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Digitale Zusammenarbeit mit dem Steuerberater 1.0

Digitalisierung / Steuerberatung / Buchhaltung für Onlinehändler / Digitale Bearbeitung von Buchhaltungen / Digitale Schnittstellen

Werner Euskirchen Vorbehalt #4 – "Wir haben keine Zeit für Neues."
Der Mensch ist ein Gewohnheitstier und hat über Jahrzehnte hinweg mit Papier gearbeitet. Gerade, wenn es um digitale Lösungen geht, werden Veränderungen deswegen zunächst als Störfaktor empfunden. Besonders weil Kanzleien die Einführung eines Tools wie TTS oftmals mit einer komplexen neuen Finanzbuchhaltungssoftware oder sonstigen Umstellung vergleichen.
Solche Systeme stellen tatsächlich vorübergehend die komplette Kanzlei auf den Kopf. Eine TTS-Einstiegslösung ist jedoch schon mit geringem initialem Aufwand zu implementieren und lässt sich, je nach Unternehmensgröße und Anzahl der TTS-Nutzer, bereits nach zwei Tagen fertig eingerichtet nutzen.
Der Erfolg ist überzeugend: Grundsätzliche personelle Entscheidungen und die Zuordnung von Aufgaben und Aufgabenserien bringen Ihnen als Kanzleiführung und jedem einzelnen Mitarbeiter die Transparenz und den perfekten Leitfaden sowohl für Ihr Tagesgeschäft als auch für die Planung auf Wochen-, Monats- und Jahresbasis.
Dazu fällt mir eine Geschichte (Autor unbekannt) und deren Interpretierung ein, die zwar uralt ist, aber immer noch nichts von ihrem Wahrheitsgehalt eingebüßt hat:
Vorwort: „Gehörst du auch zu den Menschen, die Dinge aufschieben, weil sie der Meinung sind, sie hätten gerade keine Zeit dazu?“
Manchmal kann es hilfreich sein, die Arbeit kurz für andere Dinge zu unterbrechen, um sie anschließend effektiver fortsetzen zu können. Die Geschichte vom Holzfäller, ein hervorragendes Lehrstück zum Thema Prioritäten.
Ein Spaziergänger trifft in einem Wald auf einen Holzfäller, der mühsam versucht, mit seiner stumpfen Säge einen Baum zu fällen.
Er tritt an ihn heran und fragt „Aber guter Mann, Ihre Säge ist ja ganz stumpf. Warum schärfen Sie sie denn nicht?“
Darauf antwortet der Arbeiter: „Dafür habe ich keine Zeit, ich muss doch sägen …!“
Zurück zum Kanzleialltag: Treten Sie mit uns in Kontakt und lassen Sie sich unsere Praxiserfahrungen schildern.
Werner Euskirchen Vorbehalt #3 – "Wir dürfen unsere Mitarbeiter nicht überfordern."
Guten Morgen zusammen,
in den letzten Tagen haben wir uns mit dem Vorbehalt "Unser Steuer-Software-Anbieter regelt das doch" und vor Kurzem noch mit der Aussage "Was uns selbst DATEV nicht anbietet – kann auch kein anderer" beschäftigt. Wir haben Ihnen diese Beiträge nochmal am Ende des Fazits zum Nachlesen verlinkt.
Einhellig ist in Gesprächen mit Kollegen – unseren Kunden – festzustellen, dass eines unbestreitbar ist: Die Zeiten für Steuerberater und Ihre Mitarbeiter werden schwieriger. Als Folge der Digitalisierung wird die Verlagerung von traditionellen Brot-und-Butter-Aufgaben in die Mandantenunternehmen oder an andere Dienstleister nicht aufzuhalten sein. Vorbehaltsaufgaben für Steuerberater werden wegfallen. Die Steuerberatervergütungsverordnung wird langfristig keine Garantie für gesicherte Einkommen sein.
Planung mit System
Nach meiner Auffassung werden Steuerkanzleien zukünftig mehr als in der Vergangenheit nach betriebswirtschaftlichen Grundsätzen geführt werden müssen. Das setzt in erster Linie einen Mitarbeitereinsatz nach Plan voraus. Die Zeiten, in denen jeder Mitarbeiter mit individuellen Excellisten plant, sollten der Vergangenheit angehören.
Können Sie, liebe Kolleginnen und Kollegen, sich vorstellen, dass ein etwas größerer Handwerks- oder Industriebetrieb ohne eine funktionierende Mitarbeiter-Zeiteinsatzplanung wirtschaftlich erfolgreich arbeitet? Ich höre schon den einen oder anderen von Ihnen mit der Feststellung: Bei unseren Handwerkern ist das genauso, Planung auf dem Notizblock, Zusammensetzung von Teams nach dem Zufallsprinzip, Kunden, die am lautesten schreien, werden zuerst bedient …
Diese Beispiele von sicher nicht besonders erfolgreichen Unternehmern sollten doch kein Vorbild für uns sein, oder?
Gelegentlich hören wir als Grund, als vernünftig erkannte Veränderungen in die Tat umzusetzen:
„Wir wollen unsere Mitarbeiter nicht überfordern! Man hat sich so an das Planen mit Excel gewöhnt. Eine Umstellung auf ein Kanzleiplanungs-Tool können wir unseren Mitarbeitern nicht zumuten! Selbst eine Minute Zeitaufwand pro Tag/Mitarbeiter ist nicht vermittelbar.“
„TTS zu kompliziert“: Das kann ich so nicht gelten lassen. Jeder von uns arbeitet heute bereits digital, vielleicht noch nicht vollumfänglich, aber Office, Outlook und Co. können wir alle bedienen. TTS funktioniert mindestens genauso intuitiv und lässt sich ebenso leicht handhaben. Außerdem: Bei der Implementierung von TTS gibt es Nutzerschulungen und Einzelanwenderschulungen – alleingelassen wird niemand. Schon zu Beginn der Implementierung planen die Kundenkanzleien mit dem BTS-Team, wie das Schulungsprogramm aussieht. Die Anwender sind übrigens jedes Mal überrascht, wie einfach TTS zu handlen ist.
„Gewohnte Arbeitsprozesse werden gestört und neue müssen erst mühsam erlernt werden.“
Ja, manche Dinge ändern sich. Aber nicht unbedingt zum Schlechteren, im Gegenteil! Wer schafft es denn, in wenigen Sekunden einen komplexen Überblick über die eigene Arbeitsplanung zu bekommen. Mit TTS geht das per Mausklick. Auf diese Art spart man enorm viel Zeit. Das heißt: TTS optimiert lediglich die Arbeitsweise, die Arbeitsprozesse bleiben in der Essenz jedoch die gleichen.
Tatsächlich? Oder eine Schutzbehauptung ?
Ist es wirklich unzumutbar, von Mitarbeitern zu erwarten, dass sie Sinn und Zweck einer strukturierten und intelligenten Planung ihrer eigenen Arbeits- und Aufgabenbereiche erkennen und nutzen? Anders formuliert: Kommt es nicht gelegentlich einer Bankrotterklärung gleich, wenn
- alles so bleibt, wie es ist?
- notwendige Veränderungen nicht umgesetzt werden?
- organisatorische Missstände als alternativlos betrachtet werden?
- Gerade TTS bietet für Mitarbeiter alle Chancen, ihre Aufgaben eigenverantwortlich mitzugestalten.
Wenn Widerstände gegen ein Planungs-Tool bei genauer Betrachtung real begründet wären, wie sollte man dann von diesen Mitarbeitern erwarten,
- dass sie die Interessen der Kanzleien gegenüber Mandanten vertreten?
- dass sie die Interessen der Mandanten gegenüber dem Finanzamt etc. vertreten?
- dass sie Mandanten betriebswirtschaftlich beraten, wenn sie selbst eine unternehmerische Denk- und Arbeitsweise in der Kanzlei vermissen lassen?
- dass sie die ohnehin anstehenden Veränderungen aufgrund der Digitalisierung mitgehen?
wenn eine moderne Planung Ihrer persönlichen Organisation nicht verstanden wird?
Meine Erfahrung aus vielen Kundengesprächen:
Im Wesentlichen sind es regelmäßig weniger qualifizierte Mitarbeiter/innen und solche, die – aus welchen Gründen auch immer – von Kanzleichefs als unantastbar angesehen werden! Im Zweifel muss man sich auch mal von Nicht-Lernwilligen und/oder -Fähigen trennen.
Mein Fazit:
- Die Einführung eines modernen Planungstools in der der Steuerkanzlei ist alternativlos!
- Widerstände seitens Mitarbeiter beruhen auf Missverständnissen und Irrtümern. Sie sollten mit Empathie und guten Argumenten entkräftet werden.
- Kanzleichefs sollten mit gutem Beispiel vorangehen. Gerade im Bereich der Kanzleiführungen berichten uns TTS-Nutzer, wie man intelligent neben der Planung konkreter Aufgaben für Mandanten administrative Projekte, Marketing- und/oder Mitarbeiter-Entwicklungsarbeiten sinnvoll planen kann.
Schauen Sie doch mal hier: Nur wer selbst plant, genießt Vertrauen bei seinen Mandanten
Werner Euskirchen Vorbehalt #2 – "Was uns selbst DATEV nicht anbietet, kann auch kein anderer."
Guten Abend zusammen,
der Wunsch vieler unserer Kollegen und Kunden ist, mit einem funktionierenden und nicht zu überladenen Planungstool, die internen Kanzleiabläufe zu optimieren. Auf der Suche nach nach einer entsprechenden Lösung wendet man sich naturgemäß zunächst an „seinen Systempartner“. Die Ergebnisse sind ernüchternd! Wie unsere Kunden berichten, werden zwar viele Ankündigungen gemacht; auf konkrete Referenzen von Kanzleien über deren Erfahrungen mit einem Tool zur Mitarbeiter-Zeiteinsatzplanung wartet man vergebens.
DATEV als Branchenprimus motiviert Kollegen, von EO-Classic auf EO-Comfort aufzurüsten. Die direkten Kosten für eine mittelgroße Kanzlei liegen bei einigen zehntausend Euro. Hinzu kommen kanzleiinterne Umstrukturierungs- und Schulungsmaßnahmen mit monatelangem Blockieren des Tagesgeschäfts der Kanzlei. Der erwartete Nutzen hält sich nach unseren Kundenerfahrungen in überschaubaren Grenzen. Vielfach wird das Anlegen, Durchführen und Abrechnen von Leistungen komplizierter und aufwendiger als die erhofften Mehrerlöse.
Fragen sie doch mal gute Kollegen. Wenn diese ehrlich sind, werden Sie danach ziemlich desillusioniert sein hinsichtlich Ihrer Erwartungen, mit EO-Comfort Ihren Mitarbeiter-Zeiteinsatz zu optimieren.
Das Entscheidende ist: Ein Werkzeug für eine praxisnahe, übersichtliche und zielführende Mitarbeiter-Zeiteinsatzplanung bietet sich dem Kollegen nicht.
Schauen Sie doch mal, wie der NWB-Verlag dieses Thema in seinem Artikel „The same procedure as every year?“ beleuchtet hat. Vielleicht erkennen Sie Parallelen zu Ihrer eigenen Kanzlei?

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