Probleme beim Einloggen
Paul Schwarzenholz

Paul Schwarzenholz

für Customer Experience, NPS, SaaS und Startups

Game Changer Kommunikation: Warum Transparenz im Unternehmen entscheidend ist

Offene Kommunikation im Unternehmen ist entscheidend und kann zum Game Changer werden

Innerhalb eines Unternehmens Transparenz walten zu lassen und richtig zu kommunizieren, ist nicht nur wichtig, sondern kann auch ein wahrer Game Changer sein. Zahlen Kommunikation und Transparenz doch entscheidend auf Zufriedenheit und Motivation aller Mitarbeiter und damit auf wichtige Erfolgstreiber für ein Unternehmen ein.

Sich diese Transparenz jedoch nicht nur auf die Fahne zu schreiben, sondern auch tatsächlich bewusst umzusetzen, ist gar nicht so einfach – das haben wir bei unserem ersten Unternehmen Flaconi zu spüren bekommen und merken es bei unserer zweiten Gründung zenloop wieder.

Immer wieder stellen wir uns die Frage, was man an seine Mitarbeiter kommunizieren und was man eventuell besser für sich behalten sollte – hat man doch einerseits die Verantwortung, sein Team auf den aktuellsten Stand zu bringen, während man andererseits vermeiden möchte, dass sich Mitarbeiter unnötig Sorgen machen, wenn beispielsweise Umsätze stagnieren oder gar schwinden.

Zugegeben – die Kommunikation hat auch bei uns in der Vergangenheit nicht immer reibungslos funktioniert. Aber eines haben wir bei diesen Gewissenskonflikten immer wieder aufs Neue lernen dürfen: Mitarbeiter wissen Transparenz sehr zu schätzen und entgegen der Befürchtung, gerade Negativ-News oder eine zu offene Kommunikation könnte zu unproduktivem Verhalten oder Unzufriedenheit führen, war das Gegenteil der Fall.

Hier unsere 5 wichtigsten Learnings:

1. Vertrau auf deine Mitarbeiter und sie vertrauen dir

Viele Geschäftsführer trauen ihren Mitarbeitern den Umgang mit unternehmensrelevanten Informationen nicht zu und behalten diese daher häufig lieber für sich. Dabei ist das Gefühl, nicht genügend informiert zu sein, einer der häufigsten Gründe für Unzufriedenheit und Misstrauen im Team.

Mitarbeiter spüren, wenn etwas im Argen liegt. Missverständnisse entstehen nie durch zu viel Kommunikation, sondern dann, wenn diese nicht ausreichend stattfindet und Dinge unausgesprochen bleiben. Es ist daher unglaublich wichtig, dass man sich, egal wie stressig und prekär die Lage sein mag, Zeit nimmt, seine Mitarbeiter aufzuklären. Denn diese sitzen im Endeffekt im selben Boot und können mit vertraulichen Informationen – auch wenn diese nicht immer positiv sind – verantwortlicher umgehen, als man denkt.

2. Eine offene Kommunikation fördert den Zusammenhalt

Damals bei Flaconi haben wir in harten Zeiten bestimmte Dinge für uns behalten, da wir unsere Mitarbeiter beschützen und nicht mit Negativ-News belasten wollten. Das Resultat war recht zuverlässig mit einigen Wochen Versatz im Team zu spüren. Aus Unsicherheit wurde Unzufriedenheit und diese resultierte in unnötigen Missverständnissen.

Wir haben damals unterschätzt, wie stark der Einzelne ist und wie hoch Transparenz wertgeschätzt wird. Erst, wenn auch der letzte Mitarbeiter um die Situation im Unternehmen weiß, kann dieser seinen Teil dazu beitragen, diese zu verbessern. Als wir uns letztendlich geöffnet haben, waren die positive Energie, Kreativität und der Kampfgeist jedes einzelnen Teammitglieds überwältigend. Das hat uns als Team noch mehr zusammenwachsen lassen.

Eine offene Kommunikation fördert den Zusammenhalt und damit das Teamwork

3. Der Kommunikationsfluss muss mitwachsen und sich den Strukturen anpassen

Je größer ein Unternehmen wird, umso wichtiger sind formalisierte Update-Strukturen. Die notwendige Frequenz der Updates hängt sehr stark von der Wachstums- und damit Veränderungsgeschwindigkeit ab. Verändern sich Dinge in einem Team sehr schnell, kann ein kurzes tägliches Stand-up Sinn machen. Wenn weniger passiert, reichen wöchentliche oder monatliche Updates.

Eine weitere große Herausforderung können auch Sprachbarrieren und unterschiedliche Ausbildungsstände sein. Wir hatten Situationen, wo Mitarbeiter der gleichen Abteilung kein Deutsch und andere wiederum kein Englisch sprachen. Hinzu kommt, dass es unter den Kollegen unterschiedliche Ausbildungsstände gibt. Eine Sprache für alle zu finden, ist daher eine echte Herausforderung, und wir hatten uns daher letzten Endes entschieden, unsere All-Hands-Meetings aufzusplitten.

4. Eine optimale Kommunikation braucht den richtigen Zeitpunkt

Heute, bei zenloop, kommunizieren wir deutlich transparenter und häufiger. So kennt beispielsweise jeder im Team unseren aktuellen Kontostand. Wir haben Daily Stand-ups innerhalb kleinerer Teams, ein kurzes Weekly Stand-up mit dem gesamten Team und ein monatliches All-Hands-Meeting, in dem übergeordnete Themen mit allen Mitarbeitern besprochen werden.

1. Das Daily Stand-up dient dazu, dass wir uns alle gegenseitig über die wichtigsten Ergebnisse und Meetings des Vortages und des aktuellen Tages informieren. Die Regel hier: Maximal eine Minute pro Person und maximal zehn Personen in einem Stand-up.

2. Das Weekly-Stand-up findet einmal wöchentlich mit dem gesamten Team statt. Das sind aktuell 27 Personen. Hier gilt, dass die Teamleads die wichtigsten Prios der letzten Woche und der aktuellen Woche weitergeben. Weiterhin teilen wir relevante Neuigkeiten z. B. zu neuen Mitarbeitern oder dem nächsten Teamevent. Das Ganze dauert max 15 Minuten.

3. Im monatlichen All-Hands werden dann vor dem gesamten Team wichtige Informationen wie aktuelle Performance-Kennzahlen besprochen und darauf geschaut, was wir in der nächsten Zeit priorisieren wollen und sollten.  

5. Regelmäßig Zufriedenheit messen, um Prozesse zu optimieren

Zu guter Letzt ist es uns wichtig zu wissen, ob unsere Mitarbeiter die Meetings an sich und die Art und Weise wie wir sie abhalten, hilfreich finden. Aus diesem Grund machen wir zusätzlich zu unseren Stand-ups und All-Hands-Meetings jeden Monat eine NPS-Umfrage (Net-Promoter-Score). Mithilfe dieses Scores können wir messen, ob sich unsere Mitarbeiter informiert und abgeholt fühlen.

Nach unseren monatlichen All-Hands-Meetings machen wir ebenfalls eine NPS-Abfrage. Anhand derer sollen alle Teammitglieder auf einer Skala von 0 bis 10 einschätzen, wie hoch die Wahrscheinlichkeit ist, dass sie dieses einem Freund weiterempfehlen würden. Zusätzlich bitten wir die Mitarbeiter, ihre Bewertung zu kommentieren.

So lernen wir, was wir in Zukunft ändern sollten oder noch verbessern können. Und es kommen sehr praktische und umsetzbare Hinweise heraus wie „die Schrift der Präsentation ist zu klein” oder „manche Begriffe waren zu spezifisch”.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass es natürlich keine Blaupause für die richtige Kommunikation innerhalb eines Unternehmens gibt. In welcher Form und was kommuniziert wird, hängt letztlich auch immer von den Prozessen und Strukturen eines Unternehmens ab.

Grundsätzlich zeigt sich aber, dass eine offene, transparente Kommunikation in der richtigen Form, die Mitarbeiter abholt und sie zu Höchstformen auflaufen lässt. So werden Transparenz und Kommunikation zu Erfolgstreibern und damit zum entscheidenden Game Changern.

Über den Autor

Paul Schwarzenholz
Paul Schwarzenholz

Gründer & Geschäftsführer, zenloop GmbH

für Customer Experience, NPS, SaaS und Startups

Mitgründer von zenloop, Customer Experience Management Software rund um NPS, und von Flaconi.de, Deutschlands führender Online-Parfümerie; aktiver Berater und Angel-Investor in über 20 europäischen Start-ups. Hier schreibe ich über Customer Experience & Start-up-Themen.
Mehr anzeigen