Michael Asshauer

Michael Asshauer

for Agiles Management, Führung, Recruiting, Startup Mentoring

Produktiv im Home Office: 21 Tipps, wie du es lieben wirst

Produktiv arbeiten von zuhause aus im Team: Hier gibt's die besten Tipps und Tricks für gute Zusammenarbeit und Mitarbeiterführung im Home Office.

Es ist Coronavirus. Das öffentliche Leben liegt lahm.

Aber lasst uns nicht in Problemen, sondern in Lösungen und Chancen denken!

Ist Corona etwa der dringend notwendige Digitalisierungs-Tritt in den Hintern für unsere Wirtschaft und vielleicht sogar unser Bildungssystem?

Unternehmen – klein wie groß – statten ihre Mitarbeiter jetzt mit Remote-Technik aus, um im Home Office zu arbeiten.

Klar, in der Tech- und Startupszene und in manchen modernen Konzernen ist das nichts neues. Aber für viele KMU und Mittelständler ist es tatsächlich eine neue Entwicklung. Und für Schulen sowie viele Unis und Hochschulen sowieso.

Ich habe mich diese Woche mit dem Inhaber eines IT-Systemhauses unterhalten. Er erzählte mir, dass ihm die Kunden jetzt die Bude einrennen. Er sagte, dass Laptops, Monitore und Headsets nicht mehr in größeren Mengen zu bekommen seien. Dell habe bereits starke Lieferschwierigkeiten.

Gleichzeitig machen sie in Italien bereits ganz ordentliche Erfahrungen mit Homeschooling per Google Hangouts und Skype. Österreich bereitet sein Schulsystem ebenfalls gerade darauf vor.

Ich frage mich: Bekommen wir das auch hin, nun wo viele Schulen in Deutschland geschlossen werden? Bekommen unsere Kinder gutes Homeschooling oder fällt der Unterricht einfach komplett aus?

Wohnt dieser Krise eine riesige Chance inne? Oder ist unsere German Datenschutzangst stärker? Wenn ich höre, dass Cloud-Services in einigen Bundesländern in Schulen verboten sind, hege ich da gewisse Zweifel.

So wird Arbeiten von zuhause im Team erfolgreich

Ein aufgeräumter Arbeitsplatz und eine schöne Aussicht im Home Office wirken Wunder auf deine Produktivität. 😊

Aber egal wie es kommt: Wenn du im Home Office arbeitest oder lernst, gibt es einige wichtigen Dinge zu beachten, damit das Arbeiten von zuhause wirklich erfolgreich funktioniert, du mit deinen Teammitgliedern perfekt zusammenarbeitest und es allen im Team Spaß macht.

In meinen Startups sowie im Daimler-BMW-Joint-Venture REACHNOW haben wir regelmäßig im Home Office gearbeitet sowie mit verteilten Teams und Standorten rund um die Welt kollaboriert.

Heute arbeite ich komplett mobil. Im Team von TALENTE und Talentmagnet arbeiten wir alle mal im Home Office, mal in Co-Working-Spaces oder einfach von dort, wo wir gerade sind. Gestern hat sich unsere liebe Dioné sogar von der Skipiste aus in unseren Team-Videocall eingewählt. Die letzten zweieinhalb Wochen haben meine Freundin Paula und ich in unserem Strandhäuschen an der lettischen Ostsee verbracht und dort ebenfalls jeden Tag gemeinsam im Home Office gearbeitet.

Ich habe für dich meine wichtigsten Learnings, Tipp und Tricks aus 10 Jahren Erfahrung mit Home Office und mobilem Arbeiten zusammengetragen, die du sofort für dich anwenden kannst. Wenn du ein paar wichtige Dinge beachtest, hat diese mobile und freie Arbeitswelt wirklich einiges für uns zu bieten. Wenn wir es jedoch falsch angehen, kann das ganze hingegen schnell nach hinten losgehen und im kompletten Chaos enden. Auch das habe ich schon erlebt. Also – los geht’s!

Zusammenarbeit und Kommunikation als Team im Home Office

Fehlende oder erschwerte Kommunikation ist die größte Herausforderung beim Arbeiten in örtlich verteilten Teams im Home Office. Deshalb ist eine Institutionalisierung der Kommunikation so unglaublich wichtig. Feste Prozesse zur Kommunikation und fürs Projektmanagement sind die größten Erfolgsfaktoren für Teams, die von zuhause aus arbeiten.

1. Agile Projektmanagement-Frameworks wie Scrum, Kanban oder OKRs eignen sich für jede Art von Teams – nicht nur für Software-Entwicklungsteams:

  • Fangt hier schlank an und versucht nicht gleich, das komplette Framework zu implementieren: Startet mit einem gemeinsamen Task-Board (zum Beispiel in Trello, Jira oder Asana) und wöchentlichen Team-Statusmeetings (zum Beispiel einem Sprint Planning und einer Retrospective).

2. Macht eine Retrospective am Ende jeder Woche mit deinem Team, gerade zu Beginn der mobilen Zusammenarbeit von zuhause. Fragt euch:

  • Wie verbessern wir ab nächste Woche unsere Zusammenarbeit und Prozesse?
  • Was lief gut, das wir beibehalten werden?
  • Experimente sind hier erlaubt.

3. Definiere Verantwortlichkeiten klar durch das RACI-Modell:

  • Wenn ein Projekt aus mehreren Aufgaben besteht und verschiedene Personen an der Umsetzung beteiligt sind, hilft die RACI-Methode bei der klaren Kommunikation von Verantwortlichkeiten. Sie verhindert, dass Chaos ausbricht. Bestimme für jede Aufgabe, wer Responsible oder Accountable ist, bzw. wer Consulted oder Informed werden soll. Wichtig ist, dass nur eine einzige Person Accountable (= haftbar) für eine Aufgabe sein darf, damit Klarheit herrscht und Verantwortung übernommen wird.

4. Mache ein Daily Standup mit deinem Team:

  • Findet euch jeden Morgen, oder mindestens zweimal pro Woche, im Video-Meeting für 15 Minuten zusammen. Berichtet euch gegenseitig:

  • Welche Arbeitspakete oder Aufgaben haben sich bei mir gestern bewegt, welche werden sich heute bewegen und welche Blocker sehe ich aktuell?

  • Wie können wir Blocker gemeinsam aus dem Weg schaffen?

  • Legt dann gemeinsam kurz fest, wie ihr einen Blocker beseitigen wollt, wer dafür verantwortlich ist und bis wann dies geschehen sein wird.

Insgesamt sorgen all diese Prozesse dafür, dass allen Teammitgliedern klar ist, wer wofür verantwortlich ist, was der aktuelle Stand bei jedem ist und was das gemeinsame Ziel ist, also welches Ergebnis bis wann erwartet wird. Selbstverantwortung und gegenseitige Transparenz spielen eine immens große Rolle in verteilten Remote-Teams, die von zuhause aus arbeiten.

Team-Spirit und Führung örtlich verteilter Mitarbeiter

5. Haltet euch an wichtige Regeln für eine gute Zusammenarbeit und um euren Team-Spirit auch im Home Office am Leben zu erhalten:

  • Definiert gemeinsam Kernanwesenheitszeiten, wo jedes Teammitglied für alle anderen erreichbar sein muss.
  • Schaltet eure Kameras ein bei Video-Meetings – es gibt nichts demotivierenderes, als mit einer Wand schwarzer Screens zu sprechen.
  • Sorge dafür, dass alle Teammitglieder Fotos von sich in den Chat- und Kommunikations-Apps hinterlegen. Das bringt Persönlichkeit in die Zusammenarbeit.
  • Jeder, der nicht spricht, sollte sein Mikrofon stummschalten. Damit werden nervige Störgeräusche vermieden.
  • Nehmt euch dediziert Zeit, auch über persönliche Dinge im Video-Meetings zu sprechen. Wie wäre es zum Beispiel mit einem gemeinsamen, virtuellen Frühstück jeden Montag Morgen?

6. Unterteile deinen Tag in Blöcke der Zusammenarbeit mit deinen Teammitgliedern und Mitarbeitern:

  • Viele Führungskräfte machen gute Erfahrungen damit, den Vormittag für konzentriertes Deep-Work zu nutzen. Blocke deinen Kalender für diese Zeit, zum Beispiel für vier Stunden, sodass keine anderen Meetings, Calls oder Termine dazwischenkommen.
  • Nachmittags ist dann Zeit für Telefonate, Mitarbeitergespräche und Teammeetings. Gib deinen Teammitgliedern Zugriff auf deinen Kalender, sodass sie sich einen Zeitslot bei dir aussuchen können, der euch beiden gut passt. Im Google Kalender kannst du deine Teammitglieder dafür das “Find-a-Time”-Feature super nutzen lassen.

Dein Arbeitsplatz beim Arbeiten von zuhause

Es ist eine tolle Freiheit, die uns das Arbeiten im Home Office von überall auf Welt aus ermöglicht. Damit es sich auch wirklich so leicht und frei für dich anfühlt, ist es wichtig, dass du dir einen aufgeräumten, sauberen und schönen Arbeitsplatz einrichtest.

7. Technische Ausstattung, die du brauchst:

  • Laptop, WLAN, evtl. einen Monitor
  • Dein Handy mit großem Datenvolumen für unterwegs und auf Reisen
  • Noise Cancelling Kopfhörer mit Mikrofon für Video-Meetings
  • Nutze einen Repeater für gutes Internet in deiner ganzen Wohnung
  • Hole dir ein Whiteboard oder eine Pinnwand:

  • Mache dir ein eigenes Kanban-Board (mit den Spalten Open, Doing, Done) und Post-Its für deine Aufgaben

8. Suche dir eine schöne Playlist bei Spotify heraus, am besten mit wenigen Vocals und vielen instrumentalen Parts, damit du dich gut konzentrieren kannst:

9. Richte dir einen Arbeitsplatz mit schöner Aussicht ein:

  • Zum Beispiel mit einem tollen Blick aus dem Fenster.

10. Richte dir einen aufgeräumten und sauberen Arbeitsplatz ein:

  • Ich persönlich habe am liebsten einfach nur meinen Laptop auf dem Tisch liegen. Sonst nichts.
  • Es ist wie bei deinem Computer: Ein vollgestopfter Desktop impliziert Kontrollverlust und verursacht negativen Stress in dir.

Dein persönliches Wohlbefinden und deine Motivation im Home Office

Home Office und von zuhause aus Arbeiten geben dir eine gewisse Freiheit und Unabhängigkeit. Nutze diese auf jeden Fall für dich, für dein Wohlbefinden und deine Motivation!

11. Erhalte deine Morgenroutine und kleide dich so, als ob du ins Office gehst.

12. Arbeite zwischendurch im Stehen, zum Beispiel an deinem Küchentisch.

13. Ernähre dich gut, meditiere und mache Sport:

  • Nutze Sport- und Meditations-Apps sowie Rezept-Apps für schnelle und gesunde Gerichte, zum Beispiel:

  • No time to cook

  • Seven App

  • Headspace App

  • Habe eine Yogamatte neben dem Schreibtisch

  • Gehe am Mittag eine Runde Joggen

14. Gönne dir einen Mittagsschlaf. Nutze die großartige Möglichkeit, mittags ein kleine Siesta zu machen!

15. Bilde dich weiter. Höre Podcasts oder lese ein Buch in deinen Pausen:

Und hier kommt noch ein ganz wichtiger Tipp von mir:

16. Arbeite in Wochensprints:

Mache eine wöchentliche Aufgabenplanung für dich selbst. Ich mache dies immer am Sonntag Abend für die kommende Woche. Dadurch hast du weniger Aufgaben auf dem Zettel – und du wirst eher die für dich wichtigen Aufgaben angehen. Vermeintlich dringende, aber unwichtige Aufgaben können dann auch mal warten. Das nimmt dir viel Stress und du behältst die Kontrolle über deine Projekte.

Tools zur Zusammenarbeit und Kommunikation beim Arbeiten von zuhause im Team

17. Kommunikation im Home Office:

  • Slack zum Chatten und schnellen Datei-Austausch + Voice- & Videocalls
  • Skype, Google Hangouts Meet, Zoom für Video-Meetings
  • Whatsapp oder Telegram für Sprachnachrichten
  • Das Telefon wirkt ebenfalls oft Wunder!

18. Projektmanagement-Tools:

  • Jira, Asana oder Monday
  • Die einfache und schnelle Version: Trello

19. Dateiablage und Server in der Cloud:

  • Google Drive, Dropbox, Microsoft One Drive

20. Zusammenarbeit und Kollaboration:

  • Google Suite (Doc, Spreadsheets, Slides)
  • Microsoft Office 365 (Office, Excel, Power Point in der Cloud)
  • Docusign für virtuelle Unterschriften

21. Deine ultimative Home Office Checkliste:

Ich habe dir alle wichtigen Punkte, sodass du erfolgreich und produktiv im Home Office arbeiten kannst in einer kurzen Checkliste zusammengetragen. Für eine gute Kollaboration mit deinem Team und dein eigenes Wohlbefinden. Lade dir die Checkliste hier kostenlos herunter und teile sie gerne mit deinen Kollegen und deinem Team!

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About the author

Michael Asshauer
Michael Asshauer

Gründer & CEO • Podcast Host, TALENTE - Erfolg in Recruiting, Führung & Agile Management

for Agiles Management, Führung, Recruiting, Startup Mentoring

Michael ist Mitgründer der Startups Familonet und onbyrd, die 2017 von Daimler übernommen wurden. Er war Gastdozent an der Stanford Uni im Silicon Valley, Uni Hamburg sowie HS Fresenius und ist Mentor für Startups. In seinem TALENTE Podcast geht's um Leadership, Recruiting und agiles Management.
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