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Petra M. Spielmann Internetagentur RESPONSE setzt mit Taskworld auf mehr Effizienz und Qualität in der Projektarbeit
Die Arbeitsorganisation in der Projektarbeit ist für die Kölner Internetagentur RESPONSE GmbH nicht nur Pflicht, sondern auch Kür, um den Projekterfolg und die Kundenzufriedenheit sicherzustellen. Die Suche nach einer geeigneten Software-Unterstützung im Projektgeschäft führte das Unternehmen nach diversen Software-Tests u.a. von Trello und weiteren Cloud-basierten Projektmanagement-Anwendungen zu Taskworld. Damit konnte das Team rund um Geschäftsführer Léon Hüls nicht nur eine effektive Projekt-, Aufgaben- und Ressourcensteuerung realisieren, sondern auch eine Arbeitsumgebung schaffen, die höchste Transparenz und klare Verantwortlichkeiten zwischen allen projektbeteiligten Mitarbeitern gewährleistet.
Die 1999 gegründete RESPONSE GmbH ist eine inhabergeführte Internet und eCommerce Agentur mit Full-Service-Charakter und einem breiten Leistungsspektrum, das vom Webdesign über die professionelle Online-Shop-Programmierung bis zum Onlinemarketing und Suchmaschinenoptimierung reicht. Als zertifizierte Google-Ads Agentur unterstützt das Unternehmen seine Kunden auch bei der Stärkung der Markenpräsenz sowie bei der Steigerung von Absatz und Traffic.
Komplexität verringern und flexibler planen:
Zwei wesentliche Herausforderungen waren der Grund, warum sich das Unternehmen 2016 entschloss, von diversen Insellösungen auf eine professionelle Projektmanagement-Software zur Unterstützung des Projektgeschäftes umzustellen: Zum einen erforderte die Projektarbeit insbesondere bei Auftrags-Peaks und mehreren zeitgleichen Projekten eine flexiblere Ressourcenplanung. Zum anderen musste die tägliche Arbeitsorganisation besser strukturiert werden können – um bei kurzfristigen Änderungen im Tagesgeschäft nicht den Überblick zu verlieren und die Abstimmungsprozesse zwischen den prozessbeteiligten Team-Mitgliedern zu vereinfachen. Durch die Möglichkeit, Projekte auf einzelne Tasks herunterzubrechen, sollte der Komplexitätsgrad einzelner Projekte verringert werden, um eine bessere Planung und Steuerung auf der Zeitachse zu gewährleisten.
Trello bot nicht nur unzureichende Planungsfunktionen:
Die bisherigen Instrumente, Listen und Tools gaben zwar eine gewisse Orientierung in der Projektarbeit, aber boten über eine grobe Übersicht von Projekten, Terminen und Aufgaben kaum Mehrwerte für die Teamarbeit. „Eine dedizierte, durchgängige Projektmanagement-Software gab es bislang nicht. Wir haben zwar diverse Lösungen ausprobiert. Aber in den meisten Fällen scheiterte es daran, dass nach dem Aufbau eines Projektbaumes notwendige Anpassungen – etwa im Krankheitsfalle eines Mitarbeiters – nur mit hohem Aufwand vorgenommen werden konnten“, beschreibt RESPONSE Geschäftsführer Léon Hüls die Ausgangssituation. Auch die Cloud-Anwendung Trello testete das Unternehmen im Evaluationsprozess eingehend auf ihre Eignung zur Unterstützung des Projektmanagements. „Allerdings haben uns am Ende ein paar wesentliche Funktionen gefehlt – eine zeitliche Ablaufplanung über Tage oder Monate hinweg war damit kaum oder nur sehr umständlich möglich. Die Lösung bot schlicht zu wenig Leistung für unsere Anforderungen.“
Einfach und flexibel musste es sein:
Das Team um Léon Hüls hatte schon von Beginn an ziemlich genaue Vorstellungen von dem, was die Lösung mitbringen musste. So war es etwa wichtig, Projekte und Aufgaben auch im zeitlichen Ablauf auf einfache Weise im System anlegen zu können. Da kurzfristige Aufträge die Planungen immer mal verschieben können, sollte das System eine gewisse Flexibilität erlauben, Aufgaben und Projekte per drag & drop lediglich auf der Zeitachse zu schieben, ohne die zugrundeliegenden Abläufe anpassen zu müssen. Das neue Tool sollte zudem eine pragmatische Unterstützung bieten bei der Priosierung von Aufgaben und der Planung auf der Zeitachse. Dabei sollte jeder Mitarbeiter in der Lage sein, seine individuellen und projektspezifischen Anforderungen im System so zu hinterlegen, dass Aufgaben in Eigenregie eingestellt, delegiert oder mit sämtlichen für die Abarbeitung notwendigen Informationen übernommen werden können. Die Cloud-Fähigkeit war ein weiteres wichtiges Kriterium, ebenso wie die Verfügbarkeit einer speziell für mobile Devices optimierten Android oder iOS App.
Über eine weitere Internet-Recherche und diverse Software-Vergleiche stieß Léon Hüls schließlich auf Taskworld, die das eigene Projektgeschäft künftig unterstützen und auf eine neue Ebene heben sollte. „Taskworld ist zu 100% das, was wir für eine effektive Projekt-, Aufgaben- und Ressourcensteuerung benötigten. Oder salopp gesagt: Mit Taskworld war all dies wie selbstverständlich und „supereasy“ per drag & drop möglich. Das Abrechnungsmodell mit der nutzerabhängigen, monatlichen Bereitstellungsgebühr kommt uns ebenfalls sehr entgegen, da Mitarbeiter sofort und einfach in jedes beliebige Projekt produktiv eingebunden werden können“, so der Agentur-Chef. Derzeit arbeiten 7 Mitarbeiter mit dem Browser-basierten Taskworld System. Damit lassen sich nicht nur Mitarbeiter, die über das Home Office von extern zugreifen, sondern auch Kunden und Freelancer nach Bedarf bequem in den Workflow einzelner Projekte einbinden.
Reorganisation der Projektplanung und -abwicklung:
Im Zuge der Einführung wurden vor allem die Projektplanung und die Projektabwicklung mit Taskworld neu organisiert. Laufende Projekte und anfallende Aufgabenwerden über Taskworld als Projekt-Drehscheibe angelegt, geplant und gesteuert. Neben den Projekten und ToDo´s werden aber auch Ideensammlungen im Sinne eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses dokumentiert und aktiv gefördert. Während die Kommunikation im Team früher weitgehend über Email erfolgte, ist heute sämtliche Korrespondenz zentral und projektbezogen in Taskworld hinterlegt – ohne aufwändige Suche und für jeden Mitarbeiter stets nachvollziehbar. Dies hat nicht nur zur Folge, dass die Email-Flut deutlich abgeebbt ist. Auch die über Emails ausgetauschten Informationen wie Fristen, Aufgaben, Verantwortlichkeiten, zugehörige Dokumente usw. mussten nicht erst extrahiert werden, sondern sind heute direkt und strukturiert in ein Workflowsystem eingebettet, das die beteiligten Mitarbeiter automatisch über Änderungen, ToDo´s und Neuigkeiten informiert. Insofern steht auch nicht jeder Mitarbeiter in der Pflicht, sich und seine jeweiligen Aufgaben individuell organisieren zu müssen - das übernimmt heute Taskworld für die Mitarbeiter.
Transparente Abläufe und besseres Qualitätsmanagement:
Über die Upload-Funktion von Bildern und Dokumenten können die Mitarbeiter sämtliche zum Vorgang gehörende Dateien anhängen, ohne diese gesondert ablegen oder zusammensuchen zu müssen. Sind beispielsweise Änderungen an einem Bildelement gewünscht, lädt der Mitarbeiter dies per drag & drop in Taskworld hoch, schreibt eine Aufgabe dazu und delegiert dies mit einer Terminvorgabe an den zuständigen Mitarbeiter, der dies in seiner ToDo-Liste direkt abrufen kann. Den jeweiligen Bearbeitungsstand erhalten die Teammitglieder entweder aus der Kanban Übersicht oder über die Punkteskala der Fortschrittsübersicht. Bei Terminkollisionen lassen sich die jeweiligen Task- oder Projektelemente dann per Mausklick von einem zum anderen Mitarbeiter rüberschieben.
Mit der Reorganisation wurde auch gleichzeitig das Qualitätsmanagement verbessert. „Die Planung- und Kalenderfunktion bietet uns eine sehr komfortable Übersicht nach den jeweiligen Stati „überfällig“, „bald fällig“ usw. Es gerät nichts mehr in Vergessenheit - die involvierten Mitarbeiter bleiben stets auf dem Laufenden und sind dem Kunden gegenüber jederzeit auskunftsfähig. Und was noch viel wichtiger ist: sie haben sehr effektive Steuerungsmechanismen an der Hand, um die Kundenzufriedenheit und –bindung sicherzustellen. Auch können wir frühzeitig eingreifen, wenn Projektmeilensteine nicht rechtzeitig umgesetzt werden. Die automatisierte Projekthistorie bietet uns darüber hinaus auch bei der Umsetzung aktueller Projekte einen großen Mehrwert, da sie unseren Mitarbeitern zuweilen auch als nützliche Wissensdatenbank für die laufenden Aufgaben und Projekte dient“, führt Léon Hüls aus. „Kleinere Aufgaben, die nicht sofort erledigt werden müssen, stellen wir in einen gesonderten Bereich ein. Diese werden dann bei freien Kapazitäten zwischendurch umgesetzt. Dies sorgt bei unseren Mitarbeitern für ein dauerhaft produktives Arbeitsumfeld und eine gleichmäßige Ressourcenauslastung. Dies ist schon deshalb nicht zu unterschätzen, da auch diese kleinen, bislang oftmals vergessenen Leistungen in Summe betrachtet eine gewisse Umsatzgröße ausmachen.“
Weitere Informationen unter http://www.taskworld.com/de
Arno Schambach Digitale Helfer für die virtuellen Arbeitswelten
Wie virtuelle Helfer für das Task- und Projektmanagement die infrastrukturelle Basis für den digitalen Wandel der Arbeitswelten schaffen:
Die klassischen Arbeitswelten befinden sich in einem strukturellen Wandel – weg vom Konferenztisch mit Handouts in Papierform hin zu virtuellen Work Spaces. Neue Arbeitsmodelle, wachsende Anforderungen nach mehr Mobilität und Transparenz, schnellere Kommunikation und der Wunsch, das Knowhow und die individuellen Stärken der eigenen Workforce noch effektiver nutzbar zu machen, veranlasst immer mehr Unternehmen, in die Schaffung digitaler Arbeitsumgebungen zu investieren.
„Der Effekt etwa vom Einsatz digitaler Arbeitsmittel ermöglicht den Unternehmen mehr Flexibilisierung und Dezentralisierung bei der Umsetzung von Aufgaben, lenkt aber zwangsläufig den Blick auf die zugrundeliegende Arbeitsorganisation. Denn daraus ergeben sich nicht nur gestalterische Freiheiten, sondern auch neue Herausforderungen im Hinblick auf die Kommunikation, Kollaboration, Prozessüberwachung und Mitarbeiterführung“, weiß Patrick Wings, Geschäftsführer des Spezialisten für Projektmanagement- und Collaboration-Software aus der Cloud Taskworld Deutschland GmbH. „Die Definition von Arbeitsprozessen und Meilensteinen, eine klare Aufgabenverteilung, die Befristung und Überwachung der Tasks und die Messung der Leistung sind dabei wichtige Voraussetzungen für eine nachhaltig erfolgreiche Arbeitsorganisation. Dabei geht der Weg langfristig weg von der klassischen Email-Kommunikation hin zu einer Task-basierten Prozesssteuerung, wo Informationen direkt in nachverfolgbaren Workflow-Strukturen eingebettet sind“, so Patrick Wings.
Fabienne Partsch Stress im täglichen Arbeitsleben – das Thema unserer aktuellen Online-Studie! Mitmachen und 50 € Amazon-Gutschein gewinnen
Stress bei der Arbeit – das Thema ist in aller Munde. Doch wann fühlen wir uns eigentlich gestresst von unserer Arbeit und wann nicht? Unter welchen Umständen können wir mit unserem Arbeitsstress gut umgehen?
Fragen wie diese wollen wir in unserem aktuellen Bachelorarbeits-Projekt am Lehrstuhl für Arbeits- und Organisationspsychologie der Universität Mannheim erforschen.
Auch Sie können unsere Studierenden dabei unterstützen, indem Sie an unserer zweiwöchigen Online-Studie teilnehmen! Als Dankeschön verlosen wir am Ende unter allen Teilnehmenden, die mindestens 80% der Fragebögen ausgefüllt haben, zwei Amazon-Gutscheine im Wert von je 50 €.
Aufbau der Studie: Zu Beginn gibt es einen Eingangsfragebogen (ca. 20-30 Minuten) und anschließend zwei Arbeitswochen lang täglich 3 Kurzbefragungen (vor der Arbeit, mittags und zum Feierabend), die jeweils etwas mehr als 5 Minuten dauern. Sie können teilnehmen, wenn Sie in einem Angestelltenverhältnis täglich mindestens 6 Stunden arbeiten und keinen Schichtdienst leisten.
Hier geht es direkt zur Anmeldung:
https://www.soscisurvey.de/stressstudie_anmeldung/
Wir freuen uns sehr über Ihre Teilnahme!
Weitere Informationen finden Sie direkt bei der Anmeldung oder unter diesem Link:
https://www.dropbox.com/s/8wspsc74gscr3ca/Stress%20bei%20der%20Arbeit_Forschungsprojekt_Informationsflyer.pdf?dl=0
Sollten Sie noch weitere Fragen haben, können Sie sich gerne direkt an mich oder die Projektleitung (Dr. Anne Casper, anne.casper@uni-mannheim.de oder Wilken Wehrt, M.Sc. wilken.wehrt@uni-mannheim.de) wenden.
Viele Grüße im Namen des gesamten Bachelorarbeits-Teams
Fabienne Partsch

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Über die Gruppe "Web 2.0 im Unternehmen"

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