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Stephan Rathgeber

Stephan Rathgeber

für Millennials und Führung

6 Werkzeuge für agile & erfolgreiche Zusammenarbeit im Team

Zusammenarbeit in einem Team ist nicht immer einfach. Vor allem dann nicht, wenn es in kurzer Zeit schnell wächst und grundsätzlich dauernder Veränderung unterliegt.

Die zentrale Frage für mich ist dabei immer: Wie schaffen wir den Spagat zwischen einer agilen Zusammenarbeit, die Kreativität und Innovation fördert und einem vertrauensvollen Umfeld, das Sicherheit und Stabilität gibt?

Eins habe ich schnell gelernt: Gute Zusammenarbeit im Team passiert nicht einfach so. Neben der Grundvoraussetzung, nämlich die richtigen Menschen an Bord zu holen mit der richtigen DNA, den richtigen Fähigkeiten und der richtigen Einstellung, erfordert es eben auch Werkzeuge, die gemeinsam genutzt werden. Diese sollen die Kollaboration im Team vereinfachen, strukturieren, effizienter gestalten und dabei dennoch genug Freiraum für Kreativität schaffen. Das gilt insbesondere für ein Team, in dem die einzelnen Kollegen viele Schnittstellen untereinander haben. Durch den gezielten Einsatz von solchen Werkzeugen stellen wir sicher, dass diese Schnittstellen auch sichtbar sind, Potenzial ausgeschöpft wird und ganz neue Möglichkeiten und Ideen entstehen. Wir nennen das Connected Marketing.

Über die Zeit haben wir viele Werkzeuge ausprobiert, die unsere Zusammenarbeit unterstützen sollen. Einige davon haben sich schnell als Konstante etabliert und werden von jedem Marketeer genutzt. Andere werden ausprobiert und dann auch wieder abgeschafft, weil sie uns nicht weiterbringen.

Bevor ich die Werkzeuge vorstelle, die sich durchgesetzt haben, gibt es einige Grundregeln zu beachten:

#1 Nicht alles auf einmal

Wenn man anfängt, sich mit agiler Zusammenarbeit zu beschäftigen, läuft man schnell Gefahr, zu viele Sachen gleichzeitig ausprobieren zu wollen. Wir haben unsere jetzigen Tools nach und nach eingeführt. So hatte das Team Zeit, sich an diese zu gewöhnen und zu sehen, welche wirklich nützlich sind.

#2 Das Team entscheidet

Wir Führungskräfte glauben andauernd, wir wüssten es besser. Aber genau das ist nun mal nicht (immer) der Fall. Natürlich kann ich nicht alle Entscheidungen ins Team geben. Aber wie wir zusammenarbeiten, dass sollte von allen gestaltet und gemeinsam entschieden werden. Das bedeutet, Kontrollen abzugeben und gleichzeitig Commitment aufzubauen - eine entscheidende Komponente bei der Einführung und vor allem Beibehaltung dieser Werkzeuge.

#3 Ja, nein, vielleicht…?

Jedes Tool braucht eine gewisse Beobachtungszeit. Wir entscheiden vorher, wie lange diese “Probezeit” ist. In dieser commited sich jeder im Team, das Tool auszuprobieren. Erst am Ende wird dann Feedback gesammelt und abgestimmt, ob wir damit weitermachen oder nicht. Tools, die so nebenbei dümpeln, aber eigentlich nicht mehr genutzt werden, gibt es nicht.

Auf diesen drei Grundregeln aufbauend, haben wir die sechs nachfolgenden Werkzeuge beibehalten.

Unsere 6 Werkzeuge für erfolgreiche Zusammenarbeit

1. Fuck-up Hour / Innovation Hour

Wir machen Fehler. Aber selten zweimal die gleichen - weder als Person noch im Team. Ein Grund dafür ist, dass wir offen mit diesen umgehen und sie sogar feiern in unserer Fuck-up Hour. Zweiwöchentlich setzen wir uns zusammen und jemand aus dem Team stellt freiwillig sein letztes Fuck-up vor. Dabei soll dieses vor allem lehrreich sein für die anderen. Neben dem Lerneffekt schafft das zudem Vertrauen im Team.

Falls mal innerhalb von zwei Wochen kein lehrreicher Fuck-up passiert, stellt jemand aus dem Team eine Innovation vor. Das kann eine Technik sein, mit der man sich selbst besser managen kann oder seine Rhetorik verbessert. In beiden Fällen heißt das Credo: Share the love!

2. Daily Stand-up

Jeden Tag um 9 Uhr, wenn die meisten Kollegen eingetroffen sind, kommen wir an unserer grünen Couch im Office zusammen für das Daily Stand-up - und das seit mittlerweile vier Jahren. Jeder Kollege erzählt dabei, was seine wichtigsten To-Do’s für den Tag oder schönsten Learnings der letzten Tage waren. Das Stand-up fällt nie aus - unabhängig davon wie viele Menschen im Büro sind und egal ob ich als Führungskraft dabei bin. Wie oft kommt es vor, dass Kollegen in einem Team nebeneinander sitzen, aber nicht wirklich mitbekommen, was der jeweils andere macht? Dadurch gehen Synergien und Möglichkeiten flöten. Die tägliche Vernetzung untereinander wirkt dem entgegen.

3. Fokuszeit

Ein anderes Werkzeug, das wir ebenfalls jeden Tag einsetzen, ist die Fokuszeit: das heißt, wir reden von 10:00 bis 11:00 Uhr in unserer Abteilung nicht. Kein Telefon, keine Meetings, kein Smalltalk, einfach absolute Stille. Jeden Tag. Das ist unser neuestes Tool und die Erfolge sind super. Das Team legt sich gezielt Aufgaben in diese Zeit, die ununterbrochene Konzentration erfordern. Wir schaffen dadurch mehr. Und dass durch so eine kleine, aber auch radikale Veränderung. Die Fokuszeit kommt aus der Toolbox von “Workhacks” Begründerin Lydia Schültken. Aus den insgesamt 25 Werkzeugen, haben wir uns für den Anfang für dieses entschieden.

4. TGIT - Thank God It’s Today Call

Einmal die Woche findet unser TGIT Call statt als Brücke zwischen den wichtigsten Updates im Team und der Marketing Führung. Dabei wählt sich jeder Kollege über Google Hangout in den Video-Call ein und das Führungsteam berichtet aus dem “Funkhaus” darüber was letzte Woche passiert ist, welche Updates es aus dem Team gibt und was nächste Woche ansteht. So schaffen wir eine Wissensbasis im gesamten Team und eine konstante Plattform um Neuigkeiten zu kommunizieren.

5. All-hands Meeting

Einmal im Quartal findet das All-hands Meeting statt. Wir gehen dafür meistens in ein Co-Working Space oder eine andere nette Location, die uns aus dem gewohnten Arbeitsumfeld rausholt. Dort kommen dann wirklich alle 30 Kollegen und Freelancer an einem Tag zusammen. Der Fokus jedes All-hands Meetings ist ein anderer, aber die Hauptbestandteile bleiben gleich: KPI’s und andere Ziele für das nächste Quartal werden besprochen und die letzten Monate werden zusammengefasst. Dabei machen wir auch immer einen Exkurs und lernen etwas Neues. In Teamarbeit werden konkrete Sachen erarbeitet, die relevant für unsere Arbeit sind. Und ebenfalls wichtig: Wir feiern Abends gemeinsam!

6. Google Apps for Work

Zwischen den täglichen, wöchentlichen und vierteljährlichen Tools, gibt es eins, das uns praktisch immer begleitet: Google Apps for Work. Über dieses Social Collaboration Tool arbeiten wir gemeinsam und gleichzeitig an Dokumenten, tauschen uns ortsunabhängig schnell über Google hangouts aus und finden wichtige Sachen schnell wieder. 

FAZIT

Kollaboration im Team ist ein Prozess, der aktiv von der Führungskraft und dem gesamten Team gesteuert wird. Ein Rezept, das für jedes Team passt, gibt es nicht. Die hier vorgestellten Werkzeuge, helfen uns zur Zeit sehr gut dabei, eine vertrauensvolle, effiziente, stabile und agile Zusammenarbeit aufrecht zu erhalten. Welche davon Ihr Team erfolgreich macht, können Sie Stück für Stück ausprobieren. Ich wünsche Ihnen eine erfolgreiche Kollaboration!

Über den Autor

Stephan Rathgeber
Stephan Rathgeber

Leiter Vorstandsressort Innovation und Digitalisierung, Hays

für Millennials und Führung

Alle haben über die GenY (engl. Millennials, geb. nach 1980) gesprochen als sie in den Arbeitsmarkt gestartet sind. Jetzt gehen sie in die Führung. Als Millennial in Führungsrollen erlebe ich diese Perspektiven seit 5 Jahren. Wie wir diese Veränderung gut meistern, darüber sollten wir reden.
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