Geht es Ihnen auch so: Sie kommen morgens ins Büro, kochen sich einen Tee oder Kaffee und …
...schalten Ihren Rechner ein, öffnen das e-Mail Programm und finden ein paar Antworten auf Anfragen Ihrerseits, einen kurzen Kommentar zu der Zusammenfassung, die Sie von dem initialen Telefonat bezüglich des neuen Projektes gemacht haben, so wie die beiden e-Mails, die Sie am Vortag nicht beantwortet haben, da Sie mitten in der Bearbeitung einer Aufgabe waren, die Sie noch beenden wollten, bevor Sie das Büro verlassen.
Eine halbe Stunde später sind alle e-Mails erledigt. Zwischendurch haben Sie noch das Telefonat eines Kunden entgegengenommen, der sich für das schnelle und übersichtliche Angebot bedankt hat, dass er zwei Tage vorher erhalten hat. Weitere zwanzig Minuten später haben Sie ein Problem zusammen mit der Kollegin im Nachbarzimmer bei einer weiteren Tasse Tee oder Kaffee geklärt, sowie eine komplexere Anfrage telefonisch mit den Lieferanten abgeklärt, der wiederum Ihnen ein Ergebnisprotokoll über die Absprachen zukommen lassen wird.
Ein bis zwei dieser Kommunikationsblöcke werden Sie im Laufe des Tages noch einschieben, die restliche Zeit können Sie konzentriert am Ablaufplan des neuen Projektes arbeiten und Zeit für einen Spaziergang in der Mittagssonne wird wohl auch noch bleiben.
Oder geht Ihnen es eher so: Sie kommen morgens ins Büro, kochen sich einen Tee oder Kaffee und...
… wissen nicht, ob Sie Ihren Rechner überhaupt anschalten wollen – geschweige denn das e-Mail Programm öffnen. Sind doch gestern nahezu die Hälfte der e-Mails übriggeblieben!
Noch bevor Sie eine Entscheidung getroffen haben, ruft der Kunde an, dem sie gestern die Änderungsvorschläge zu seinen Anmerkungen auf Ihre Korrektur der initialen Version der Projektskizze geschickt haben. Er möchte wissen ob Sie seine neuen Ideen gut finden, die er 'inline' in der e-Mail notiert hat; diese habe er bereits vor einer halben Stunde rausgeschickt!
Damit ist die Entscheidung gefallen, Sie müssen sowohl den Rechner anschalten als auch den e-Mail Client öffnen. Neben der e-Mail des Kunden und den von gestern übrig gebliebenen Mails finden Sie noch einige weitere, die aber nur CC an Sie gehen und daher vermutlich nicht so relevant sind und warten können. Auch der Morgengruß der Kollegin von nebenan muss ja nicht sofort beantwortet werden, sie wollten Ihr ja sowieso noch ein paar Dokumente schicken, die sie gestern ausfindig gemacht hatten, und die eine ganz gute Grundlage für die anstehende Problemlösung sein könnten – das soll sie aber dann selber entscheiden. Also ran an die Ideen des Kunden. Sie arbeiten sich durch die Historie der mittlerweile einige hundert Zeilen langen e-Mail und kommentieren die Ideen des Kunden, die er leider auch zu bereits verworfenen Anforderungen hatte. Es ist doch immer wieder schön, wenn man alles schriftlich hat und gut nachvollziehen kann, wer wann was geschrieben hat. Wenn der Kunde dann Ihre Bemerkungen bearbeitet hat und keine weiteren Kommentare mehr einreicht, müssen Sie ja nur noch kurz eine Zusammenfassung des bis dahin geschriebenen schreiben und fertig ist die Grundlage für das Detailkonzept. Ein Blick auf die Uhr zeigt Ihnen, dass bereits anderthalb Stunden vergangen sind, aber es kamen ja zwischendurch auch immer wieder neue Mails, die Sie kurz durchgeschaut haben. Ein wenig Abwechslung schadet ja nicht – und wer weiß, es könnte auch etwas wichtiges sein. ...wie war das eigentlich bei den Mails, die Sie gestern zwischendurch angeschaut haben. War da nicht eine zeitkritische Sache, die heute noch erledigt werden muss – „na dann schau ich schnell noch mal die e-Mails von gestern durch...“
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Die neueren und neuen Kommunikationsmöglichkeiten sind Segen und Fluch zugleich. Vieles lässt sich schneller und sinnvoller erledigen, häufig aber wird auch gedankenlos mehr Arbeit produ- oder provoziert (je nachdem auf welcher Seite man als Kommunikationspartner sitzt).
Nicht selten führt das zu einem „Kommunikationskollaps“, bei dem vor lauter Kommunikation das operative Geschäft zu kurz kommt. Freiräume zur Weiterentwicklung der Abteilung oder des Unternehmens liegen erst recht in weiter Ferne.
Der Schlüssel um eine solche Situation aufzubrechen liegt in der bewussten, aufgabenabhängigen Auswahl der Kommunikationsmittel so wie einer sinnvollen technischen Unterstützung.
Ein paar Lösungsansätze finden Sie bereits in der ersten Schilderung. In allen weiteren strukturellen, inhaltlichen und technischen Fragen zur operativen Kommunikation in ihrem Unternehmen oder Ihrer Abteilung berate ich Sie gerne. Weiterhin biete ich Workshops zum eigenen Umgang mit der geschäftlichen Kommunikation an.
Genauere Informationen dazu finden sie unter http://www.punkt-k.de oder schreiben Sie mir unter info@punkt-k.de.
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Eine Übersicht über weitere Artikel zum Thema Kommunikation finden Sie unter http://www.punkt-k.de?news=true