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Dr. Kathrin Niewiarra

Dr. Kathrin Niewiarra

for Compliance, Menschen, Unternehmen, Corporate Governance

„Whistleblowing“ – es menschelt!

Whistleblower: © tutul_1410/Fotolia.com
Die Ombudsperson als Schutz für Unternehmen und Whistleblower - was Sie seit April 2019 wissen und beachten müssen!

Heute möchte ich das Augenmerk einmal auf ein Thema lenken, das mich als Ombudsfrau in den letzten Tagen wieder einmal sehr beschäftigt hat: Der Umgang mit Whistleblowing und dabei besonders der menschliche Aspekt – nicht nur auf Seiten des Hinweisgebers sondern auch auf der Seite des Unternehmens und seiner Vertreter. Viel und heftig diskutiert – häufig mit ambivalenten Gefühlen – und im Spannungsfeld zwischen „Denunziantentum und Zivilcourage“ operierend – mit diesem Label ist Whistleblowing oft versehen. Nach der lange herrschenden Rechtsunsicherheit in Deutschland im Hinblick auf den Schutz von Hinweisgebern hat sich in den letzten Wochen einiges getan. So ist brandaktuell seit dem 26. April 2019 das Gesetz zum Schutz von Geschäftsgeheimnissen (GeschGehG) in Deutschland in Kraft (in Umsetzung der Richtlinie (EU) 2016/943 über den Schutz vertraulichen Know-hows und vertraulicher Geschäftsinformationen vor rechtswidrigem Erwerb sowie rechtswidriger Nutzung und Offenlegung, EU-Geheimnisschutzrichtlinie). Am 16. April wurde außerdem die Richtlinie (EU) 2018/0106 zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden (EU-Whistleblower-Richtlinie) verabschiedet. Die Richtlinie strebt eine Harmonisierung der Regelungen auf europäischer Ebene an.

Unternehmen sollten jetzt ein Hinweisgebersystem einrichten

Für einige Branchen (Banken, Versicherungen) ist die Einrichtung eines anonymisierten Meldeverfahrens bereits zwingend und auch der Deutsche Corporate Governance Kodex empfiehlt den Betrieb eines Hinweisgebersystems. Vor dem Hintergrund des GeschGehG sollte sich jedes Unternehmen zum umfassenden Schutz seiner Geschäftsgeheimnisse mit der Einrichtung eines Hinweisgebersystems auseinandersetzen. In diesem Zusammenhang ist auf den Ausnahmetatbestand des    § 5 Nr. 2 GeschGehG hinzuweisen, der einen neuen weitreichenden Schutz von Hinweisgebern normiert. So kann der Hinweisgeber Geschäftsgeheimnisse straffrei veröffentlichen soweit er zur Aufdeckung einer rechtswidrigen Handlung oder eines beruflichen oder sonstigen Fehlverhaltens handelt und die Erlangung, Nutzung und Offenlegung des Geschäftsgeheimnisses geeignet ist, das allgemeine öffentliche Interesse zu schützen. Das Unternehmen ist also gut beraten, Whistleblowern als Teil einer vertrauensvollen Unternehmenskultur die Möglichkeit anzubieten, über ein Hinweisgebersystem auf Fehlentwicklungen oder Missstände aufmerksam zu machen und nicht gezwungen zu sein, direkt den Gang zu Behörden oder der Öffentlichkeit anzutreten. Und übrigens: Nach der EU-Whistleblower-Richtlinie wird jedes Unternehmen mit mehr als 50 Mitarbeitern oder mehr als EURO 10 Mio. Jahresumsatz bzw. Jahresbilanzsumme zur Einrichtung eines Hinweisgebersystems verpflichtet sein. Die Einrichtung eines Whistleblowersystems sollte aber nicht nur als gesetzlich auferlegte Pflicht empfunden werden – der Mehrwert für das Unternehmen und seine Menschen kann enorm sein!

Was ist ein Whistleblower?

Aber erst einmal einen Schritt zurück. Was verbirgt sich hinter den Begriffen „Whistleblower“ und „Hinweisgebersystem“? „Whistleblower oder Hinweisgeber sehen sich als Menschen, die“ – vermeintlich – „illegales Handeln, Missstände oder Gefahren für Mensch und Umwelt nicht länger stillschweigend hinnehmen, sondern aufdecken“ möchten. „Sie tun dies intern innerhalb ihres Betriebes, ihrer Dienststelle oder Organisation oder auch extern gegenüber den zuständigen Behörden, Dritten oder der Presse…“ (basierend auf http://www.whistleblower-net.de/whistleblowing/whistleblowing-im-detail/definitionen/). Ein funktionierendes Hinweisgeber-system bietet dabei eine strukturierte Plattform für diese Menschen und ihre Unternehmen und ist Anlaufstelle für die Bearbeitung dieser Anliegen.

Bei Whistleblower handelt es sich nicht nur um Personen wie Edward Snowden oder Martin Porwoll, den Mitarbeiter der Bottroper Apotheke, sondern auch der „normale“ Mitarbeiter kann vor Dilemma-Situationen stehen. Stellen Sie sich die folgende Situation vor: Sie haben schon während der letzten Monate immer wieder beobachtet, dass Ihr Kollege eine neue teure Uhr am Handgelenk trägt, seit kurzem seine Sweatshirts gegen Kaschmir-Pullover ausgetauscht hat und morgens mit glänzenden Augen und einer leichten Alkoholfahne ins Büro kommt. Sie haben ihn darauf angesprochen, weil Sie irgendwie ein komisches Gefühl in der Magengegend haben. Dies auch, weil im Zuständigkeitsbereich dieses Kollegen der Vertrag mit einem Zulieferer entgegen der gerade aktualisierten Einkaufsrichtlinie wieder einmal anstandslos ohne Ausschreibung verlängert wurde. Der Kollege beruhigt Sie, es hätte alles seine Richtigkeit – und privat ginge es ihm so gut wie schon lange nicht mehr. Was nun? Sie wissen, es handelt sich um einen Verstoß gegen den internen Einkaufsprozess. Der Kollege hat sich aber auch irgendwie verändert. Sie möchten das Richtige tun. Nur, was ist das – und Petzen war ja schon als Kind verpönt. Eine klassische Dilemma-Situation. Und es menschelt.

Was kann also das Unternehmen tun, um seine Mitarbeiter in einer solchen Lage zu unterstützen und ihnen zu verdeutlichen, dass es einen Ausweg aus der misslichen Lage gibt?

Zauberwort „Vertrauenskultur“

Ausgangspunkt ist eine angstfreie Unternehmens- und Vertrauenskultur, die es den Mitarbeitern ermöglicht, ihre Anliegen zu thematisieren. Dazu gehört eine Fehlerkultur ebenso wie ein Angebot des Unternehmens an seine Mitarbeiter, Führungskräfte und, wenn gewünscht, auch Geschäftspartner, Meldungen im Rahmen eines Hinweisgebersystems aufzunehmen und abzuarbeiten. Der Schutz des Whistleblower vor Vergeltungsmaßnahmen (sog. Retaliationsverbot) sowie eine Sanktionierung bei Verstößen sind dabei notwendige Voraussetzung für die Wirksamkeit dieses Angebots. Und zuletzt müssen Regelverstöße konsequent verfolgt werden - egal ob es sich um einen einfachen Sachbearbeiter oder eine Führungskraft handelt. Ein gelebtes, in das Unternehmen eingebettetes und auf es zugeschnittenes Hinweisgebersystem ist ein mutiger Schritt. Es ist nicht nur ein unverzichtbarer Bestandteil eines funktionierenden Compliance Management Systems, sondern dokumentiert das Bekenntnis des Unternehmens und seiner Führungsmannschaft zu Compliance und Integrität. Und bildet damit ein Standbein der Unternehmenskultur.

Wie aber sieht ein funktionierendes Hinweisgebersystem aus?

Hier gibt es verschiedene Ansätze. Möglich sind externe und interne Systeme. Hinweise sind sowohl personalisiert als auch IT-gestützt möglich (z. B. über eine Telefonhotline, eine internetbasierte Lösung, via E-Mail oder mithilfe eines Postfaches). Der externe Ansprechpartner, der vom Unternehmen mandatiert ist, wird als Ombudsperson oder auch Vertrauensanwalt bezeichnet. Die Ombudsperson agiert im Interesse des Unternehmens und des redlichen Hinweisgebers, der ja auch Schaden vom Unternehmen abwenden möchte.

Beide, der Hinweisgeber als auch das Unternehmen, befinden sich in einem Spannungsfeld von Denunziantentum und Aufklärungsbedürfnis. Ein Hinweisgebersystem versetzt das Unternehmen in die Lage, Informationen über vermutetes Fehlverhalten frühzeitig und intern – und damit innerhalb des kontrollierbaren Unternehmensumfelds – zu adressieren und damit umzugehen. Hinweisgeber auf der anderen Seite können nicht nur dabei helfen, unmoralische oder sogar kriminelle Handlungen offenzulegen, sondern können auch dazu beitragen, Täter abzuschrecken und damit Taten zu verhindern. So wird mehr als ein Drittel der Taten durch Hinweise von Mitarbeitern aufgedeckt (PricewaterhouseCoopers AG: Wirtschaftskriminalität in der analogen und digitalen Wirtschaft 2017, S. 20). Für den Hinweisgeber ist dies aber meist eine emotional schwierige Situation. Angst vor Reputationsverlust, Repressalien und Karriereeinschnitten hält viele von Meldungen ab (Befragung von Censuswide im Auftrag von Freshfields Bruckhaus Derringer im September 2017: https://communications.freshfields.com/files/uploads/documents/fabian%20jost/briefings/Whistleblowing%20Briefing_NF.pdf). Dazu kommt erschwerend, dass Hinweise zu (angeblichen) Compliance-Verstößen nicht immer nur rein rechtliche Belange betreffen, sondern viele Facetten aufweisen und im Mittelpunkt – auf allen Seiten – immer Menschen stehen. Hier kommt die Ombudsperson ins Spiel.

Die Ombudsperson – der persönlichen Ansprechpartner in Compliance-Dilemmata-Situationen

Ein zentraler Vorteil einer Ombudsperson ist, neben der Gewähr, die Informationen vertraulich zu behandeln und damit den Hinweisgeber zu schützen, das Angebot eines persönlichen und geschulten Ansprechpartners (z.B. Rechtsanwalt, Wirtschaftsprüfer – auch empfehlenswert im interdisziplinären Team mit Executive Coaches). Dies eröffnet dem Hinweisgeber die Möglichkeit, sich zunächst erst einmal über den beobachteten Sachverhalt in einem geschützten Umfeld auszutauschen und auszuloten, ob überhaupt ein Fehlverhalten vorliegt. Die Ombudsperson kann bei den nächsten Schritten unterstützen und dem Whistleblower den notwendigen Schutz anbieten, indem der Verdacht eines Compliance-Verstoßes ohne Offenlegung seiner Person an das Unternehmen weitergeleitet wird. Dies ist eine Win-Win-Situation für alle: Den Interessen des Hinweisgebers nach Schutz und Vertraulichkeit kann Rechnung getragen werden, aber auch denen des Unternehmens, Fehlentwicklungen und Missständen frühzeitig zu entgegnen und darüber hinaus wissentlich falsche und unredliche Meldungen zu filtern (Mehr zum Thema im Videoformat: „Allein mit dem eigenen Gewissen?“ https://compliancechannel.tv/video/ombudsperson/).

Fazit: Ein auf das Unternehmen zugeschnittenes Hinweisgebersystem, das (auch) einen externen – vorzugsweise - interdisziplinären Ansprechpartner bzw. ein Team von Ansprechpartnern bietet, ist unverzichtbarer Bestandteil einer Vertrauenskultur und schützt sowohl den Hinweisgeber als auch das Unternehmen.

About the author

Dr. Kathrin Niewiarra
Dr. Kathrin Niewiarra

Rechtsanwältin, bleu&orange® (eingetragene Marke)

for Compliance, Menschen, Unternehmen, Corporate Governance

Compliance und Governance sind Themen, die den Unternehmensalltag bestimmen. Aber allein das Wissen über Regeln reicht nicht aus. Es bedarf noch mehr: ein Verständnis der menschlichen Komponente. Der Mensch entscheidet, ob der Balanceakt gelingt, die unternehmerischen Herausforderungen zu meistern.
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