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Petra M. Spielmann Collaboration und Projektsteuerung bei Deutschlands beliebtestem Radiosender
Seit über 30 Jahren ist ANTENNE BAYERN nonstop on air – und hat sich bis heute mit über 6 Millionen Hörern täglich zu dem meistgehörten privaten Radiosender des Landes entwickelt. Mal witzig, mal neugierig oder nachdenklich, aber immer kompetent und am Puls der Zeit begleitet ANTENNE BAYERN ihre Hörer durch den Tag. Um die Zusammenarbeit und Projektsteuerung zwischen Redaktion, Moderation, Hörermarketing, Programmgestaltung und „OKR“-Team (Objektives & Key-Results) zu vereinheitlichen, löste das Unternehmen Anfang 2018 seine bestehende Insellandschaft aus Word, Excel und Trello mit der Web-basierten Collaboration- und Projektmanagement-Plattform Taskworld ab. Die Lösung bot nicht nur mit dem OnPremise- oder virtuellen Private-Cloud-Betrieb in einem deutschen Rechenzentrum volle DSGVO-Compliance, sondern konnte auch die unterschiedlichen Anforderungen der jeweiligen Teams ohne Kompromisse oder Workarounds konsolidieren. Über 120 Anwender von Hamburg bis München profitieren seither von transparenten, schnellen Prozessen, einer smarten Workflow-Unterstützung entlang des Projekt-Lifecycles und einer nachhaltig gestiegenen Qualität in der unternehmensweiten Projektsteuerung.
1988 als lokaler Radiosender in Bayern gestartet, ist die mehrfach mit dem deutschen Radiopreis ausgezeichnete Unternehmens-Gruppe ANTENNE BAYERN heute der Marktführer unter den privaten Radiosendern in Deutschland. Neben dem Hauptprogramm sind 18 weitere Spartenprogramme als Webradio verfügbar. Auch das Programm ROCK ANTENNE ist mit ihren lokalen Ablegern in Hamburg und München vertreten, und wie ANTENNE BAYERN im landesweiten digitalen DAB-Ensemble vertreten. Weiter gehören zur ANTENNE BAYERN-Unternehmensgruppe die Vermarktungsgesellschaft Spotcom und die Eventagentur Brandarena, die wie ROCK ANTENNE 100%ige Tochterunternehmen von ANTENNE BAYERN sind.
DSGVO machte Konsolidierung der unterschiedlichen Projekt-Tools notwendig
Die Gestaltung von 24/7 laufenden Radioprogrammen stellt hohe Anforderungen an das Task- und Projektmanagement, da u.a. mit der Planung, Analysen, Konzeption, Eventmanagement sowie Task- und Teamsteuerung sehr viele unterschiedliche Anforderungen zusammenkommen. Das spiegelte sich bei ANTENNE BAYERN bis 2017 auch in der Anwendungslandschaft wider: Für die Projektsteuerung kamen in den einzelnen Unternehmensbereichen Redaktion, Moderation, Hörermarketing und Programmgestaltung ganz unterschiedliche und langjährig gewachsene Systeme zum Einsatz. „Jede Abteilung hat sich hier ihre eigene Lösung gestrickt und weiterentwickelt, um die eigenen Anforderungen des Tagesgeschäftes umzusetzen – auf Basis von Word, Excel-Listen, E-Mails oder mit Hilfe Cloud-basierter Projektmanagement-Lösungen wie Trello. Viele der Aufgaben wurden dabei noch „zu Fuß“ und ohne einheitliche Strukturen erledigt. Vor allem bei abteilungsübergreifenden Prozessen und Projekten war dies mit umständlichen Workarounds verbunden – zu Lasten der Prozesstransparenz“, erinnert sich Michael Kerscher, Leiter Technik bei ANTENNE BAYERN. „Die fehlende DSGVO-Compliance einzelner Lösungen haben wir schließlich im August 2017 zum Anlass genommen, unsere bestehende Lösungslandschaft in diesen Bereichen zu konsolidieren und in einer zentralen, Datenschutz-konformen Projektmanagement- und Collaboration-Plattform zu bündeln.“
Gesucht: Projekt-Tool mit Kanban-Struktur, SSO-Unterstützung und OnPremise-Hosting
Nachdem die Entscheidung zur Einführung einer neuen, zukunftsfähigen Projektmanagement-, Kommunikations- und Collaboration-Lösung feststand, wurden zunächst die wichtigsten Anforderungen der jeweiligen Abteilungen in einem Anforderungskatalog zusammengefasst. So sollte das künftige System u.a. die strengen Datensicherheits- und DSGVO-Anforderungen für den Einsatz bei ANTENNE BAYERN erfüllen - entweder über das Hosting in einem zertifizierten Rechenzentrum innerhalb der EU oder gar über den „OnPremise“-Betrieb im eigenen Hause, um die bestehenden, unternehmensspezifischen Sicherheitsinfrastrukturen nutzen zu können. Ein weiteres wichtiges Entscheidungskriterium war die Möglichkeit eines sogenannten „Single Sign-on“ (SSO), um auf mehrere Dienste und Nutzerprofile mit lediglich einer einmaligen Authentifizierung zugreifen zu können. Daneben sollte die neue Lösung auch imstande sein, die bisweilen recht unterschiedlichen Anforderungen der Mitarbeiter und Abteilungen abzubilden. Eine intuitive, moderne Bedienoberfläche mit Kanban-Logik und übersichtlichen Board-Strukturen ähnlich der Trello Oberfläche, womit die Anwender haptisch sehr gut klargekommen sind, sollte ein schnelles „Onboarding“ der Nutzer sicherstellen. Zudem sollte es über eine komfortable Datenimport-Funktion verfügen, um die bisherigen Anwender- und Projektdaten aus Trello heraus möglichst in automatisierter Form zu übernehmen.
Taskworld überzeugte mit smarter Bedienoberfläche und Funktionsumfang
Eine anschließende Orientierungsphase wurde dazu genutzt, um rund 10 der marktgängigen und führenden Projektmanagement Tools zu sichten und in OnPremise- oder Virtual-Private-Cloud- (VPC) Testumgebungen auf ihre Eignung hin zu prüfen. „Die meisten der Web-basierten Projektmanagement-Lösungen waren entweder zu klein, zu technisch orientiert oder sie waren zu kompliziert in der Bedienung. Taskworld stach vor allem durch seine gefällige und intuitive Bedienoberfläche, die aufgeräumte, gut durchdachte Struktur und viele smarte Features heraus. Neben dem VPC-Betrieb über ein ISO 27001, 27017 und 27018 zertifiziertes Rechenzentrum in Frankfurt bot uns das Team auch die Option, die Lösung lokal mit unserer bestehenden Infrastruktur zu betreiben, womit wir die DSGVO-Anforderungen und den Single Sign-on Zugriff sehr elegant umsetzen konnten. Mit keiner anderen Lösung sind wir hier vom User-Interface und dem gebotenen Leistungsumfang glücklich geworden, so dass die Entscheidung am Ende doch recht schnell und einstimmig ausfiel“, begründet Jan Roth, Senior Systems Designer & Security Specialist bei ANTENNE BAYERN, die Entscheidung.
Nachdem im Januar 2018 schließlich der Vertrag mit Taskworld unterzeichnet wurde, fing das Team um Michael Kerscher an, die ersten der zunächst 125 geplanten Anwender auf den Taskworld Einsatz vorzubereiten. Direkt im Anschluss an die Migration der Projekt- und Anwenderdaten aus Trello startete die Digital-Unit von ANTENNE BAYERN, die sich u.a. für den Web-Auftritt und die mobilen Apps der ANTENNE BAYERN Hörer verantwortlich zeichnet, als erste Abteilung mit Taskworld im Live-Betrieb. Das Onboarding der übrigen Abteilungen wie Redaktion, das für die Außenwirkung zuständige Hörermarketing und die Programmgestaltung erfolgte dann nach und nach. Da alte Projekte noch mit den Bestandslösungen abgewickelt und die neuen Projekte in Taskworld angelegt wurden, verlief der Übergang „weich“ und reibungslos. Dem Projekt-Team war es dabei lediglich wichtig, dass alle nicht DSGVO-konformen Tools zum Stichtag im Mai 2018 abgelöst waren.
Hohe Transparenz ermöglicht effektives Business Development über alle Abteilungen
Mit der Einführung von Taskworld als zentrale Task- und Projektmanagement-Plattform wurden auch die unternehmensweit gesteuerten Management-Projekte neu aufgesetzt. Für das als „OKR“ bezeichnete Verfahren, in dem quantitative und qualitative Vorgaben abteilungsübergreifend festgelegt und in 3-Monatszyklen auf den Prüfstand gestellt werden, bedient sich ANTENNE BAYERN ebenfalls Taskworld zur Unterstützung der laufenden Projekt- und Aufgabensteuerung in den jeweiligen Teams. „Diese Business Development Prozesse sind für unsere gesamte Unternehmensgruppe strategisch sehr wichtige Projekte, um einen kontinuierlichen, abteilungsübergreifenden Verbesserungsprozess und eine höhere Wertschöpfung zu realisieren. Das funktioniert nur mit entsprechender Transparenz. Dafür ist Taskworld prädestiniert, da der Fortschritt der eigenen Projekte für jeden Projektbeteiligten jederzeit einsehbar und nachvollziehbar ist“, erläutert Technik-Chef Michael Kerscher. „Die gemeinsamen, einmal wöchentlich stattfindenden OKR Team-Meetings werden aktiv mit Taskworld gestaltet – dort sind alle Agendapunkte, die relevanten Stati und sämtliche zugehörigen Daten und Dokumente hinterlegt. Komfortmerkmale wie interne Farbcodes, Punkteskalen zur Indikation des Projektfortschritts und eine Ampel-Sicht (grün: „weiterfahren“, gelb: Achtung, rot: kritisch) geben allen Beteiligten einen schnellen Überblick über das Projekt und die Meilensteine. Bei Rückfragen geht man einfach eine Ebene tiefer in das Projekt und findet alle relevanten Dokumentation und Kennzahlen - einfacher geht es kaum. So können die einzelnen Themen online und auf den Punkt einfach abgearbeitet und ggf. mit neuen Aufgaben und Workflows versehen werden – ohne aufwändige Nachbearbeitung.“
Mehr Qualität in der Projektsteuerung
Mit dem Wissen, wie einfach und zuverlässig die Team-Kommunikation mit Taskworld heute sein kann, waren die Abstimmungsprozesse innerhalb wie auch zwischen den Abteilungen früher ineffizient und träge, da sie immer wieder Nachbearbeitungen erforderten: Informationen wie Fristen, Aufgaben Bearbeiter lagen in einer Email lediglich als unstrukturierte Informationen vor und mussten manuell als Termine, Aufgaben oder Ansprechpartner etwa in Outlook angelegt werden. Heute liegen diese Informationen ohne Zwischenschritte oder Workarounds und in strukturierter Form in Taskworld vor, so dass nur noch die Workflows überwacht oder gesteuert werden müssen. Das erlaubt den ANTENNE BAYERN Teams heute eine deutlich zielführendere Kommunikation innerhalb und zwischen den Teams – ohne gekapselte Sicht, sondern einheitlich, bereichsübergreifend und mit Echtzeit-Statusverfolgung auch vom Mobilgerät aus.

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Über die Gruppe "Web 2.0 im Unternehmen"

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