die Zusammenarbeit mit Menschen uns so einfach und stressfrei wie möglich abläuft, verteilen Sie Aufgaben, Lob und Kritik gemäß nachvollziehbarer Maßstäbe.
Henning Zeumer Bringt die Selbstorganisation und Agil im Projekt wirklich mehr Erfolg?
Im ProjektMagazin läuft gerade die diesjährige Blogparade zum Thema „‘Wir arbeiten jetzt agil / digital / selbstorganisiert!‘ – Mehr Erfolg durch neue Freiheiten im Projekt oder viel Wirbel um nichts?“ (https://www.projektmagazin.de/blogparade_2019). Ich hatte die Freude, hierzu ein Interview zu geben. Sie können es auch in meinem Artikel „Offene Türen muss man sich schaffen“ unter https://eobz.de/?p=3001 lesen. Ich freue mich über Ihre Kommentare !
http://www.der –Projekt-Sanierer.de

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Sayit Özdemir Ist Ihnen Nachhaltigkeit wichtig?
„Fehlerquellen auf der administrativen Ebene“
Fehler auf der administrativen und auf der produktiven Ebene kommen immer wieder vor und sind positiv gewendet mit ein Antriebsstoff zu kontinuierlicher Verbesserung; aber nur dann, wenn konkrete Maßnahmen daran geknüpft sind. Dies ist im Produktionsprozess in der Regel gesichert. Fehler zeigen sich unmittelbar wie z.B. in Maschinenausfallzeiten oder aber werden schon aufgrund weitgehend standardisierter Prozesse und perfekter Abweichungsanalysen früh erkannt und auch abgestellt.
Auf administrativer Ebene bietet sich ein anderes Bild. Zwar werden auch hier immer mehr Arbeitsprozesse definiert und einige auch umfassend programmtechnisch umgesetzt, so dass man auch hier aus den Fehlern lernen könnte. Für gravierende offene Fehler wird das auch zutreffen. Weitgehend unentdeckt bleiben jedoch Fehler, die als solche gar nicht erkannt werden, da sie strukturell in das Arbeitsgeschehen eingebettet sind. Zu denken ist hier exemplarisch an den ungeregelten Umgang mit Informationen: Werthaltige Informationen werden z.B als Email weitergegeben und gehen in der Emailflut einfach unter; Dokumente werden genutzt, die mangels Versionierung schon nicht mehr aktuell sind, Exceltabellen werden zu Berechnungen genutzt, von denen niemand weiß, woher sie stammen etc. Alles dies geht in die alltägliche Aufgabenlösung ein, mit der oft fatalen Folge, dass die Aufgabenlösung zwar vertretbar, aber nicht optimal ist. Mit Bezug auf den Endkunden ist aber nur eine optimale Lösung eine richtige Lösung.
Es gibt Schätzungen, die diesen administrativen Fehlern ein weitaus größeres Schadensvolumen zuweisen als den produktiven Fehlern. Man könnte hier auch von einem Eisbergphänomen sprechen Trotz dieses Gefährdungspotentials wird dem administrativen Bereich erstaunlicherweise nicht die gebührende Aufmerksamkeit zuteil. Es hat vielmehr den Anschein, als näme man die Situation billigend in Kauf und wolle ernsthaft gar nicht wissen, welchen Gefährdungen man ausgesetzt ist. Diese Einstellung ist zwar nachvollziehbar. Sie verkennt aber, dass ein Unternehmen nachhaltig erfolgreich sein muss und dies kann es nur sein, wenn auf allen Ebenen des Unternehmens eine Nullfehlertoleranz anstrebt wird.
Henning Zeumer Warum das, was Manager unter Projekten verstehen, entscheidend sein kann
Was man unter einem Projekt versteht ist oft sehr abhängig von den jeweiligen Branchen oder gar Unternehmen. Da passiert es auch oft, dass die Projektverantwortlichen im Management das notwendige Projektmanagement reichlich unpassend beurteilen und personell besetzen. Und das wirkt sich zwangsläufig negativ auf die Projektergebnisse aus…
Lesen Sie in meinem Artikel https://eobz.de/?p=2662 über die Missverständnisse und die daraus folgenden Fehlentscheidungen – und wie man so etwas wirkungsvoll vermeiden kann.

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Über die Gruppe "Aufgabenmanagement 2.0 - Chancen für Unternehmen"

  • Gegründet: 30.01.2012
  • Mitglieder: 167
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