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IT-Projektmanagement

Erfahrungsaustausch und Weiterentwicklung von Fachthemen für Menschen in IT-Projekten. Fachgruppe der GPM gpm-ipma.de Bitte keine Werbung.

Sabine Dietrich Im digitalen Alltagswahn souverän bleiben
In Zeiten des digitalen Wandels werden die Anforderungen und Aufgaben zunehmend mehr. Zudem ist Schnelligkeit und Rund-um-die-Uhr-Verfügbarkeit nicht nur als Folge der Globalisierung gefragt. Das fordert jeden.
Wie Sie als Führungskraft diese zunehmenden Anforderungen souverän meistern, erfahren Sie in meinem entsprechenden Artikel:
Petra M. Spielmann „Verlag um die Ecke“ reorganisiert Aufgaben- und Projektsteuerung mit zentraler Collaboration-Plattform
Komplexität managen: Eine klare Aufgabenverteilung, einfache Kommunikationsprozesse, eine jederzeitige Prozess-Überwachung und die Messung von Leistungen sind heute nicht nur für eine effektive Arbeitsorganisation unerlässlich, sondern auch Gradmesser leistungsfähiger und moderner Arbeitswelten. „Beim Jonglieren unserer Projekte und Tasks müssen wir heute nicht mehr um die Ecke denken – dafür haben wir Taskworld“, bringt Inhaberin und Herausgeberin Birgit Franchy beim „Verlag um die Ecke“ ihre Erfolgsformel auf den Punkt.
Seit nunmehr 19 Jahren betreibt Birgit Franchy ihren kleinen Verlag um die Ecke, der unter anderem diverse Familien-Ratgeber sowie das Aachener Familienmagazin „KingKalli“ im monatlichen Turnus herausgibt. Die Abstimmung mit den bis zu 15 involvierten externen Mitarbeitern und Freelancern forderte den Prozessbeteiligten zwar eine enge Kommunikation, aufwändige Koordination und höhere Dokumentationsanforderungen ab. Doch der Betrieb und das Arbeitspensum war mit den klassischen Bordmitteln eines regionalen Verlagshauses auch ohne professionelle Redaktions- und Projektmanagement-Systeme noch händelbar. 2016 übernahm die Inhaberin Birgit Franchy mit dem Kultur- und Stadtmagazin „Movie“ dann schließlich ein neues Projekt größeren Umfangs, was auch die Einbindung von 10 neuen Mitarbeitern und eine zuverlässige und effiziente Projekt-Koordination erforderte. „Mir war schon von Beginn an klar, dass sich ein neues Projekt dieser Größenordnung auf Basis der bisherigen Organisationsstrukturen schlicht nicht realisieren lässt. Wir haben uns daher nach einem professionellen Tool umgeschaut, das zum einen die komplexen Abstimmungsprozesse im Projektteam erleichtert und bei allen Projektbeteiligten Transparenz über Projektfortschritte, Verantwortlichkeiten und Fristen schafft, zum anderen mit smarten Workflows eine zuverlässige Projektsteuerung und Überwachung gewährleistet“, erläutert Birgit Franchy.
Trello vs. Taskworld:
Auf konkrete Empfehlungen im Bekanntenkreis konnte das Team um Birgit Franchy nicht zurückgreifen. Die Recherche nach geeigneten Lösungen erfolgte daher zunächst in Eigenregie über das Internet. So wurde zunächst eine Projektmanagement-Lösung speziell für die Verlagsbranche auf ihre Eignung hin geprüft, schaffte es jedoch nicht über die Präsentationsphase hinaus in die engere Wahl. So sollte die neue Lösung intuitiv bedienbar sein sowie ein Cloud-fähiges Betriebsmodell und einen plattformunabhängigen Zugriff über Webbrowser oder Mobile-App erlauben, so dass Projektbeteiligte oder neue Mitarbeiter schnell und ohne lange Einarbeitung mit dem System produktiv arbeiten können.
Im Weiteren verdichtete sich die Entscheidung zwischen den Web-basierten Projektmanagement-Lösungen Trello und Taskworld, die dem Anforderungsprofil von Birgit Franchy am nächsten kamen und die schließlich in einer mehrwöchigen kostenlosen Testphase Live-Betrieb ausgiebig verglichen wurden. „Die Lösungen sind mit ihren individualisierbaren Projekt-Listen und Task-Boards im Kanban-Stil sehr ähnlich aufgebaut. Entscheidend für uns waren aber am Ende diverse Komfort-Funktionen wie die übergeordnete Kalenderansicht, die Möglichkeit, Projekte komfortabel auch über längere Zeiträume anzulegen und etwa wiederkehrende Abläufe per drag&drop auf einfache Weise zu duplizieren. Die vielen praktischen Features und die smarte Workflow- und Task-basierte Arbeitsweise sind in Taskworld unterm Strich einfach besser gelöst, was für uns am Ende den Ausschlag gab“, resümiert Birgit Franchy den Entscheidungsprozess.
Arbeitsprozesse sind von vorne bis hinten durchorganisiert:
Seit Abschluss der Evaluations- und Testphase Ende 2016 bewährt sich die neue Lösung im Tagesgeschäft beim Verlag Um die Ecke. Mit der Umstellung wurden alle Kommunikations-/, Steuerungs- und Überwachungsprozesse sowie die Zusammenarbeit mit allen externen Mitarbeitern neu organisiert.
Auch nach einem Jahr im Praxiseinsatz zeigt sich die Verlagschefin mit der Entscheidung, Taskworld als zentrales Collaboration- und Projektmanagement-Tool zur Unterstützung der Arbeitsorganisation zu nutzen, hochzufrieden – zumal die Lösung auch eine komplette Kommunikationsinfrastruktur wie Email-Anbindung mit direkter Projektverknüpfung, Notification-Systeme oder Chat- und Instant Messaging Funktionen mitbringt. Dokumente, an denen gerade gearbeitet wird, können direkt hochgeladen, mit den Prozessbeteiligten geteilt und mit Tasks, Fristen oder Prioritäten versehen werden. Liegen dann im Ergebnis die bearbeiteten Texte vor, werden diese einfach „rübergeschoben“ in den Korrektur- und später in den Grafik-/Layout-Ordner, wo die jeweiligen Mitarbeiter über entsprechende Workflows in den Prozess mit eingebunden werden. So wird jeder einzelne Arbeitsschritt durchorganisiert, ohne dass etwas vergessen oder übersehen wird, bis jeder einzelne Task des Projektes abgearbeitet ist. „Sämtliche Prozessschritte sind für jeden Prozessbeteiligten dabei jederzeit nachvollziehbar und transparent. Damit können wir den gesamten Hefterstellungsprozess digital und medienbruchfrei strukturieren, nachverfolgen und steuern – auch ganz ohne eigenständiges Redaktionssystem“, so Birgit Franchy. „Wir können uns damit auf den kreativen Teil unserer Arbeit konzentrieren – alles andere erledigt Taskworld für uns.“
Mehr Projekte in der gleichen Zeit realisierbar:
Täglich erhält Birgit Franchy Hunderte von Emails. Würden dazu noch laufend Mailanfragen der Mitarbeiter zur Abstimmung der Arbeitsprozesse auflaufen, bliebe neben Verwaltung und Projektkoordination nur noch wenig Freiraum für andere Dinge. „Heute sind wir hier sehr straff und zielgerichtet organisiert. Sämtliche Projektrelevante Korrespondenz findet direkt und ganz ohne aufwändige Suche direkt über die Taskworld Plattform statt und ist direkt mit dem Projekt, Anhängen und allen notwendigen Informationen verknüpft. Jeder Mitarbeiter lässt sich sofort über einen Task-Link „onboarden“ und arbeitet seine Aufgaben in der Taskworld Arbeitsumgebung nacheinander ab, ohne sich um aufwändige Abstimmungsprozesse, Terminkoordination oder Aufgabenverteilung kümmern zu müssen“, führt Birgit Franchy aus. „Das macht die Selbstorganisation bei uns nicht nur sehr komfortabel – alle Mitarbeiter sind jederzeit informiert, involviert und ich werde automatisch über Abweichungen in Kenntnis gesetzt. Die smarte Projektsteuerung und Arbeitsorganisation erlaubt uns zudem eine hohe Arbeitsproduktivität, was schließlich die Basis dafür bildet, heute das doppelte Arbeitspensum leisten und unsere Projekte sehr strukturiert, zeiteffizient, transparent und zuverlässig realisieren zu können – und das macht sich natürlich auch auf der Ertragsseite bemerkbar. Tatsächlich empfehlen viele meiner freiberuflichen Mitarbeiter heute das Tool als Projektmanagement- und Collaborations-Plattform auch bei ihren anderen Projekten und Kollaborationspartnern.“
Weitere Informationen: http://www.taskworld.com/de
Ariane Demmeler Berater (m/w/d) Projektmanagement und Reporting
Ihr neuer Arbeitgeber ist ein erfolgreicher Großkonzern im Bereich Fahrzeugbremstechnik und sucht am Standort München Verstärkung als Projektmanager und Reporting Berater (m/w).
Das internationale Großunternehmen bietet Ihnen einen interessanten und abwechslungsreichen Arbeitsalltag mit großem Gestaltungsspielraum und Raum für eigene Ideen. Ein dynamisches Umfeld erfordert und bietet Flexibilität. Eine kontinuierliche Weiterbildung der Mitarbeiter ist Teil des allgemeinen Geschäftskonzepts um den Unternehmenserfolg langfristig zu sichern. Um weiterhin sehr gute Ergebnisse zu erzielen wird ebenso großer Wert auf die Mitarbeiterzufriedenheit sowie ein gutes Arbeitsklima gelegt.
Ihre Aufgaben:
• Verantwortung über das globale Multi Projekt Reporting sowie Koordination der Schnittstellen zur IT
• Ansprechpartner für das Reporting und Schulung der Projektleiter hinsichtlich Multi-Projekt-Reporting
• Verantwortung und Weiterentwicklung der IT Tools, des Projekt- und Portfoliomanagements
• Stetige Verbesserung des Reportings
Ihr Profil
• Abgeschlossenes Studium in Betriebswirtschaft/ Wirtschaftsingenieurwesen/ (Wirtschafts-)Informatik
• Mehrjährige Erfahrung im Projektmanagement
• Hohe IT Affinität (gute Kenntnisse in SAP/Datenbank, OLAP, MS Office)
• Geringe Reisebereitschaft und sehr gute Englischkenntnisse
Ihre Vorteile
• 30 Tage Urlaub
• Flexible Arbeitszeiten und Überstundenausgleich
• Betriebliche Altersvorsorge und viele weitere Zusatzleistungen
• Langfristiger und sicherer Arbeitsplatz
• Hohe Eigenverantwortung und Einbringung eigener Ideen
• Kollegiale und freundschaftliche Atmosphäre
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Computer Futures ist Spezialist in der Personalberatung: Wir vermitteln Fach- und Führungskräfte in IT-Positionen.
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Über die Gruppe "IT-Projektmanagement"

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