Svenja Hofert

Svenja Hofert

for Aus- und Weiterbildung, Arbeit der Zukunft, Digitalisierung, Mindset und Psychologie

22 Tipps für gute Online-Meetings

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Home Office, dritte Woche - und Online-Meetings erleben einen beispiellosen Boom. Dabei lässt sich viel mehr rausholen, wenn man ein paar grundlegende Tipps berücksichtigt. Wir bieten 22 Top-Tipps, die jeder sofort umsetzen kann.

1. Warum treffen Sie sich?

Hilfreich ist es, sich die Frage nach dem „warum“ zu stellen. Warum kommen Teilnehmerinnen in die Veranstaltung? Wollen sie etwas lernen, dann geht es um ein Online-Seminar, auch Online-Live-Seminar genannt. Wollen Sie sich über etwas klar werden und etwas gemeinsam erarbeiten, dann um einen Online-Workshop. Brauchen Sie Information, Klarheit und konkrete Entscheidung, dann um ein Online-Meeting.

2. Die eigene Rolle klären

Was ist meine Aufgabe in dem Meeting? Manche Moderatoren übernehmen für alles Verantwortung, auch für das Gelingen. Andere befähigen die Gruppe und arbeiten mit wechselnder Moderation. Gerade Führungskräften ist nicht ganz klar, wie sie sich hier verhalten sollen. Sie geben ungern die Führungsrolle ab - und das fühlt sich für manche so an, wenn sie die Moderation abgeben. Alles nur im Kopf - aber klären muss man es. Für sich und dann für andere.

3. Wie lange? Die Dauer der Veranstaltung klären

Generell gilt für Online-Formate: Mehr und weniger. Vor dem Bildschirm sinkt die Aufmerksamkeit schneller als im persönlichen Kontakt. Deshalb empfiehlt es sich, kürzere Einheiten zu planen und mehr Pausen einzubauen, außerdem immer wieder Sessions einzulegen.

4. Wie viel? Mehr Moderatoren

Wir haben die Erfahrung gemacht, dass es einen zweiten und dritten Moderator braucht, selbst wenn die Gruppe gute technische Kenntnisse hat. Folgendes sind mögliche Aufgaben einer zweiten oder dritten Moderation:

  • Technischer Support
  • Synchron mitschreiben
  • Moderation von Breakoutsessions (Kleingruppen)
  • Chat beobachten und antworten
  • Hilfe in den Breakout-Sessions (Kleingruppenarbeit)
  • Konfliktmoderation
  • Coaching bei emotionalen Themen
  • Übernahme von Schreibaufgaben

5. Womit? Die notwendigen Tools klären

Manche sagen, der Erfolg eines Online-Meetings oder Online-Workshops hänge an der Auswahl des richtigen Tools. Soweit würden wir nicht gehen. Allerdings ist es schwierig, wenn ein Unternehmen z.B. nur das eher begrenzte Skype for Business zulässt und Ausbrechversuche an den Firewalls scheitern.

Meist bewährt sich eher das, was schon bewährt ist. Trotz aller Kritik an ZOOM ist das nun mal eine Plattform, die bereits viele kennen – gerade auch Menschen, die international arbeiten. Eine vertraute Plattform senkt die Einstiegskosten für die Teilnehmer. Das ist nicht zu unterschätzen.

6. Technische Pre-Maßnahmen planen

Bevor Ihr Online-Meeting, der Online-Workshop oder das Online-Seminar startet, sollten Sie sichergehen, dass alle das entsprechende Vorwissen haben. Sie können mit Zoom und anderen Plattformen ganz einfach kurze Videos mit Ihrer Stimme drehen, so dass das perfekt „gebrandet“ ist. Sie können sich aber auch am Tag vorher verabreden, um gemeinsam die technischen Grundlagen durchzugehen. Wir bieten seit kurzem einen Einstiegskurs für Digital Nonnatives, da wir festgestellt haben, dass die Unterschiede doch viel größer sind als wir zunächst annahmen.

7. Welche Vorkenntnisse haben meine Teilnehmer?

Oft sind die Teilnehmer unbekannt, zumindest aber kann man die technischen Kenntnisse schwer einschätzen. Fragen Sie Ihre Teilnehmer vorab mit einer einfachen Likert-Skala:

  • Wie vertraut sind Sie mit der Technik? Gar nicht – kaum – teils – gut – sehr gut

8. Weniger ist mehr: Sparsam mit Tools umgehen

Es ist oft sinnvoll, aber auch anspruchsvoll, mit mehreren Tools zugleich zu arbeiten. Wenn immer möglich, sollten Sie sich auf eines begrenzen. Was eingefleischten „Remote-Arbeitern“ leichtfällt, ist für den Durchschnitts-User eine extreme Belastung. Wenn mehr Gehirnkapazität zu Lösung technischer Probleme draufgeht als für die eigentlichen Themen, wird das anfangs noch toleriert sein, aber schon bald für Frust sorgen.

9. Hörbar: Die eigene Stimme

Je länger eine Veranstaltung dauert, desto wichtiger ist ein guter Ton. Mit neueren Macbooks geht es oft ohne zusätzliches Mikro. Auf Dauer macht jedoch ein Profi-Mirko Sinn. Die Stimme sollte man vorher testen und sich ein Feedback holen, wie etwa das Mikro am besten eingestellt wird.

10. Sehbar: Das eigene Video

Der erste Eindruck ist wichtig und so sollte gerade die Moderatorin nicht in den Seilen hängen. Die Sitzhöhe sollte gut eingestellt sein. Eher störend für die Teilnehmerinnen sind Stühle, auf denen man sehr viel wackeln kann – wenn auch für den Moderator sehr bequem. Große Muster sind eher zu vermeiden – was man trägt, sollte sich nicht mit dem verwendeten Hintergrund beißen.

Bei Zoom und in anderen Plattformen lassen sich leicht Fotos einbauen. Die Auswahl des Hintergrunds sollte aber natürlich zu der Zielgruppe der Veranstaltung passen und eventuell einen internationalen Charakter berücksichtigen. Ernie aus der Sesamstraße ist in den USA eben weniger bekannt.

11. Ambiente: Einrichtung und Artefakte

Ab und zu sehen wir Kolleginnen, die vor Hintergründen posieren, die Fragezeichen erzeugen, so beispielsweise ein Bett oder Kinderspielzeug. Sich im Home Office frei zu bewegen ist vollkommen OK, wenn man Teilnehmerin ist, aber unserer Meinung nach weniger als Moderatorin.

Dort, wo das Video erscheint, lässt sich auch ein Firmenlogo einbinden oder ein Begrüßungsbild. Dieses wird immer sichtbar, wenn man das Video nicht eingeschaltet hat. Das macht einen guten Eindruck und wirkt professionell.

12. Streamende Kinder raushalten

Manchmal streikt das Internet oder eigene Bandbreite reicht nicht aus (im schlimmsten Fall streamen gerade die eigenen Kinder). Die meisten Teilnehmerinnen wissen gar nicht, welche Internettarife sie haben. So kann es sein, dass sich bei Ihnen zu Stoßzeiten schneller die Verbindung verschlechtert. Es rächt sich natürlich, dass wir in Deutschland noch kaum Glasfaserkabel haben. Wir haben sicherheitshalber zwei Internetanschlüsse, das kann man aber auch anders lösen. Wichtig ist, dass ein Ausfall aufgefangen werden kann.

13. Stimmung: Reichlich Small Talk ohne Corona

In einigen Büchern habe ich gelesen, dass Small-Talk online nicht möglich sei. In den ersten Veranstaltungen verblieb ich deshalb eingangs stumm. Das ist aber wirklich Humbug. Man kann ganz genauso reden wie sonst in Meetings, über den Kaffee, das Wetter, die Kinder, die Videohintergründe… also Themen sind breit und reichlich an der Oberfläche zu finden. Nur besser nicht das Coronavirus nehmen. Da kommt man schnell in eine politische Diskussion und auch in emotionale Schieflagen, da wir nie wissen, wie und wodurch Menschen betroffen sind. Die leichte Muße führt. Etwas Musik kann auch helfen.

14. Präsenz: Sich erst einblenden, wenn man voll da ist

Für Teilnehmerinnen ist es irritierend, wenn da ein leerer Stuhl zu sehen ist. Im Zweifel: Bild aus!, Logo ein! Achten Sie auch auf Stummschaltung. Es ist nicht so schön, wenn man jedes Schlucken hört… Oder sogar einen persönlichen Plausch. Aufpassen sollten Sie auch beim Screensharing. Neulich vergass unser lieber Thorsten, seinen geteilten Bildschirm zu stoppen, während er in seinen Bankkonten stöberte….Man lernt doch am meisten durch Fehler!

15. Social Framing: Regeln klar formulieren

Als wir anfingen, waren wir noch etwas unschlüssig, wie direktiv wir etwas ansagen. Ein häufig diskutierter Punkt war die Frage, ob wir es zulassen wollen, dass Bildschirme ausgeschaltet sind. Es ist für Menschen aber sehr irritierend mit schwarzen Bildschirmen zu reden, in deren Mitte ein Name steht. Das mag für eine Online-Konferenz noch in Ordnung sein, bei Themen die Vertrauen erfordern, sieht das anders aus.

Deshalb empfehlen wir in Online-Workshops einen eingeschalteten Bildschirm. Es ist vollkommen OK, wenn ein gewisser sozialer Druck entsteht, indem Sie sagen „unsere Empfehlung ist, den Bildschirm einzuschalten, weil das dem Vertrauensaufbau dient.“ Dadurch entsteht ein „social framing“, Sie setzen also einen Rahmen für das, was gewünscht ist – und geben damit auch Orientierung.

16. Kreativ: Die Emotionen anspielen

Lange Einstiegsrunden sind ermüdend. Deshalb ist es hilfreich, sich über alternative Checkins Gedanken zu machen und dabei kreativ zu sein. Wir haben letzte Woche über Lieblingsblumen gesprochen und was unser schönstes Erlebnis war. Es gibt viele Möglichkeiten, die sich daran ausrichten sollten, wie gut sich die Gruppe kennt. Das Eis taut im Internet langsamer. Deshalb lässt sich ein Einstieg auch gut über das Kennenlernen in kleineren Gruppen gestalten, bevor man im Plenum zusammenkommt.

17. Gruppenbildung: Zusammenbringen statt Findenlassen

Im Konferenzraum finden Menschen über Blicke zueinander. Online nicht. Deshalb ist es Aufgabe der Moderation, die Teilnehmerinnen geschickt zusammenzubringen. Wer hat noch nicht mit wem gearbeitet? Dabei stellt sich auch immer die Frage der Technik: Idealerweise ist pro Gruppe eine Person dabei, die sich weniger gut mit den genutzten Tools auskennt.

18. Orientierung: Der rote Faden

Der rote Faden geht schneller verloren als in einem Präsenztraining. Deshalb sollten Folien etwas anders ausgearbeitet sein. Das jeweilige Hauptthema kann z.B. klein erscheinen, so dass die Teilnehmerinnen verstehen, wo sie gerade sind. Es ist wichtig, noch öfter zu sagen, wo man gerade ist, da sich Zusammenhänge viel schneller „aus dem Staub“ machen.

Also immer wieder „da sind wir gerade“ sagen und das mit etwas verbinden, das vorher kam. Bilder helfen auch sehr, denn sie stellen diesen roten Faden her.

19. Selbstorganisation: Verteilte Rollen

Die agile Moderation hat uns ein Bewusstsein über verteilte Rollen gebracht. Der Moderator ist im agilen Kontext nicht die eierlegende Wollmilchsau, die für alles verantwortlich ist. Nein, es ist absolut sinnvoll Meetingrollen zu vergeben, selbst in einem agilen Scrum-Team, wo es bereits Rollen gibt. Noch wichtiger ist es, ein Grundverständnis herzustellen: Wir sind hier alle verantwortlich für das Gelingen! Jeder darf und muss sich einbringen.

Leider vergisst man schnell, wer welche Rolle hat, wenn diese nicht sichtbar ist. In unseren Seminaren stehen Rollenaufsteller-Karten vor den Teilnehmerinnen. In einem Online-Meeting oder einem Online-Workshop kann dies ebenso abgebildet werden: Entweder die verwendete Rollenkarte wird als Hintergrundbild verwendet oder die Teilnehmerin schreibt es zu ihrem Namen dazu. Das geht bei Zoom relativ einfach, muss aber vorher bekannt und geübt sein.

20. „Frau Müller bitte“: Menschen direkt ansprechen

Sowohl bei der Einstiegsrunde als auch im weiteren Verlauf sollte der Online-Moderator seine Teilnehmerinnen direkt ansprechen. Der intuitive Fluss, der sich in Präsenzseminaren zeigt, ist online so schwer abzubilden. Es hilft ein eigenes und variables System zu entwickeln, das für die Teilnehmer transparent ist, z.B. nach Vorname. Vorsicht, man vergisst schneller als im Präsenzkurs, dass man jemanden vergessen hat!

21. Sorgen Sie für rauchende Köpfe

 Je mehr Teilnehmerinnen mit sich beschäftigt sind und an Lösungen arbeiten, desto weniger Langeweile taucht auf. Halten Sie die Gruppe deshalb beschäftigt. Das gelingt, indem man vor allem geschickt mit Kleingruppenarbeit agiert, bei denen Subteams Entscheidungen vorbereiten oder über Themen diskutieren.

22. Retrospektive gehört dazu!

Die Retrospektive am Ende eines Online-Meetings sollte obligatorisch sein.

Bei neuen Online-Meetings empfehlen wir eine ausführliche Retro spätestens nach 14 Tagen täglichen Treffen. Dazu bietet sich Starfish oder die 5-Finger-Retro an. Der Output nach diesem detaillierten Feedback kann dann am nächsten Tag direkt umgesetzt werden.

Bei etablierten Online-Meetings reicht manchmal ein kürzeres Format, beispielsweise mit drei Fragen:

  • Was fand ich gut?
  • Was fand ich nicht so gut?
  • Was wünsche ich mir fürs nächste Mal? (morgen)

Das geht natürlich schlecht mit 25 Teilnehmern. Hier lassen sich kleine Gruppen bilden, die über Leitfragen diskutieren und zu einem gemeinsamen Feedback kommen, das aber natürlich auch unterschiedliche Facetten beinhalten kann. Moderatoren können in den Breakoutrooms (also den virtuellen Kleingruppenräumen) mithören und sich so selbst Notizen machen.

Im Teamworksblog haben wir insgesamt 33 Tipps veröffentlicht, die sich auch auf Online-Workshops und Online-Seminare beziehen.

In meinem Youtube-Kanal finden Sie ein Video zu unseren persönlichen Erfahrungen mit Online-Meetings.

About the author

Svenja Hofert
Svenja Hofert

Geschäftsführerin, Teamworks Gesellschaft für Teamentwicklung und Qualifizierung mbH

for Aus- und Weiterbildung, Arbeit der Zukunft, Digitalisierung, Mindset und Psychologie

Svenja Hofert ist eine seit Jahrzehnten aktive und bekannte Bestsellerautorin (u.a. "Mindshift", Campus-Verlag) und Unternehmerin. Die Wirtschaftspsychologin engagiert sich für sinnvolles Wirtschaften und Arbeiten sowie die Digitalisierung der Weiter- und Ausbildung.
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