Oliver Knoblauch

Oliver Knoblauch

for Internet & Technologie, Kundenwertsteigerung, SaaS, Prozess-Optimierungen

Fünf kostenlose Programme für reibungsloses Home-Office in kleinen und mittelständischen Unternehmen

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Home-Office ist mit einer guten Mischung an Tools für Arbeitgeber und Arbeitnehmer sicher und effektiv.

Kleine und mittelständische Unternehmen kämpfen derzeit mit den besonderen Herausforderungen der Corona-Krise. Während viele internationale Unternehmen bereits seit Jahren umfangreiche Software-Tools und Vorgaben im Einsatz haben, die ortsunabhängiges Arbeiten ermöglichen, stehen kleine Unternehmen vor einem großen Problem: Wie behalte ich Produktivität, Mitarbeiter und Zuverlässigkeit unter Kontrolle? Wie schaffe ich den schnellen, aber auch langfristig sinnvollen Umstieg?

Die gute Nachricht: Es gibt gute und sehr einfache Software, um weiterhin Kommunikation, Aufgaben und Produktivität zu sichern. 

Bei der Recherche für die passende Software galten folgende Maßstäbe:

  • keine IT-Kenntnisse nötig
  • geringe bis keine Einstiegshürden bei der Bedienung
  • keine Installation notwendig
  • preiswerte bis kostenlose Nutzung
  • möglichst unbegrenzte Nutzer
  • auch nach der Krise nutzbar 

Das Virus hat nicht nur das Wirtschaftswachstum in China vorübergehend ins Stocken gebracht, was weltweit zu Welleneffekten geführt hat, sondern es scheint auch, als ob Quarantänemaßnahmen und Reisebeschränkungen, die den betroffenen Ländern auferlegt werden, vielen Unternehmen in Wochen und Jahren das “Business as usual” extrem erschweren könnten.

Dies liegt daran, dass die schnell wachsende Start-Up-Szene für die Zusammenarbeit mit allen Tools ausgestattet ist, die Sie zur Aufrechterhaltung der Produktivität benötigen, wenn Sie von zu Hause aus arbeiten oder Mitarbeiter an entfernten Standorten verwalten. Sie brauchen diese ohne große Vokenntnisse einfach nur starten. Häufig sind diese Lösungen sogar kostenfrei.

Sobald der Ausbruch vorüber ist, werden Sie sich wahrscheinlich fragen, warum Sie überhaupt zu langen täglichen Pendelfahrten, stickigen Büroräumen und Chats mit Wasserkühlern zurückkehren müssen!

Hier sind fünf Programme, mit denen Sie als kleines oder mittelständisches Unternehmen die Auswirkungen des Ausbruchs von Covid-19 auf Produktivität, Zuverlässigkeit und Effektivität deutlich reduzieren können.

#1: In Kontakt bleiben

Slack ist eine Freemium-Team-Messaging-App, mit der die Entfernung zwischen Ihnen und Ihrem Team sofort verschwindet

Slack (hier downloaden) wurde speziell für den geschäftlichen Gebrauch entwickelt und ermöglicht es Ihnen, Teammitglieder direkt zu benachrichtigen und über wichtige Themen und Projekte in Gruppenkanälen zu kommunizieren.

Außerdem können Sie auf einfache Weise überwachen, wann Mitarbeiter an ihren Schreibtischen sitzen und aktiv sind oder gerade nicht am Platz sind.

Machen Sie sich keine Sorgen, wenn Sie noch nie eine Team-Messaging-App verwendet haben und dies alles kompliziert klingt. Slack ist äußerst benutzerfreundlich, sodass Sie das Gefühl haben, dass Sie es innerhalb von Minuten nach der Anmeldung seit Jahren verwenden.

Sie müssen nur für die App bezahlen, wenn Sie auf spezielle Funktionen zugreifen oder Ihren vollständigen Chat-Verlauf abrufen möchten.

Laden Sie hier Slack für Ihr Unternehmen herunter.

#2: Zuverlässig Aufgaben im Team und mit externen Dienstleistern koordinieren

Absolute Transparenz bei Checklisten und Aufgabenzuweisung im Team und mit externen Partnern.

Während Slack eine großartige Möglichkeit ist, mit Ihrem Team in Kontakt zu bleiben, benötigen Sie etwas mit etwas mehr Feuerkraft, um Aufgaben für Mitarbeiter zu verwalten, die zuhause arbeiten.

SOPHY ist eine App zum Teilen von Aufgaben, mit der Sie so einfach wie möglich Aufgaben und Checklisten für sich und Teammitglieder erstellen, diese delegieren und relevante Dateien und Dokumente für Ihre Aufgaben freigeben können.

Der gesamte Prozess zur Nachverfolgung von Aufgaben ist automatisiert.  SOPHY ist ein virtueller Assistent und Aufgaben nachverfolgt, bis sie als „erledigt“ vom jeweiligen Verantwortlichen markiert worden sind.

Sie geben die Aufgabe ein, weisen Sie einem Teammitglied zu und geben der Aufgabe eine Deadline. Dabei muss sich kein Teammitglied an eine neue Software gewöhnen: Aufgaben können einfach via Email als erledigt markiert werden

SOPHY bietet fertige COVID-19-Checklisten für notwendige Maßnahmen in Unternehmen.
Quelle: sophy.com

SOPHY bietet auch On-Task-Chats und Echtzeitbenachrichtigungen, sodass Sie benachrichtigt werden, wenn sich der Status einer Aufgabe ändert oder ein Teammitglied eine Aufgabe kommentiert.

Einsatz für: - Daily Business von überall und jederzeit - Checklisten für Qualitätssicherung - Sicherheitschecks - Überwachung von kurzfristigen Aufgaben

Hier können Sie sich für eine kostenlose Testversion bei SOPHY anmelden.

#3: Dokumentfreigabe und -bearbeitung

Parallel Dateien bearbeiten und austauschen

Wenn Sie mit Teammitgliedern an Dokumenten zusammenarbeiten, benötigen Sie eine Anwendung, die die Zusammenarbeit an Dokumenten von Angesicht zu Angesicht simulieren kann.

Google Drive bietet den einfachsten Weg, dies zu erreichen. Google Drive bietet Dokumente in verschiedenen bekannten Formaten und ermöglicht es Ihnen und Ihrem Team, gemeinsam in Echtzeit an Dokumenten zu arbeiten.

Sie können fertige Dokumente auch in gedruckter Form in verschiedenen gängigen Formaten herunterladen, sodass Sie diese bei Bedarf offline speichern oder bearbeiten können.

Das Beste an Google Drive ist, dass es kostenlos ist, bis die Speicherkapazität Ihres kostenlosen Kontos erreicht ist. Dies wird nicht so schnell geschehen.

#4 Video-Konferenzen

Google Meet ist sofort startklar.

Es gibt keinen Grund, die persönliche Verbindung zu Ihren Kunden oder Kollegen zu verlieren, nur weil Sie sich auf Ihr Home Office beschränken.

Jedes Smartphone kann durch die Installation der richtigen Videokonferenzanwendung in ein leistungsstarkes Videokonferenz-Tool verwandelt werden.

Für professionelle Videokonferenzen ist Google Meet genau das Richtige.

Dies lässt sich in Ihren Google Kalender integrieren und bietet zahlreiche nützliche Funktionen, darunter:

  • Kristallklare Video-Feeds, mit denen Sie sich wie im selben Raum wie andere Konferenzteilnehmer fühlen.
  • die Möglichkeit, mehrere Kollegen gleichzeitig zu telefonieren
  • automatische Erkennung und Anzeige des aktiven Sprechers während Konferenzgesprächen
  • die Möglichkeit, Ihre Seite des Chats stummzuschalten, wenn Sie nicht sprechen (ideal, wenn Ihre Kinder zu Hause bei Ihnen festsitzen).

Google Meet kann ebenfalls kostenlos verwendet werden. Sie können die App hier herunterladen.

#5: Zeiterfassung

Zeitmanagement mit Toggl

Wenn Sie es gewohnt sind, Ihren Mitarbeitern zuzusehen, wie sie tagsüber ein- und auschecken und regelmäßig einchecken, werden Sie es stressig finden, sie von zu Hause aus zu verwalten.

Es sei denn, Sie verwenden Toggl.

Toggl ist eine benutzerfreundliche Zeiterfassungsanwendung, die entweder über die Toggl-Website oder über eine herunterladbare Anwendung verwendet werden kann.

Richten Sie Ihre Kunden und / oder Projekte auf Toggl ein und Ihre Mitarbeiter können loslegen.

Sie können einen Live-Timer ausführen, während sie an einer Aufgabe arbeiten, oder sie können ihre Aufgabe und Stunden nach Abschluss einer Aufgabe aufzeichnen – was auch immer für sie am besten funktioniert.

Am Ende eines jeden Arbeitstages, einer Woche oder eines Monats können Sie in Toggl einen Bericht aufrufen, der Informationen darüber enthält, mit was Ihr Team gemeinsam und individuell beschäftigt war.

Mehr über Toggl erfahren Sie hier.

Fazit: 

Remote Collaboration Software ist die Zukunft der Arbeit.

In der Tat beschreiben Expeeten technologiegetriebene kollaborative Arbeitsansätze als eine der wichtigsten Veränderungen, die die 4. industrielle Revolution mit sich bringen wird.

Das heißt, jetzt ist der beste Zeitpunkt, um eine Krise in eine Chance zu verwandeln, indem Sie mithilfe von Technologie mehr Produktivität und Effizienz in Ihrem Team und Unternehmen erzielen.

About the author

Oliver Knoblauch
Oliver Knoblauch

Managing Director / Founder, Sophy - übernimmt für Sie das lästige Nachhaken von delegierten Aufgaben

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Mehr als 15 Jahre in leitenden Positionen in der Entertainmentwelt tätig | entwickelt erfolgreiche Strategien von der Kommunikation bis zur Transaktion in einer sich stark wandelnden Businesswelt| Nachhaltige und verkaufsfördernde Kundenwertmodelle