ALPEN-Methode: in wenigen Minuten den Tag planen

Strukturiert durch den Tag: Mit der ALPEN-Methode erstellt ihr in nur wenigen Minuten einen Tagesplan. (Grafik: Für-Gründer.de)

Was ist die ALPEN-Methode?

Die ALPEN-Methode dient als Zeitmanagement-Methode dazu, in 5 bis 15 Minuten seinen Tagesplan mit den wichtigsten Aufgaben zu erstellen. Die Methode geht zurück auf Prof. Dr. Lothar Seiwert, Wirtschaftswissenschaftler und Zeitmanagement-Experte. Für die Alpen-Methode nehmt ihr einen Zettel und Stift, eine Tabellenvorlage oder eine digitale To-do-Liste in eurem CRM und geht folgende Schritte für den Tagesablauf durch:

• Aufgaben notieren
• Länge einschätzen
• Pufferzeiten nicht vergessen
• Entscheidungen treffen
• Nachkontrolle am Feierabend

Leider hat die Methode rein gar nichts mit dem Gebirge zu tun, auch wenn ein Arbeitstag dem Bergsteigen ähneln kann.

Wie funktioniert die Alpen-Methode?

Auch wenn ihr sagt, "ich weiß ja, was ich alles zu tun habe", sind es oft die kleinen Dinge, die unendlich viel Zeit fressen. Am Ende des Tages ärgert ihr euch dann, nicht alles, was ihr euch für den Tagesablauf vorgenommen hattet, erledigt zu haben. Ihr könnt aber auch nicht genau sagen, wo die ganze Zeit geblieben ist.

Nehmt den Tagesplan daher ernst und notiert euch jede wichtige Aufgabe, die ihr für den Tag geplant habt: vom Erstellen einer Präsentation über ein Teammeeting und Mitarbeitergespräch bis hin zum Beantworten der ganzen Useranfragen auf der Website. Dabei spielt zunächst die Reihenfolge der Aufgaben keine Rolle. Helfen kann dabei die GTD-Methode.

Habt ihr das Aufgabenziel notiert, schätzt eine realistische Länge ein. Bedenkt dabei auch mögliche Schwierigkeiten, so dass ihr euch nicht durch ein zu straffes Zeitlimit selbst unter Druck setzt und blockiert. Dann hat es den gegenteiligen Effekt und der ganze Tagesplan schiebt sich nach hinten. Das demotiviert. Ihr notiert für jede Aufgabe eine Endzeit. Probiert hierfür auch mal die Methode Timeboxing aus.

• Tipp: Wenn ihr mit Kollegen an einem Projekt, zum Beispiel via Scrum arbeitet, plant mehr Zeit für Abstimmungen sowie Rückmeldungen ein. Überlegt, wie realistisch es ist, dass alle pünktlich ihren Teil liefern, welche Korrekturschleifen hinzukommen und welche möglichen Verzögerungen auftreten können. Nur so könnt ihr euren Tagesplan realistisch aufstellen und schaffen.
• Achtet auch auf die Zeitpläne und den Tagesablauf der Kollegen, wenn ihr Absprachen treffen wollt oder Meetings abhalten müsst. Mehr zu Manager versus Maker Schedule erfahrt ihr hier.

Auch wenn ihr Zeitfresser und Störungen so gut es geht ausstellt – es kommt immer etwas dazwischen. Damit euch dies nicht zu sehr nach hinten wirft, plant für jede Aufgabe Pufferzeiten ein. So könnt ihr auch einen spontanen und sehr wichtigen Kundenanruf kurz entgegennehmen und einen neuen Telefontermin vereinbaren oder auf andere dringliche Anfragen und unvorhergesehene Störungen reagieren. Aber Vorsicht: Das darf nicht dazu führen, dass ihr regelmäßige Störungen zulasst, denn das lenkt von der aktuellen Aufgabe ab und ihr werdet unproduktiver.

Und wenn ihr die Pufferzeit nicht benötigt? Dann freut euch, dass ihr so hochkonzentriert und erfolgreich die Aufgabe erledigt habt, gönnt euch eine Kaffeepause oder ein Gespräch mit Kollegen und startet voller Energie in die nächste Aufgabe.

Das ist auch im Sinne des Methoden-Erfinders Seiwert. Sein Vorschlag lautet: Nur 60 Prozent seiner Arbeitszeit für die Aufgaben einplanen und 40 Prozent als Puffer für unvorhergesehene Dinge sowie für soziale Aktivitäten.

• Artikel-Tipp: So helfen euch die Zeitmanagement-Methoden 52-17 und Pomodoro-Technik, eure Aufgaben fokussiert, hoch konzentriert und mit regelmäßigen Pausen zu erledigen.

Der Schritt Entscheidungen treffen bedeutet, dass ihr bei der Erstellung eures Tagesplans meist mehr Aufgaben auf dem Zettel stehen habt, als ihr an dem Arbeitstag erledigen könnt. Sortiert die Aufgaben daher nach Prioritäten (hilfreiche Methoden sind die ABC-Methode oder die Eisenhower-Methode). Schaut, welche Aufgaben ihr dringend erledigen müsst und welche ihr delegieren könnt. Manche Aufgaben können sicherlich auch erst am nächsten Tag oder im Laufe der Woche erledigt werden.

Kurz vor Feierabend plant ihr Zeit zum Kontrollieren ein. Habt ihr alles erreicht? Wo müsst ihr nachbessern? Gibt es noch offene Aufgaben? Hinterfragt, woran dies gelegen hat und notiert diese Aufgabe gleich in den Tagesplan für den nächsten Tag. Die Nachkontrolle dient nicht nur dem Ergebnischeck, sondern ihr überprüft auch, ob eure Planung passend war, wo ihr diese noch optimieren könnt und ob eure Zeiteinschätzungen realistisch waren. Falls nicht: Plant euch mehr Zeit für die anstehenden Aufgaben oder Pufferzeiten ein, um euren Stress zu reduzieren.

• Tipp: Hier findet ihr eine ALPEN-Methoden Vorlage als Word-Datei, PDF-Version oder Excel-Liste, die ihr ganz einfach täglich mit den anstehenden Aufgaben füllen könnt.

Die ALPEN-Methoden-Vorlage hilft euch, einen Überblick über die täglichen Aufgaben zu haben. (Tabellenvorlage: Passion4Business.de)

Für wen eignet sich die ALPEN-Methode?

Die ALPEN-Methode eignet sich für jeden, der gerne plant und einen sinnvollen Überblick über die Aufgaben des Tages braucht, um sie dann nach und nach abzuarbeiten. Dafür braucht ihr Selbstdisziplin, Organisationstalent und das Vorhaben, euch stärker zu fokussieren und nicht ablenken zu lassen.

Der Vorteil: Die Planung soll nicht lange dauern und ihr verschwendet im Laufe des Tages keine Zeit mehr damit. Und wenn ihr am Abend bereits den Tagesplan für den nächsten Arbeitstag zusammenstellt, dann habt ihr den nächsten Morgen plötzlich so viel mehr Zeit – und zwar für euch.

Alpen-Methode Beispiel: Tagesplan/Zeitplan für einen Arbeitstag

• 9 bis 9:30 Uhr Mails des Abends und der Morgenstunden abarbeiten (Dauer: 30 Minuten, Puffer 15 Minuten) Erledigt: ja/nein
• 9:45 bis 10:00 Uhr Mitgründer anrufen zwecks Auftrag PR-Agentur (Dauer: 10 bis 15 Minuten) Erledigt: ja/nein
• 10:00 bis 10:30 Uhr Teammeeting via Zoom (Dauer: 30 Minuten, Puffer: 15 Minuten) Mitarbeiter: alle Erledigt: ja/nein
• 10:45 bis 11:45 Uhr Aufgabe: Kalkulation Projekt A (Dauer: 1 Stunde, Puffer: 15 Minuten) Erledigt: ja/nein Aufgabe: Kalkulation Projekt B Mitarbeiter: delegieren an Thomas Erledigt: ja/nein Aufgabe: Kalkulation Projekt C Mitarbeiter: Anna Erledigt: ja/nein
• 12 bis 13 Uhr Mittagspause – auswärts mit Philipp
• 13 bis 13:30 Uhr Telko zu den Kalkulationen inkl. Entscheidung (Dauer: 30 Minuten, Puffer: 15 Minuten) Mitarbeiter: Thomas, Anna und ich Erledigt: ja/nein
• 13:45 bis 14:15 Uhr 2. Block Mailanfragen bearbeiten (Dauer: 15 bis 30 Minuten) Erledigt: ja/nein
• 14:15 bis 16:45 Uhr Konzeptentwurf fürs Projekt X (Dauer: 2,5 Stunden, Puffer: 15 Minuten) Erledigt: ja/nein
• 17 bis 17:45 Uhr Nachkontrolle der Aufgaben und Feedback an die Kollegen (Dauer 30 bis 45 Minuten) Erledigt: ja/nein
• 17:45 bis 18 Uhr Erstellung des Tagesplans für den nächsten Tag
• Feierabend und Abendroutine

Tipps: Habt ihr eine sehr wichtige und unangenehme Aufgabe zu erledigen, die ihr vor euch herschiebt? Dann bekämpft die Aufschieberitis mit der Eat the Frog-Methode und plant sie als erste Aufgabe des Tages ein. Wenn ihr diese dann hoch konzentriert erledigt habt, dann ist euer Kopf frei für alles andere auf eurem Zeitplan. Das reduziert den Druck und löst mögliche Blockaden, die das Verschieben von unangenehmen Aufgaben verursachen kann.

Überkommt euch täglich eine E-Mail-Flut? Plant auch zum Abarbeiten einen festen Zeitslot ein, sodass ihr nicht den Tag damit startet, sondern eure produktive Phasen für die wirklich herausfordernden Aufgaben verwenden könnt.

Denkt bei der Tagesplanung auch an Pausen für euch. Wie ihr voll konzentrierte Arbeitsphasen mit Pausen abwechseln könnt, erfahrt ihr in unseren Zeitmanagement-Artikeln zum Arbeitsrhythmus 52-1 sowie zur Pomodoro-Technik.

Fazit: Mit dem richtigen Tagesplan durchstarten

Wenn ihr den Überblick über alle Aufgaben und Ziele habt und eure Tagesstruktur schwarz auf weiß steht, dann fällt es euch leichter, euren Tagesplan Schritt für Schritt abzuarbeiten. Natürlich wird es umso schwieriger, je mehr Personen an den Projekten beteiligt sind und die eigene Zeit stärker fremdbestimmt wird. In diesem Fall müssen die Zeiten pro Aufgabe immer großzügiger geplant werden.

• Artikel-Tipp: Achtet darauf, euren Arbeitstag effizient und effektiv zu gestalten. Dann erreicht ihr schneller eure Unternehmensziele. Mit Hilfe von OKR könnt ihr sie setzen und aufzeigen.

Ihr werdet merken: Die überfüllten To-do-Listen gehören bald der Vergangenheit an und ihr könnt auch endlich mal euren schon so lang ersehnten Feierabend genießen. Denn ihr wisst ja bereits, was der nächste Tag bringen wird. Und falls Unerwartetes auftritt, dann seid ihr dafür Dank der Pufferzeiten auch gewappnet. Wir wünschen euch einen gut strukturierten Tag und einen schönen Feierabend!

• Artikel-Tipps: Habt ihr schon eine Morgenroutine oder Abendroutine? Diese können euch helfen, schwungvoll in den Tag zu starten und entspannt den Abend ausklingen zu lassen, um den Kopf frei zu bekommen. Wenn ihr es euch einteilen könnt, analysiert euren Biorhythmus und erstellt euren Zeitplan anhand eurer produktiven Phasen.

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