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wissensmanagement - Das Magazin für Digitalisierung, Vernetzung und Collaboration

Die Gruppe wissensmanagement richtet sich an Projektverantwortliche, die sich mit dem Feld Wissensmanagement praxisorientiert beschäftigen.

Xing 512 wissensmanagement - Das Magazin für Digitalisierung, Vernetzung und Collaboration organisiert das folgende Event: Interview – Moderne Office-Systeme für Unternehmen: Google G Suite versus Microsoft Office 365
Liebe Gruppenmitglieder,
auf den ersten Blick haben die Cloud-basierten Office-Lösungen Google G Suite und Microsoft Office 365 viele Gemeinsamkeiten. Bei genauerer Betrachtung werden allerdings konzeptionelle und funktionelle Unterschiede deutlich, die Unternehmen bei der Auswahl berücksichtigen sollten. Und wie evaluiert und vergleicht man eigentlich solche Lösungen zielführend?
Lesen Sie hier unser Themen-Interview mit Paul Herwarth von Bittenfeld, Experte für Produktmanagement und Produktentwicklung bei //SEIBERT/MEDIA.
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Moderation: Warum verlagern Organisationen ihre Office-Software in die Cloud?
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Paul Herwarth von Bittenfeld: Weil klassische, lokal installierte Office-Software heute oft mehr Probleme verursacht als löst. Unternehmen wollen eine bessere digitale Zusammenarbeit, eine effizientere Kommunikation und eine höhere Informationsqualität. Sie wollen der internen E-Mail-Flut an den Kragen. In diesem Zusammenhang sind klassische Office-Dokumente nicht nur anachronistisch, sondern tot. Sie sind statisch. Sie unterstützen keine Zusammenarbeit an Inhalten. Sie behindern die Aktualität von Informationen. Die Leute teilen und diskutieren sie per E-Mail. Dokumente liegen dezentral in Mail-Postfächern verstreut und kursieren in mehreren Versionen mit unterschiedlichen Ausarbeitungsständen. Und die altbekannten Kompatibilitätsprobleme von Rechner zu Rechner gibt es noch obendrauf. Nicht zu vernachlässigen ist auch das Sicherheitsrisiko, wenn Dateien mit unternehmenskritischen Informationen auf verschiedensten Servern und Clients verteilt liegen. So bieten sich viel mehr Angriffspunkte. Moderne Cloud-Lösungen wie Office 365 oder die G Suite helfen, das zu ändern.
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Moderation: Eine Entscheidung zwischen den beiden Office-Lösungen von Google und Microsoft ist allerdings oft keine einfache, auch aufgrund des Umfangs der Lösungen.
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Paul Herwarth von Bittenfeld: Richtig. Dazu wird die Frage „Microsoft versus Google“ in vielen Unternehmen auch durchaus emotional betrachtet und auf einer politischen Ebene diskutiert. Als weiterer Aspekt kommen bestehende Verträge, die Homogenität der bestehenden IT-Landschaft im Unternehmen und auch die unterschiedliche DNA der Lösungen hinzu. Während Microsoft auf eine jahrzehntelange Historie im Hinblick auf Produktivitätssoftware zurückschaut, ist Google als Cloud-native Lösung und mit einem stark auf Kollaboration ausgerichteten Ansatz eine innovative Alternative, die sich nicht zu verstecken braucht.
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Moderation: Wie vergleicht man solche Software-Systeme? Viele Organisationen nutzen Anforderungskataloge und Pflichtenhefte.
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Paul Herwarth von Bittenfeld: Das ist die einfachste, wenn auch selten zielführende Praxis. Solche Anforderungslisten haben die Tendenz, lang und länger zu werden, um wirklich jeden denkbaren Anwendungsfall abzudecken – und zwar unabhängig davon, ob die Mitarbeiter diese wirklich brauchen oder nicht. Dann werden mitunter Entscheidungen getroffen auf Basis einiger weniger exotischer Funktionen, die am Ende in der Praxis kaum jemand nutzt. Das Problem ist oft, dass alle nur mit solchen Listen hantieren, aber sich niemand mal mit einem Team hinsetzt und wirklich mit der Software arbeitet. Niemand hat die Lösung in der Praxis ausprobiert, am wenigsten die, die später jeden Tag damit arbeiten sollen.
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Moderation: Was wäre Ihr Vorschlag für eine sinnvolle Vorgehensweise?
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Paul Herwarth von Bittenfeld: Es kann sehr hilfreich sein, bereits in einer frühen Phase einmal Erfahrungen in der praktischen Nutzung der Systeme zu sammeln, also z.B. die Dokumente, die man für das Einführungsprojekt der Software oder für ein Benchmarking der verschiedenen Systeme braucht, im engeren Projektteam direkt in der Cloud-Lösung zu erarbeiten. So sammelt man sehr schnell viele Learnings und kann auch nicht-funktionelle Aspekte wie die Usability oder die Performance der Systeme leichter in die Betrachtung einbeziehen. Bei den funktionellen Anforderungen kann es hilfreich sein, mit einer elektronischen Mitarbeiterbefragung oder auch mit Interviews mit Leuten aus verschiedenen Geschäftsbereichen ein klareres Bild von den Abläufen und Use-Cases zu bekommen, die ihnen wirklich wichtig sind. So können die Bewertungskriterien ergänzt und auch leichter priorisiert werden.
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Moderation: Was sind die offensichtlichsten Unterschiede zwischen der G Suite und Office 365?
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Paul Herwarth von Bittenfeld: Google hat bei der Schaffung seiner Office-Lösung von Anfang an auf Browser-Technologien und auf mobile Applikationen gesetzt. Das merkt man beim Zusammenspiel der Komponenten, aber auch an der technischen Reife der Produkte. Microsoft kommt dagegen aus einer klassischen Office-Welt mit komplexen Desktop-Anwendungen, ergänzt durch serverbasierte Software wie Sharepoint. Das alles musste nun für Office 365 in die Browser-Welt übertragen und konsolidiert werden. Das ist teilweise noch deutlich zu spüren, z.B. bei paralleler Arbeit in Dokumenten.
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Christopher Böckelmann Social Intranet Enablement
"Digitalisierung ist keine Technologie, sondern ein Mindset." - Hinter diesem einfachen Statement verbirgt sich in meinen Augen viel Wahres. Das beste Tool nützt nichts, wenn die Mitarbeiter nicht verstehen, welchen Mehrwert es für die tägliche Arbeit bringen soll. Und dieses Verständnis kann wiederum nur über Kommunikation und Austausch auf allen Ebenen erzielt werden.
http://bit.ly/2DhfiMe
Annette Hexelschneider Von #KNOWvember lernen wie man Wissensmanagement bewirbt
Es macht einen schon ein bissel neidig, dass man in Englisch die Worte dafür hat einen coole pro-WM-Kampagne zu starten: Knowledge + November. So einfach.
Doch auch wenn das bei uns nicht so einfach ist (oder doch?) können wir profitieren.
Einerseits die Strategie betrachten:
"Knowvember is a Knowledge Management campaign which will take place throughout November 2018. The idea is to highlight and showcase the ways in which library and knowledge services mobilise evidence and organisational knowledge."
Quelle: https://kfh.libraryservices.nhs.uk/knowvember/
Andererseits interessante, bei uns adaptiertere Beispiele ansehen. Wie zum Beispiel diese Pledge Wall (siehe Abbildung unten und hier https://padlet.com/knowvember/2018)
Und Sie können auch als nicht Twitter-UserIn verfolgen, was für Sie inspirativ sein könnte: https://twitter.com/hashtag/knowvember?lang=de
Zum Beispiel das Knowledge Mobilisation Framework: https://www.e-lfh.org.uk/programmes/knowledge-mobilisation-framework/
Getreu dem Motto "Learn something new for #Knowvember" (https://kfh.libraryservices.nhs.uk/knowvember/)
Sebastian Human „Ich lief Gefahr, vom Markt verdrängt zu werden“
Wie ein tauberfränkischer Mittelständler auszog, Innovationspotential für sein Traditionsunternehmen zu erschließen und sich im Silicon Valley wiederfand: https://bit.ly/2D7TUJc
Götz Piwinger Das WiMa Handlungsmodell PLUS
Wissensmanagement 4.0 bedeutet nicht nur die selbstverständliche Nutzung von KI-basierten Suchalgorithmen, sondern auch die integrative Kollaboration wichtiger Prozesskomponenten – und zwar ohne Medienbruch. Deshalb haben wir unser Wima Handlungsmodell PLUS um die schlauen Komponenten „Learning Management, Qualitätsmanagement, Dokumentenmanagement und Wissenskommunikation“ bereichert. Diese Module sollten sowohl Bestandteil auf Systemseite, als auch Teil der Methodenberatung sein. Denn Methode und System müssen ja bekanntlich in Einklang stehen.
Lernen ist eine Untermenge von Wissen, denn Wissen setzt das Lernen voraus. In unserem Fall kann ein gesuchter Wissenseintrag ein eLearning sein, welches dann absolviert und im Talentprofil des Suchenden registriert wird. In der praktischen Anwendung können wir uns das beispielsweise bei Pflichtunterweisungen, wie Hygienevorschriften, Arbeitssicherheit oder Compliance-Update vorstellen. Pflicht-Wissensvermittlung und der Reifegrad der Kenntnisnahmen sind mit einem Mausklick erledigt.
Im Qualitätsmanagement geht es beispielsweise um die Qualität der Wissenseinträge. Dazu durchlaufen frisch gebackene Wissenselemente einen automatischen, schlanken Freigabe-Workflow. Das ist in schon alleine in Sachen Compliance und CI-Fragen geboten. Auch das müssen moderne KMS leisten.
Dokumentenmanagement im KMS? Yes, Sir! Denn auch das DMS ist eine Untermenge von KMS. Modernes Wissensmanagement erzeugt mit der Änderung in Quelldokumenten (Masterdokument) auch die Änderung in allen abgeleiteten Wissenseinträgen, und zwar mit Versionsverwaltung und Grund der Änderung. Wenn sich beispielsweise in einem Gesetzbuch eine Änderung ergibt, wird diese automatisch in alle nachgeordneten Dokumentenauszüge übertragen. Gemeinsam in Dokumenten arbeiten, Versions- und Freigabeprozesse sind wichtig als integrativer Bestandteil im Wissensmanagement. Denn das findet jeden Inhalt und erkennt semantische Zusammenhänge.
Alle, die sich immer gefragt haben, wie gesicherte Wissenseinträge und ein Lernende Organisation entstehen kann. Das Zauberwort heißt „Wissenskommunikation“. Durch Peer to Peer Gruppenprozesse á la Whatsapp plus X unterstützt ein modernes KMS die kollaborative Wissensentstehung. Dieser Vorgang ist eigentlich mein Lieblingsprozess in der Welt des Wissensmanagements. Denn hier kann eindeutig in der Praxis nachgewiesen werden, wie organisationales Wissen in einer Lernenden Organisation entsteht.

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Über die Gruppe "wissensmanagement - Das Magazin für Digitalisierung, Vernetzung und Collaboration"

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