Probleme beim Einloggen
Thomas Müller

Thomas Müller

Insiderfür Digitalisierung, Mensch & Technik

Social Business: Wissensmanagement und Kontrollverlust

Die Heterogenisierung der Arbeitsformen und eine zunehmende Anzahl an Dienstleistern machen Unternehmen unübersichtlicher. Dazu kommen eine stetig wachsende Datenflut und eine unüberschaubare Anzahl an Kommunikationsmöglichkeiten. Ein funktionierendes Wissensmanagement wird dadurch zu einer kaum noch beherrschbaren Aufgabe. Technologien wie Social Business können Abhilfe schaffen. Der Preis ist ein stückweiter Kontrollverlust.

Das Netz und besonders soziale Netzwerke vergessen nicht! Was im Privaten problematisch ist, können Entscheider nutzen, um eine der wichtigsten Ressourcen heutzutage besser sicht- und nutzbar zu machen: Das Wissen und Know-how in den Köpfen ihrer Mitarbeiter und aller am Wertschöpfungsprozess Beteiligten, wie Freiberufliche oder Dienstleister.

Wir kommunizieren und teilen laufend unser Wissen; am Telefon, im persönlichen Gespräch oder per E-Mail. Das Problem: Die wertvollen Informationen werden entweder gar nicht oder nur unzureichend archiviert und schon gar nicht für andere zugänglich gemacht.

Soziale Technologien

Um diesem Wissensverlust entgegenzuwirken, kommen digitale Technologien ins Spiel, das sogenannte „Social Business“. Nach gängiger Definition verbinden diese Technologien externe wie interne Kommunikation sowie Kundenprozesse und -zusammenarbeit mit modernen Web-Technologien und Prinzipien, um das bisher verborgene Know-how zu dokumentieren und für weitere Nutzer oder Beteiligte verwertbar zu machen.

Das Ziel dieser neuen Form der Kommunikation ist, Wissen und Strukturen transparent darzustellen und deren Weitergabe zu ermöglichen – nicht nur innerhalb eines Unternehmens, sondern auch mit Lieferanten oder Kunden. Die technische Grundlage dafür bilden soziale Medien wie Netzwerke, Blogs, Wikis oder Foren.

Ein Beispiel: Kommt ein Mitarbeiter neu in ein Unternehmen oder Projekt, kann er zwar alle nötigen Dokumente einsehen, doch sind diese selten auf dem neuesten Stand. In der Zwischenzeit sind Inhalte, Informationen, Prozesse oder Protokolle im Unternehmen weiter fortgeschritten – häufig in nicht dokumentierter Absprache zwischen den verschiedenen Beteiligten. Erfolgt diese Absprache nun über ein Wiki (mit Kommentarfunktion), in einer speziell eingerichteten Gruppe im Firmennetzwerk oder in einem Forum, kann sich der Einsteiger alle notwendigen Informationen selbständig aneignen und sich somit schneller einarbeiten. Wie bei einer Gruppe auf Facebook oder Xing sind alle Themen in einem übersichtlichen Bereich zusammengefasst – sofern die Möglichkeiten auch genutzt werden. Zeitaufwändiges Instruieren durch Kollegen entfällt.

Oft schon in Gebrauch

Bei aller Vorsicht und Skepsis hinsichtlich einer Einführung muss auf jeden Fall bedacht werden: Nicht selten sind die Mitarbeiter dem Trend bereits voraus und nutzen soziale Anwendungen wie Chats oder Blogs, um ihre gemeinsame Arbeit zu organisieren. Und wird dies vom Unternehmen nicht zur Verfügung gestellt, wird dafür betriebsfremde Technik (Soft- wie Hardware) genutzt. Ein Alptraum für jeden IT-Sicherheitsbeauftragten, da die Technik oft zahlreiche Lücken im Bereich des Datenschutzes aufweist.

Entsprechend geht der Trend hin zur Integration von Web-Anwendungen in die eigene IT-Infrastruktur. Auch gibt es bereits Angebote für die komplette Auslagerung der Services, Facebook bietet eine entsprechende Software in den USA bereits an. Wird aber eine externe Software genutzt, liegen sensible Informationen oder Daten auch auf externen Servern, die zudem weltweit verstreut sein können und den dortigen Gesetzen unterliegen.

Mitarbeiter begleiten

Eine weitgehende Vergemeinschaftung des Wissensmanagements bedeutet für Entscheider in den Führungsebenen aber auch: loslassen und die Kontrolle über die Inhalte abgeben beziehungsweise auch unkontrollierbare Meinungsströmungen zuzulassen. Die Kultur im Unternehmen wird sich ändern, hin zu einer mehrdimensionalen Kommunikation.

Umso wichtiger ist es daher, die Nutzer, also die Mitarbeiter gerade in der Einführungszeit zu begleiten und zu informieren. Soziale Medien am Arbeitsplatz bedeuten eine Umstellung. Sie stehen vor der Herausforderung, die verschiedenen Technologien einzuschätzen und je nach Anforderung und Anwendung zu nutzen. Denn gerade die sozialen Medien fordern ein hohes Verständnis von Informationsselektion und -aufnahme. Denn, wie oben bereits erwähnt, vergisst das Netzwerk nicht. Ein Mitarbeiter als Anwender oder Autor sollte daher genau darauf achten, welche Information über was oder wen er einstellt. Zudem muss er sich der Abgrenzung zu privaten Netzwerken bewusst sein und sie muss ihm bewusst gemacht werden. Fehlverhalten kann nicht nur das Betriebsklima negativ beeinflussen, sondern auch schlimmstenfalls arbeitsrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen.

Kultur entscheidet

Entscheider kommen heute nicht mehr umhin, neue Formen der Wissensarchivierung und-nutzbarmachung im Unternehmen zu etablieren, wollen sie auch in Zukunft ihre Wettbewerbsfähigkeit erhalten. Social Business ist dafür eine Möglichkeit – bei richtiger Anwendung und durchdachter Planung sogar eine der Sinnvollsten. Letztendlich ist es aber eine Frage des Willens der Unternehmensführung, die einhergehenden, einschneidenden Kulturveränderungen mitzutragen.

Über den Autor

Thomas Müller
Thomas Müller

Geschäftsführer, SOLCOM GmbH

Insiderfür Digitalisierung, Mensch & Technik

Thomas Müller ist Gründer und geschäftsführender Gesellschafter der SOLCOM GmbH, einem der führenden Technologiedienstleister in den Bereichen IT und Engineering. Als Experte mit über 30 Jahren Erfahrung in der IT schreibt er über die Auswirkungen der Digitalisierung.
Mehr anzeigen