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Oliver Koch

Oliver Koch

für Digitalisierung, Mensch & Technik

Früher war alles besser! Wie verändert Digitalisierung Projektarbeit

Bildrechte: © bluebay2014 – stock.adobe.com; # 82291313

Projekte und Projektmanagement unterlaufen seit jeher Veränderungen. Doch die Digitalisierung wirkt auch hier wie ein Beschleuniger. Neue Technologien sollen die Arbeit in den Teams erleichtern. Doch steigern sie tatsächlich die Produktivität oder nur die Komplexität?

Vergleicht man das Projektmanagement in den letzten Jahren oder Jahrzehnten lässt sich feststellen, dass sich am Grundprinzip nicht viel geändert hat: Planungs- und Durchführungsmittel sind fast die gleichen, jedoch haben sich die Werkzeuge, Technologien und vor allem die Projektgruppen rasant weiter entwickelt.

Unterhält man sich mit erfahrenen Projektmanagern, die schon länger tätig sind, hört man oft ähnliche Aussagen. Es werden die vielen neuen Hilfsmittel bzw. Werkzeuge begrüßt, die im Zuge der Digitalisierung eingesetzt werden können. Gleichzeitig wird von wachsenden Anforderungen und zunehmender Komplexität gesprochen.

Weltweite Expertise verfügbar

Betrachtet man objektiv die Neuerungen der letzten Jahre bzw. die aufkommenden Technologien, könnten Projektverantwortliche an sich ja ganz zufrieden sein: Keine endlosen Excel-Tabellen mehr, sondern moderne Collaboration- und Projektmanagement-Tools, die den kompletten Arbeitstag des Teams durchorganisieren. Auch müssen nicht mehr unzählige Mails hin und her geschrieben werden, um alle Projektteilnehmer zu einer bestimmten Zeit an einen Tisch zu bekommen. Stattdessen können sich alle bequem von zu Hause oder vom eigenen Schreibtisch aus per Videokonferenz zuschalten. Keine zeitraubenden Präsenzmeetings mit langer An- und Abfahrt, sondern virtuelle Besprechungen und bessere Vernetzung mit Abteilungen und Stakeholdern.

Eigentlich sind Gruppengespräche auch gar nicht mehr nötig, da sich durch Cloud-Arbeit, oder auch VR und AR Produkte, jeder selbst auf den aktuellen Stand des Projekts bringen und in Echtzeit daran arbeiten kann.

Durch diese technischen Möglichkeiten lassen sich zudem neue Kompetenzen und mehr externes Wissen in ein Projekt einbinden. Während Projektverantwortliche früher (und heute auch noch) unmotivierte Kollegen zugeteilt bekommen haben, die, zusätzlich zu ihrer Hauptaufgabe, mehr oder weniger freiwillig in das Projekt eingeteilt wurden, gibt es mittlerweile für die meisten Bereiche feste Spezialisten bzw. spezialisierte Teams. Zudem besteht Zugriff auf externe Experten und Wissen aus allen Teilen dieser Erde.

Kompetenzen nutzen

Theoretisch ist doch eigentlich alles gut - theoretisch. In der Praxis sieht es leider etwas anders aus. Unterschiedliche Hardware bei den Teammitgliedern, inkompatible Software-Versionen oder allgemein verschiedene technische Voraussetzungen machen eine Zusammenarbeit oft zu einem Glücksspiel.

Zudem bedingt die Technik einen deutlich erhöhten Steuerungsaufwand, da nicht mehr nur die Teammitglieder unter einen Hut gebracht werden müssen, sondern auch die genutzten Programme.

Hinzu kommen nicht zu unterschätzende Implementierungskosten und der große Aufwand bei der tief greifenden Umgestaltung bewährter Prozesse.

Der größte Zuwachs an Komplexität ergibt sich jedoch in der Zusammenarbeit des Teams. Im Projektmanagement stellten Kommunikationsdefizite, Fehleinschätzungen hinsichtlich der zu erledigenden Aufgaben, die unklare Rollenverteilungen oder auch mangelnde Vorbereitung die Verantwortlichen schon immer vor große Probleme.

Diese Schwierigkeiten werden durch die diversifizierten, heterogenen Gruppen, die zudem häufig über mehrere Standorten verteilt sind, noch einmal potenziert. Entsprechend sind sie ebenfalls mit einem erheblichen Steuerungsaufwand verbunden.

Produktiver und Komplexer

Um auf die Eingangsfrage einzugehen: Die Produktivität hat tatsächlich zugenommen. Aus der Digitalisierung haben sich in der Projektarbeit zahlreiche Lösungen ergeben. Zu groß sind heute die Möglichkeiten, zu vielfältig die Auswahl an weltweiten Kompetenzen, um den gewachsenen Aufgaben zu begegnen. Leichter ist die Tätigkeit allerdings nicht geworden, denn die Komplexität hat nicht abgenommen, sondern sich nur verlagert.

Die Aufgabe im Projektmanagement war es schon immer, komplizierte, technische Sachverhalte zu klären. Das ist es noch, doch der Fokus hat sich verschoben. Denn mittlerweile stellt der Mensch bzw. das Team, samt der vielschichtigen, soziotechnischen Verbindungen, den zentralen Faktor eines Projektes dar. Durch die Diversifizierung der Gruppe, mit teilweise unterschiedlichen kulturellen und fachlichen Einflüssen, haben sich neue Herausforderungen ergeben.

Entsprechend liegt die Hauptaufgabe heute noch mehr als früher darin, zu führen, zu vermitteln und eine funktionierende Kommunikation sicherzustellen. Denn letztendlich hat sich erfolgreiches Projektmanagement schon immer dadurch ausgezeichnet, auftretende Probleme zu lösen.

Über den Autor

Oliver Koch
Oliver Koch

Geschäftsführer, SOLCOM GmbH

für Digitalisierung, Mensch & Technik

Oliver Koch ist Geschäftsführer der SOLCOM GmbH, einem der führenden Technologiedienstleister in den Bereichen IT und Engineering. Aus dieser Erfahrung heraus schreibt Oliver Koch als Experte über die Auswirkungen der digitalen Transformation.