Blick in die Glaskugel: Die wichtigsten Trends am digitalen Arbeitsplatz 2022

Welche Themen und Trends werden uns 2022 am digitalen Arbeitsplatz begegnen? Ich wage einen kleinen Blick in die Glaskugel und habe einmal zusammengefasst, was in meinen Augen den „Digital Workplace“-Bereich im kommenden Jahr prägen wird.

1. Microsoft Teams wird zum Standard in der Kollaboration am Digital Workplace

Microsoft Teams hat inzwischen flächendeckend bei den Mitarbeitenden Einzug gehalten, in vielen Organisationen allerdings auf Video-Conferencing und Telefonie beschränkt. Ich bin überzeugt: In 2022 wird das Tool aus der „Microsoft 365“-Landschaft zu dem Standard für die Kollaborationswelt und den digitalen Arbeitsplatz werden. Im digitalen Arbeitsplatz werden Informationen gebündelt, dort liegen Dokumente, Prozesse werden integriert, und Teams organisieren sich gemeinsam über Kanban-Boards. Videoconferencing, Telefonie und Chat sind inzwischen ja schon nicht mehr aus dem Arbeitsalltag wegzudenken. 

Was auch interessant ist: Messungen, die wir durchführen, wenn wir parallel zu Microsoft Teams Social Intranets bei Kunden einführen, zeigen: In Social Intranets finden eher „weichere“ Themen und Unternehmensnews statt. Nutzerinnen und Nutzer halten sich hier maximal zehn Minuten pro Tag auf. In Kollaborationsplattformen wie Microsoft Teams sind sie hingegen circa drei bis vier Stunden pro Tag anwesend. Bei Social-Intranet-Projekten wird es daher für Unternehmen zukünftig vor allem darum gehen, diese möglichst schlank aufzusetzen, um schnell und einfach alle Mitarbeitenden personalisiert mit den für sie relevanten Informationen zu erreichen – vor allem auch über mobile Endgeräte. Wichtig dabei immer: Dieser News-Bereich muss in Microsoft Teams integriert und auch dort sichtbar werden. Nur so lässt sich zusätzlich Aufmerksamkeit und Reichweite erzielen.

Bleibt festzuhalten: Microsoft Teams wird zukünftig noch intensiver genutzt und ausgebaut werden. Was oft noch gar nicht gemacht, aber im nächsten Jahr sehr viel stärker geschehen wird, ist das Teilen von Dokumenten, die Zusammenarbeit in Gruppen, die gemeinsame Pflege von To-do-Listen oder auch die Visualisierung von Daten via Power BI oder die Abbildung von Prozessen via Microsoft Flow. Im Prinzip bedeutet das: Viele Abläufe, die momentan noch „traditionell“ oder gar analog in Unternehmen gehandhabt werden, werden via Microsoft Teams abgebildet. So trägt Microsoft Teams entscheidend zur Digitalisierung des Büroalltages bei.

2. Kommunikationsmanagerinnen und -manager werden deutlich stärker mit Kennzahlen arbeiten

Und dann wäre da noch die Nutzung von Intranet- und „Digital Workplace“-Kennzahlen zur Optimierung der internen Kommunikation. Gespräche mit Kommunikationsverantwortlichen zeigen immer wieder, dass dieses Thema eigentlich schon seit zwei bzw. drei Jahren ein sehr drängendes ist. Allerdings ist es durch die Pandemie wieder etwas in den Hintergrund gerückt. Das wird sich 2022 ändern. Denn hier beobachte ich einen ganz klaren Trend: Kommunikationsverantwortliche werden gute Argumente für ihre Budgetgeber liefern müssen, damit diese weiterhin in interne digitale Plattformen investieren. Konkret heißt das: Sie müssen auf Fragen wie „Was passiert mit dem ins Intranet oder in digitale Kommunikationsmaßnahmen investierten Geld?“, „Sind die Maßnahmen effektiv?“, „Warum braucht es in 2022 noch mehr Budget?“ Antworten liefern. 

Bisher nutzen Kommunikationsverantwortliche bei der Argumentation für ein Intranet bzw. den digitalen Arbeitsplatz oft noch ein sehr rudimentäres Gerüst aus Klickzahlen, Unique Accounts und Co. Hier sollte die Analyse aber unbedingt etwas tiefer gehen. Worauf es ankommt, ist, dass Reichweiten wirklich gemessen werden und dass verglichen wird, welche Kanäle wie und auf welchem Endgerät genutzt werden. Ebenso gilt es, umfassend zu analysieren, welche Inhalte gut ankommen – und welche weniger – sowie die Verweildauern auf der Plattform zu messen. Die gute Nachricht: Es gibt bereits hilfreiche Tools und Mechanismen, die die Erhebung, Aufbereitung und die Ableitung von Handlungsempfehlungen zur Optimierung von Intranets bzw. digitalen Arbeitsplätzen aufgrund dieser Kennzahlen ermöglichen. Kommunikationsverantwortliche sollten diese nutzen, um so in der Lage zu sein, Geschäftsführerinnen und Geschäftsführern sowie Vorständen jederzeit einen Nachweis über die Wirkung und Reichweite dieser internen Kommunikations- und Kollaborationsplattformen erbringen zu können.

3. Hybride Arbeitsmodelle werden vermehrt eingeführt, Wissensaustausch wird zur Herausforderung

Das dritte Thema, das uns in 2022 begleiten wird, ist die Einführung hybrider Arbeitsmodelle und die damit verbundene Herausforderung, den Wissensaustausch in einem solchen Set-up bestmöglich zu bewerkstelligen. Wie eine aktuelle YouGov-Umfrage im Auftrag von HIRSCHTEC zeigt, sind hybride Arbeitsmodelle noch nicht einmal in einem Drittel der Unternehmen etabliert. Und nur 30 Prozent der Mitarbeitenden wurden bzw. werden bei deren Entwicklung auch wirklich umfassend miteinbezogen. Verwunderlich, wenn man bedenkt, dass Unternehmen viele Nutzeneffekte durch hybride Arbeitsmodelle erzielen können. So werden unter anderem Dienstreisen minimiert, Kosten reduziert, und Mitarbeitende erhalten mehr Flexibilität, was zu einer höheren Zufriedenheit führt. All das wird auch in Nach-Corona-Zeiten bleiben, und Unternehmen werden vermehrt dazu übergehen, derlei hybride Arbeitsmodelle langfristig einzuführen, weil sie ansonsten stark an Arbeitgeberattraktivität und Wettbewerbsfähigkeit verlieren werden.

Was dabei aber zu einer Hauptherausforderung werden wird, ist die Gewährleistung des Know-how-Transfers: Bereits heute verdeutlichen die YouGov-Ergebnisse, dass Mitarbeitenden bei einer rein digitalen Zusammenarbeit (etwa im Homeoffice) am häufigsten der informelle Austausch mit ihren Kolleginnen und Kollegen fehlt. Führungskräfte müssen daher zusammen mit ihren Teams Formate finden, die genau diesen informellen Austausch ermöglichen, da er in meinen Augen über digitale Plattformen oft nur unzureichend stattfinden kann. Kurzum: Digitale Plattformen machen zwar einen Informationsaustausch möglich. Wenn es aber darum geht, wirklich Wissen und Erfahrungen zu transportieren, dann gelingt das nur über den persönlichen Kontakt der Mitarbeitenden untereinander. 

4. Unternehmen werden gleichzeitig digital und nachhaltig agieren müssen

Wie sie gleichzeitig nachhaltig und digital handeln können, wird für Unternehmen 2022 noch einmal deutlich an Relevanz gewinnen. Es gilt, digitale Plattformen nachhaltig, das heißt beständig, im Unternehmen zu implementieren und zu nutzen. Wer da einfach nur Plattformen wie Microsoft Teams oder ein Social Intranet einführt, um es – neben vielen weiteren bereits existierenden Tools – lediglich rudimentär zu nutzen, wird nichts gewinnen. Dann entwickeln sich diese neuen Arbeitsinstrumente nur zu zusätzlichen Kanälen, die zwar viel Aufwand und Aufmerksamkeit erfordern, aber sich schnell als Investitionsruinen erweisen können. 

Digitalisierung und Nachhaltigkeit in eine ausgewogene Balance zu bringen heißt aber auch, über die Nutzung digitaler Plattformen unsere Umwelt und Ressourcen zu schonen. Das kann zum einen natürlich zum Beispiel durch die Reduktion von Dienstreisen gelingen, zum anderen aber auch durch den Fokus auf eine auch digital funktionierende Kreislaufwirtschaft (wie Wiederverwendung von Codes und digitalen Inhalten, Optimierung „alter“ Plattformen statt Einführung neuer Tools, Achten auf Rechen- und Suchzeiten zur Minimierung des Stromverbrauchs etc.). Das alles gehört zu einer nachhaltigen Digitalisierung, auf die sich Unternehmen und Dienstleister im kommenden Jahr noch sehr viel stärker konzentrieren werden müssen. Andernfalls drohen sie der dringenden Notwendigkeit nach mehr Nachhaltigkeit in der Gesellschaft nicht gerecht zu werden und gehörig an Wettbewerbsfähigkeit einzubüßen.

Das sind die vier Themen und Trends, die ich persönlich für das kommende 2022 am digitalen Arbeitsplatz sehe. Welche sehen Sie? Ich bin gespannt und freue mich auf Ihre Einschätzungen und Beobachtungen hier in den Kommentaren. Und vor allem wünsche ich Ihnen allen ein paar schöne und erholsame Weihnachtsfeiertage und einen guten und gesunden Start in das neue Jahr!