Es gibt viele verschiedene Arten von virtuellen Teams, manche agieren national, andere international. Manchmal handelt es sich um Projektteams, in anderen Fällen um Linienteams. Zudem gibt es Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Home Office und Externe, die in virtuelle Teams involviert sind. In allen Fällen müssen Unternehmen zahlreiche rechtliche Aspekte beachten. Unser heutiger Interviewpartner, Dr. Frank Walk, Experte für Arbeitsrecht, beantwortet wichtige Fragen zu diesem Thema.
Die Beantwortung der Fragen basiert auf einigen Fallbeispielen aus der Praxis.
Fallbeispiel Nr. 1:
Eine deutsche Führungskraft leitet ein nationales, virtuelles Linienteam*, das aus 15 Teammitgliedern besteht. Die Teammitglieder haben ihre Dienstsitze in verschiedenen deutschen Städten. Einige Teammitglieder arbeiten ganz oder teilweise im Home Office, manche arbeiten Vollzeit, andere Teilzeit.
*Die Führungskraft hat die Personalverantwortung für die Teammitglieder.
Welche rechtlichen Aspekte müssen die Führungskraft und die Teammitglieder berücksichtigen?
Natürlich ergibt sich bei virtuellen Teams ein gesteigerter Kommunikations- und Abstimmungsaufwand, was sich auch in rechtlichen Punkten widerspiegelt. Grundsätzlich hat die Führungskraft mit disziplinarischer Verantwortung, wie bei einem nicht-virtuellen Team, dafür Sorge zu tragen, dass der Einsatz der Mitarbeiter nicht gegen Recht verstößt. Das beinhaltet im Kontext von Tätigkeiten im HomeOffice vor allem das Arbeitszeitrecht, aber auch andere Arbeitsschutzvorschriften. Die Führungskraft muss darauf achten, dass sich die Mitarbeiter an die einschlägigen Vorschriften halten und beispielsweise die Arbeitszeit die in Deutschland zulässigen zehn Stunden pro Tag nicht überschreitet und dass die über acht Stunden am Tag hinausgehende Arbeitszeit aufgezeichnet wird. Demgegenüber steht eine spiegelbildliche Pflicht des Teammitglieds zur Aufzeichnung.
Hinzu kommt, dass sich die Führungskraft natürlich selbst gegenüber den Teammitgliedern gesetzeskonform zu verhalten hat, z. B. die Gleichbehandlungsgebote, insb. gegenüber Teilzeitbeschäftigten, beachtet etc. Neben zwingenden gesetzlichen Vorschriften können sich auch Anforderungen aus Tarifverträgen und insb. Betriebsvereinbarungen ergeben. Hier sind eventuell auch je nach Standort unterschiedliche rechtliche Anforderungen zu beachten, etwa wenn an einem Standort ein Betriebsrat eingerichtet ist, ist bzgl. der Mitarbeiter dieses Standorts bei der Anordnung von Überstunden dessen Mitbestimmungsrecht zu berücksichtigen, während für Standorte ohne zuständigen Betriebsrat Überstunden ggf. ohne weiteres angeordnet werden können.
Fallbeispiel Nr. 2
Eine deutsche Führungskraft leitet ein internationales, virtuelles Linienteam, das aus zehn Teammitgliedern besteht. Die Teammitglieder haben ihre Dienstsitze in verschiedenen Städten in den USA, Deutschland, Spanien, China, Indien und Brasilien. In regelmäßigen Abständen macht die Führungskraft Telefonkonferenzen und virtuelle Teammeetings, was aufgrund der Zeitverschiebungen eine ziemliche Herausforderung darstellt.
Welche rechtlichen Aspekte müssen die Führungskraft und die Teammitglieder berücksichtigen?
Die Führung internationaler Teams ist für die Führungskraft äußerst komplex, da sie aufgrund der übertragenen Personalverantwortung einen rechtskonformen Einsatz der Teammitglieder in allen betroffenen Staaten nach jeweiligem lokalem Recht sicherstellen muss. Zu beachten sind unter anderem teils unterschiedliche Arbeitszeitvorschriften, einschließlich Ruhezeiten, Nacht- und Feiertagsarbeitsverbote. Eine Übertragung dieser Verantwortung auf die einzelnen Teammitglieder ist rechtlich nur eingeschränkt möglich.
Hinzu kommt, dass in solchen Teams die Mitglieder typischer Weise nicht bei derselben Gesellschaft angestellt sind, sondern juristisch unterschiedliche Arbeitgeber haben. Die Ausübung von Personalverantwortung durch eine nicht beim selben vertraglichen Arbeitgeber angestellte Führungskraft kann aber weitere Komplikationen nach sich ziehen, wie z. B. Fragen der Arbeitnehmerüberlassung und des Datenschutzes. Zudem kann sich das Risiko ergeben, dass ungewollt ein zusätzliches Arbeitsverhältnis geschaffen oder eine weitere Betriebsstätte im steuerrechtlichen Sinne begründet wird.
Das Datenschutzrecht spielt bei der Zusammenarbeit über nationale Grenzen hinweg ohnehin eine wichtige Rolle. Der Austausch von Personaldaten auch innerhalb des Konzerns zwischen Unternehmen und insbesondere über die Grenzen der EU hinaus bedarf besonderer rechtlicher Vorkehrungen. Ein datenschutzrechtliches Privileg für eine Datenübermittlung innerhalb des Konzerns besteht nicht. Ein sorgloser Umgang beim Datenaustausch kann daher für das Unternehmen, aber auch für die Führungskraft unangenehme Folgen haben.
Fallbeispiel Nr. 3
Eine deutsche Führungskraft leitet ein nationales, virtuelles Projektteam*, das aus 15 Teammitgliedern besteht. Die Teammitglieder haben ihre Dienstsitze in verschiedenen deutschen Städten. Einige Teammitglieder arbeiten ganz oder teilweise im Home Office, manche arbeiten Vollzeit andere Teilzeit.
*Die Führungskraft hat KEINE Personalverantwortung für die Teammitglieder, stimmt sich aber regelmäßig mit den verschiedenen Linien-Führungskräften der Teammitglieder ab.
Welche rechtlichen Aspekte müssen die Führungskraft und die Teammitglieder berücksichtigen?
Auch die Führungskraft ohne Personalverantwortung im engeren Sinne hat Rechtsverstöße zu verhindern bzw. auf deren Unterlassung hinzuwirken. Hierbei muss man sich klarmachen, dass jedenfalls das deutsche Arbeitsrecht keine scharfe Grenzziehung zwischen Führungskraft mit und ohne Personalverantwortung kennt. Daher ist auch die intern rein fachlich verantwortliche Führungskraft rechtlich soweit verantwortlich, wie sie den Teammitgliedern Weisungen erteilt. Konkret: Die Aufforderung der Führungskraft an das Teammitglied an einer Aufgabe bis spät in die Nacht zu arbeiten, kann gegen Arbeitszeitrecht verstoßen und für Unternehmen und Führungskraft Folgen haben – ganz unabhängig davon, ob die Führungskraft sonst für das Teammitglied im eigentlichen Sinne Personalverantwortung trägt, also für dessen Auswahl, Beförderung oder Kündigung etc. zuständig ist. Selbstverständlich ist auch die Führungskraft ohne Personalverantwortung verpflichtet, sich gegenüber den Teammitgliedern rechtskonform zu verhalten, also insb. diese nicht zu diskriminieren etc. Hierzu gehört auch die Kenntnis lokaler Regelungen z. B. in Betriebsvereinbarungen.
... Fortsetzung des Interviews in separatem Artikel, siehe Kommentar