Die Königin unter den geschäftlichen Kommunikationsformen ist sie – zumindest was die Mengen angeht – unbestritten. Und diesen Thron hat sie im Sturm erobert. Ich erinnere mich noch an das Gefühl, als ich meine erste e-Mail bekam. Ich musste extra einen Freund anrufen, damit er mir eine Nachricht schickt...
Ich erinnere mich auch noch an die Vorteile, die ich der Kommunikationsform e-Mail damals zugeschrieben habe. Kürzlich habe ich in einem Workshop einige dieser Thesen vorgestellt:
1) e-Mails bekomme ich und kann sie später und in Ruhe lesen
2) auch Antworten kann ich, wenn ich Zeit habe
3) Ich werde nicht bei der Arbeit unterbrochen
4) Ich habe alles gleich schriftlich
5) Der Vorgang bleibt im Idealfall zusammen
Spätestens beim dritten Punkt hatte ich die Lacher auf meiner Seite.
Keine dieser Thesen ist mehr haltbar. Der Erwartungsdruck ist für die ersten beiden Punkte zu hoch, der dritte Punkt scheitert an der Technik, die blinkt, piepst oder sonst wie auf sich aufmerksam macht, um die Ankunft einer neuen Nachricht zu verkünden. Der vierte Punkt fällt der puren Länge vieler Kommunikationsfäden (und damit der hohen Redundanz bzw. ) innerhalb einer Korrespondenz so wie der inflationären Benutzung von Dokumentenanhängen zum Opfer. Punkt 5 wird durch schlechte Antwort- und Weiterleitungsgewohnheiten so wie Bulk-CCing oder BCCing ad absurdum geführt.
Die e-Mail ist tot!
Doch halt: Auffallend ist, dass keiner der Punkte systemimmanent ist. Es ist unser Umgang mit dem Medium, der die mannigfaltig vorhanden Vorteile konterkariert. Ein Anhaltspunkt für einen sinnvolleren Umgang ist die Tatsache, dass die e-Mail nach wie vor eine schriftliche Kommunikation ist – wenn auch mit erweiterten Möglichkeiten und geringerer Einstiegsschwelle als Brief und Fax. Damit unterliegt sie einigen Regeln, deren Bewusstmachung uns gute Anhaltspunkte für einen angemessenen Einsatz birgt.
Hierzu eine unvollständige Liste, die gerne ergänzt werden darf:
- Die Sequenz „schreiben, lesen, antworten“ dauert länger als „sprechen, hören, antworten“ - ist also nur dann sinnvoll, wenn etwas festgehalten werden oder mehrere Empfänger gleichzeitig erreichen muss.
- Ich weiß beim Absenden der Nachricht nicht, wann diese ankommt und gelesen wird und toleriere diese Verzögerung.
- In Kopie (egal ob CC oder BCC) sollte eine Nachricht in der Regel nur gesendet werden, wenn ich sie auch als Briefpost in Kopie versendet hätte.
- Anhänge entsprechen Anlagen. Mit dem unkommentierten Anhängen von Dokumenten zwinge ich den Kommunikationspartner, diese zu lesen.
- Ein Betreff sollte den Inhalt der Nachricht wiedergeben – und nicht, weil es so einfach ist, den Inhalt der letzten von diesem Kommunikationspartner gesendeten Nachricht.

Schon diese wenigen Punkte werden uns den wunderbaren Kommunikationsweg e-Mail effektiver und deutlich sinnvoller nutzen lassen.
Es lebe die e-Mail!
Weiteres zum Thema 'strukturelle Unternehmenskommunikation' wird hier noch folgen – ebenso berate ich Sie gerne in allen inhaltlichen und technischen Fragen zur operativen Kommunikation in ihrem Unternehmen oder Ihrer Abteilung. Auch biete ich Workshops zum eigenen Umgang mit der geschäftlichen Kommunikation an.
Informationen dazu finden sie unter http://www.punkt-k.de oder schreiben Sie mir hier bei XING oder unter info@punkt-k.de.
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