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Modernes Wissensmanagement

Mitglieder tauschen sich über aktuelle Methoden, Prozesse und Technologien aus. Organisiertes Wissen wird zum Kernthema für Unternehmen.

Götz Piwinger “Agil führen” heißt nicht “Unprofessionell führen”
Ínzwischen gibt es gute Studien, in denen der Reifegrad der Agilität von Unternehmen - insbesondere in der HR- untersucht wird. Das Fazit einer der "All-Agile HR?" - Studie von Kienbaum und der Deutschen Gesellschaft für Personalführung zeigt klare Erkenntnisse zum digitalen Reifegrad der HR- und Organisationsentwicklung auf. Denn Unternehmen müssen schnell und flexibel agieren, um im Wettbewerb um die besten Köpfe und das beste Geschäftsmodell siegreich zu sein. Die VUCA-Werte (Volatility, Uncertainty, Complexity, Ambiguity) drängen in den Alltag. Trotz unvollständiger und komplexer Informationen müssen erfolgreiche Entscheidungen getroffen werden können. Statt klassisch hierarchischer Top-down-Konzepte sind agile Arbeitsformen und Methoden gefragt, bei denen grundsätzlich die Kunden und Mitarbeiter im Mittelpunkt stehen. Ohne Wissensmanagement geht da gar nichts mehr.
Die o.a. Studie basiert auf der Befragung von Personalern aus 118 Unternehmen in Deutschland, die 2018 Auskunft darüber gaben, in welchem Maß sie in der HR agil agieren. Abgefragt wurden dabei sechs Dimensionen: 1. Methoden, 2. Organisationsstrukturen und Steuerungsinstrumente, 3. Arbeitsformen, 4. Kompetenzen, 5. Führungskonzepte und -verhaltensweisen, 6. digitale Technologien.
Jetzt ist es aber nunmal so, dass man diese Dimensionen zur Verdeutlichung des Ist-Zustandes verwenden muss, im operativen Geschäft aber nicht voneinander trennen darf. Der Nachteil von Studien liegt oft darin, dass klare Handlungsempfehlungen fehlen. Über alle Dimensionen hinweg gibt es ein Meta-Thema: “Sharing”. In modernen Organisationen müssen Informationen transparent sein (be open), die Entstehung von Wissen und damit in der Folge auch Organisationsformate müssen kollaborativ gesteuert werden (collaborate) und Erkenntnisse jeder Coleur teilbar gestaltet werden (share). Die drei Begriffe: BE OPEN - COLLABORATE -SHARE beschreiben das Prinzip der “Employee Experience Journey (EEJ)”.
Im praktischen Betrieb müssen die sechs Dimensionen der Studie ganzheitlich als ideale Rahmenbedingungen zur Verfügung gestellt werden. Eine der wichtigsten Bedingungen dafür ist eine funktionierende Software-Idee. Spätestens hier steht die HR im kurzen Hemd da: Denn einerseits befindet man sich in den Fängen großer Softwarehäuser, andererseits müssen sich HR, Organisation und IT dringend darüber im Klaren werden, dass auch von dieser Troika digital geprägte Entscheidungen erwartet werden können. Um den EEJ erfolgreich umsetzen zu können, brauchen Unternehmen Information Management, Training Management und Talent Management aus einem Guss. Weit verbreitet ist die Installationsbasis singulärer LMS, deren Funktionsumfang eine Einbindung in die agile VUCA-Welt unmöglich macht. Auch für IT-Lösungen gelten die Forderungen: BE OPEN - COLLABORATE - SHARE. 90 % aller Learning Management Systeme müssen abgelöst werden.
Herkömmliche LMS sind einer der Hauptblocker für den professionellen Wandel hin zu einem digital- und servicegeprägten Unternehmen. Die Entscheidung für einen Wandel erfordert Durchsetzungsvermögen und Stärke. Um eine positiv geführte Employee Experience Journey zu gestalten, muss der Wandel der Unternehmenskultur immer der erste Schritt innerhalb einer agilen Transformation sein (vgl. Doege/ Thode) . Die grundsätzlichen Rahmenbedingen dafür sollten zum Start mit einem gelungenen Wissensmanagement geschaffen werden.
Götz Piwinger Studie zur Optimierung der Arbeitsumgebung
Employee Experience Journey: Der Erfolgsfaktor für Unternehmen
Deutsche Führungskräfte sind überzeugt: Wer es schafft, die Employee Experience zu verbessern, erzeugt unter anderem eine verbesserte HR Performance und steigert Produktivität und Kundenzufriedenheit. Dies hat eine Studie der Economist Intelligence Unit (EIU) in Zusammenarbeit mit Citrix ergeben. Angesichts eindeutiger, betriebswirtschaftlicher Vorteile sei es kein Wunder, dass sich der Fokus des Managements wieder verstärkt auf die Mitarbeiter richtet. Man hat in einer repräsentativen Umfrage unter deutschen Managerinnen und Managern auf mindestens Abteilungsleiterebene untersucht, welche Faktoren in Bezug auf die Employee Experience in den Augen der Führung eine große Rolle spielen. Auch die Zusammenarbeit der federführenden HR-Abteilung mit den IT-Kollegen sei beleuchtet worden – mit dem Ergebnis, dass die Zusammenarbeit verbessert werden müsse.
Vorteile einer guten Employee Experience Journey
Der neue Führungs-Fokus auf die Employee Experience Journey lasse sich mit einem Blick auf zu erwarteten wirtschaftlichen Erfolge nachvollziehen: Engagierte Mitarbeiter würden laut mehr als einem Drittel (38,8 %) der Befragten die Kundenzufriedenheit erhöhen. Fast ebenso viele (37,5 %) erwarten, dass sich die Produktivität verbessert und fast ein Drittel (28 %) hält eine Steigerung der Kreativität und Innovationskraft für realistisch. Auch die Kosten für das Halten und Gewinnen von Talenten könnten sinken: Ist die Employee Experience gut, kann sich dies laut der Führungskräfte in treueren Mitarbeitern (29 %) auszahlen und definitiv Vorteile im Anwerben neuer Kräfte (28,5 %) eröffnen.
Was wollen die Mitarbeiter?
Das Management selbst habe laut der befragten Führungskräfte den größten Einfluss auf eine positive Employee Experience – mehr als die Hälfte (54 %) der Befragten wählten diesen Faktor auf die Plätze eins, zwei oder drei. Jeweils etwas mehr als 40 Prozent vergaben die Spitzenplätze an eine hervorragende Gestaltung des Arbeitsplatzes, an eine flexible Arbeitsgestaltung in Bezug auf Arbeitszeit und -ort sowie an Verträge und Gehalt. Zu einem modernen Arbeitsplatz und einer optimalen Gestaltung der Arbeitsabläufe gehören technischen Rahmenbedingungen und Workflows, die fast ein Drittel (27 %) auf einen der ersten drei Plätze der Schlüsselfaktoren für eine gute Employee Experience Journey wählte.
Gute Knowledge-Workflows für glückliche Mitarbeiter
Wer die Employee Experience Journey aus technischer Sicht optimieren wolle, müsse u.a. Informationen einfach zugänglich machen (52 % sei das wichtig). Dieser eindeutige Indikator spricht für den Einsatz eines Knowledge Management Workflows nach dem Handlungsmodell Plus. In weiteren Studien wurde festgestellt, dass die tägliche Suche nach Informationen -beispielsweise im eigenen Posteingang- täglich 30 zusätzliche Arbeitsminuten und vor allem Nerven der wertvollen Mitarbeiter kostet.
HR in der Pflicht, IT als Partner
Employee Experience ist laut Umfrage eine lohnende Aufgabe. Es gehe darum, die Informationsprozesse durch die Augen der Mitarbeiter zu betrachten (Design Thinking). Viele erwarten eine einfache Handhabung á la Google, aber mit eindeutigen, transparenten und compliance-geprüften Suchergebnissen. So etwas liefert nur ein Wissensmanagement System. Die meisten Befragten sehen diese Aufgabe bei der Personalabteilung verortet (81 %). Dementsprechend stellen bereits mehr als zwei Drittel (69 %) der Unternehmen sicher, dass die IT-Abteilung mit den Zielen der HR in Bezug auf Employee Engagement vertraut ist, beispielsweise, dass sachgerechte Lösungen auch in kurze Zeit umgesetzt werden können, idealerweise als SaaS. Mehr als die Hälfte (53 %) haben sogar Experten eingestellt, um Brücken zwischen der IT und der HR zu bauen.
Über die Studie
Für die Studie habe The Economist Intelligence Unit (EIU) mit Citrix Systems, Inc. als Sponsor Führungspersonal mit Personalverantwortung befragt. In Europa sind insgesamt fünf Länder (Deutschland, Frankreich, Großbritannien, Niederlande, Polen) untersucht worden.
Götz Piwinger Knowledge Management Workflow: SaaS oder On Premise ?
Wenn man sich die Branche für HR- und Organisation Business Workflows so betrachtet, bekommt man den Eindruck, dass SaaS die einzige Wahrheit des Software Delivery Formats ist. Die Begründungen dafür sind vielfältig. Einerseits möchten die Fachabteilungen den scheinbar beschwerlichen Umweg über die IT-Abteilung vermeiden. Denn dort möchte man am liebsten jede neue Anwendung direkt in die ERP Lösung á la SAP integrieren. Die Fachabteilungen mussten in der Vergangenheit die Erfahrung machen, dass ihr Projekt in der IT Prioritätenliste viel zu weit hinten landet. Ein KLMS (Knowledge and Learning Management System) als SaaS wird in der Regel in einem deutschen Rechenzentrum nach ISO 27001 gehostet und ist damit - eine echte Cloudarchitektur vorausgesetzt- bombensicher. Deshalb ist diese Lösung für die Mehrzahl der Unternehmen sinnvoll.
Andererseits gibt es aber -vor allem größere- Unternehmen, die aus gutem Grund eigene Server/ Rechenzentren betreiben. Dort ist es erforderlich, dass die Software-Anbieter ihre Service auf On Premise liefern können. Deshalb haben wir uns von Anfang an entschieden, diese Lösung mitzupflegen. Man braucht dafür erfahrene Informatiker, die in der Lage sind, Infrastruktur - oder sogar Datenbank Integrationen vorzunehmen. Das ist eine andere Team-Formation als bei den typischen App Entwicklern, aber es geht ja auch um mehr, nämlich um einen integrierten Enterprise Workflow. Wo beispielsweise das Leistungsangebot von SAP endet oder wo Alternativen zu Success Factors oder Sharepoint gesucht sind, kann unser IT-Team die Longline z.B. um ein Modul Wissensmanagement systemseitig und infrastrukturell on Premise ergänzen. Die Vorhaltung erfahrener IT Experten scheint auf den ersten Blick ein nicht ganz zeitgemäßer Ansatz zu sein, aber der Erfolg gibt uns Recht. Meine Meinung: SaaS und On Premise - beides ist wichtig und muss von den Anbietern unbedingt gepflegt werden.

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