Am 11.07.2019 wurde die neue Fassung der "Grund­sät­ze zur ord­nungs­mä­ßi­gen Füh­rung und Auf­be­wah­rung von Bü­chern, Auf­zeich­nun­gen und Un­ter­la­gen in elek­tro­ni­scher Form so­wie zum Da­ten­zu­griff (GoBD)" veröffentlicht: http://bit.ly/gobd_2. Sie ersetzen die Fassung vom November 2014 (Quelle im PROJECT CONSULT Blog http://bit.ly/GOBD_2).
Auf die Änderungen sind wir schon in unserem Update Information Management 2019 im Januar des Jahres eingegangen: http://bit.ly/UpdateIM19-HH-GoBD2-0. Kapitelüberschriften, Kapiteleinteilung und Randziffern wurden beibehalten.
Rz. 15
Bei Kleinstunternehmen soll die Unternehmensgröße bei den Anforderungen an die Umsetzung gesetzlicher Aufzeichnungspflichten berücksichtigt werden.
Rz. 20
Cloud-Systeme werden als Nebensysteme betrachtet und gelten grundsätzlich als zulässig.
Rz. 26
Aus Rz. 39 Aufnahme der Einzelaufzeichnungspflicht als Kriterium für die Wahrheit und Klarheit fortlaufender Aufzeichnungen.
Rz. 39
Präzisierung der Ausführungen zur Zumutbarkeit einer Aufzeichnung von einzelnen Geschäftsvorfällen.
Rz. 50
Nur periodenweise Buchung von Geschäftsvorfällen ist nicht zu beanstanden.
Rz. 55
Gemeinsame Erfassung von baren und unbaren Transaktionen ist möglich.
Rz. 64
Korrektur- und Stornobuchungen müssen auf die ursprüngliche Buchung rückbeziehbar sein.
Rz. 68
Der Begriff „Scannen“ wurde durch die Formulierung „bildliche Erfassung“ ersetzt und erlaubt so auch die Erfassung über mobile Geräte und andere zukünftige Devices zur Datenerfassung wie z.B. Brillen.
Rz. 76
Es gilt nun, dass dasjenige weiterverarbeitete elektronische Format aufzubewahren ist, das über die höchste maschinelle Auswertbarkeit verfügt und den vollständigen Dateninhalt des Originalbelegs speichert (daher auch die Erweiterungen für die Speicherung von OCR). Unter bestimmten Voraussetzungen - ohne dass dies implizit und konkret geklärt wird - muss auch die bildhafte Kopie von Ausgangsrechnungen nicht mehr aufbewahrt werden (siehe auch Rz. 136).
Rz. 130
Die Digitalisierung von Belegen mittels mobiler Endgeräte wie Smartphones wird anerkannt. Dies ist auch im Ausland zulässig. Auch die Speicherung der Daten im europäischen Ausland (EU) ist zulässig (Free Flow of Data http://bit.ly/EU-DSM-FFoD).
Rz. 135
Bei der Konvertierung von aufbewahrungspflichtigen Unterlagen in unternehmenseigene Formate (sog. Inhouse-Formate) ist unter bestimmten Voraussetzungen nicht länger die Aufbewahrung beider Versionen erforderlich. Es langt - unter nicht näher definierten Umständen - bei einem ordnungsmäßigen, nachvollziehbaren Betrieb die Speicherung des erzeugten Inhouse-Formates (siehe auch Rz. 76).
Rz. 136
Das Verbringen der Papieroriginale zum Scannen im europäischen Ausland ist zulässig. Auch hier ist "ersetzendes Scannen" möglich, ohne dass die "verschärfte Version" mit elektronischer Signatur gefordert würde. Die GoBD bleiben dabei - elektronische Signaturen sind nach Rz. 138 nicht erforderlich.
Rz. 154
Künftig soll es genügen, wenn die Änderungen einer Verfahrensdokumentation versioniert sind und eine nachvollziehbare Änderungshistorie vorgehalten wird (so haben wir dies schon immer in unseren Seminaren gehalten http://bit.ly/S11VD2017). In der alten Fassung wird im Fall einer Änderung dagegen die Versionierung der gesamten Verfahrensdokumentation inkl. Änderungshistorie verlangt.
Rz. 164
Als Erleichterung für die Aufbewahrung alter Daten bei Systemwechsel kann der Datenzugriff nach Ablauf des 6. Kalenderjahres auf die Datenträgerüberlassung Z3 beschränkt werden. Dies verringert die Anforderungen an Migrationen um einen vierjährigen Zeitraum und macht das Leben leichter.
Weiterer Änderungsbedarf ergibt sich durch die geplante Verkürzung der Aufbewahrungsfristen auf 8 Jahre (http://bit.ly/BEG-III). Wünschenswert ist es im Rahmen der Vereinfachung auch, den Aufwand für die Verfahrensdokumentation zu reduzieren (ähnlich wie der Buchführungsaufwand für Klein- und Kleinstunternehmen im BEG II http://bit.ly/BEG-ii).
Quelle im PROJECT CONSULT Blog http://bit.ly/GOBD_2