Information & Document ManagementInformation & Document Management

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Dr. Ulrich Kampffmeyer

XING IDM beschäftigt sich mit Dokumentenmanagement, Archivierung, DMS, BPM, Collaboration, Rechtsfragen der IT, Content Services, Signaturen, Social Business, ECM, IIM, EIM & Information Management.

Der Gartner Hype Cycle Emerging Technologies 2020 ist im August erschienen (https://bit.ly/3k3T7M4). Die fünf wichtigsten Treiber nach Gartner sind:

- Composite architectures

- Algorithmic trust

- Beyond silicon

- Formative artificial intelligence (AI)

- Digital me

Bei den “Composite Architectures” geht es um neue, agilere Architekturen von Lösungen, um mit dem rapiden Wandel Schritt zu halten. Auch Corona spielt hier gerade bezüglich Cloud eine Rolle.

“Algorithmic Trust” steht für Vertrauensfragen z.B: bei den Fake.News in den A-Social Media, sicherer Identität und Herkunft, bei neuen Technologien wie Blockchain oder bei den Fragen nach einer Ethik für Künstliche Intelligenz.

Mit “Beyond Silicon” adressiert Gartner das Moorsche Gesetz bei Silicon-basierten Technologien ein und beschreibt zukünftige Ansätze z.B. mit DNA-Speicherung, kleinen biologischen Sensor und Kohlenstoff-Technologie.

“Formative AI” meint die Künstliche Intelligenz im Produktionsbetrieb: Vorausschauend, kreativ, selbstlernend, selbstvervielfältigend. Die Grenze verschiebt sich dabei von “schwachen”, nur auf eine Aufgabe spezialisierter KI zu “starker”, universeller einsetzbarer, generischer KI.

Unter dem Begriff “Digital me” versteht Gartner das Zusammenfinden von Technik und Mensch – Cyborgs, Enhancements, Implantate, Ersatzteile aber auch den Digital Twin als digitale Abbildung des Individuums. Hierzu kommen auch die Digitale Identität, Authentifizierung und vergleichbare Themen hinzu.

Wie oben schon gesagt – alle Themen des Information Managements wie ECM, DMS, CSP usw. finden sich nicht in der Hype-Cycle-Kurve. Diese Technologien werden aber durch die Emerging Technologies im Bereich der Automatisierung, Künstlichen Intelligenz und Informationserschließung mit Ontologien und Graphen ergänzt.

PROJECT CONSULT teilt zwar nicht alle diese Ansichten und Voraussagen von Gartner – aber der Hype Cycle ist immer ein guter Ausgangspunkt für strategische Überlegungen zum Informationsmanagement.

Passend zum Hype Cycle gibt es übrigens auch von Gartner die “2020 – 2023 Emerging Technologies for Enterprises” bzw. die “Emerging Technology Roadmap”, die man per E-Mail anfordern kann.

> Quelle

Beitrag mit Links im PROJECT CONSULT Blog: https://bit.ly/3k3T7M4

Der BITKOM hat im Oktober wieder die Ergebnisse der Marktbefragung zu “Das digitale Büro: Der Digital Office Index 2020” veröffentlicht. Zwei Versionen der Studie können kosten- und registrierungsfrei als PDF heruntergeladen werden. An der Studie hatten über 1100 Unternehmen unterschiedlicher Größe teilgenommen.

Kurzfassung https://bit.ly/34ZwSjZ.

In Gestalt eines Foliensatzes werden in der Kurzfassung auf 13 Inhaltsfolien grafisch ansprechend aufbereitet die wesentlichen Resultate dargestellt. Schwerpunkte sind die drei Themenbereiche Strategie, Organisation und Prozesse, die das Digitale Office definieren.

Langfassung der Studie: https://bit.ly/3j15Y0e.

Hier sind in rund 90 Inhaltsfolien mehr Details veröffentlicht.

> Details im PROJECT CONSULT Blog

[DE] BITKOM Digital Office Index 2020 |c ... Kurze und lange Fassung einer BITKOM-Studie diskutiert | #BITKOM #Digitalisierung #DigitalOffice #Papierlos #DigitalIndex http://bit.ly/BITKOMDI2020

> DSGVO kaum umsetzbar?

(Vorbereitender Artikel zum #9vor9 Podcast mit Stefan Pfeiffer am 13.10.2020 https://bit.ly/DSGVO9vor9)

Immer neue Nachrichten erreichen uns zu den DSGVO/GDPR/BDSG … immer neue Strafen. 16 Millionen-Strafe in Italien, knapp 10 Millionen bei 1&1. Besonders interessant unter dem Gesichtspunkt Informationsmanagement ist die Strafe für die Deutsche Wohnen. Dort ging es um den Zugang zu einem elektronischen Archiv und die dort gespeicherten Informationen.

Elektronische Archive dienen zur unveränderbaren Aufbewahrung geschäftsrelevanter Informationen und unterstützen in älteren Versionen kein gezieltes Herausfinden und Löschen von personenbezogenen Daten. Die Altlasten der elektronischen Archivierung mit WORM-Verfahren stellen so ein erhebliches Risiko für die Unternehmen dar – besonders für jene, die sehr früh mit Archivierung begonnen haben und jetzt eine kritische Altlast mit sich herumschleppen. Eine grundsätzliche Frage ist daher, ob die Prinzipien der Archivierung den Vorgaben der DSGVO widersprechen. Und natürlich, wie man “Altlasten” umgeht, die vor den Zeiten der DSGVO entstanden sind.

In der Diskussion befindet sich auch eine Studie des BITKOM, des Verbandes der ITK-Hersteller und -Anbieter. Dort heißt es, die DSGVO behindere Innovation. Mehr als 90% der Unternehmen in Deutschland wünschen sich eine Änderung der DSGVO. Wenn man ehrlich ist, können Unternehmen, Organisationen, Behörden & Co. die DSGVO überhaupt nicht vollständig erfüllen – “vollständig” ist das Stichwort. “Angemessenheit” wäre ein zweites Stichwort. Bei Großunternehmen weiß man häufig überhaupt nicht, welche Informationen wo liegen. Sicherungen, unkontrollierte Redundanz, Sticks, Cloud-Sync-Speicher usw. machen das identifizieren und lokalisieren sehr schwierig. Hier wird vielfach auf die eierlegende Wollmilchsau KI Künstliche Intelligenz gehofft. Auch bei kleineren Unternehmen und Einzelkämpfern sieht es schwierig aus – hier eine Excel, da eine alte Outlook OST, dort eine Sicherungsfestplatte aus alten Tagen. Es fehlt an Zeit und Kriterien alles richtig nachzuarbeiten. Häufig ist man als Nutzer nicht in der Lage zu bewerten, wann eine Information schützenswert nach DSGVO ist und wann nicht. Geschäftskorrespondenz muss nach Handels- und Steuerrecht aufbewahrt werden und wenn sich dann persönliche Informationen z.B. in die Korrespondenz einschleichen muss entschieden werden, wie damit umzugehen ist. Problemfelder gibt es viele. Aber das die DSGVO Innovation behindern? Ist es nichts o, dass wir wegen der DSGVO mehr Innovation brauchen und der Druck auf Innovation sich erhöht?

Aktuell schlagen die Wellen hoch in Bezug auf Microsoft mit seiner 365-Plattform. Mit Sharepoint, Teams, Office und OneDrive gibt es eine Vielfalt von Speicherorten. Microsoft hat in diesem Bereich in Punkto Records Management und Information Governance einiges an neuen Werkzeugen gebracht, aber die grundsätzliche Frage der Speicherung und Übermittlung von Information ist nach Meinung der Datenschützer offener denn je. Die Speicherung in einem deutschen Rechenzentrum ist nicht ausreichend, wenn weiterhin Datenabfluss in die USA passiert. Die Meinung der Datenschützerkonferenz lädt zu Umgehungen geradezu ein, denn wie will man gerade in Corona-Zeiten die notwendige Collaboration und Heimarbeit mit US-amerikanischen Produkten verbieten. Cloud ist nicht im Public Cloud. Neben SaaS gibt es IaaS, PaaS und vielfältige hybride Formen. Diese erlauben verschlüsselte Kommunikation und verschlüsselte Plattformen. Eine generelles Verteufeln eines Anbieters und einer bestimmten Lösungsausprägung hilft hier nicht weiter – auch wenn Microsoft einiges noch tun muss, damit die DSGVO/GDPR eingehalten wird (den sogenannten privacy Shield vergessen wir einmal …).

Das Wichtigste ist, glauben wir, dass jetzt ein größeres Bewußtsein für den Umgang mit Information und den Schutz von Daten gewachsen ist. Auch wenn nicht alles erfüllt wird (oder werden kann), was die DSGVO verlangt, so sind wir jedoch auf dem richtigen Weg. Schutz personenbezogener Daten ist dabei nur ein Aspekt. Es geht generell um die Information Governance, die Beherrschung der Information. Neben der DSGVO gibt es noch viele andere gesetzliche Vorgaben, die ein geordnetes Verwalten und Nutzen von Information erfordern: HGB nebst GoBD für die kaufmännischen Daten, GeschGehG für den Schutz vertraulicher Daten, IT-SIG für die Sicherheit in kritischen Bereichen, usw. Genauso wichtig wie die Compliance-Aspekte sind die Wirtschaftslichkeitseffekte – die richtige Information oder aufwändiges Suchen sofort zu erhalten, keine veralteten oder falschen Informationen. Von Zuhause oder unterwegs mobil arbeiten zu können mit Zugriff auf alle wichtigen Daten. Workflows und Process Automation um mehr Qualität, Schnelligkeit und Sicherheit in Geschäftsprozesse zu erhalten. Es gibt viele weitere Argumente für eine übergreifende Information Governance, die natürlich den Datenschutz als einen Grundpfeiler einschließt. Datenschutz gehört so gesehen in die Infrastruktur aller technischer Lösungen wie auch in Organisation und Prozesse und besonders in das Wissen und Verhalten der Mitarbeiter.

Dass die aktuellen DSGVO noch nicht der Weisheit letzter Schluss sind, ist allen klar. Beim weiteren Zusammenwachsen Europas, beim Digital Single Market (DSM), wird auch die Themen Datenschutz, Vertraulichkeit, Sicherheit und Ethik immer wieder neu beleuchtet werden. Aktuell müssen wir mit der GDPR, bzw. DSGVO/BDSG so leben wie sie ist. Und viele relevante “Interpretationen” durch Urteile stehen noch aus.

Zu diesen – und anderen – Themen rund um die DSGVO gab es am 13.10.2020 um 08:51 in der Reihe “9vor9” von Stefan Pfeiffer und Lars Basche eine Podcast-Session auf Twitter.

> Link zur Podcast-Aufzeichnung

[DE] #9vor9 zu "Datenschutz versus rechtssichere Archivierung - und das Digitalmuseum" |c ... die Aufzeichnung des Gespräches zwischen Stefan Pfeiffer und Dr. Ulrich Kampffmeyer | #DSGVO #GDPR #Datenschutz #9vor9 https://bit.ly/34QpJCt

Es geht um Zufriedenheit mit ECM-Software. Es geht um emotionale Einschätzungen von Anwendern zu Anbietern und Produkten.

Die Info~Tech Research Group hat in 2020 eine neue Studie zu ECM Enterprise Content Management Produkten vorgelegt. Der etwas sperrige Titel ist SoftwareReviews Enterprise Content Management Data Quadrant. Die Studie kann kostenfrei z.B. bei der prominent gelisteten Fabasoft – gegen Überlassung der Kontaktdaten – angefordert werden.

Von 48 aufgeführten ECM-Anbietern wurden 14, zu denen ausreichend Antworten vorhanden waren, in den Data Quadrant eingeordnet.

Der vollständige Beitrag mit den Links im PROJECT CONSULT Blog:

[DE] Info~Tech Research Group: Data Quadrant Enterprise Content Management 2020 |c ... Zufriedenheit als emotionales Bewertungskriterium zur Einordnung von ECM-Anbietern | #Studie #ECM #EnterpriseContentManagement #Fabasoft #Zufriedenheit #Emotional http://bit.ly/ECMemotional

Hinter dem Begriff Microsoft Cortex verbirgt sich die Microsoft Initiative, die Produktplattform Microsoft 365 zu renovieren und zu automatisieren. SharePoint Syntex ist ein erster Produkt-re-launch im Oktober 2020 der Microsoft Cortex Initiative. Microsoft setzt hier neue Maßstäbe und rollt den Markt für Information Management erneut auf.

Schon einmal war es Microsoft im Jahr 2000 gelungen den Markt für Information Management aufzumischen: die Vorstellung des Sharepoint. Mit Sharepoint wurde in den Folgejahren auch der Begriff Enterprise Content Management besetzt, auch wenn Sharepoint längst nicht den Funktionsumfang einer Lösung hatte, die wir heute als klassisches ECM einordnen.

> Sharepoint Syntex: Content Services, Künstliche Intelligenz und Automatisierung für das Dokumentenmanagement

Mit Sharepoint Syntex kommt jetzt der nächste große Anlauf. Sharepoint Syntex ist die im Oktober 2020 vorgestellte renovierte Version des Sharepoints, wie wir ihn aus der Online-Version von Microsoft 365 kennen. Sharepoint Syntex ist die erste Lösung die aus dem Microsoft Projekt Cortex veröffentlicht wurde. Cortex will mit Künstlicher Intelligenz die Microsoft Produktpalette auf eine neue Ebene heben. Unter dem Motto “Knowledge in Microsoft 365” werden Content Services, Künstliche Intelligenz und Automatisierung für die neu definierte Plattform Microsoft 365 bereitgestellt.

Sharepoint Syntex setzt auf das aktuelle Schlagwort Content Services – und nicht mehr auf Enterprise Content Management in der Vergangenheit. Mit Content Understanding, Content Processing und Content Compliance werden klassische Themen von ECM und Wissensmanagement angesprochen: Capture, Workflow und Records Management. Syntex soll die Inhalte von Sharepoint neu erschließen und mit Microsoft Graph nutzbar machen. Vieles an dem Konzept erinnert noch an Microsoft Delve.

Mit Content Understanding werden Aufgaben der Wissenserschließung angesprochen. Information soll aus den Objekten automatisch extrahiert, klassifiziert und mit Metadaten versehen werden. Dies bezeichnete man im Umfeld von ECM und Capture bisher mit Automatischer Klassifikation. Microsoft bietet hierfür jetzt AI-gestützte Modellierung an. Hierzu passt Content Processing mit dem Ansatz Informationserfassung, Übernahme in Sharepoint, Klassifikation, Bereitstellung und Verarbeitung zu automatisieren. Abgesehen von Überschneidungen mit Content Understanding werden hier Aufgaben von ECM Capture sowie aus dem Umfeld von RPA Robotic Process Automation adressiert. Es werden dabei die Content-Typen Bilder, Formulare und unstrukturierte Dokumente verarbeitet. Die Einbeziehung strukturierter Daten und der E-Mails direkt in Exchange bleibt bei diesem herkömmlichen ECM-Ansatz weiterhin ein Desiderat. jedoch ist die automatische Klassifikation, für die nur ein kurzer Anlernprozess benötigt wird, die wichtigste Funktion um die Arbeit der User zu erleichtern. Sie ermöglicht das “Tagging”, “Labeling” und Zuordnen in Libraries weitgehend automatisiert. Mit Content Compliance bewegt man sich dann in der Welt von Records Management, Datenschutz und Datensicherheit. Mit Syntex kommen auch neue Möglichkeiten der Informationsbereitstellung mit Topic Cards, Topic Pages and Knowledge Centers in Microsoft 365 für Office, Outlook und Teams zu Einsatz. Dies erhöht aber auch zugleich die Möglichkeiten für den Anwender sich in der Microsoft-Welt noch mehr zu verlieren (die Frage, … Wo ist mein Dokument? … im OneDrive, in Outlook Exchange, in welchem Team in Teams, im Sharepoint, im Chat, im Skype-Protokoll, im Dateisystem, im Content Center, im Wiki … ? stellt sich häufiger. So gesehen ist es notwendig, dass Microsoft hier endlich mal Ordnung schafft und eine saubere Nutzbarkeit der Information ermöglicht).

Natürlich kostet dies auch einiges an Geld: zusätzlich zur bisherigen Microsoft 365 Lizenz sind 60 € pro Anwender/Jahr für Sharepoint Syntex fällig. Delve ist dagegen kostenfrei, dürfte sich aber angesichts Syntex irgendwann ganz verabschieden. Im Vergleich zur Lizenzpolitik der traditionellen ECM-Anbieter bei On-Premise-Lösungen ist dies immer noch sehr wettbewerbsfähig.

> Darf man bei Sharepoint Syntex schon ernsthaft von Künstlicher Intelligenz sprechen?

Microsoft Syntex basiert in Bezug auf die Künstliche Intelligenz auf einem Training (oder Teaching) Modell. Das heißt aktuell lernt Syntex nicht automatisch selbst sondern wird klassisch angelernt: nicht “Machine Learning” sondern der klassische Ansatz “Machine Teaching”. Ob man dann bei der Nutzung dieses regelbasierten Vorgehens überhaupt von Künstlicher Intelligenz sprechen kann ist fraglich. Auch der Ansatz der Wissenserschließung, der Renaissance von Knowledge Management, basiert auf klassischen Modellen wie der Abbildung, Klassifikation und Attributierung mittels Metadaten. Auch hier sehen wir immer noch den Schatten der bisherigen Enterprise-Content-Management-Ansätze. All diese Funktionen fokussieren auf Microsoft 365 als Cloud-Lösung. Wann, wie und ob diese Funktionalität auch vollständig für On-Premise verfügbar gemacht wird, muss sich noch zeigen.

Aus dem Cortex-Projekt werden noch weitere Module kommen. So wird auch am Thema BPM/RPA mit AI und selbstlernenden Funktionen gearbeitet. Erst mit selbstlernenden Funktionen kann Microsoft sich ernsthaft das Etikett Künstliche Intelligenz anheften. Sharepoint Syntex ist zwar eine notwendige und sehr nützliche Renovierung des bisherigen Sharepoint-Konzeptes aber noch nicht der ganz große Sprung.

> Die Information-Management-Branche wird durch Microsoft noch mehr unter Druck gesetzt

Dennoch wird die Information-Management-Branche mit ihren Produkten rund um Content Services, Enterprise Content Management, Collaboration und Intelligent Information Management massiv in Frage gestellt. Man wird den potentiellen Interessenten erklären müssen, warum man denn noch ein zusätzliches CSP-ECM-DMS-IIM-EIM-Produkt benötigt, wenn man Microsoft 365 Sharepoint Syntex nutzt. Ist der Unterschied nur noch der revisionssichere Archivspeicher oder die Hürde nicht in Microsofts Cloud zu speichern? Neue Geschäftsmodelle, neue Unique-Selling-Points und neue Kundenansprache müssen für die Information-Management-Branche her.

> Die Quelle des Beitrages im PROJECT CONSULT Blog (mit Links):

[DE] Microsoft Cortex & SharePoint Syntex |c ... Information Management wird mit Künstlicher Intelligenz, Automatisierung und Content Services umgekrempelt | #Microsoft #M365 #Sharepoint #Syntex #Cortex #ECM #CSP #IIM http://bit.ly/M365syntex

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Die Gruppe beschäftigt sich seit 22.02.2004 mit
- Information Management,
- EIM Enterprise Information Management,
- ECM Enterprise Content Management,
- elektronischer Archivierung & Digital Preservation,
- DMS Dokumentenmanagement,
- Records Management & elektronischer Akte,
- BPM, Business Process Management & Workflow,
- Collaboration,
- Knowledge Management & Wissensmanagement,
- Rechtsfragen, Compliance & Information Governance,
- Output Management,
- elektronischen Signaturen,
- Capture nebst Scannen,
- Metadaten-Management,
- Standards & Normen im Information Management,
- Web 2.0, Enterprise 2.0 & Social Business,
- WCM Web Content Management,
- Document Imaging,
und verwandten Themen.

Die Gruppe ist seit der XING-Gruppen-Softwareumstellung am 1.4.2014 deutschsprachig. Beiträge in Englisch und zu internationalen Themen finden sich jetzt in der Gruppe https://www.xing.com/net/information-management/

Die Gruppe wird von PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH betreut. Impressum: http://www.project-consult.de/ecm/impressum