IAPM International Association of Project ManagersIAPM International Association of Project Managers

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Dr. Roland Ottmann

Informationsaustausch, Aus- und Weiterbildung im PM und agilen PM und die aktive Weiterentwicklung von PM-Methoden stehen im Fokus.

Die Corona-Krise legt das öffentliche Leben weitgehend lahm. Viele Firmen folgen dem Rat der Gesundheitsexperten und schicken ihre Mitarbeiter nach Hause ins Home-Office. Das erschwert im Gegensatz zur Präsenzarbeit vor allem die Kommunikation mit verunsicherten Mitarbeitern. Und die größte Gefahr für das Gelingen der Projekte sitzt im Chefsessel.

REGELN UND KOMMUNIKATIONSWEGE KLÄREN

Auf einen Schlag zu einem virtuellen Team zu werden, stellt jedes Projektteam vor große Herausforderungen. Damit Ihre Mitarbeiter nicht einfach ins Home-Office “verschwinden”, sollten Sie zunächst die Kommunikation regeln, um auch als virtuelles Team arbeitsfähig zu bleiben. Es ist wichtig, fixe Kommunikationskanäle festzulegen. Das kann eine gemeinsame WhatsApp Gruppe sein oder eine morgendliche Telefonkonferenz - so bleiben Sie in Kontakt mit Ihrem Team.

Die Kommunikation wird durch die aktuelle Lage zusätzlich erschwert. Nicht nur die Frage, wie aus dem Stand Home-Office und Kinderbetreuung zu bewerkstelligen sind, sondern auch die Sorge, wie sich unter den aktuellen Bedingungen der Betrieb überhaupt aufrecht erhalten lässt, beschäftigen jeden. Der Druck ist immens, den Ihre Mitarbeiter aktuell aufbauen, weil sie wissen wollen, was das alles für jeden einzelnen bedeutet und welche Folgen das für das Unternehmen hat. Vom Chef bis zum Azubi, kaum jemand, der aktuell nicht Angst um seine Existenz hat. Nehmen Sie die Sorgen Ihrer Teammitglieder ernst, auch wenn Sie selbst im Moment nicht viel tun können.

EINIGE SURVIVAL-TIPPS

- Nutzen Sie morgendliche Telefonkonferenzen, um sich im Team besser abzusprechen, auf dem Laufenden zu bleiben sowie Aufgaben zu verteilen und zu priorisieren.

- Geben Sie Ihren Mitarbeitern ruhig einige Zeit, um persönliche Unsicherheiten und Besorgnisse zu äußern. So fühlt sich jeder ernst genommen und der gemeinsame Austausch hat schon etwas die Last von den Schultern genommen.

- Gewinnen Sie Klarheit über die aktuelle Situation und die Auswirkungen auf die Mitarbeiter! Klarheit und Souveränität kann nur ausstrahlen, wer Bescheid weiß.

- Stellen Sie sich der Herausforderung. Legen Sie mit Ihrem Team die empfundene Ohnmacht ab und gewinnen Sie Handlungsoptionen zurück.

- Überlegen Sie gemeinsam mit dem Team, wie diese schwierige Zeit erfolgreich überstanden werden kann. Jede Idee ist willkommen.

HINWEIS:

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Wer einen zeitlichen Puffer in sein Projekt einplant, der handelt vorausschauend. Er akzeptiert, dass Überraschungen zum Projektgeschäft gehören. Sollte also ein Termin verschoben werden müssen, aus welchen Gründen auch immer, darf der Projektplan nicht komplett durcheinander geraten! Wir müssen also mit Zeitpuffern arbeiten, um den erfolgreichen Projektabschluss nicht zu gefährden.

BEACHTEN SIE DAS STUDENTENSYNDROM

Jeder erfahrene Projektleiter weiß, dass die Dinge nie exakt nach Plan verlaufen. Lieferschwierigkeiten, Krankheitsfälle, widrige Bedingungen, menschliches Versagen – das Projektabenteuer birgt jede Menge Überraschungen. In solchen Situationen kann ein gewisser Zeitpuffer Gold wert sein. Es hat sich daher bewährt, insbesondere vor wichtigen Meilensteinen eine Reserve einzuplanen, um Unvorhergesehenes abzufangen und so den Meilenstein trotzdem termingerecht erreichen zu können.

Sie sollten aber keinesfalls den Zeitpuffer nach dem Gießkannenprinzip wahllos auf mehrere Aufgaben verteilen. Projektmitarbeiter teilen sich die Arbeit normalerweise so ein, dass sie rechtzeitig fertig sind. Geben Sie ihm dafür mehr Zeit, ist die Angelegenheit für ihn nur etwas entspannter, oder - was noch schlimmer wäre - er fängt erst später an. Man nennt das auch das »Studenten-Syndrom«: Wie viele Menschen neigen Studenten dazu, eine Aufgabe so spät wie möglich zu beginnen. Erst wenn der Abgabetermin näher rückt, machen sie sich mit maximaler Energie ans Werk – und geben in letzter Minute ab. Ein großzügigerer Abgabetermin ändert an diesem Verhalten gar nichts.

EINIGE SURVIVAL-TIPPS

- Bauen Sie gezielt Puffer ein, und zwar an den Stellen, an denen Ihnen Verzögerungen am meisten wehtun. Nur so verhindern Sie, dass Sie Ihren Projektplan schon bei kleinen Schwierigkeiten gefährden.

- Puffern Sie alle Tätigkeiten vor Terminen, die Sie unbedingt einhalten wollen. Es ist immer peinlich, wenn ein Projektleiter einen Meilenstein versäumt.

- Nach dem Parkinsonschen Gesetz dehnt sich die Arbeit in dem Maß aus, wie Zeit zur Erledigung vorhanden ist. Ihre Kollegen teilen sich die Arbeit normalerweise so ein, dass sie rechtzeitig fertig sind.

- Beachten Sie das Studentensyndrom. Viele Menschen machen sich erst an die Arbeit, wenn der Abgabetermin näher rückt - großzügigere Abgabetermine ändern an diesem Verhalten gar nichts.

- Behalten Sie den Zeitpuffer immer als »stille Reserve« für sich.

HINWEIS:

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https://t2informatik.de/blog/projektmanagement/entscheidungstechniken-fuer-selbstorganisierte-projektteams-teil-1/

Zweck dieser Gruppe

Die Gruppe richtet sich an alle, die sich mit dem Thema Projektmanagement
und agiles PM beschäftigen. Der Fokus liegt auf Informationsaustausch, aktiver Weiterentwicklung von Projektmanagementmethoden und Aus- und Weiterbildung im Projektmanagement.
Die Gruppe soll als nationale und internationale Diskussions- und
Informationsplattform dienen.