管理大师彼得.杜鲁克说:“企业家就是做两件事,第一是营销,第二是削减成本”。但是,大部分企业家的精力都花费在营销和研发上,而花费在降低成本上的精力并不多。
多年从事经营绩效咨询和合理化改善咨询,我越来越觉得财务审计制度的建立在整个成本管控中的重要作用,因此,在这些年的成本改善咨询中,我总会建议企业设计出整套财务审计制度,尤其针对采购“吃回扣”予以重点稽查和审计,直到杀死“回扣”的魔鬼,增加利润的“天使”。
在制定防止采购“吃回扣”的审计制度时,我一般撰写的主要内容如以下十点:
①与采购员签定禁止商业舞弊的协议,规定一旦发现采购有受贿行为,不论金额大小,立即予以解雇。
②规定采购受贿金额超过5000元,在公司内部刊物上予以公布。
③规定采购受贿金额超过10000元,移送法办处置。
④人事制度规定不允许集团董事的亲属于采购部任职。
⑤与供应商签定防止商业舞弊的协议,规定供应商如使用任何名目行贿,严重者解除关系,轻微者予以公布并扣款警戒。
⑥定期公开企业各事业部的拒贿与受贿人员名单。
⑦成立稽查部,定期与不定期调查市场行情 ,并对采购与供应商的日常交往行为予以监控。
⑧健全财务审计制度,所有对外采购行为最后由审计专家(砍价专家)作出最后确认。
⑨在公司接待室张贴禁止受贿的各种宣传资料,并公开检举电话接受内外部员工的监督。
⑩定期对采购员进行采购品项轮换和采购岗位轮换。
一般只要有了以上这十条,大部分采购在“吃回扣”时便有所收敛,因为谁也不希望自己名誉扫地,更不希望自己有牢狱之灾。
在一次咨询过程中,一位近五千名员工的外资企业总经理告诉我,在对待采购“吃回扣”这件事上,他采取默认的态度。因为如果不这样,采购就不会好好去做好采购工作,就不会去降低采购价格。当时我没有直接反驳这位总经理,在以后几个月的咨询中,我建立了该企业的采购审计制度,并制定了采购员的绩效考核与绩效奖金制度。通过制度,杜绝采购“吃回扣”,又通过制度,逼迫采购去降低采购成本。几个月以后,这些制度对降低该企业的采购成本起到了举足轻重的作用。
目前,在我看到过的大多数外资企业中,对采购“吃回扣”都采取姑息养奸的态度,顶多是采取开除解雇的方式对采购予以惩办,至使采购“吃回扣”的胆量越来越大,越“吃”越多。但是,回过头来看,造成这一事实的责任是谁呢?是外资企业的总经理对采购员“吃回扣”姑息养奸,是企业没有财务审计制度来维护企业的利益,是企业没有采用法律武器对“吃回扣”惩前毖后。
沃尔玛创始人山姆·沃尔顿说:“在财务管理上,你不要相信人,要相信制度”。在采购管理上,更是如此。
杜绝采购拿一分钱回扣,就是降低一分钱成本,增加企业一分钱的利润。
因为道理很简单,“羊毛出在羊身上”,采购“吃”的“回扣”,实际上就是在“吃”掉企业的利润;更何况“吃回扣”严重影响到企业的商誉,使员工职业道德沦丧,直至影响到社会的和谐与发展。
因此,降低企业成本,从防止“吃回扣”做起。