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Thomas Müller

Thomas Müller

für Digitalisierung, Mensch & Technik

Der digitale Assistent im Büro

Quelle: Fotolia 177360008

Der digitale Assistent im Büro

An jedem Arbeitstag geht viel Zeit durch unnötige und zeitraubende Aufgaben verloren. Digitale Assistenten können davon schon heute manches übernehmen und haben zudem noch weiteres Potential, bergen aber auch Gefahren. Entscheidend ist das Zusammenspiel aus fähiger künstlicher Intelligenz und dem maschinellen Lernen der kognitiven Systeme.

Eigentlich sind digitale Helfer im Büro nichts Neues oder Innovatives. Wir alle erinnern uns bestimmt noch an Clippy, die Büroklammer aus MS Office. Seit diesen ersten mehr oder weniger nützlichen Versuchen hat sich jedoch einiges getan. Die Technologie dahinter, Künstliche Intelligenz (KI) und selbstlernende Algorithmen, hat sich rasant entwickelt.

Je nach Studie und Betrachtungsweise verschwenden wir jede Woche zwischen einem halben und einem ganzen Tag mit unproduktiven Tätigkeiten wie Recherche, Dateiensuche oder der Beantwortung unwichtiger Mails. Diese Aufgaben können teilweise schon heute vom digitalen Assistenten übernommen werden und künftig können sie uns sogar bei unseren Kernaufgaben unterstützen.

Was sie bereits können

Moderne Sprachanalyseverfahren beispielsweise sind heute zweifelsohne in der Lage, komplette Diktate aufzunehmen und das Gesagte auch in sinnvolle Worte und Zusammenhänge zu bringen. Zudem können sie auch weiterführende Sekretariatsaufgaben übernehmen, wie Termine eintragen oder gar ganze Meetings planen, indem sie mit den Teilnehmern einen passenden Termin per Mail aushandeln. Im Anschluss kann die Software einen Flug oder die Zugverbindung heraussuchen.

Die neuesten Collaboration-Tools sind sogar in der Lage, durch semantische Analysen eingehende Nachrichten nach Dringlichkeit vor zu sortieren und die wesentlichen Inhalte zusammen zu fassen. Gleichzeitig kann die Software den Text des Nutzers hinsichtlich Wortwahl, Verständlichkeit und Tonalität überprüfen und zielführende Verbesserungen vorschlagen.

Fortschritte in KI

Das Problem besteht aber nicht nur in der Umsetzung komplexer Aufgaben, es fehlt zudem heute schlicht an kommunikativen Fähigkeiten der Software, also dem Verständnis des Nutzerwunsches über vorgefertigte Befehle hinaus.

Doch genau hier ist die Entwicklung rasant. Enormeres Potenzial zur Automatisierung bietet dabei das maschinelle Lernen, durch das sich die Software selbständig neues Wissen beibringt. Das wiederum ist unerlässlich, damit die KI richtige Entscheidungen treffen kann.

Bleiben wir beim obigen Beispiel E-Mail: Nach Sortierung der Nachrichten kann die Software künftig die anschließende Tätigkeit des Nutzers genau analysieren und somit hinterfragen, ob die eigene Entscheidung korrekt war, z.B. ob die Mail wirklich so wichtig ist. Die daraus gewonnen Erkenntnis dient dann als Grundlage für spätere und zielsicherere Entscheidungen.

Das lernende Unternehmen

Gleiches gilt für die Nutzbarmachung von Daten: Gerade in Unternehmen fallen riesige Datenmengen an. Die Herausforderung liegt darin, Wissen und Informationen genau des Geschäftsprozesses zur Verfügung zu stellen, bei dem diese gerade benötigt werden. Daher sind Informationen vielfach nur schwer auffindbar beziehungsweise können nicht sinnvoll genutzt werden. Die KI kann dem Anwender viel Zeit ersparen und Aufgaben abnehmen. Die Software sucht die benötigten Informationen, sortiert sie nach Bedeutung vor und bereitet sie zudem entsprechend auf – ein erheblicher Zeitgewinn.

Datensicherheit als Probleme

Bei allen Chancen dürfen die Probleme und Gefahren nicht unterschätzt werden. In erster Linie geht es dabei um die Sicherheit der Daten. Häufig werden Software oder Algorithmen von Drittanbietern verwendet. Daher werden die Eingaben des Nutzers über die halbe Welt auf Fremd-Server übertragen und sind dadurch leicht abgreifbar, wenn die Kommunikation nicht verschlüsselt erfolgt. Das birgt die große Gefahr von Datendiebstahl oder Industriespionage. Gleichzeitig fehlen bei manchen Anbietern zuverlässige Informationen, wie die Daten auf den externen Servern aufbewahrt werden, welche genauen Maßnahmen zum Datenschutz bestehen, mit welchem Personal dort gearbeitet und wie letztendlich die Sicherheit garantiert wird. Liegen die Daten auf internationalen Servern, ist zu beachten, dass diese dann auch den dortigen Gesetzen und Richtlinien unterliegen.

Hinzu kommt ein Risiko von Serverausfällen oder weiteren technischer Schwierigkeiten, die einen kompletten Ausfall der Technik nach sich ziehen. Sind diese tief in das eigene System integriert, droht ein kompletter Stillstand der Arbeitsabläufe.

Ein weiteres Problem ist das gute „Gedächtnis“ der Software. Lernt der Algorithmus etwas Falsches bzw. zieht die falschen Schlüsse, ist es nur schwer möglich, diese Falschinformation wieder zu verbessern. Die einzige Möglichkeit ist oft die vollständige Rücksetzung des Systems.

Fazit

Der praktische Nutzen digitaler Assistenten ist unbestritten. Noch sind die nötigen Technologien, wie das maschinelle Lernen und eine für diese Zwecke funktionierende Künstliche Intelligenz, eher Vision als Wirklichkeit. Es hat sich aber auch gezeigt, dass die Entwicklungen oft schneller voran gehen, als erwartet.

Über den Autor

Thomas Müller
Thomas Müller

Gründer, SOLCOM GmbH

für Digitalisierung, Mensch & Technik

Thomas Müller ist Gründer und Gesellschafter der SOLCOM GmbH, einem der führenden Technologiedienstleister in den Bereichen IT und Engineering. Als Experte mit über 30 Jahren Erfahrung in der IT schreibt er über die Auswirkungen der Digitalisierung.