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Ute Blindert

Ute Blindert

for Netzwerken in digitalen Zeiten, Wirtschaft & Management

Meetings effizient gestalten

Bild: go2/photocase.de

Meetings gelten als DIE Zeitfresser schlechthin: "Meetings sind Kaffeekränzchen mit Akten!", so Klaus Klages, Gebrauchsphilosoph und Abreißkalenderverleger treffend. Die Gründe für die schlechte Zeiteffizienz sind vielfältig, meistens hängt es aber mit schlechter Planung und Gestaltung des Meetings zusammen. Dabei sind gut gestaltete und moderierte Sitzungen ein wichtiges Planungs- und - ja, auch - Netzwerk-Instrument, das offene Fragen klären kann, Konflikte beseitigen, Nähe entstehen und ein Projekt voranbringen kann. 

Um Meetings im eigenen Unternehmen oder auch in anderen Bereichen stringenter zu gestalten und die Mitglieder zu mehr Zusammenarbeit zu motivieren, habe ich einmal 6 Tipps gegen "Thrombose-Sitzungen" zusammengestellt.

Plus: Weiter unten findest du noch ein paar nützliche digitale Werkzeuge für deine Team-Zusammenarbeit.

1. Den Ort wechseln

Warum sich immer nur im langweiligen Konferenzraum treffen? Draußen auf der Wiese, im Flur oder auch in der Kantine ändert sich der Blickwinkel und alle freuen sich, heraus zu kommen.

Manche Unternehmen bedenken dies heute bereits in ihrer Raumplanung und entwerfen unkonventionelle Meeting- und Arbeitsräume, die zum Querdenken anregen. Wenn das Meeting schon draußen stattfindet, kann es ja vielleicht direkt im Gehen abgehalten werden - ähnlich wie beim "Walk-the-talk"-Coaching.

Ute Blindert
Der Ideenbaum im #freiraum der Rewe Group

Standup-Meetings, deren Idee aus der agilen Projektentwicklung kommt, sorgen dafür, dass Treffen merklich kürzer werden. Die Treffen finden nämlich im Stehen statt: Man tauscht sich schnell darüber aus, wo jedes Team-Mitglied steht und was als nächstes anliegt.

2. Auf das Meeting einstimmen

Zu Beginn lässt sich durch eine verbindende Geschichte, einen Witz oder auch eine Meditation ein verbindender Startpunkt setzen. Welche Methode du am besten wählst, hat viel mit der Unternehmenskultur und der Branche zu tun. 

Eine gute Methode für Teams, die sich wenig im Alltag sehen oder rein virtuell zusammenarbeiten: Zu Beginn eine Reflexionsfrage zu stellen. Das können Fragen sein wie:

  • Was ist dir heute auf dem Weg hierher durch den Kopf gegangen?
  • Wie geht es dir gerade?
  • Welche Fragen/Ideen/Ansätze beschäftigen dich gerade?
  • Was bedeutet Anerkennung für dich?
  • Wenn du an unser Unternehmen denkst, welches Lied fällt dir spontan dazu ein?

Nun ließe sich einwenden, dass mit der Reflexion zu Beginn ja wertvolle Meeting-Zeit verloren gehe. Das Gegenteil ist der Fall: Diese Reflexionsfragen haben oft den Effekt, dass die Zeit, die sich ein Team für die Reflexion nimmt, im Laufe des Meetings wieder "einsparen" lässt. Einfach deshalb, weil sich dann die Stimmung der anderen Teilnehmer besser einordnen lassen. Wenn ich zum Beispiel von meiner Kollegin weiß, dass sie morgens zwei Kleinkinder kindergartenfertig und aus dem Haus bekommen muss, weiß ich, was es für sie bedeutet, pünktlich zum Start da zu sein - dann nehme ich nicht jede knappe Antwort persönlich. Jeder kann dann besser einordnen, warum man sich auf eine bestimmte Art verhält und jeder Mitarbeiter hat die Möglichkeit anzukommen.

3. Den Endzeitpunkt festlegen – und einhalten

Was man nicht in einer Stunde besprechen kann, ist sowieso Quatsch!
Doris Albiez, Deutschland-Chefin von Dell Technologies

Zu Beginn wird eine feste Zeit für den Schluss des Meetings vereinbart. Wenn der Alarm losgeht, ist Schluss, ohne Ausnahme. Das diszipliniert enorm. Dazu braucht es natürlich eine Agenda mit den zu besprechenden Themen, die vorab an die Teilnehmer*innen geht.

Nur konsequent ist hier die Idee eines Unternehmen, eine Kostenuhr für jede Minute Meeting mitlaufen zu lassen, um einmal die Kosten ineffizienter Meetings zu berechnen. Wenn diese Maßnahme allerdings dazu führt, dass kein Raum für wertschätzende Kommunikation bleibt, sollte man diese überdenken.

4. Die Teilnehmer ins Boot holen

Auch der soziale Austausch braucht Raum beim Treffen. So hilft es zum Beispiel, wenn sich alle zu Beginn mit einem Wort beschreiben oder ihre aktuellen Neuigkeiten singen. Oder man verlagert das Soziale auf den Abend vorher oder macht bewusst eine "Lean Coffee Session". Gerade in internationalen Teams kann dies die Teilnehmer zusammen“schweißen“ - es bedeutet aber auch, dass man Vertrauen zueinander haben muss und diese Vorgehensweise geübt werden sollte. Um der Besprechung einen Rahmen zu geben, der alle Teilnehmer*innen abholt, hilft, eine*n Moderator*in zu bestimmen.

Eine gute Methode zur Strukturierung von Redebeiträgen habe ich von der Agentur für Innovationsentwicklung Dark Horse übernommen: Die erste Person hebt eine Hand mit einem Finger, die nächste zwei, dann drei, vier etc. Wenn sich mehr als zehn beteiligen möchten, werden die Redebeiträge reihum abgefragt. Wer nur seine Zustimmung signalisieren möchte, zeigt dies durch Über-Kopf-Wedeln. So erspart man sich zahlreiche rein zustimmende Redebeiträge.

Die ELMO-Karte (ELMO steht für "Enough, let´s move on!") kann jede*r Teilnehmer*in zücken, wenn es weitergehen soll. Mittlerweile werden auch Karten mit mehreren Motiven wie "Ich bin gleich wieder zurück!", "Zustimmung!" oder "Lauter bitte!" verwendet.

5. Ergebnisse und Ereignisse festhalten

Ja, das Protokoll schreibt kaum jemand gern. Es muss aber gemacht werden. Hier hilft eine Vorlage, die auch schon vorher bearbeitet werden kann, so dass dann nur noch die Ergebnisse notiert werden. Man kann auch ein Flipchart-Template verwenden, das ich gern bei BarCamps verwende.

Illustration: Daniela Engelhard
Flipchart-Template fürs schnelle Notieren.

Mit einem Team-Quiz oder einem Wettbewerb mit lustigen Fragen zum Unternehmen kann entweder Wissen zu aktuellen Projekten abgefragt werden oder für Zusammenhalt gesorgt werden: „Was isst Chefin Linda im Sommer am liebsten?“, „Wie heißt der Hund von Herrn Schmidt?“ Wer als erstes antwortet, bekommt einen Punkt, am Ende der Gewinner eine witzige Kleinigkeit. 

6. Mit sinnvollen Methoden arbeiten

Das allbekannte Brainstorming stammt aus den 50er-Jahren und ist keine gute Methode, um Kreativität im Team zu wecken. Vor allem, da weniger „laute“ Team-Mitglieder oft übergangen werden. Besser eignen sich zum Beispiel die Flip-Flop-Methode (alle sagen, wie man die Situation verschlechtern kann) oder das Aufeinander-Aufbauen (jede Idee wird von allen Teilnehmern mit „Ja, und…“ erweitert). 

Wer übrigens für dauerhafte Aufmerksamkeit während des Meetings sorgen möchte, kann auch auf ganz analoge Hilfsmittel zurückgreifen: M&Ms oder ein Buzzword-Bingo. Jedes Mal, wenn ein bestimmter Begriff fällt, gibt es einen M&M oder du streichst ein Wort auf Ihrem Block aus. Wer am Ende die meisten Schokodrops gesammelt oder als erstes alle Wörter angestrichen hat, hat gewonnen.

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Netzwerken in digitalen Zeiten für Unternehmen und Organisationen, Blindert Beratung

for Netzwerken in digitalen Zeiten, Wirtschaft & Management

Mein Thema: Netzwerken in digitalen Zeiten für mehr Kunden und passende Mitarbeiter. Dazu halte ich Vorträge + berate Unternehmer und KMU. Mehr bei www.uteblindert.de, Bilanz.de, im Buch: „Per Netzwerk zum Job“ (Campus 2015) / Kölsch Hätz / #DMW-Aficionada / Rollwenden-Bezwingerin.
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