10 Tipps für eine positive Arbeitskultur in virtuellen Teams

Nur wer sich in seinem Arbeitsumfeld wohlfühlt, erbringt gute Leistungen. Dieser Grundsatz hat für virtuelle Teams eine besondere Bedeutung, denn jedes Teammitglied muss über eine ausgeprägte Selbstmotivation verfügen und sehr gute Fähigkeiten im Selbstmanagement mitbringen.

Virtuelle Teams stellen Unternehmen nicht nur vor neue Herausforderungen, sondern bieten viele Chancen. Global agierende virtuelle Teams können zum Beispiel dazu beitragen, dass sich Unternehmen Wettbewerbsvorsprünge sichern und zum Innovationsführer werden. Wichtige Voraussetzungen für derartige Erfolge sind ein positives Arbeitsklima, das von gegenseitigem Respekt und Wertschätzung geprägt ist und eine effektive Zusammenarbeit über Distanz.

Um diese Ziele zu erreichen, müssen Führungskräfte von virtuellen Teams eine positive Arbeitskultur in ihren Teams aufbauen und dafür sorgen, dass im virtuellen Arbeitsalltag der Faktor Mensch nicht zu kurz kommt. Führungskräfte sollten ihren Teammitgliedern bewusst machen, dass sie trotz der räumlichen Distanz Teil eines Teams sind, bei dem alle am gleichen Strang ziehen und sich bei Bedarf gegenseitig unterstützen.

Die folgenden 10 Tipps helfen Führungskräften von virtuellen Teams, eine positive Arbeitskultur in ihren Teams zu etablieren.

Tipp 1: Bauen Sie von Anfang an Vertrauen auf

Vertrauen ist ein zentraler Erfolgsfaktor für jegliche Art von Teamarbeit. In virtuellen Teams haben Sie als Führungskraft nur begrenzte Kontrollmöglichkeiten und Sie müssen Ihren Teammitgliedern vertrauen.  Zudem müssen Sie von Anfang an eine sehr gute Vertrauensbasis zu Ihren Mitarbeitenden aufbauen, so dass diese sich beim Auftreten von Problemen und Verzögerungen frühzeitig an Sie wenden. Eine virtuelle Galerie fördert die Vertrauensbildung. Hier können sich alle Teammitglieder ausführlich mit einem Foto vorstellen und nicht nur über ihren beruflichen Werdegang, sondern auch über Interessen und Hobbies berichten. So lernt sich das ganze Team bereits zu Beginn des Projekts besser kennen und der eine oder die andere entdeckt vielleicht gemeinsame Interessen auch außerhalb des Daily Business. Zentrale Erfolgsfaktoren für den Aufbau von Vertrauen sind regelmäßige persönliche Meetings, insbesondere ein Kickoff-Meeting zum Projektstart und ein Lessons-Learned-Workshop am Ende des Projekts. Auch Medien können den Aufbau von Vertrauen fördern. Während sich zum Beispiel bei E-Mails und Chats die Kommunikation auf das geschriebene Wort beschränkt, werden bei Video- und Web-Konferenzen auch die Stimmen, Gestik und Mimik der Gesprächspartner übertragen, was eine bessere Einschätzung erlaubt.

Tipps 2: Schaffen Sie klare Verantwortlichkeiten

Bei Projektstart sollten Sie in Abstimmung mit Ihrem Team Rollen, Verantwortlichkeiten, die Aufgaben jedes einzelnen Teammitglieds sowie Spielregeln für die Zusammenarbeit festlegen. Jedes Teammitglied sollte stets Klarheit darüber haben, wer welche Rolle im Team hat und welche Hol- und Bringschulden die Kolleginnen und Kollegen haben. Idealerweise legen Sie zu Beginn des Projekts strategische und operative Ziele gemeinsam mit Ihrem Team und den Stakeholdern des Projekts fest und lassen alle Beteiligten Zielvereinbarungen unterschreiben. Legen Sie diese Zielvereinbarungen an einem zentralen Ort im digitalen Workspace des Projektteams ab. Dann können sich auch neue Teammitglieder schnell einen Überblick über die wichtigsten Rahmenbedingungen des Projekts verschaffen.

Tipp 3: Motivieren Sie gezielt über Distanz

Wenn Sie ein sehr heterogenes Team führen, müssen Sie jedes einzelne Mitglied auf unterschiedliche Art und Weise motivieren. Daher ist es wichtig, dass Sie herausfinden, welche Persönlichkeitsstruktur jedes einzelne Teammitglied hat und ob Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zum Beispiel von sich aus Spaß an ihrer Projektrolle haben (intrinsische Motivation), weil diese genau ihren Interessen entspricht oder ob Sie Ihre Teammitglieder eher über externe Anreize (extrinsische Motivation) wie Lob, Anerkennung und Incentives motivieren können.

Tipp 4: Gerechtigkeit und Fairness sind die Schlüssel zu Ihrem Projekterfolg

Gerechtigkeit und Fairness sind wichtige Grundlagen für eine erfolgreiche Zusammenarbeit. In virtuellen Teams gibt es oft einige Außenseiterinnen und Außenseiter, zum Beispiel weil einige Teammitglieder allein an einem bestimmten Standort sind oder weil sie einer kulturellen oder religiösen Minderheit angehören. Insbesondere in globalen Teams haben diese Minderheiten oft das Nachsehen, wenn es um die Festlegung von Zeiten für Telefonkonferenzen geht. Achten Sie darauf, dass nicht immer dieselbe Gruppe zeitliche Nachteile bei der Festlegung von Terminen hat und Ihre Entscheidungen stets transparent und für alle verständlich und nachvollziehbar sind. Denn nur wer sich gerecht und fair behandelt fühlt, identifiziert sich mit dem Projekt und dem Unternehmen und erbringt gute Leistungen.

Tipp 5: Führen Sie regelmäßig One-to-one-Gespräche

Zu Beginn des Projekts ist es sehr wichtig, dass Sie gemeinsam mit Ihrem Team einen Kommunikationsplan verabschieden. Neben regelmäßigen virtuellen Meetings und Statusberichten sollte dieser Plan auch die Frequenz und Dauer von One-to-one-Gesprächen beinhalten, die Sie als Führungskraft mit jedem Teammitglied führen. Denn erfahrungsgemäß kommunizieren viele Mitarbeitende in großer Runde eher oberflächlich und sprechen konkrete Probleme und Befindlichkeiten eher ungern an. Hierbei spielt auch die kulturelle Prägung eine Rolle. Während viele Deutsche recht direkt kommunizieren, ist in vielen anderen Kulturen ein eher indirekter Kommunikationsstil die Norm. Wenn Sie bei jedem einzelnen Teammitglied hinter die Kulissen schauen möchten, ist es daher unerlässlich, dass Sie alle regelmäßig kontaktieren und im Idealfall auch mehrmals während des Projekts persönlich treffen und One-to-one-Gespräche führen.

Tipp 6: Entzünden Sie den Teamspirit

Es ist technisch zwar möglich, dass Teams ausschließlich virtuell zusammenarbeiten, aus menschlicher Sicht ist dies jedoch nicht zu empfehlen. Denn auch in Zeiten der Digitalisierung spielt der Faktor Mensch eine große Rolle. Wenn Sie wollen, dass Ihre virtuellen Teams zu Spitzen-Teams werden, dann sollten Sie nicht an der falschen Stelle – sprich: den Reisekosten – sparen und in regelmäßigen Abständen Präsenzmeetings mit Teambuilding-Maßnahmen und entsprechendem Rahmenprogramm organisieren. Denn nur so lernen sich alle persönlich kennen und können Vertrauen zueinander aufbauen.

Tipp 7: Sprechen Sie interkulturelle und interreligiöse Themen frühzeitig an

Wenn Sie ein interkulturelles Team führen, das über den ganzen Globus verteilt ist, ist es sehr wichtig, dass Sie interkulturelle und interreligiöse Fragen beim Kickoff-Meeting oder im Rahmen einer Teambuilding-Maßnahme ansprechen. Auch interkulturelle Trainings und Coachings können hier gute Dienste leisten. Denn vielen ist nicht bewusst, dass ihre Kolleginnen und Kollegen aus anderen Kulturen einen anderen Arbeitsstil haben und aufgrund ihrer Sozialisierung in einem anderen Kulturraum ein Wertesystem haben, das sich von dem der übrigen Teammitglieder eventuell erheblich unterscheidet. Auch Feiertage, das Klima und die unterschiedlichen Ferientermine in den einzelnen Ländern haben großen Einfluss auf die Projektplanung. Zudem empfinden es die meisten Teammitglieder eines interkulturellen Teams als große persönliche Bereicherung, wenn sie im Rahmen eines internationalen Projekts viele interessante Details über andere Kulturen erfahren und ihre interkulturelle und interreligiöse Kompetenz ausbauen können.

Tipp 8: Lösen Sie Konflikte konstruktiv

Damit alle Teammitglieder während des Projekts ein hohes Maß an Vertrauen aufbauen, ist es sehr wichtig, dass Sie konstruktiv mit Krisen und Konflikten umgehen. Die Suche nach Schuldigen und Bauernopfern bei Problemen im Projekt oder heftige Kritik an einzelnen Teammitgliedern in großer Runde wirken sich sehr kontraproduktiv auf das Arbeitsklima aus. Erfolgreich bewältigte Krisen sowie konstruktiv gelöste Konflikte stärken dagegen das Wir-Gefühl. Bei größeren Konflikten sollten Sie neutrale Dritte, zum Beispiel jemanden mit Erfahrung im Bereich Mediation oder interkulturelle Expertinnen und Experten, hinzuziehen.

Tipp 9: Feiern Sie Erfolge

Viele virtuelle Teams lösen sich nach vollbrachter Arbeit sang- und klanglos auf. Setzen Sie daher bewusst einen positiven Schlusspunkt in Ihrem virtuellen Projekt. Organisieren Sie eine schöne Projektabschlussfeier und danken Sie allen für ihren Einsatz. Ihre Teammitglieder haben so die Möglichkeit, sich von ihren Kolleginnen und Kollegen persönlich zu verabschieden. Eine solche Feier drückt Anerkennung aus und motiviert alle für neue Projekte. Ein Beispiel für einen unkonventionellen Team-Event, eine sogenannte „Kulinarische Weltreise“, finden Sie hier: http://www.kulinarische-weltreise-muenchen.de

Tipp 10: Bieten Sie Ihren Teammitgliedern Arbeitshilfen für den virtuellen Arbeitsalltag an

Um neuen Teammitgliedern den Einstieg in die virtuelle Teamarbeit zu erleichtern, sollten Sie ihnen zu Beginn des Projekts eine projektspezifische Checkliste* zur Verfügung stellen.

*Ein Beispiel für eine solche Checkliste schicke ich Ihnen gerne per E-Mail zu. Bitte schicken Sie bei Interesse eine E-Mail an: contact@sonja-app.com